Início " Blog " Gerenciamento eficaz de recursos - uma perspectiva do gerente de projetos

Ao planejar um projeto, você sempre tem que pensar nos recursos necessários para concluí-lo. Criar uma lista de funções e habilidades necessárias para a entrega do projeto, procurar as pessoas adequadas em sua empresa, gerenciar o cronograma e a carga de trabalho delas - tudo isso está envolvido no gerenciamento de recursos. Como fazer isso com sucesso? Esta postagem do blog fornecerá algumas práticas recomendadas para gerenciar recursos em um ambiente baseado em projetos.

O que você receberá graças a este artigo:

Observação: um recurso pode ser uma pessoa com determinadas qualificações, uma peça de equipamento ou até mesmo uma quantidade de tempo ou dinheiro. No entanto, neste artigo, vamos nos concentrar exclusivamente no gerenciamento de recursos, entendido como gerenciamento da equipe do projeto.

O que é gerenciamento de recursos no gerenciamento de projetos?

O guia PMBOK® mais recente afirma isso muito bem, dizendo:

Pgerenciamento de recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto. Esses processos ajudam a garantir que os recursos certos estarão disponíveis ao gerente de projeto e à equipe do projeto na hora e no lugar certos.

Como tal, gerenciamento de recursos de projetos exige que você navegue por diferentes processos: desde a definição das necessidades do projeto e a obtenção dos recursos apropriados até o gerenciamento da sua equipe durante todo o projeto e a avaliação do seu desempenho.

Gerenciamento eficaz de recursos
É possível um gerenciamento de recursos eficaz sem a ajuda de um software de gerenciamento de projetos? [Tela do software de gerenciamento de recursos].

O gerenciamento eficaz de recursos implica que o projeto seja entregue com sucesso: no prazo, dentro do orçamento e de acordo com os requisitos. Essa não é uma tarefa fácil de realizar. Felizmente, há várias etapas que podem ser seguidas em diferentes estágios do ciclo de vida do projeto para aumentar as chances de conclusão do trabalho. Neste artigo, examinaremos mais de perto algumas das melhores práticas de gerenciamento de recursos bem-sucedido.

1. Um gerenciamento de recursos eficaz sem conhecer o projeto por dentro?

Como gerente de projeto ou gerente de recursosSe você não tem experiência com o projeto, precisa ter bastante curiosidade sobre o projeto em si. Qual é o objetivo comercial por trás dele? Quais necessidades do usuário você está tentando atender? Qual é o objetivo final do cliente? Depois de responder a essas perguntas, você terá uma melhor compreensão do projeto, além de apenas conhecer seu escopo (o que também é necessário, é claro). O esforço extra que você dedicar à preparação nessa etapa poderá ser recompensado mais tarde: para começar, você terá mais argumentos ao discutir diferentes cenários com o cliente, mas lembre-se de que um PM bem informado também é extremamente útil para a equipe.

Tente também obter muitas informações sobre os clientes/partes interessadas. Talvez alguns de seus colegas já tenham colaborado com eles? Quanto mais você souber sobre o que esperar em termos de processos, ferramentas e ética de trabalho preferidos, mais bem equipado estará para lidar com os desafios no futuro.

Gerenciamento eficaz de recursos
A programação baseada em habilidades aparece em qualquer processo eficaz de gerenciamento de recursos

Por fim, informe-se também sobre possíveis restrições. Estar ciente das considerações de cronograma ou orçamento o ajudará a tomar melhores decisões ao longo do processo.

2. Entenda quem e o que é necessário para concluir seu projeto

Quando você tiver uma boa ideia do que se trata o projeto, estará pronto para começar a criar estimativas do projeto. Você precisa elaborar uma lista de recursos (por exemplo, funções) necessários para realizar as tarefas do projeto. Em seguida, você precisará estimar a capacidade em que eles são necessários.

É claro que você poderá se beneficiar da sua experiência de PM aqui e contribuir para a criação das estimativas. Entretanto, não tenha receio de pedir a outras pessoas que participem desse processo e forneçam seu julgamento especializado.

3. Ter uma boa visão dos recursos necessários é o principal desafio para o gerenciamento eficaz de recursos?

É aqui que as coisas podem ficar um pouco complicadas. Por quê? Bem, dependendo do tamanho e da estrutura da sua empresa, talvez você precise explorar um grupo de centenas ou milhares de funcionários.

Felizmente, essa parte do processo também é relativamente fácil de lidar usando um software de gerenciamento de recursos. Imagine ter uma lista de recursos, juntamente com sua capacidade, disponibilidade e competências. Tudo o que você precisa fazer é reservar esses recursos que atendam às demandas do seu projeto. Software de programação de recursose o nosso Teamdeck é um deles, fazem exatamente isso.

Você pode filtrar os recursos da sua organização por habilidades/locais de escritório/senioridade ou qualquer outra dimensão personalizada que precisar. A partir do conjunto de pessoas adequadas, basta escolher as que estão disponíveis durante o período que você tem em mente para o projeto. Negócio fechado!

O gerenciamento eficaz de recursos precisa de boas soluções de gerenciamento de recursos

O Teamdeck permite que você filtre os recursos disponíveis por cargos ou taxas de projeto. Isso simplifica drasticamente alocação de recursos. 

Ao decidir quem designar para o projeto, talvez você queira levar em conta as seguintes considerações:

  • O orçamento - faça alguns cálculos e veja quais recursos fazem mais sentido do ponto de vista orçamentário. Pode ser que, por exemplo, seja melhor trabalhar com uma pessoa mais experiente com taxas mais altas, pois é provável que o conhecimento dela reduza alguns custos de qualquer forma. Um cenário oposto também é possível; é por isso que você precisa estimar cuidadosamente as diferentes rotas.
  • Experiências anteriores de possíveis membros da equipe (novamente, software de gerenciamento de recursos ou apenas planejador de recursos pode ser útil aqui com todos os dados históricos coletados lá) - eles já trabalharam em um projeto semelhante antes? Se sim, isso pode ser um trunfo - é provável que ele se saia bem em condições semelhantes. Por outro lado, no entanto, pode ser mais interessante para o próprio funcionário ter a chance de trabalhar em algo diferente e potencialmente mais empolgante.
  • Possíveis mudanças - tente levar em conta algumas mudanças em termos de, por exemplo, duração do projeto. Com isso em mente, provavelmente não é uma boa ideia confiar muito em um colega de equipe que está disponível para o período planejado do projeto, mas que sai de férias prolongadas poucos dias após o término estimado. Se o cronograma mudar, você terá um desafio significativo em suas mãos.

4. Comece com o pé direito

Dizer que você só tem uma chance de causar uma boa primeira impressão pode ser um clichê, mas no gerenciamento eficaz de recursos, a início do projeto é absolutamente crucial. É quando você conhece sua equipe e estabelece sua presença. Certifique-se de cobrir os seguintes pontos:

  • comunicar o escopo e o resultado desejado do projeto à sua equipe,
  • Defina as expectativas em relação às funções: você quer que todos saibam perfeitamente o que precisam fazer no projeto,
  • elaborar um plano de comunicação com sua equipe e com o cliente (por exemplo, reuniões diárias e revisões semanais de sprint),
  • garantir que todos os membros da sua equipe tenham acesso a todas as ferramentas necessárias (on-line e off-line).

Dê uma olhada nesta lista de recursos que podem ser úteis durante todo o ciclo de vida do projeto, mas especialmente no início de um novo projeto:

  • Saiba como ser mais honesto com sua equipe: transparência do projeto
  • Crie um ótimo ambiente de trabalho on-line com estes Aplicativos do Slack que aumentam a produtividade.
  • Seu plano de recursos envolve freelancers ou colaboradores de meio período? Saiba como gerenciar funcionários de meio período efetivamente.
  • E se você precisar designar mais pessoas para a sua equipe? Esta é a maneira de integrar novos membros à sua equipe de projeto.

5. Aceitar a mudança 

Se você estiver operando em uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos, provavelmente não tem medo de mudanças no projeto. Uma dose saudável de flexibilidade é parte integrante do trabalho e reagir, por exemplo, ao feedback do usuário que chega é o que, em última análise, influencia o sucesso do projeto.

Entretanto, outras mudanças certamente não são tão bem-vindas: planejamento da capacidade de recursos seria um bom exemplo aqui. As pessoas ficam doentes, mudam de emprego, quebram as pernas, etc. É preciso estar preparado para alocar novos recursos à sua equipe ou alterar a capacidade na qual os membros atuais da equipe estão envolvidos.

Planejamento flexível de projetos também será útil aqui: se você estiver criando estimativas generosas com base nos piores/melhores cenários, provavelmente terá a margem de manobra necessária quando ocorrerem mudanças.

6. Avalie o desempenho da sua equipe

O gerenciamento de projetos orientado por dados provavelmente ganhará muita força nos projetos do futuro próximo, pela simples razão de que ele torna os gerentes de projetos mais eficazes no que fazem. Os dados são a fonte de informações e padrões sobre sua equipe. Eles também podem confirmar ou desmentir seus palpites. Por fim, não há melhor argumento quando se está tentando defender um ponto de vista. Se for capaz de apoiar suas decisões com dados, você se sentirá muito mais à vontade para executá-las.

Por outro lado, a coleta de dados sem saber o que medir e como corre o risco de se perder no meio do ruído. Para começar, talvez você queira coletar dados que lhe permitam medir o desempenho dos recursos do seu projeto (BTW, todos esses relatórios podem ser facilmente criados com o Teamdeck):

  • Medir o projeto utilização de recursos. Você pode acompanhar dois aspectos diferentes da utilização da equipe. Primeiro, compare a disponibilidade total de seus recursos com o cronograma do projeto. Isso lhe mostrará qual é a utilização planejada da sua equipe. Esse cálculo deve ser feito o mais cedo possível, pois pode ajudá-lo a descobrir áreas que devem ser melhoradas (por exemplo, tarefas transferidas de um funcionário para outro devido à possível superutilização).
    Quando a sua equipe estiver trabalhando no projeto e registrando o tempo, você poderá usar as planilhas de horas para calcular a utilização real da equipe. Compare o tempo registrado com a disponibilidade da sua equipe para ver se a carga de trabalho está dividida igualmente.  
A utilização de recursos durante o planejamento do projeto resolve os desafios do gerenciamento de recursos

Com a altura das barras significando o nível de utilização, você pode identificar rapidamente as pessoas que poderiam ser mais bem aproveitadas. 

  • Compare as estimativas com os dados reais. Colocar as horas de trabalho estimadas ao lado das horas reais registradas pela sua equipe mostrará a precisão do seu plano de projeto. Você não deve esperar que as estimativas e os dados reais correspondam perfeitamente; o objetivo desse exercício não é provar que seus planos iniciais estavam errados. Estamos mais interessados em saber onde e quando essas discrepâncias ocorrem. Talvez exista uma parte específica do projeto que tenha sido grosseiramente subestimada. Medir isso permite que você identifique os pontos fracos e os otimize com antecedência.

  • Acompanhar o orçamento do projeto. Cada hora de trabalho que sua equipe coloca no projeto é contabilizada no orçamento, portanto, convém também verificar os gastos reais em relação ao orçamento estimado. Esse é um cálculo muito semelhante ao anterior (estimativas vs. valores reais). A diferença aqui é que você precisa atribuir um valor monetário às horas gastas pela sua equipe no projeto.
Visualize a taxa de queima do orçamento do projeto com o Teamdeck

Eficaz planejamento de recursos O gerenciamento e a gestão envolvem compreender muito bem o projeto e monitorar ativamente o progresso, não apenas em termos de tarefas realizadas, mas também para manter a carga de trabalho e a utilização da equipe ideais. É um processo multifacetado, mas você pode navegar com sucesso nessa complexidade com a tecnologia certa.

A missão do Teamdeck é possibilitar o gerenciamento eficaz de recursos, tornando-o muito mais fácil para equipes de diferentes tamanhos. Estamos extremamente orgulhosos pelo fato de nosso aplicativo ser usado para reunir equipes que trabalham em projetos de construção ambiciosos, ultrapassando os limites da criatividade ou literalmente mudando o mundo para melhor com campanhas sem fins lucrativos impactantes.

Se você deseja otimizar sua alocação de recursos e evitar conflitos de agendamentoSe você tem uma empresa de consultoria, o Teamdeck pode ser a ferramenta certa para você - inscreva-se hoje mesmo. Teremos o maior prazer em recebê-lo em nossa lista de clientes.

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