A criação de projetos com equipes virtuais requer um conjunto diferente de habilidades, táticas e ferramentas de comunicação em comparação com o início de um projeto que envolve funcionários internos. Na Apptension, a empresa de software por trás do Teamdeck (o software de gerenciamento de recursos), também trabalhamos com funcionários remotos. E não estamos falando de programadores localizados em cidades próximas.
Neste artigo, compartilharemos com você como fazer isso:
- escolher o melhor ferramentas de gerenciamento de projetos e recursos para equipes remotas
- montar uma equipe para gerenciar equipes virtuais com eficiência
- Configurar o projeto
- estabelecer o processo de comunicação para o gerenciamento de equipes virtuais
Os membros da nossa equipe vivem e trabalham em diferentes países e fusos horários, inclusive no Japão e no Reino Unido. Conhecemos as vantagens e as dificuldades de trabalhar com pessoas com as quais não é possível simplesmente se reunir em uma sala e conversar sobre o projeto. Ou sair depois do trabalho para comemorar outro sprint bem-sucedido (o que, aliás, é muito importante para formar uma equipe unida).
Antes de entrarmos nesse assunto, vamos resumir rapidamente o que são equipes virtuais e se elas realmente são uma tendência emergente no recrutamento e gerenciamento de funcionários.
A ascensão do gerenciamento de projetos virtuais
As equipes virtuais são grupos de funcionários que trabalham no mesmo projeto em locais diferentes e se comunicam entre si por meio de e-mails ou aplicativos de mensagens.
O trabalho remoto é cada vez mais comum entre as empresas que dependem de profissionais do conhecimento, que podem trabalhar em qualquer lugar, geralmente usando apenas um laptop e uma conexão Wi-Fi decente.
De acordo com o estatísticas oficiais mencionadas pela BBCDe acordo com a pesquisa da OIT, mais de quatro milhões de britânicos trabalharam em casa em 2016. O trabalho remoto economiza dinheiro para as pessoas que não precisam se deslocar ou alugar um apartamento em uma determinada cidade.
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E os chamados "nômades digitais"? De acordo com o Pesquisa sobre nômades digitaisEm um estudo realizado em 2008, 52% dos entrevistados se consideram "independentes do local", enquanto os outros 40% gostariam de ser. Os nômades digitais gostam de trabalhar em casa (67%), em cafés (36%) e em espaços de coworking (33%), visitando até mesmo de 5 a 10 países por ano (30% dos entrevistados).
A tendência geral de trabalho flexível, incluindo equipes virtuais, foi reconhecida no relatório do Fórum Econômico Mundial 'O futuro dos empregos'. Os autores apontam para a necessidade de "redefinir a fronteira entre o trabalho e a vida privada no processo". Como o trabalho remoto pode ajudar os empregadores a encontrar e contratar trabalhadores talentosos com mais facilidade e os funcionários a viver suas vidas com mais independência, há uma preocupação que precisa ser resolvida:
"O desafio para empregadores, indivíduos e governos será encontrar formas e meios de garantir que a natureza mutável do trabalho beneficie a todos."
Aumento da acessibilidade da Internet, soluções baseadas em nuvem, como Citrix ou Alternativas ao Amazon WorkSpaces para o trabalho colaborativo, o surgimento dos espaços de coworking facilitou ainda mais o trabalho em equipes virtuais. Com as táticas e ferramentas corretas de gerenciamento, essas equipes não são tão difíceis.
Continue lendo para saber como lidar com equipes virtuais ao gerenciar um projeto.
Início do gerenciamento de uma equipe virtual
É realmente um desafio transformar um grupo de indivíduos que nunca se conheceram em uma equipe.
Paradoxalmente, diz-se que você deve, se possível, reunir a equipe fisicamente logo no início. Uma reunião presencial pode ajudar em gerenciamento de equipes de projetoA equipe de trabalho está sempre pronta para se conhecer melhor, conhecer uns aos outros e construir confiança e relacionamentos.
Se isso não for possível, não se preocupe. Faça o possível para ajudar seus funcionários remotos a desenvolverem o espírito de equipe virtualmente, por exemplo, criando grupos de bate-papo destinados a transmitir os "momentos de bebedouro". Lá, seus funcionários podem ter suas conversas casuais, trocando ideias não necessariamente relacionadas aos projetos que executam.
Como estamos usando o Slack para a maior parte de nossa comunicação diária, criamos o canal #internal, onde ocorrem conversas casuais. Além disso, incentivamos nossos funcionários a criar seus próprios canais, focar nos assuntos que lhes interessam e, em seguida, convidar outros colegas com a mesma opinião. As pessoas também podem se conhecer por meio de atividades divertidas. Existem jogos projetados especificamente para equipes remotas. Eles são ótimos para quebrar o gelo no início de seu projeto.
Ao trabalhar com equipes remotas, é muito importante promover a camaradagem entre os funcionários para que eles estejam mais dispostos a trabalhar juntos, compartilhar seus conhecimentos e ajudar uns aos outros a desenvolver um projeto.
Configurar o projeto
O lançamento bem-sucedido de um projeto depende de dois fatores:
- Coletar o máximo possível de informações sobre o projeto para entender completamente sua complexidade, as expectativas do cliente e os objetivos comerciais.
- Transmitir essas percepções à sua equipe e garantir que todos entendam o que é exigido deles.
Quanto melhor for sua capacidade de fazer isso, mais fácil será para sua equipe entregar o que é esperado.
Uma das principais diferenças entre iniciar um projeto com uma equipe virtual e gerenciar uma equipe interna é que você precisa prestar mais atenção para evitar o microgerenciamento.
Comece definindo metas e objetivos de projeto diretos. Deixe-os claros para todos os envolvidos no processo para evitar confusão e perguntas individuais mais tarde. Use quadros compartilhados como o Jira ou o Trello para atribuir tarefas para que todos os funcionários possam ver quem é responsável pelo quê.
Ao atribuir tarefas, leve em conta a disponibilidade dos funcionários. Ao trabalhar com equipes virtuais, é preciso ter em mente:
- diferentes fusos horários e como eles podem afetar sua comunicação
- feriados nacionais e dias de folga pessoais
- disponibilidade por hora - especialmente importante quando se trabalha com funcionários em tempo parcial e freelancers
Com tudo isso em um só lugar, o cronograma compartilhado o ajudará a manter o fluxo adequado do projeto. Você também poderá evitar atrasos causados pelas ausências de alguns membros da equipe que não foram incluídos no fluxo de trabalho.
Ao pensar no gerenciamento de projetos virtuais, pense no processo de comunicação
Estabelecer um processo de comunicação claro desde o início é vital ao trabalhar com equipes remotas.
Como a maior parte da sua comunicação ocorrerá por meio de e-mails e aplicativos de mensagens, Wade Foster, da Zapier, diz que, ao recrutar funcionários remotos, é recomendável contratar bons redatores. Boas habilidades de comunicação escrita de seus funcionários facilitarão a prevenção de mal-entendidos.
Ao liderar o projeto, encontre uma maneira de definir um cronograma comum de reuniões com a sua equipe. Chamadas diárias que incluam todos os envolvidos no projeto podem ajudar a entender o status atual: o que foi feito, o que precisa ser feito e como fazer isso.
Isso também facilitará o monitoramento do fluxo de trabalho.
Para outras chamadas, como reuniões de planejamento de projetos ou sessões de revisão, chamadas de clientes etc., tente planejar tudo com antecedência e marque as reuniões nos calendários de seus funcionários. Usar um sistema telefônico virtual ajudará a aumentar a produtividade, diminuir as falhas de comunicação e reduzir as chamadas perdidas. Os funcionários podem fazer e receber chamadas telefônicas domésticas de qualquer lugar e a qualquer momento, aumentando a satisfação dos funcionários e tornando o trabalho remoto mais produtivo. Tenha em mente as diferenças de horário e avise seus colegas de equipe com antecedência.
Um dos maiores desafios em relação à comunicação com sua equipe virtual é definir as chamadas ad hoc. Às vezes, quando surge algo urgente, você pode querer fazer uma chamada o mais rápido possível, mas com a comunicação assíncrona, isso pode não ser possível. Uma maneira de resolver isso é definir um horário durante o dia em que todos os membros da sua equipe (ou pelo menos a maioria deles) estejam disponíveis e fazer essas chamadas durante esse horário.
Escolha um aplicativo de mensagens que todos os membros da equipe usarão. Slack, Hipchat, Google Hangouts ou Skype - você escolhe. Escolha um aplicativo e certifique-se de que todos os funcionários o utilizem para se comunicarem entre si durante o projeto.
Confira as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para equipes remotas
A caixa de ferramentas certa é essencial para administrar uma equipe remota. Como não é possível reunir-se fisicamente em uma sala e discutir o projeto, você precisa de ferramentas on-line que permitam o trabalho colaborativo para planejar as atribuições, agendar tarefas e se comunicar.
Deixe-me apresentá-lo rapidamente às ferramentas que usamos e que nos ajudam a gerenciar mais de 50 funcionários, inclusive os remotos, localizados em diferentes locais e fusos horários.
1. JIRA
Para planejar e atribuir tarefas aos nossos funcionários, usamos o Jira. Essa única ferramenta nos permite planejar, acompanhar e gerenciar facilmente todos os nossos projetos.
Ao gerenciar equipes virtuais, você quer que todos vejam o status das tarefas dentro do fluxo de trabalho, a pessoa designada e o responsável por relatá-las. No Jira, você pode configurar seu fluxo de trabalho, o que facilita ainda mais o gerenciamento de tarefas nos quadros. Assim, todos sabem exatamente o que está acontecendo.
2. Confluência
Colaboração em equipe, como trabalhar em documentos compartilhados, incluindo anotações de reuniões, planos de projetos, requisitos de produtos, bases de conhecimento e documentação - para isso, usamos o Confluence.
Sua integração com o Jira facilita muito o gerenciamento dos recursos relacionados ao projeto. A capacidade de criar documentos compartilhados ligados a tarefas atribuídas ajuda nossos funcionários a entender melhor o projeto.
3. Teamdeck
Por último, mas não menos importante, usamos nosso software de planejamento de recursos para agendamento de recursos, controle de tempo e gerenciamento de licenças. Com ele, podemos verificar a disponibilidade dos funcionários, inscrevê-los em projetos e controlar o tempo gasto neles.
O Teamdeck também facilita o trabalho com equipes virtuais, funcionários em tempo parcial e freelancers. Um calendário de agendamento fornece aos gerentes de projeto acesso rápido às reservas dos funcionários, férias, disponibilidade horária e muito mais. Isso, por sua vez, aumenta a visibilidade da equipe, levando a uma maior eficiência alocação de recursos no gerenciamento de projetos.
4. Bitbucket
O Bitbucket é um sistema de controle de versão da Atlassian. Nossos programadores o utilizam para trabalhar juntos em um projeto de qualquer local e fuso horário. Ele permite o trabalho colaborativo sobre a qualidade do código por meio de revisões de código por pares.
5. Folga
Para toda a nossa comunicação diária, usamos o Slack. Aqui podemos ter conversas individuais, bate-papos em grupo e canais abertos ou privados para todos os tipos de discussões. Além disso, o grande número de complementos e bots torna o Slack ainda mais personalizado para as necessidades de nossas equipes.
Por exemplo, como usamos o Culture Amp para pesquisas de 360 graus, adicionamos o bot deles ao nosso Slack. Como resultado, nossos funcionários ficam sabendo das próximas pesquisas pelo bate-papo.
Conclusão
A gestão de uma equipe virtual depende das habilidades, táticas e ferramentas de comunicação (como o sistema de gerenciamento de funcionários) que você usa.
Como, na maioria das vezes, vocês não poderão se encontrar pessoalmente para discutir o projeto, seus objetivos e problemas, a maneira como você faz isso on-line será decisiva para o sucesso ou fracasso do projeto.
O uso de ferramentas on-line para trabalho colaborativo e o alinhamento com os processos corretos e a transparência o ajudarão a atingir suas metas e a entregar o projeto conforme o esperado. Encontre as melhores ferramentas para você, integre sua equipe e crie coisas incríveis com pessoas espalhadas por todo o mundo.
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