Gerenciar um projeto pode ser complicado. Gerenciar vários projetos é muito mais difícil do que isso. Com vários projetos em andamento ao mesmo tempo, você precisa fazer malabarismos com diferentes objetivos comerciais, metas, cronogramas e prazos. À medida que suas responsabilidades e o número de tarefas que você precisa gerenciar aumentam, é fácil cometer erros que custam caro. Aqui estão algumas ideias para responder aos desafios comuns que os gerentes de projetos enfrentam ao gerenciar vários projetos ao mesmo tempo.
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O gerenciamento de vários projetos começa com a criação de um plano para todos os seus projetos
Sem um plano mestre que abranja todos os seus projetos, você corre o risco de se perder ou misturar as coisas.
De acordo com o documento do PMI sobre principais fatores para a eficácia no gerenciamento de vários projetosPara isso, você precisa pensar em seus projetos como um portfólio, com componentes que afetam uns aos outros:
"Gerencie todos os projetos como uma coleção, ajustando e vinculando seus cronogramas para corresponder aos recursos disponíveis e removendo variações desnecessárias nas cargas de trabalho dos gerentes de vários projetos"
Crie seu próprio cronograma, que consiste em cada projeto que você executa. Dessa forma, você pode ter uma visão geral do seu próprio tempo e dos projetos dos quais deve cuidar de cada vez.
Mantenha seus planos atualizados
O gerenciamento de mudanças é inevitável no trabalho dos gerentes de projeto. Uma das maneiras de ter sucesso nesse cargo é aprender a reagir a elas quando ocorrerem.
Ao gerenciar seus projetos, certifique-se de que seus planos estejam sempre atualizados, para que você não perca nada. Quando ocorrerem mudanças, decida o quanto elas afetam o escopo do projeto e se você é capaz de entregar o projeto com os recursos de que dispõe.
Para saber mais sobre o estado atual de seu projeto, monitore o cronograma em seu ferramenta de programação de recursos ou converse com sua equipe durante as reuniões diárias. Pergunte a eles se há alguma restrição ou bloqueio, para que você possa remover os obstáculos assim que eles aparecerem.
Evite o microgerenciamento ao gerenciar vários projetos
Pode ser tentador gerenciar o máximo de coisas possível. Controlar a entrega de cada tarefa, ter de aprovar até os menores detalhes, comunicar-se com executivos ou clientes em nome de sua equipe, mesmo que eles possam fazer isso sozinhos - tudo isso é microgerenciamento.
Embora isso possa lhe dar uma sensação de controle, o microgerenciamento não só o sobrecarregará com o tempo, mas também é ruim para o moral da sua equipe. Embora seja ótimo que você esteja disposto a arregaçar as mangas e fazer o trabalho extra ao gerenciar vários projetos, é preciso aprender a delegar.
Ao designar pessoas para os projetos, comunique claramente as funções e responsabilidades, para que todos saibam exatamente pelo que são responsáveis. Use uma matriz de habilidades ou software de programação de recursos para descobrir quem é o melhor para determinadas tarefas e deixá-lo fazer o trabalho.
Aprender a priorizar tarefas
A capacidade de priorizar atribuições é uma habilidade importante para os PMs. Com a execução de alguns projetos ao mesmo tempo, é ainda mais importante que você se destaque nessa área. A priorização ajuda você a evitar tomar decisões caóticas sob pressão e a trabalhar de forma mais estratégica.
Conforme explicado por Antonio Nieto-Rodriguez, um dos principais especialistas em gerenciamento de projetos e implementação de estratégias, em seu Artigo da HBR sobre priorização:
A priorização aumenta as taxas de sucesso dos projetos estratégicos, aumenta o alinhamento e o foco das equipes de gerência sênior em torno das metas estratégicas, esclarece todas as dúvidas das equipes operacionais quando confrontadas com decisões e, o mais importante, cria uma mentalidade e uma cultura de execução.
Então, como priorizar projetos para atender às expectativas dos clientes e aos objetivos da empresa? Usando um Método do caminho crítico (CPM) é uma maneira de fazer isso. Originalmente desenvolvido pela empresa DuPont no final dos anos 50, ele ainda se aplica a muitos modelos de negócios, incluindo o desenvolvimento de software ou produtos.
O CPM usa um algoritmo para agendamento com base em um conjunto de atividades do projeto, como dependências, tempo e entregas. Dessa forma, você pode descobrir quais atividades são críticas e concentrar seus esforços nelas primeiro.
Depois de priorizar o trabalho, comunique-o claramente às suas equipes, para que todos saibam no que devem se concentrar.
Facilite o gerenciamento de vários projetos com um software adequado
Na Teamdeck, acreditamos que, com a ferramentas de planejamento de projetos e técnicas, você poderá realizar todos os projetos, entregando um trabalho de alta qualidade e gerenciando suas equipes com sucesso.
Embora o gerenciamento de vários projetos possa assustá-lo no início, você pode superar isso. Aprenda a executá-los como se fossem um único projeto, mantenha seus planos atualizados e delegue tarefas. O aprimoramento nesses aspectos o ajudará a ter sucesso.
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