As planilhas de horas raramente são bem vistas pelos funcionários. É certo que, muitas vezes, elas fazem jus à sua má reputação: ninguém gosta de assinar uma tonelada de papéis apenas para "provar" que dedicou uma determinada quantidade de tempo de trabalho. Por outro lado, no entanto, as planilhas de horas podem ser realmente benéficas tanto para os gerentes quanto para os membros de suas equipes.
O que você aprenderá com este artigo:
- Casos de uso do gerenciamento eficaz da planilha de horas dos funcionários
- Qual empresa selecionou software de gerenciamento de recursos como seu sistema de gerenciamento de planilha de horas
- O gerenciamento e o controle da planilha de horas são ruins?
Vamos começar com a pergunta em questão:
O que é gerenciamento de timesheet?
Em poucas palavras: O gerenciamento de planilhas de horas é uma prática de monitoramento e análise das planilhas de horas dos funcionários e do controle de horas (horas de trabalho registradas). Também pode envolver a execução de diferentes ações, por exemplo, o cálculo da folha de pagamento do funcionário ou o faturamento do cliente com base nessas planilhas de horas.
O tempo de trabalho costumava ser resumido em uma folha de papel, daí o nome da planilha de horas. Hoje em dia, os quadros de horários on-line são muito mais populares, embora também existam várias opções: de planilhas simples a ferramentas de software com tecnologia de IA.
Como mencionei no início deste artigo, as planilhas de horas são conhecidas por serem bastante impopulares entre os funcionários. Vamos nos aprofundar nesse tópico e tentar responder a uma pergunta que está sendo feita com frequência:
As planilhas de horas são maléficas?
Não necessariamente, mas definitivamente há casos em que as planilhas de horas são uma total perda de tempo que pode contribuir muito para a insatisfação das pessoas com seu local de trabalho.
Historicamente, as planilhas de horas têm sido uma forma de provar que as pessoas realmente fizeram seu trabalho. É aí que as coisas ficam problemáticas. Em primeiro lugar, isso pode facilmente criar uma cultura na qual as pessoas sentem que suas planilhas de horas são mais importantes do que os efeitos de seu trabalho. Não é bom ter que provar que você trabalhou ou que está sendo observado de perto (e cronometrado) por seus supervisores.
Além disso, isso não incentiva as pessoas a serem mais eficientes no trabalho. Por que procurar uma solução melhor se você pode simplesmente registrar mais tempo na planilha de horas (e possivelmente receber mais)?
Isso não quer dizer que pagar por hora seja necessariamente ruim, mesmo na configuração do projeto. Embora neste texto não entremos em detalhes sobre o uso de planilhas de horas para determinar os ganhos mensais de uma pessoa, entendemos que esse é um caso de uso importante para empresas que, por exemplo, trabalham com freelancers. É por isso que criamos uma seção separada guia de cálculo da folha de pagamento de funcionários.
Por fim, as pessoas são muito ruins em lembrar quanto tempo realmente gastaram trabalhando em algo. É por isso que preencher planilhas de horas no final da semana ou, pior ainda, do mês, é mais parecido com escrever ficção de fã do que coletar dados confiáveis.
Em suma, podemos dizer que as planilhas de horas têm pouco efeito a menos que:
- Você e sua equipe entendem seu propósito e percebem o valor,
- As planilhas de horas são preenchidas com regularidade e veracidade,
- Os dados quantitativos da planilha de horas são apoiados por uma comunicação regular para obter percepções mais descritivas (mais sobre isso abaixo)
- É utilizada uma forma adequada de planilha de horas.
O último aspecto é algo que vale a pena enfatizar, pois muitas equipes ainda dependem de planilhas simples para fazer o trabalho (felizmente, a maioria das empresas deixou de usar folhas de papel). É um passo na direção certa, pois um documento on-line pode ser facilmente atualizado e acessado por vários membros da equipe, se necessário, mas ainda é uma planilha que precisa ser preenchida, o que não é a coisa mais conveniente a se fazer.
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As ferramentas modernas de controle de tempo dos funcionários geralmente vêm com rastreadores de início/parada que podem ser ativados e desativados com um clique. Outras oferecem beacons que registram automaticamente o horário de entrada e saída.
Do ponto de vista gerencial, outro aspecto importante é que o O software de projeto de planilha de horas é combinado com um ferramenta de gerenciamento de férias. As pessoas precisam poder registrar seu tempo de trabalho e de folga, caso contrário, você pode acabar se preocupando com planilhas de horas vazias de alguém que está apenas de férias.
O uso de um software que também serve como cronograma da sua equipe oferece o valor extra de poder comparar as horas de trabalho planejadas com as registradas. Os gerentes de projeto orientados por dados podem usar esse insight para avaliar o estado de seu projeto e se algo deve ser ajustado.
Esse é apenas um exemplo de como o gerenciamento da planilha de horas pode ajudar os PMs na execução de suas tarefas, mas há mais. Na verdade, vou dedicar a próxima seção a ideias sobre como usar as planilhas de horas da sua equipe para o benefício da equipe e do projeto.
Gerenciamento eficaz de timesheet: casos de uso
Calcule o custo de seus projetos
Um item obrigatório para empresas que operam com contratos de tempo e materiais. Como você está faturando seus clientes pela mão de obra que sua equipe emprega no projeto, você pode simplesmente usar as planilhas de horas como base para sua fatura. Muitas ferramentas de gerenciamento de recursos permitem exportar os dados da planilha de horas ou compartilhá-los externamente.
Encontre espaço para melhorias e economias
Analisar as planilhas de horas da sua equipe é uma ótima oportunidade para se aprofundar nos dados e identificar oportunidades de melhoria. Muitos softwares de controle de tempo oferecem uma opção para marcar as entradas de tempo registradas com categorias predefinidas ou adicionar comentários a elas. Dessa forma, você pode analisar quanto tempo sua equipe dedica a atividades não faturáveis. É claro que grande parte delas provavelmente é bem justificada, mas você também pode ver padrões preocupantes. Quais poderiam ser eles? Uma abundância de reuniões pode ser um sinal de alerta. Pessoas gastando muito tempo em tarefas administrativas seria outra. Pode ser que investir em ferramentas de colaboração ou de compartilhamento de conhecimento seja uma economia de dinheiro a longo prazo. O moral da sua equipe também se beneficiará de um processo mais robusto.
Previsão de recursos
Os dados históricos, como as planilhas de horas, também podem ser usados para prever as necessidades de recrutamento. Observando os números de anos ou meses anteriores, as empresas podem identificar tendências que provavelmente ocorrerão novamente. Um dos clientes da Teamdeck notado que funcionários com habilidades específicas são mais procurados em determinados meses. Leia como criar seu próprio relatório de planilha de horas para previsão de recursos humanos aqui.
Identificar problemas antes que eles aumentem
Às vezes, as dificuldades do projeto são bastante simples de serem percebidas apenas com a análise das planilhas de horas registradas. Por exemplo, as pessoas podem começar a registrar muitas horas extras para entregar os próximos marcos.
No entanto, é uma boa prática comparar regularmente as entradas de tempo registradas pela sua equipe com o cronograma estimado. Isso permitirá que você identifique quaisquer inconsistências antes que elas resultem em perda de prazos.
Outra coisa importante a se ter em mente quando se trata de gerenciamento de planilhas de horas é que as planilhas de horas não podem substituir a comunicação regular com sua equipe.
Os números lhe darão a informação de que algo está acontecendo. Mas, para entender o "porquê", é preciso discutir o assunto com a equipe do projeto. Você não só conseguirá chegar ao fundo do problema, como também é uma ótima maneira de criar uma cultura no local de trabalho em que os funcionários são realmente ouvidos e respeitados. Dessa forma, é menos provável que eles tratem os quadros de horários como um mal necessário que paira sobre suas cabeças.
Planilhas de horas sozinhos não lhe dirão tudo o que você precisa saber sobre a eficácia da sua equipe ou a qualidade do trabalho, mas podem fornecer sinais importantes para os gerentes de projeto agirem. A criação de uma política deliberada e transparente de gerenciamento de quadro de horários, apoiada por uma comunicação aberta com a equipe, ajudará a manter os projetos sob controle e, ao mesmo tempo, a alta satisfação dos funcionários.
