Gerente de projeto vs. gerente de recursos: Do que se tratam essas funções?

É difícil imaginar uma agência, uma software house ou até mesmo uma startup focada em produtos sem um gerente de projetos. Eles garantem que os projetos (independentemente de como são definidos em uma determinada empresa) sejam entregues com sucesso: no prazo e dentro do orçamento. 

O que nossos leitores recebem graças a este artigo:

• diferenças entre as habilidades e funções dos gerentes de recursos e dos gerentes de projetos
• importância de software de gerenciamento de recursos para gerenciamento de recursos de projetos 

Um gerente de recursos, por outro lado, é uma função que não é vista com tanta frequência nas equipes de gerenciamento de projetos. Isso não se deve ao fato de seu trabalho não ser tão importante: muito pelo contrário. No entanto, na maioria das vezes, gerenciamento de recursos de projetos Os esforços de um gerente de recursos são divididos em várias funções. Neste artigo, esclareceremos melhor a função de um gerente de recursos e talvez até o convençamos de que ter uma pessoa responsável exclusivamente por gerenciar e gerenciar os recursos de uma empresa é uma boa ideia. planejamento de recursos do projeto é um investimento valioso para sua organização.

Qual é a função do gerente de recursos?

Busca de um gerente de recursos no processo de gerenciamento de projetos

Antes de conhecer a importância, as habilidades, o conhecimento e os deveres relacionados a um gerente de recursos, você precisa saber onde ele está inserido no contexto de um projeto e do gerenciamento de projetos. 

Como muitos sabem, por projeto - especialmente na sociedade de gerenciamento de projetos - entendemos muitas coisas, que envolvem muitos recursos diferentes. Desde materiais e equipamentos até o mais importante - pessoas e suas habilidades. Para o projeto, você deve imaginar: 

• desenvolvimento de sites,
• remodelando o design de garrafas, por exemplo, no setor de cerveja;
• expansão das vendas em um novo mercado,
• construir uma barragem em algum rio, etc.

Como você pode imaginar, cada um deles significa muitos indivíduos, ofícios, subcontratados, dispositivos, ferramentas, configurações, dependências, pequenas etapas e tarefas que incorporam um projeto. Mas nenhum projeto existe sem o elemento mais importante - as pessoas. As pessoas - aquelas que o encomendam e aquelas que o executam. Como sugere o Project Management Institute: 

O gerenciamento de projetos é o uso de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas específicas para fornecer algo de valor às pessoas.

Dos líderes à força de trabalho e aos subcontratados. Desde as pessoas que programam até as que são selecionadas para participar em algum estágio do projeto.

É claro que os projetos não são semelhantes e precisam de muitas competências diferentes. Mas, embora existam muitas diferenças entre eles, eles têm algo em comum.

Se você é um especialista ou um líder em gerenciamento de projetos de marketingSe você representa gerenciamento de projetos para agências de criaçãoEm um projeto, cada projeto é um processo organizado e ordenado. Para entender de maneira simples o que é gerenciamento de projetos, vamos usar uma definição simples dada pelo site projectmanager.com

O gerenciamento de projetos é a disciplina de planejamento, execução e conclusão de projetos.

Cada termo dessa definição poderia ser um tópico separado, mas não é isso que gostaríamos de enfatizar. O que você deve ver é o processo. 

A definição acima vê o gerenciamento de projetos como um processo composto de 3 etapas. Mas esse processo pode ser dividido em 4, 5 e 6 etapas. No entanto, cada uma delas inclui alguns outros grupos de elementos, processos menores, atribuições e - é claro - desafios.

O processo tem seu próprio termo. É o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. E omais difundida é a versão com 5 fases. Desenvolvida pelo Project Management Institute, inclui

• concepção e iniciação,
• planejamento,
• execução,
• desempenho/monitoramento,
• e encerramento do projeto.

Por que falamos sobre o ciclo de vida do gerenciamento de projetos?

Como o tópico principal deste artigo é sobre o conflito de duas funções - um gerente de projeto e um gerente de recursos -, vale a pena parar um pouco e observar atentamente a imagem acima. Por quê? Porque um O gerente de recursos participa de muitas das fases e dos processos acima mencionados, envolvidos em cada fase. 

Por que e o que é gerenciamento de recursos?

Para visualizar a importância do gerenciamento de recursos (ou do gerente de recursos - para sermos diretos), vamos usar um resumo da pesquisa anual The State of Project Management (O Estado do Gerenciamento de Projetos) apresentada pela empresa Wellington. 

Graças ao Corpo de conhecimento do APM gerenciamento de recursos:

(...) adquirir, alocar e gerenciar os recursos, como indivíduos e suas habilidades, finanças, tecnologia, materiais, maquinário e recursos naturais necessários para um projeto. O gerenciamento de recursos garante que os recursos internos e externos sejam usados de forma eficaz, dentro do prazo e do orçamento.

Não é exatamente a definição mais fácil já feita, devido aos seus termos ambíguos; portanto, poderia ser muito boa para uma dissertação acadêmica. Mas, em vez de se aprofundar muito, a função geral do gerente de recursos é planejar, programar e alocar os recursos mais úteis e apropriados (principalmente funcionários qualificados ou subcontratados adequados) para concluir um projeto com as expectativas exigidas e com o tempo e o orçamento predefinidos.

Quando comparamos as definições de gerenciamento de projetos e de gerenciamento de recursos, nossos olhos mostram - à primeira vista - muitas semelhanças entre os dois. Então, qual é a relação entre um gerente de projetos e um gerente de recursos?

Gerenciador de recursos vs Gerente de projetos - Qual é a diferença entre eles?

Provavelmente, a maneira mais fácil de entender a diferença entre gerentes de recursos e gerentes de projetos é analisar o nível em que eles operam:

• Os gerentes de projeto operam em um nível de projeto: eles gerenciam um único projeto (ou alguns projetos). Eles são responsáveis por fazer com que a equipe do projeto o conclua. 
• Os gerentes de recursos operam em nível de empresa: são responsáveis pela alocação de recursos adequados a vários projetos. 

Outro aspecto que diferencia os PMs dos RMs é o fato de que um gerente de projeto geralmente lida com uma série de processos com prazos determinados. Seus projetos têm cronogramas fixos ou, por exemplo, calendários de sprint aos quais eles aderem. Um gerente de recursos, por outro lado, trabalha continuamente, pois normalmente está envolvido em todos os projetos que acontecem em uma determinada empresa.  

Deveres típicos de um gerente de projeto:

A função de um gerente de projeto envolve:

• Criar um plano de gerenciamento de projetos e coordenar a entrega de um projeto. 
• Identificação das necessidades de pessoal (um RM pode gerenciar essas solicitações).
• Controle de tempo do funcionário e estimativa de custos. 
• Definir expectativas para a equipe do projeto. 
• Comunicação com clientes/partes interessadas.
• Gerenciamento do desempenho da equipe, monitorando regularmente os KPIs do projeto. 
• Monitoramento e rastreamento do orçamento do projeto.
• Identificar riscos e oportunidades no projeto durante todo o seu ciclo de vida: fazer as sugestões e melhorias necessárias.  
• Relatórios sobre o progresso do projeto.
• Documentar o projeto.
• Simplificar o trabalho e manter a transparência do projeto com o software de gerenciamento de projetos. 
• Colaboração com fornecedores externos e/ou freelancers.
• Liderar a equipe do projeto: otimizar processos, estimular o envolvimento dos funcionários e incentivar o feedback.  
• E, assim como os gerentes de projeto, o gerente de recursos acompanha o tempo, planeja o orçamento dos projetos e controla a disponibilidade de determinados funcionários para determinados projetos.

É claro que projetos diferentes exigem tarefas diferentes a serem executadas pelos PMs. No entanto, o aspecto fundamental de seu trabalho é garantir a entrega bem-sucedida do projeto. 

Deveres típicos de um gerente de recursos:

Um gerente de recursos geralmente é responsável por:

• Planejamento e alocação de recursos. Atribuir pessoas a projetos com base em suas habilidades, experiência anterior, disponibilidade ou orçamento do projeto. 
• Planejamento da capacidade de recursos. O gerente de recursos precisa se certificar de que os recursos de sua organização têm capacidade suficiente para entregar os próximos projetos.
• Apoiar os gerentes de projeto em atividades contínuas gerenciamento de recursos de projetos esforços. Um gerente de projeto geralmente é a primeira pessoa a detectar problemas: utilização excessiva de funcionários, carga de trabalho desigual ou horas extras. Um gerente de recursos pode intervir e ajudar os gerentes de projeto realocando recursos, ajustando metas ou requisitos ou designando novas pessoas para a equipe. 
• Contratação de novos funcionários. Conhecendo os requisitos de cada projeto, o gerente de recursos geralmente é a melhor pessoa para contratar pessoas com qualificações adequadas ao projeto.

Os gerentes de recursos também podem ser responsáveis pelos processos relacionados a RH: folha de pagamento, benefícios aos funcionários e treinamento. Tudo depende da estrutura organizacional de uma determinada empresa. 

Os gerentes de recursos colaboram com várias equipes dentro das organizações:

• RH - eles precisam trabalhar juntos para contratar as pessoas adequadas e definir suas funções. 
• PMO/Produção - definição de funções para determinados funcionários em um projeto.
• Vendas - planejamento da capacidade da equipe e previsão das necessidades de recrutamento. 

Os gerentes de recursos também podem ter que trabalhar com outros departamentos, dependendo do tamanho e da estrutura da empresa. Como Neil Whitten disse: O GERENTE DE RECURSOS tem um trabalho quase impossível - com demandas vindas de todas as direções imagináveis -, mas um trabalho que pode ter um impacto profundo no sucesso da organização.

Quando nomear um gerente de recursos?

O gerenciamento eficaz de recursos é um fator crucial para o sucesso do gerenciamento de projetos. É muito mais fácil coordenar um projeto quando se tem uma equipe capaz de atender às suas demandas (tanto em termos de habilidades quanto de disponibilidade). Em geral, as empresas começam a perceber as consequências negativas do mau gerenciamento de recursos quando crescem. Em uma organização pequena, é perfeitamente possível que os gerentes de projetos designem suas próprias equipes ou recebam orientação da gerência quando há um conflito de recursos. Quando há mais projetos, mais funcionários e mais PMs, é um bom momento para introduzir um gerente de recursos na sua equipe.

Tenha em mente que um gerente de recursos dedicado é de grande ajuda, mas não é a única maneira de tomar melhores decisões de planejamento de recursos. Mesmo antes de contratar seu primeiro gerente de recursos, você pode apoiar seus gerentes de projeto dando-lhes acesso a Software de gerenciamento de recursos SaaS. 

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Especialistas em agendamento de recursos e gerentes de projeto bem-sucedidos consideram o Teamdeck sua ferramenta de gerenciamento de recursos favorita. Nosso aplicativo ajuda a programar recursos, monitorar sua carga de trabalho e medir seu desempenho. O calendário de recursos do Teamdeck mostra quem está disponível, quem está ocupado e quem está de férias: atribuir pessoas a projetos é muito mais fácil dessa forma. Deseja ver nossa ferramenta em ação? Agende uma chamada com a Aniela.