Há alguns meses, uma renomada plataforma on-line para gerentes de projeto - Project-Management.com - publicou uma história sobre as 10 principais causas de fracasso de projetos. Ao passar os olhos por esse texto, você não encontrará nada sobre o gerenciamento do escopo do projeto. No entanto, ao lê-lo com atenção, você verá que os fatores descritos pelo autor estão muito ligados à definição e ao controle do escopo do projeto.
O que você receberá graças a este artigo:
Preparação deficiente foi considerada a causa número 1 de falhas, seguida por documentação e rastreamento inadequados. A lista é fechada por desconsiderar os sinais de alerta do projeto. Estamos mencionando isso porque esta postagem do blog tem o objetivo de ajudá-lo a reduzir ou eliminar esses perigos por meio do gerenciamento eficaz do escopo do projeto.
Continue lendo para ver que o gerenciamento do escopo começa com a preparação e está intrinsecamente ligado à documentação adequada e ao monitoramento do progresso do projeto. E quanto aos sinais de alerta do projeto? Você verá que um dos sinais mais ameaçadores é o desvio de escopo. Felizmente, o gerenciamento bem-sucedido do escopo pode ajudá-lo a evitá-lo.
Vamos começar definindo os termos mais importantes que usaremos neste guia:
Qual é o escopo?
Como os filósofos costumavam dizer, sem uma compreensão dos termos que usamos, não há compreensão alguma. Então, o que significa o "escopo"?
Vamos começar com a definição dada por instituições de fora do círculo de gerenciamento de projetos - pelo Oxford Dictionary. Graças a eles, podemos ler sobre dois significados do termo escopo prazo. Primeiro, o escopo é apenas um potencial, uma oportunidade, um capacidade de recursosum possível mudança, realização, fazer algo. Mas o segundo significado está suficientemente próximo da sociedade de gerenciamento de projetos, o que faz com que valha a pena citá-lo. Escopo é:
(...) a gama de coisas com as quais um assunto, uma organização, uma atividade etc. lida
(Dicionário Oxford)
Quando comparamos a definição acima com a representada por bem conhecido entre os gerentes de projeto da instituição, você verá a conexão.
Graças à Association for Project Management, ficamos sabendo que "escopo" se refere à totalidade dos resultados, efeitos e benefícios e ao trabalho necessário para entregar projetos. Pode-se dizer que é o trabalho e/ou os funcionários adequadamente qualificados necessários para produzir todos os requisitos do projeto (ou seja, para entregar um produto com sucesso).
Vale a pena mencionar para evitar mal-entendidos. Esse significado é um pouco mais amplo do que soar semelhante - o Escopo do produto. Escopo do produto - em termos gerais - detalha os recursos e as funções de um produto ou serviço. Enquanto:
O escopo do projeto é o trabalho que deve ser feito para entregar um produto de acordo com o escopo do produto (funções e recursos necessários)
(Wrike.com)
Tendo isso em mente, o que é o gerenciamento do escopo do projeto? Para a Association for Project Management:
O gerenciamento do escopo é o processo pelo qual os produtos, os resultados e os benefícios são identificados, definidos e controlados. "Escopo" é o termo usado no gerenciamento de projetos para se referir à totalidade dos produtos, resultados e benefícios e ao trabalho necessário para produzi-los.
(APM Body of Knowledge, 7ª edição)
Mas na versão anterior, de Guia PMBOK, 6ª edição perspectiva, o gerenciamento do escopo do projeto é o processo que lhe permite garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário.
Simplificando, o gerenciamento do escopo do projeto, graças à 7ª edição, pode ser interpretado como tempo e etapas (um processo) de aquisição e documentação de conhecimento sobre todos os aspectos do projeto. E o resultado do processo de gerenciamento do escopo do projeto é a lista de tudo o que o plano do projeto deve conter (tarefas e subtarefas, orçamentos, responsabilidades etc.).
Mas a 6ª edição enfatiza o trabalho necessário (e/ou o funcionário experiente certo), o trabalho exigido pelo projeto. Sob a última perspectiva, um gerente de projeto deve se concentrar nas pessoas ou - como se deve dizer - nos recursos que são capazes (graças às suas habilidades e experiência) de entregar o projeto com os requisitos esperados no tempo esperado.
No final deste capítulo, vamos resumir com uma citação de Um guia para o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos
O gerenciamento do escopo do projeto está relacionado principalmente à definição e ao controle do que está ou não incluído no projeto.
(Guia PMBOK®, 7ª edição)
Nosso concorrente e também conhecido projeto software de gerenciamento de recursos O provedor informa em seu site qual é o resultado e o objetivo do processo de gerenciamento do escopo do projeto.
O gerenciamento do escopo do projeto é um processo que ajuda a determinar e documentar a lista de todas as metas, tarefas, entregas, prazos e orçamentos do projeto(...).
(Kissflow.com)
Como podemos ver, é o inventário de tudo o que o plano do projeto deve incluir. E O principal benefício do gerenciamento do escopo do projeto é que ele o ajuda a entregar o projeto com sucesso. Graças a esse processo, você sabe o que precisa ser feito (e o que não precisa) e, portanto, pode gerenciar sua equipe com mais confiança.
Outros benefícios desse processo incluem:
As etapas listadas abaixo são baseadas no Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Não deixe de conferir as instruções do PMBOK® se estiver procurando um plano abrangente de gerenciamento de escopo. Abaixo, você encontrará um processo de gerenciamento de escopo que deve permitir que você o implemente em seu próximo projeto.
O planejamento do gerenciamento do escopo deve começar com a sua preparação antecipada. Mesmo antes de coletar os requisitos e redigir o escopo do projeto, planeje como fará isso. Identifique as principais partes interessadas e as pessoas que terão algo a dizer sobre o escopo do projeto.
Reúna-se com sua equipe e estabeleça como será o processo de criação do escopo. Seria útil se você também pensasse em possíveis mudanças no escopo do seu projeto. É claro que, a essa altura, você provavelmente não saberá o que pode mudar, mas pode determinar o que acontecerá se houver mudanças.
Reúna todas as decisões que você tomar aqui no plano de gerenciamento do escopo. Ele será seu documento de orientação para conduzir o restante do processo.
É hora de coletar os requisitos do projeto: coisas que precisam ser feitas para atingir as metas do projeto. Não é tão simples quanto ir até o cliente e perguntar Como você deseja que o produto final se pareça e se comporte? A coleta de requisitos é um processo de descoberta, pois as partes interessadas podem nem mesmo saber, nesse momento, quais recursos específicos devem ser incluídos no produto (especialmente se você tiver a tarefa de gerenciar um projeto relacionado ao desenvolvimento de software). )
É verdade que seus clientes podem não ter a visão exata do produto final, mas provavelmente estão cientes dos objetivos comerciais que esse projeto deve atingir. Você pode criar uma série de workshops e entrevistas para descobrir as necessidades dos usuários e, como resultado, estabelecer os requisitos.
Outra maneira de coletar requisitos orientados por dados é realizar uma série de testes com protótipos para ver quais recursos e funções recebem a reação mais positiva do público-alvo.
Você também pode fazer um benchmarking para comparar seus requisitos potenciais com as práticas recomendadas do setor.
Quando você tiver uma lista de diferentes requisitos (recursos e funções, objetivos comerciais, processos necessários para entregar um produto, critérios de aceitação), poderá tentar definir o escopo. Lembre-se de que, normalmente, nem todos os elementos que você reuniu inicialmente acabam no escopo final do projeto.
Definir o escopo do projeto significa criar o chamado documento de declaração do escopo. Uma declaração de escopo é onde você documenta o escopo do projeto, que consiste em:
Essa etapa o ajudará a visualizar melhor o escopo e a dividi-lo em elementos menores. A estrutura analítica do trabalho é uma estrutura hierárquica de entregas que correspondem ao resultado do projeto.
Tradicionalmente, a EAP está descrevendo o que e não comoPortanto, você deve se concentrar em resultados em vez de atividades (por exemplo, pagamento em vez de projetar/desenvolver/testar o caminho de pagamento). Outra maneira de pensar sobre isso é que a EAP descreve "o que o cliente receberá", e não "quais ações serão realizadas pela equipe do projeto". No entanto, alguns gerentes de projeto a tratam mais como um detalhamento de tarefas e subtarefas, o que também é um documento útil.
Em primeiro lugar, por que você deveria se preocupar em criar uma EAP? Em primeiro lugar, é mais fácil criar um cronograma quando você vê as entregas divididas em partes menores. Você também pode criar e alocar tarefas mais confortavelmente, tendo a EAP na qual você pode confiar.
Por fim, essa estrutura hierárquica torna mais rápida a compreensão do escopo do projeto, especialmente se a pessoa for um pensador visual. Não tem certeza se você se identifica como tal? Consulte nosso guia Sketchnoting para gerentes de projeto para ver como você pode se beneficiar do pensamento visual no gerenciamento de projetos.
Você tem a declaração do escopo do projeto e a EAP, portanto, sabe o que deve ser incluído no projeto. Agora, você precisa que as partes interessadas validem e assinem o escopo. Revise-o para ver se há alguma ambiguidade e tente finalizá-lo antes do início do trabalho do projeto. Dessa forma, você pode reduzir as chances de desvios de escopo.
Quando o projeto está em andamento, é preciso controlar o escopo. Monitore o que foi feito em comparação com o que deveria ser feito. Durante esse processo, você provavelmente achará úteis as seguintes ferramentas:
Comparar relatórios de projetos com o escopo e o cronograma de gerenciamento do projeto para ver se o cronograma, a carga de trabalho, as tarefas concluídas etc. estão alinhados com suas estimativas.
O processo de gerenciamento do escopo do seu projeto pode parecer complicado, especialmente devido à quantidade de preparação necessária. No entanto, depois de tentar, você verá que os documentos criados logo no início do processo (plano de gerenciamento do escopo e declaração do escopo do projeto) o ajudarão muito no futuro e permitirão que você entregue o produto ou serviço no qual sua equipe está trabalhando.
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