Dominar a sutil arte do gerenciamento da carga de trabalho é uma tarefa importante para várias funções focadas em projetos nas empresas. Os chefes de departamento ou executivos geralmente lidam com a alocação de projetos e o gerenciamento da carga de trabalho em toda a empresa, enquanto os gerentes de projeto precisam atribuir tarefas às suas equipes de projeto. Independentemente da escala, as principais estratégias para o gerenciamento bem-sucedido da carga de trabalho baseiam-se nos mesmos princípios.
O que você receberá graças a este artigo:
Os significados do gerenciamento da carga de trabalho e a filosofia por trás deles
O papel do software de gerenciamento de recursos em processos de gerenciamento de carga de trabalho
Quais são as estratégias de planejamento de carga de trabalho mais eficazes?
Vamos comparar algumas definições antes de você receber algumas sugestões relacionadas às ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho (ou planejamento de carga de trabalho - se preferir, ambas têm o mesmo significado).
Cada uma delas informa sobre a função não de um gerente de projeto ou líder, mas de um funcionário ou funcionários em projetos complexos. O que chama a atenção é a divisão: equipe versus funcionário específico. Alguns deles estão focados em uma equipe e em funcionários. Mas somente na visão do Forecast - nosso concorrente próximo no mercado de ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho - é apenas um funcionário específico. Qual filosofia é a melhor escolha? Como analisar o desempenho de cada funcionário? O que é enfatizado por cada uma delas? Vamos dar uma olhada mais de perto.
O termo gerenciamento de carga de trabalho refere-se ao processo de atribuição de tarefas aos funcionários e garantir que eles tenham tempo suficiente para realizá-las.
O processo de distribuir e organizar efetivamente o trabalho entre as equipes é o objetivo do gerenciamento da carga de trabalho.
Preocupar-se com o tempo dos funcionários (que lhes permitirá realizar suas tarefas) - essa é uma sugestão da Teamhood - ferramenta de gerenciamento da carga de trabalho. Pode-se dizer que gerenciar a carga de trabalho da equipe de forma eficaz significa que o líder é capaz de definir prazos alcançáveis. Mas como evitar prazos irreais ou em que se basear se você quiser priorizar o trabalho e atribuir outras tarefas? Vamos deixar essas perguntas sem resposta por enquanto e seguir em frente.
Parafraseando as palavras da ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho Asana - nossa concorrente e fornecedora de ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho -, por gerenciamento de carga de trabalho eles entendem não apenas a distribuição e a medição do trabalho. Eles sugerem quando o processo de gerenciamento de carga de trabalho é feito de forma eficiente. A ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho aumenta a execução do trabalho dos funcionários (ou dos recursos, como poderíamos dizer) e - o que é muito interessante e vale a pena levar em conta - aumenta a produtividade. sua satisfação. No final de cada dia, o funcionário está mais satisfeito do que sobrecarregado.
A empresa enfatiza o aumento do desempenho no trabalho dos funcionários e (a parte mais importante quando se pensa em um relacionamento de longo prazo com um determinado funcionário) a satisfação no final do dia. Satisfação para ambos os lados: para o gerente e para sua equipe.
Aqui surgem várias questões sobre as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho e o progresso do projeto. Primeiro, o bem-estar de um funcionário também decorre do que está acontecendo em sua vida pessoal, sobre o qual podemos ter pouca influência. Em segundo lugar, é preciso ter um relacionamento bom o suficiente com ele para saber exatamente o que é no trabalho ou por meio dele que o faz se sentir satisfeito (e isso nem sempre fica evidente nas declarações de um funcionário, que, sob a pressão do local de trabalho, pode não estar disposto a falar sobre tudo por medo de que eu queira realmente fazer algo diferente do que ele tem que fazer atualmente). E terceiro - talvez o mais importante - como medir essa satisfação? Como escolher as melhores ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho?
A ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho refere-se à atribuição de trabalho a uma equipe de forma a obter o máximo de suas habilidades e capacidades e permitir que ela obtenha o melhor desempenho e produza resultados da mais alta qualidade.
O Smartsheet sugere - outro projeto ferramenta de planejamento e nosso concorrente - à primeira vista - algo mais concreto sobre o que deve ser feito. Essas ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho também enfatizam as competências de um gerente de projeto e sua forte conexão com o desempenho da equipe. Mas somente as competências que são úteis para obter as habilidades dos funcionários e dar a eles um lugar para evoluir. Como fazer isso? Como aumentar o desempenho dos funcionários e as habilidades úteis para a empresa em um determinado período?
O gerenciamento da carga de trabalho é (...) o que chamamos de capacidade de distribuir trabalhar igualmente, dando a cada funcionário sua parte justa e nada mais. A menos que haja um caso especial que exija mais trabalho, você não deve sobrecarregar ninguém. As ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho podem ajudar.
E essa é a definição mais polêmica. A empresa Forecast vai muito além e também informa sobre o papel da capacidade. Mas a capacidade tem como objetivo distribuir o trabalho igualmente e de forma que cada funcionário receba uma "parte justa", seja lá o que isso signifique. A ferramenta correta de gerenciamento de carga de trabalho pode ser útil para isso.
Mas, no final, ficamos sabendo que se trata de não sobrecarregar ninguém, exceto em casos muito especiais - mas quais são as tarefas importantes? Toda tarefa não é muito importante? O trabalho de qualquer pessoa pode ser igual? O que dizer das diferenças de experiência, da complexidade do projeto, dos requisitos, como o tempo em que as tarefas devem ser realizadas, e - o mais importante - da lucratividade do negócio (alguns projetos são mais importantes do que outros; alguns deles exigem mais tempo gasto para alcançar o resultado esperado)? Cada leitor deste artigo sobre gerenciamento de projetos e ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho sabe que a necessidade comercial determina o que deve ser feito e o que pode ser chamado de "caso especial". Ponto final.
A função de pelo menos um bom recurso Gerenciamento da carga de trabalho é ajudar não apenas na medição do desempenho da equipe e na programação de recursos, mas também no gerenciamento da carga de trabalho.
Cada uma tem sua própria visão do gerenciamento eficaz da carga de trabalho da equipe. Cada uma enfatiza duas coisas: as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho são importantes.
Primeiro, o gerenciamento da carga de trabalho é um processo que leva algum tempo devido às muitas perguntas e às muitas explicações que são usadas em um determinado período.
Em segundo lugar, o gerenciamento eficaz e inteligente da carga de trabalho pressupõe que o líder tenha um conjunto específico de habilidades que ajudem os membros da equipe a atingir as metas comerciais individuais esperadas por eles ou, às vezes, até mesmo metas muito pessoais. Que tipo de habilidades e qual será a base para a tomada de decisões?
Processo - devido a muitas perguntas e respostas; as boas escolhas dependem do conhecimento ou da experiência de um determinado líder
Atribuição de tarefas aos membros da equipe e manter o desempenho da equipe e o progresso do projeto
Conjunto do - digamos - Habilidades de gerenciamento de carga de trabalho (poderíamos acrescentar "interpessoal" ou apenas "conjunto de habilidades interpessoais", pois isso não está claro nos significados dados acima)
Cuidar dos membros da equipe (porque esse é o motivo pelo qual eles têm um bom desempenho com um resultado esperado para uma empresa). Aqui estão dois desafios. O primeiro é a questão de saber se você, como líder, deve cuidar mais de uma equipe ou mais de um funcionário específico. E o segundo é que a palavra "cuidar" também tem muitos significados em cada citação mencionada acima. Portanto, aqui está outra pergunta: o que deve estar nos olhos do líder quando ele gerencia a carga de trabalho de todos?
Melhores ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho - elas podem ajudar no gerenciamento de projetos
Você não verifica a capacidade e a carga de trabalho da equipe atual (planejamento da capacidade de recursos)
Você não atribui tarefas de acordo com as prioridades e as habilidades dos funcionários
Você não está pensando em modificações e reatribuições
Você é "resistente ao conhecimento" e não quer aprender com os melhores
Você não pensa no Agile
Você não pensa em usar algum tipo de ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho e software de gerenciamento de projetos
Overbooking (ou underbooking)
Menor produtividade e eficiência
Mais estresse e ansiedade
Mais procrastinação
Menos envolvimento e pensamento de deixar a equipe
Mas, para ser mais sério, por que o gerenciamento da carga de trabalho é importante? O monitoramento da carga de trabalho atual e do trabalho da equipe (especialmente equipes remotas) ajuda os gerentes de projeto a identificar tendências e áreas problemáticas mais cedo, dando-lhes a chance de resolver os problemas antes que eles aumentem. Possibilidade de alocação de recursos, ajuste dos cronogramas do projeto ou melhoria do gerenciamento da carga de trabalhoespecialmente se você puder usar as melhores ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho e ferramentas de gerenciamento de projetos.
Quais são as estratégias de gerenciamento de carga de trabalho mais eficazes?
Estar por dentro do assunto é o elemento essencial da implementação do gerenciamento da carga de trabalho e do uso de ferramentas de gerenciamento da carga de trabalho da equipe. Há muitas causas possíveis para o desequilíbrio da carga de trabalho (por exemplo, gerenciamento deficiente do fluxo de trabalho, alocação de tarefas, estimativas imprecisas de projetos, desempenho insuficiente de indivíduos em toda a equipe) e, para corrigir o problema, é preciso entender a origem dele. É melhor quando você está ciente de:
O que precisa ser feito em termos de projeto?
Quem deve estar trabalhando em quê,
Como a carga de trabalho real se compara às estimativas do projeto?
A parte "o que precisa ser feito" pode ser coberta pela documentação do projeto ou pelo software de gerenciamento de projetos. Na Teamdeck, onde podemos atribuir tarefas, usamos o Jira para acompanhar todas as tarefas em nosso backlog. Dessa forma, sabemos o que precisa ser feito (e qual é o prazo). Outras ferramentas populares para gerenciamento de projetos e tarefas são o Trello, o Asana e o Podio.
Para monitorar a carga de trabalho, por outro lado, recomendo configurar um calendário de recursos. Embora algumas ferramentas de GP para gerenciamento de tarefas tenham alguns recursos de gerenciamento de equipes como parte do produto, muitas empresas decidem usar um software dedicado de gerenciamento de carga de trabalho.
Seu objetivo é alocar o trabalho entre os funcionários, monitorar a carga de trabalho e gerenciar as ausências. Gerenciamento de projetos e ferramentas de planejamento de capacidade muitas vezes podem ser integrados entre si para que não seja necessário inserir dados duas vezes ou se preocupar com informações perdidas.
Um calendário de recursos oferece a tão necessária visibilidade da carga de trabalho atual, passada e futura da sua equipe. Todos os seus funcionários estão listados ali, juntamente com seus projetos alocados.
Ao navegar pelo calendário de recursos da sua equipe, procure:
Horas extras
Diferenças entre o tempo de trabalho planejado e o real
Funcionários com poucos ou nenhum dia de férias tirado (exceto licenças médicas)
Estes são os sinais de alerta mais comuns que podem levá-lo a tomar providências. Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos de recursos o alertarão sobre horas extras ou utilização excessiva de funcionários:
O software de gerenciamento de projetos Teamdeck permite que você crie um relatório de carga de trabalho, atualizado em tempo real e com recursos avançados. É mais conveniente do que a visualização do calendário ao comparar as horas estimadas com o tempo real registrado.
Primeiro, tente descobrir qual é a raiz do problema e verifique se você usa um bom software de gerenciamento de projetos para o gerenciamento de tarefas. Às vezes, as horas extras acontecem porque o projeto foi subestimado em primeiro lugar, enquanto em outros casos é um membro da equipe com baixo desempenho (ou não suficientemente qualificado) que causa os atrasos.
Quando a carga de trabalho não estiver distribuída igualmente entre a equipe, verifique se é possível alocar tarefas diárias para os funcionários menos ocupados, usando um software de gerenciamento de projetos. Isso nem sempre é possível, especialmente quando há conflito de habilidades/experiência. Nesse caso, você pode tentar contratar ajuda freelance ou alternar os funcionários entre vários projetos.
A comparação entre o tempo de registro e o tempo das planilhas de horas é o indicador usado durante o gerenciamento da carga de trabalho e sua otimização.
No entanto, lembre-se de que uma nova pessoa, mesmo um profissional altamente experiente, precisará de algum tempo para se familiarizar com o projeto e seus requisitos, portanto, nem sempre é a solução mais rápida. É bom quando as ferramentas têm recursos avançados.
Se toda a equipe estiver sobrecarregada e isso não for causado por um gargalo dentro da equipe, mas sim por uma mudança de requisitos ou estimativas inadequadas, talvez seja necessário negociar o cronograma desse projeto. O prazo pode ser improrrogável e, nesse caso, você pode tentar comprimir a duração do projeto, por exemplo, acelerando o rastreamento. É uma prática de sobreposição de determinadas tarefas do projeto que foram inicialmente planejadas para acontecer uma após a outra:
No artigo Técnicas de programação de projetos você pode encontrar uma lista de sugestões úteis para gerenciar efetivamente uma carga de trabalho. (Mas isso não significa que você deixará de usar o software de programação de recursos).
Há maneiras de lidar com os problemas de carga de trabalho no momento em que eles ocorrem, mas é definitivamente melhor preveni-los com antecedência. É por isso que uma abordagem orientada por dados e a cultura de equipe são elementos tão importantes para o gerenciamento eficaz da carga de trabalho.
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