O gerenciamento de projetos vem com seu quinhão de desafios. De partes interessadas difíceis a escassez de recursos, um gerente de projeto deve saber como lidar com situações complicadas. O que torna essa tarefa ainda mais desafiadora é o fato de que os gerentes de projeto geralmente enfrentam um grande número de tarefas e prazos rigorosos.
De fato, muitos gerentes de projeto pesquisado recentemente pelo Digital Project Manager admitiu que não ter tempo suficiente foi seu maior desafio.
Se você é um gerente de projetos que gostaria que o vira-tempo de Hermione Granger estivesse disponível para compra, temos boas notícias para você. Não, não se trata de suprimentos mágicos. Sobre seu tempo. É provável que você possa otimizar seu trabalho utilizando aplicativos robustos e melhorando os processos de gerenciamento de projetos em sua organização. Além disso, ele o ajudará a atingir suas metas profissionais.
Quais são os principais objetivos dos gerentes de projeto eficazes? Para começar, eles querem entregar seus projetos no prazo e dentro do orçamento. Além disso, eles esperam melhorar processos como gerenciamento de riscos, estimativa de projetos ou comunicação da equipe. Como você pode se aproximar do cumprimento dessas metas?
É claro que você deve continuar trabalhando em suas habilidades de resolução de problemas, liderança e gerenciamento de projetos. Ainda assim, Às vezes, você simplesmente precisa de uma ferramenta que lhe permita economizar tempo e trabalhar de forma mais inteligente. Nesta postagem do blog, mostraremos a você como Teamdeck, um completo software de gerenciamento de recursosO sistema de gerenciamento de projetos da Microsoft, Inc., ajuda os gerentes de projeto durante todo o ciclo de vida do projeto.
Um gerente de projetos eficaz sabe que cada etapa do projeto contribui para o sucesso e o impacto geral. É claro que cada projeto tem suas características e desafios exclusivos, mas as principais fases do projeto permanecem as mesmas. Vamos ver como um aplicativo como o Teamdeck pode ajudar os gerentes de projeto a otimizar seu trabalho em cada etapa do processo.
Os líderes de projeto percebem que alocação de recursos é essencial para o sucesso do projeto. Coloque as pessoas certas nos projetos certos e é mais provável que você tenha um projeto tranquilo pela frente.
Se a alocação de membros da equipe para projetos é uma de suas responsabilidades como gerente de projetos, você sabe que essa pode ser uma tarefa muito difícil. Quando sua empresa é pequena, você provavelmente conhece todos os funcionários, mas à medida que o conjunto de recursos cresce, você pode facilmente se perder e começar a se perguntar: "Quem seria a pessoa certa para este projeto?"
O Teamdeck fornece a você um Calendário de recursos para toda a empresa onde você pode ver uma lista de funcionários. Ainda assim, você precisa saber mais sobre eles do que apenas seus nomes para tomar uma decisão informada sobre colocá-los na sua equipe. Dependendo das necessidades da sua organização, você pode adicionar categorias personalizadas e inserir mais informações sobre os membros da sua equipe: suas habilidades técnicas, nível de senioridade, localização etc. Como gerente de projeto, você também pode ver em quais projetos anteriores uma determinada pessoa esteve envolvida na sua empresa, o que pode ser útil quando alocação de recursos para um projeto semelhante.
Outro desafio que os gerentes de projeto enfrentam ao planejar o projeto é traduzir as estimativas em um cronograma. Certamente, você sabe que a fase de design levará, digamos, 120 horas, mas não pode simplesmente presumir que serão três semanas. É preciso levar em conta os feriados, as férias dos funcionários e a capacidade atual das pessoas. Um calendário de recursos com dados sobre as reservas atuais das pessoas e as folgas planejadas será de grande valia nesse caso. Você pode mapear facilmente um cronograma de projeto e verificar se ele está alinhado com as datas importantes do projeto.
Os gerentes de projeto eficazes sabem que é essencial perguntar ao cliente sobre quaisquer prazos externos que sua equipe tenha de cumprir, por exemplo, uma campanha de marketing coordenada por uma agência diferente. Pode ser que você tenha que negociar algumas dessas datas com o cliente ou alterar o escopo do projeto, mas é melhor saber disso no início do projeto.
Após o início do projeto, um bom gerente de projeto precisa estar a par dos diferentes aspectos do processo. Desde o gerenciamento da disponibilidade variável da sua equipe até a supervisão do orçamento, o Teamdeck o ajudará a trabalhar de forma produtiva.
Os gerentes de projeto eficazes sabem que planejar o cronograma de um projeto é uma coisa, mas ainda assim é preciso manter o controle e fazer ajustes, se necessário. Uma das coisas que o ajudarão a manter o controle do cronograma do projeto e das pessoas / capacidade de recursos é a visibilidade das programações de férias dos membros da sua equipe. O Teamdeck lhe dá essa oportunidade - você pode ver as férias autorizadas e solicitações de folga no calendário de recursos.
Como nem todas as ausências podem ser planejadas com antecedência, é melhor que você seja notificado sobre novas solicitações de folga (via Slackpor exemplo). Você poderá evitar a reserva dupla de alguém, além de ter a chance de editar toda a programação quando necessário.
Equilibrado utilização de recursos é fundamental para o bem-estar da sua equipe. Os funcionários não conseguem dar o melhor de si quando estão trabalhando demais. No entanto, sendo subutilizado também deixa sua equipe insatisfeita. Além disso, nenhum desses casos é bom para os negócios. Como gerente de projeto, você deve monitorar a utilização dos recursos. É mais fácil quando o horas extras está claramente marcado, como é o caso no Teamdeck. A subutilização também é fácil de detectar porque você vê exatamente a capacidade restante das pessoas.
Por que é importante rastrear a utilização das pessoas por meio de um calendário central de recursos? Não seria um relatório de planilha de horas do projeto fazer o trabalho? Relatórios de projetos são definitivamente úteis. Falaremos mais sobre eles na próxima seção desta publicação do blog. No entanto, você precisa monitorar a carga de trabalho total da sua equipe, não apenas o projeto que está gerenciando (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho).
Imagine uma situação em que um funcionário registra o número "correto" de horas em suas planilhas de horas para o seu projeto e dedica tempo extra a outros projetos, como o treinamento de novos funcionários. Isso pode facilmente passar despercebido se você analisar apenas as planilhas de horas do seu projeto. Observando a seção calendário de recursosNo entanto, você verá todos os projetos em que qualquer pessoa está envolvida.
O controle do orçamento é uma parte importante do gerenciamento de projetos bem-sucedido. Os gerentes de projeto precisam saber o quanto de custos foi gerado até o momento em qualquer momento do projeto. Para que esses cálculos sejam precisos, os membros da equipe devem acompanhar seu trabalho, de preferência em tempo real.
Como o Teamdeck pode ajudar? Para começar, oferecemos uma maneira conveniente para os funcionários preencherem suas planilhas de horas usando um rastreador de tempo móvel ou um aplicativo da web. Além disso, você pode criar um relatório de custos do projeto que será atualizado automaticamente sempre que houver um novo registro de tempo na planilha de horas. É uma grande economia de tempo: você configura esse relatório uma vez, no início do projeto, e depois basta verificá-lo regularmente em vez de fazer as contas novamente.
É essencial encontrar o equilíbrio certo quando se trata de atividades faturáveis e não faturáveis. Afinal de contas, se seus funcionários gastarem muito tempo em tarefas não faturáveis, o projeto pode acabar não sendo lucrativo. Como gerente de projeto, você tem uma vantagem quando conhece o detalhamento de horas faturáveis e não faturáveis. Com o Teamdeck, isso é possível.
Quando a sua equipe registra o tempo, ela pode rotular as entradas de tempo com etiquetas como horas extras aprovadas, não faturáveis, r&d, etc. Você pode definir suas próprias tags para atender às necessidades da sua empresa. Um líder de projeto pode ver o detalhamento de diferentes tags nas atividades de sua equipe. relatório de planilha de horas.
Ao longo do projeto, você provavelmente desenvolverá ideias para melhorar gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto ou ajustar os processos de gerenciamento de projetos. Às vezes, os próprios membros da equipe sugerem diferentes ideias de otimização. Por exemplo, eles podem relatar que a comunicação com o cliente consome muito de seu precioso tempo. Quando sua empresa usa o Teamdeck, você sempre pode analisar os dados para ter certeza de que uma determinada observação está correta. As tags de planilha de horas podem mostrar exatamente quanto tempo sua equipe gasta em reuniões com clientes, para que você saiba se há espaço para melhorias.
O encerramento do projeto é quando um gerente de projeto pode olhar para trás e analisar todo o projeto. Um dos relatórios que recomendamos criar é a comparação das horas estimadas e reais.
Ele permite que você veja se as estimativas da sua equipe foram precisas e identifique os estágios com as discrepâncias mais significativas entre as horas planejadas e as horas monitoradas. Por exemplo, pode ser que a fase de design seja notoriamente subestimada em diferentes projetos. Talvez as pessoas responsáveis pela estimativa devam adicionar um buffer extra às suas estimativas iniciais?
Essa análise será útil não apenas para você, mas também para outros PMs e para a gerência da sua empresa. Ela pode ajudar todos a evitar erros do passado e garantir que práticas bem-sucedidas de gerenciamento de projetos estejam presentes nos projetos futuros de sua empresa.
Um ótimo aplicativo não substituirá as habilidades de liderança ou a capacidade de se conectar com os membros da sua equipe. No entanto, ele pode ajudá-lo a aumentar a produtividade, detectar padrões alarmantes a tempo ou automatizar algumas de suas tarefas de gerenciamento de projetos. O resultado? Um processo eficaz de gerenciamento de projetos que afeta positivamente os resultados financeiros da sua empresa e o bem-estar da sua equipe.
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