Gerenciar projetos em uma agência de criação é um ato de equilíbrio. Como líder do gerenciamento de conteúdo ou apenas um dos processos de gerenciamento de projetos, você precisa planejar o trabalho, gerenciar os criativos e garantir que o projeto cumpra o prazo, não exceda o orçamento e, igualmente, se não o mais importante, atenda às expectativas do cliente. Nesse ponto, surgem as ferramentas de gerenciamento de recursos de marketing.
Qual agência de criação selecionou nosso marketing? software de gerenciamento de recursos
Como gerenciar efetivamente os recursos durante os investimentos em marketing
Razões pelas quais os departamentos de marketing usam ferramentas de gerenciamento de recursos
Como aumentar gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto com o software MRM
certifique-se de que você tenha todos os recursos necessários,
estimar por quanto tempo você precisará desses recursos e
crie um cronograma que cumpra o prazo e corresponda à disponibilidade da sua equipe.
usar o melhor software de gerenciamento de recursos
Felizmente, seguir as práticas recomendadas de gerenciamento de recursos permitirá que você equilibre a carga de trabalho (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho) e controlar o orçamento de seus projetos. Mas por que o gerenciamento de recursos é tão importante nas agências de criação e nos departamentos de marketing?
Quando se fala em gerenciamento de projetos, o controle de tempo é uma parte insubstituível. Ponto final. [Tela do software de gerenciamento de recursos].
Você provavelmente já usa várias ferramentas para executar seus projetos e gerenciar sua equipe - ferramentas de marketing, ferramentas analíticasetc. É provável que você trabalhe com seus funcionários internos, equipes remotas e freelancers. Em um local de trabalho tão complexo, é fácil perder de vista o desempenho geral da sua equipe em vários projetos.
Neste artigo, vou convencê-lo de que, como produtor que trabalha para uma agência de criação de qualquer tamanho, você pode se beneficiar do software de gerenciamento de recursos de marketing em diferentes estágios do projeto, seja na fase de apresentação (ou na preparação de uma proposta), no gerenciamento do trabalho ou na geração de relatórios.
Vamos começar este capítulo respondendo à pergunta: qual é a conexão entre o gerenciamento de recursos e o marketing? Por que o software de gerenciamento de recursos é importante? Para tentar responder, precisamos começar entendendo corretamente o que é gerenciamento de recursos e por que o software de gerenciamento de projetos ou as soluções de recursos de agências de trabalho podem ser úteis.
Entre os gerentes de projeto de campanhas de marketing digital, não existe um entendimento inequívoco do gerenciamento de recursos. É bastante popular (e a abordagem correta), o que significa que o gerenciamento de recursos contém elementos como programação e alocação de recursos e uso de software de gerenciamento de recursos de marketing. No entanto, pode-se constatar que gerenciamento de recursos de projetos é o mesmo que programação de recursos. Ele pode ser encontrado em muitas fontes em que a programação de recursos é alternada com a alocação de recursos. Planejamento de recursos - muitas vezes tomado como uma palavra alternativa ao gerenciamento de recursos - pode ser encontrado como um dos muitos elementos da última palavra, gerenciamento de recursos. Portanto, esteja ciente de como as coisas estão acontecendo ou peça ajuda às soluções de recursos da agência.
Chegou a hora de trazer para perto o termo mais interessante. A Association for Project Management preparou uma definição ampla.
O gerenciamento de recursos consiste em adquirir, alocar e gerenciar os recursos, como indivíduos e suas habilidades, finanças, tecnologia, materiais, maquinário e recursos naturais necessários para um projeto. (APM)
É claro que um gerente não tem tempo ilimitado para realizar essas tarefas. O orçamento não pode ser multiplicado em um estalar de dedos. Tempo é dinheiro - os projetos precisam ser realizados dentro do prazo. Portanto, o objetivo final do processo de gerenciamento de recursos é garantir que os recursos sejam usados de forma eficaz, no prazo e dentro do orçamento, usando o software de gerenciamento de recursos de marketing e a ajuda de soluções de recursos de agências.
A função do gerenciamento de recursos (de marketing) como prática é garantir que os recursos sejam usados de forma eficaz para finalizar um projeto com os resultados esperados, no tempo esperado e dentro do orçamento.
Como já sabemos, a função do gerenciamento de recursos de marketing usando o software de gerenciamento de recursos é garantir que os recursos internos e/ou externos sejam usados de forma eficaz para concluir um projeto com os resultados esperados, no tempo esperado e dentro do orçamento. Como isso se relaciona com as agências de marketing ou de criação?
A principal delas, a compreensão do gerenciamento de recursos de marketing (MRM), é dividida em dois segmentos. Um deles é definido como uma abordagem e o segundo, como um software de gerenciamento de recursos de marketing.
O gerenciamento de recursos de marketing com a ajuda de soluções de recursos de agência é uma abordagem de acordo com o gerenciamento de marketing. Ela se concentra em todo o conjunto de recursos da equipe de marketing, desde a equipe de marketing e os materiais de marketing (on-line e off-line) até o orçamento de marketing. Também inclui a cooperação com fornecedores externos, processos de produção, operações de marketing e gerenciamento de ativos digitais.
É claro, como mencionado acima, dentro de um prazo e orçamento.
Já o segundo significado de MRM está relacionado à tecnologia. Em tecnologia e software de gerenciamento de recursos de marketing que se concentra em ajudar os departamentos de marketing ou agências de criação a coordenar e consolidar recursos. Desde processos, operações, produção de conteúdo de amplo entendimento e fluxos de trabalho até o compartilhamento de informações e arquivos. Tudo em um único sistema de software para acelerar e otimizar continuamente gerenciamento de projetos de marketing atividades.
Os aplicativos de gerenciamento de recursos de marketing, como o software de gerenciamento de recursos de marketing, permitem o planejamento estratégico (estratégias de marketing) e o orçamento, o gerenciamento de programas, o desenvolvimento e a distribuição de criativos, o gerenciamento de conteúdo, o planejamento e a execução de mídia, a coordenação de eventos e a medição de recursos. (Gartner.com)
Do ponto de vista da Gartner (especialista em serviços remotos), o gerenciamento de recursos de marketing é um conjunto de recursos de marketing ou ferramentas de software de gerenciamento de projetos de agências que dão suporte à estratégia e à otimização do fluxo de trabalho de funcionários, equipes de projeto e organizações. Essas ferramentas ajudam as equipes a trabalhar e centralizar os projetos de marketing. Desde campanhas de marketing multicanal até ativos isolados. Ao mesmo tempo, fornecem um ambiente integrado para planejamento, produção, governança e execução de conteúdo.
Ao criar uma proposta como especialista em serviços remotos, é natural que você se concentre em sua ideia criativa. No entanto, ao mesmo tempo, você negocia o cronograma e o orçamento do projeto. Veja como estimar projetos com mais confiança para que você tenha menos probabilidade de ultrapassar o orçamento mais tarde.
Com base no escopo do projeto, você pode dizer de quem precisará para entregar um projeto em termos de habilidades.
Uma maneira de avançar é criar uma matriz de habilidades para que você possa mapear as competências necessárias para um projeto. Agora, encontre funcionários com essas competências para ter certeza de que sua empresa tem recursos suficientes para entregar o que você promete em sua proposta ou RFP. Ferramentas de planejamento de recursos com filtros que permitem encontrar funcionários de acordo com suas habilidades, torna isso muito mais rápido. Os especialistas em serviços remotos podem confirmar isso.
O Teamdeck facilita a classificação dos funcionários por cargos, para que você possa identificar rapidamente o membro da equipe de que precisa para projetos criativos.
Quando você souber quais funcionários precisa contratar para o seu projeto, a previsão de recursos e o planejamento de capacidade permitirão isso:
Verifique se os recursos de que você precisa estão disponíveis durante o período de tempo do seu projeto.
Programe recursos para seu projeto.
Descubra se suas reservas não interferem no pipeline de produção de sua agência.
As reservas provisórias feitas por especialistas em serviços remotos facilitam a programação dos recursos de que você precisará, sem realmente ocupá-los. Ao mesmo tempo, você notifica outros produtores de que pode precisar de determinados recursos para que eles possam considerar esse fator no planejamento.
Isso também funciona de forma inversa. Se você perceber que outra pessoa já possui os recursos de marketing de que você precisa, poderá negociar com ela e, possivelmente, encontrar uma solução que satisfaça a ambos.
O calendário do Teamdeck oferece uma visão geral rápida das reservas ou das equipes de marketing da organização.
Sabendo de quem você precisa e por quanto tempo, é possível estimar um orçamento com mais precisão. Dessa forma, é menos provável que os especialistas em serviços remotos programem demais a sua equipe para cumprir o cronograma e ultrapassar o orçamento.
Ao mesmo tempo, a estimativa e o orçamento precisos facilitarão a previsão da receita da agência e decidirão se esse projeto é lucrativo ou não para sua agência e por que a análise de marketing é importante.
Vamos discutir como você pode usar o gerenciamento de recursos de marketing depois de ter iniciou um novo projeto ou quando você estiver executando um em andamento.
Independentemente de usar tempo e material ou preço fixo, você precisa controlar o tempo faturável que seus funcionários gastaram no projeto (esforços de marketing) para saber se o projeto atende ao orçamento.
Para tornar as planilhas de horas confiáveis e aproveitar ao máximo controle de tempo da equipeSe você não tiver uma planilha de horas, deve garantir que seus funcionários a preencham regularmente. Se suas planilhas de horas forem precisas, você poderá concluí-las com segurança e usar os registros de horas em seus relatórios.
As agências criativas especializadas em esforços de marketing nem sempre dependem apenas de funcionários em tempo integral. Gerenciar funcionários de meio período ou freelancers, especialmente em uma equipe remota, pode ser complicado, mas você pode superar isso com o gerenciamento de recursos de marketing.
Com uma visão geral do cronograma de seus funcionários (cronograma de recursos), é mais fácil equilibrar a carga de trabalho deles. Ao alterar o cronograma, mudar as prioridades, etc., você precisa garantir que nenhum dos membros da sua equipe seja sub ou superutilizado, pois isso pode levar ao esgotamento ou à rotatividade dos funcionários.
Na execução de um projeto, muitas vezes você pode precisar incluir não apenas os funcionários, mas também equipamentos ou espaços de trabalho. Se esse for o caso de seu projeto, as regras de alocação de recursos aplicar adequadamente. Pense nas soluções de recursos da agência.
Em primeiro lugar, decida quais são as estratégias de marketing e ferramentas de gerenciamento de projetos de agênciasOs profissionais que você precisa são os mesmos que você, equipamentos ou espaços de trabalho. Em seguida, descubra se eles estão disponíveis durante o período do seu projeto e agende-os quando precisar deles. Idealmente - assim como com seus funcionários - você deve ter uma visão geral do uso dos recursos em toda a sua agência para que possa ver quando eles estão disponíveis ou quando estão reservados para outros projetos.
Como o escopo, o cronograma ou os entregáveis do projeto podem mudar, é preciso acompanhar constantemente o projeto e reatribuir os recursos de acordo. Para fazer isso, você precisa de uma maneira fácil de monitorar e medir o desempenho da sua equipe e utilização de recursos. Portanto, você precisa de boas soluções de recursos de agência.
Ficar de olho em diferentes métricas o ajudará a se manter no topo, mesmo que ocorram mudanças. Uma maneira de detectar a subutilização ou superutilização dos funcionários logo no início é monitorar se suas reservas ou planilhas de horas excedem a disponibilidade de cada um. No Teamdeck, isso é muito fácil - você pode ver isso imediatamente, observando as barras Timesheets/Availability e Bookings/Availability. Se elas estiverem vermelhas, é um sinal claro de que um determinado funcionário está sobrecarregado. Existem soluções interessantes de recursos para agências.
Você também pode criar relatórios para controlar a utilização dos funcionários ou o orçamento. Nesse caso, os registros de horas e as reservas de funcionários são úteis, pois, com base nesses dados, é possível calcular rapidamente o desempenho da equipe ou orçamento do projeto.
Os relatórios do Teamdeck permitem que produtores e profissionais de marketing acompanhem diferentes métricas e KPIs de sua escolha e os compartilhem facilmente com suas equipes ou com um cliente.
Os relatórios do Teamdeck permitem que os profissionais de marketing acompanhem diferentes métricas e KPIs de sua escolha e os compartilhem facilmente com suas equipes ou com um cliente - soluções interessantes de recursos para agências.
Por último, mas não menos importante, o gerenciamento de recursos de marketing oferece a oportunidade de planejar e estimar melhor os projetos futuros e encontrar soluções para os recursos da agência. Uma visão de helicóptero de seu pipeline, dos recursos disponíveis, de sua utilização atual e do tempo registrado por seus funcionários é muito útil aqui. Você simplesmente vê se há espaço para um novo projeto em seu pipeline de produção.
Analise os dados históricos para identificar padrões que se mostraram prejudiciais aos seus projetos anteriores. Talvez você tenha a tendência de subestimar a fase de projeto ou haja uma sobrecarga de tarefas durante a temporada de férias. Compreender essas deficiências o ajuda a evitá-las em projetos futuros.
Como você aprendeu neste artigo, o gerenciamento de recursos de marketing e as soluções de recursos para agências podem ser benéficos para produtores e agências criativas de várias maneiras. Vamos resumir isso com uma lista de benefícios do gerenciamento de recursos de marketing:
Como produtor, você tem visibilidade total dos projetos em que está trabalhando, dos recursos disponíveis e da carga de trabalho da sua equipe.
Você pode equilibrar a carga de trabalho de forma eficaz para todos os membros da sua equipe, inclusive os remotos e freelancers.
Você pode reduzir o risco de perder prazos e ultrapassar o orçamento.
A visibilidade dos recursos disponíveis melhora a colaboração entre você e outros produtores da sua agência.
Você tem uma visão geral melhor do seu pipeline de produção.
É mais fácil para você criar o relatório do seu projeto.
Se quiser aproveitar ao máximo o gerenciamento de recursos de marketing, você precisa garantir que esse seja um processo consistente seguido regularmente em sua agência.
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