A economia gig está em ascensão. Nos últimos 5 anos, Surgiram 3,7 milhões de novos freelancers somente no mercado dos EUA. É provável que essa tendência continue forte, como um trabalho de meio período, já que o trabalho de meio período é especialmente popular entre os funcionários mais jovens. De acordo com uma pesquisa de 2018 da Upwork, 42% dos trabalhadores dos EUA com idade entre 18 e 34 anos são freelancers.
O que você receberá graças a este artigo:
- Sobre a função de software de gerenciamento de recursos no gerenciamento de funcionários de meio período
- Como gerenciar adequadamente o tempo parcial para obter sucesso na empresa
Gerenciar funcionários de meio período e freelancers é uma ocorrência comum no setor de TI. Enquanto a economia gig está se tornando mais comum em todos os setores, A TI ainda é o reduto dos freelancerscom 33% dos trabalhadores citando o trabalho sob demanda como sua principal ou secundária fonte de renda.
Não é de se admirar, portanto, que os gerentes de projetos de TI sejam regularmente encarregados de liderar equipes compostas por funcionários com diferentes horários de trabalho. Embora isso possa ser visto como um desafio, há várias táticas comprovadas para tornar o gerenciamento de funcionários de meio período mais fácil e eficaz.
Observe que este artigo se concentra no gerenciamento diário dos funcionários: liderar uma equipe de projeto, por exemplo. Para empregar funcionários de meio período em primeiro lugar, toda a sua empresa precisa estar preparada em termos de cultura e processos.
Por enquanto, vamos nos concentrar no que você pode fazer como gerente para criar um ambiente de trabalho positivo e produtivo para seus colegas de equipe de meio período.
Estabeleça algumas regras básicas
Algumas pessoas veem o estabelecimento de regras como um sinal de estilo gerencial inflexível. Na realidade, porém, os próprios funcionários se sentem muito melhor em um ambiente ambiente de trabalho transparenteonde são expressas expectativas claras.
Certifique-se de discutir os seguintes aspectos dos funcionários que trabalham em meio período:
- Quaisquer políticas de toda a empresa que digam respeito à sua equipe.
- Qual é a função deles no projeto? Quem mais faz parte da equipe?
- Principais canais de comunicação.
- Reuniões recorrentes das quais eles devem participar (pessoalmente ou off-line).
- Disponibilidade esperada (deve coincidir com o horário de trabalho da equipe?)
- Com quanto tempo de antecedência a programação deve ser planejada?
- Relatórios de trabalho e controle de tempo - como eles devem controlar seu trabalho?
Discutir esses assuntos com antecedência limitará possíveis mal-entendidos no futuro.
Compreender o cronograma do trabalhador temporário
Para gerenciar os funcionários em tempo parcial, você precisa saber quando eles estão disponíveis e por quanto tempo. É essencial criar uma disponibilidade/calendário de recursos onde seus colegas de equipe podem definir suas horas de trabalho. Dependendo do seu acordo, eles podem preenchê-lo sozinhos ou pedir sua aprovação para o horário deles primeiro.
A disponibilidade dos funcionários de meio período faz parte do calendário do Teamdeck. As pessoas com horários fixos de meio período podem definir regras para repetir sua disponibilidade recorrente.
Há mais um aspecto para entender o cronograma de seu funcionário. Os funcionários em tempo parcial trabalham em tempo parcial por um motivo. Algumas pessoas querem ter mais tempo para suas atividades paralelas ou assuntos pessoais. Alguns estão vivendo dessa forma, por um tempo ou mais, porque precisam; outros - porque querem. Mesmo assim, horários flexíveis e ajuda software de gerenciamento de recursos ou sistema de gerenciamento de funcionários tornar-se um elemento imanente de uma empresa.
Pode ser benéfico entender a situação do membro da sua equipe (sem ser muito intrometido, claro) e até que ponto a agenda dele é flexível. Dessa forma, você saberá melhor do que agendar uma chamada que interfira em suas outras tarefas. 
Manter uma carga de trabalho ideal
Saber quem está disponível e quando faz planejamento de recursos muito mais fácil. A próxima etapa é planejar as tarefas dos funcionários de forma que correspondam à capacidade deles e às necessidades do seu projeto.
É claro que você deve se certificar de que as reservas planejadas não excedam a disponibilidade do seu funcionário, mas isso é apenas metade do trabalho. A outra metade é analisar o plano do projeto e investigar todas as dependências entre as tarefas do temporário e os deveres do restante da equipe. Você não quer acabar em uma situação em que toda a equipe esteja esperando por um ativo que será preparado por um designer freelancer em alguns dias. Provavelmente, você também não espera que esse designer trabalhe em seu tempo livre (a menos que você tenha estabelecido que não há problema em ele trabalhar algumas horas extras).
Depois que o projeto é planejado, é necessário monitorar a carga de trabalho real dos membros de sua equipe (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). É mais fácil para as pessoas que trabalham no escritório, mas com os funcionários que trabalham remotamente em tempo parcial, pode ser difícil perceber sinais de subutilização ou superutilização (leia sobre utilização de recursos). É por isso que você se beneficiará do uso de ferramentas e técnicas que aumentam a visibilidade dos funcionários. Controle de tempo dos funcionários, se implementado corretamenteé uma dessas técnicas. Ela permite que os gerentes compreendam a carga de trabalho real de sua equipe. Os funcionários, por outro lado, sentem que seus esforços estão sendo notados.
As planilhas de horas ajudam os gerentes de projeto a entender a utilização real de sua equipe. As horas extras podem ser facilmente identificadas graças às barras vermelhas.
Na Teamdeck, acreditamos que a carga de trabalho ideal é um dos três pilares da felicidade da equipe (os outros são a transparência e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional). Quando você atinge os três, pode esperar que todos os seus funcionários, inclusive os que trabalham em tempo parcial e os freelancers, fiquem mais felizes com o local de trabalho.
Faça com que eles façam parte de sua equipe
Mesmo que o trabalho dos seus funcionários seja meticulosamente planejado e suficientemente analisado, você ainda precisa fazer com que eles se sintam parte da equipe, se quiser que o projeto transcorra sem problemas.
Há várias maneiras de criar um senso de camaradagem entre os membros da sua equipe: desde jogos para quebrar o gelo até retiros de equipe. No entanto, você não pode se esquecer de incluir seus funcionários de meio período no ciclo de vida do projeto. Eles devem estar a par de todas as atualizações e fazer parte das decisões tomadas pela equipe.
Se houver reuniões ou workshops em todo o projeto, certifique-se de que todos estejam disponíveis para participar. Muitas vezes, parece que o tempo dos freelancers e dos funcionários em tempo parcial é precioso demais para ser gasto em reuniões: sempre é possível informá-los depois. Se esse for o caso, talvez a reunião não seja necessária em primeiro lugar e seja melhor que mais pessoas da equipe recebam apenas uma atualização sobre ela. Ter pessoas com disponibilidade variada em sua equipe pode, na verdade, influenciar positivamente a eficiência da equipe.
Por falar em eficiência, tente utilizar ferramentas que ofereçam suporte à colaboração assíncrona. Quando você contrata designers gráficos ou ilustradores freelancers para produzir recursos visuais para a sua marca, geralmente deseja revisar o trabalho deles. Usando software de gerenciamento de funcionários Com os recursos de revisão on-line, como o ProofHub, você pode indicar facilmente quaisquer sugestões diretamente no material revisado. Os freelancers com quem você trabalha poderão entender rapidamente o seu feedback, sem ter que ficar trocando mensagens por e-mail ou telefone. Isso também é extremamente útil para gerenciar equipes remotas.
Perguntamos a Vartika Kashyap, CMO da Proofhub, sobre a importância de gerenciar funcionários remotos:
Sem o ProofHub, as equipes remotas tinham seus dados espalhados por várias plataformas - elas costumavam gerenciar datas de vencimento e tarefas por e-mail, conversavam usando uma plataforma diferente, recebiam atualizações por telefone, o feedback sobre os projetos era confuso e costumava se perder em longas conversas por e-mail, e não havia um local único para a visão geral do trabalho e do desempenho. O ProofHub coloca todas as ferramentas de que as equipes, os gerentes e os clientes precisam sob o mesmo teto. Alison Dalziel, da Localise chegou a descrever o gerenciamento de equipes remotas sem o ProofHub como "Cães e Gatos". "O ProofHub resolveu nosso problema de dar suporte a projetos remotamente", acrescentou ela.
Você está pronto para começar a gerenciar funcionários de meio período de forma eficaz?
Em sua essência, gerenciar funcionários de meio período não é muito diferente de liderar uma equipe de funcionários de período integral, especialmente funcionários remotos de período integral. Em ambos os casos, a comunicação fluida, a compreensão mútua e uma dose de empatia serão de grande ajuda.
No entanto, quando se trata de freelancers e trabalhadores em tempo parcial, você precisa ficar mais atento, pois muitos problemas podem passar despercebidos. É fácil não perceber um funcionário com excesso de trabalho se ele não estiver trabalhando no escritório e suas horas não forem registradas. Certifique-se de utilizar diferentes maneiras de aumentar a visibilidade do funcionário para estar sempre a par de sua situação atual.
