Nos negócios, podemos identificar vários recursos essenciais que determinam o crescimento de sua empresa. Um dos mais importantes é a capacidade, ou seja, o quanto você pode fazer em um determinado período. Um fator tão importante não pode ser deixado sem controle, e é por isso que muitas ferramentas de gerenciamento de capacidade foram desenvolvidas. Mas como escolher a melhor?
Neste artigo, você aprenderá:
Recursos importantes ao escolher uma ferramenta de planejamento de capacidade
Algumas sugestões sobre práticas recomendadas no planejamento da capacidade de recursos processo
Como o software de planejamento de recursos tornar o processo de planejamento de capacidade mais eficiente
O gerenciamento da capacidade não é uma tarefa simples, principalmente porque esse fator consiste em vários outros que interagem entre si. O número de funcionários, seu tempo, disponibilidade e competências - cada um desses dados influencia a capacidade de sua empresa. É por isso que as ferramentas de planejamento de capacidade são importantes.
Isso não é fácil de compreender com apenas dez funcionários. E quando você tem 100 ou 200 pessoas em sua organização? Para evitar gargalos, caos e frustração, você precisa do suporte de um aplicativo dedicado - especialmente no campo de batalha de cada membro do processo de planejamento de recursos.
O equilíbrio entre os recursos disponíveis (funcionários) e as demandas do projeto ou do cliente é, para muitos, a essência do planejamento da capacidade (ou gerenciamento da capacidade, se preferir) no gerenciamento de projetos. A importância do planejamento de capacidade é resultado de sua forte conexão com outras áreas de gerenciamento de projetos: tempo, equipe, trabalho e gerenciamento de recursos de projetos. Mas vamos começar com uma pergunta geral sobre a capacidade.
A capacidade é definida como a capacidade de obter, armazenar ou produzir. Para uma organização, a capacidade seria a capacidade de um determinado sistema de produzir resultados em um período de tempo específico.
"Capacidade de atingir" parece ser a questão essencial do planejamento de capacidade, especialmente se a compararmos com as definições abaixo. Tentar dar uma resposta muito boa e justificada à pergunta "temos a capacidade de alcançar?" nunca é fácil e é continuamente inspirador para fazer otimizações, análises e assim por diante. É por isso que as ferramentas de planejamento de capacidade podem ser úteis.
Pesquisa de recursos baseada em habilidades [Fonte: Teamdeck - Ferramenta de gerenciamento de recursos e planejamento de capacidade].
Para saber se a sua empresa ou um determinado funcionário tem competências duras e suaves suficientes para não decepcioná-lo - que serão definidas como a "capacidade de realização" -, você deve estar bem próximo dele.
O tempo gasto em determinadas tarefas, a disponibilidade ou maturidade e a experiência esperada em um determinado campo são alguns dos critérios levados em conta durante a avaliação. planejamento da capacidade de recursos processo durante o qual você tentará determinar se um recurso é um motivo para pensar que o funcionário indicado, a equipe ou a empresa tem uma "capacidade de atingir", especialmente com ferramentas de planejamento de capacidade.
Para dificultar, tudo o que sabemos é que estamos em um ambiente de negócios. Portanto, o tempo não é o único indicador que determina suas decisões. E, de acordo com o nosso concorrente - o fornecedor de ferramentas de planejamento de capacidade - com o qual concordamos:
O planejamento de capacidade é o processo de gerenciamento que garante que a sua organização tenha as habilidades e os recursos necessários para concluir os projetos dentro do prazo, do orçamento e das expectativas do cliente.
Essa definição destaca que os recursos (funcionários) qualificados com precisão precisam atender a três desafios: tempo (limitado), orçamento (limitado) e expectativas do cliente (em outras palavras, demandas do projeto). Ou, de outra forma, essas habilidades precisam ser boas o suficiente para ajudar a resolver os desafios mencionados. E a função de alguém responsável pelo planejamento de capacidade é garantir o número exato de funcionários com habilidades precisas. Nesse contexto, as ferramentas de planejamento de capacidade são importantes.
Parte do processo de planejamento de capacidade é realmente identificar o que temos e com que rapidez e onde podemos obter recursos precisos.
O planejamento da capacidade é um processo que identifica se você tem ou não os recursos e as habilidades para fazer o trabalho, ou o fornecimento para atender à demanda.
Como podemos ver, gerenciamento de capacidade não é uma tarefa simples, principalmente porque esse único fator consiste em vários outros que interagem entre si. O número de funcionários, o tempo, a disponibilidade, a produtividade, a utilização e as competências técnicas e técnicas - cada um desses dados influencia a capacidade de sua empresa. É por isso que as melhores ferramentas de planejamento de capacidade podem ajudar.
Isso é difícil de compreender com apenas 5 funcionários. E quando você tem 15, 35 ou 50 pessoas em sua organização?
Talvez isso não tenha sido mencionado acima - os autores deste artigo são pessoas da software house. Cada ferramenta de planejamento de capacidade de recursos localizada abaixo foi verificada por nós - por CEOs, gerentes de projeto, desenvolvedores, profissionais de marketing etc. Alguns deles quando fazíamos parte da empresa atual e outros em estágios anteriores de nossas carreiras.
Preço: $ 3,99 / Membro pleno / mensal
Disponibilidade da equipe Visão geral da utilização da equipe em Teamdeck.io - ferramenta de gerenciamento de recursos com funções de planejamento de capacidade de recursos.
Ferramenta de controle de tempo da equipe e planilhas de horas
Programação de recursos e projetos
Gerenciamento de carga de trabalho
Planejamento de projetos
Tempo de trabalho e disponibilidade da organização personalizada
Capacidade de atribuir campos personalizados a pessoas e projetos, como cargos, habilidades, tecnologias, etc.
Visualização transparente do cronograma de trabalho e da disponibilidade de diferentes departamentos e cargos usando a visualização de calendário
Etiquetas personalizadas
Processo de aceitação do gerenciamento de férias
Feriados bancários automáticos para várias localizações
Disponível na versão móvel
Integração com outros sistemas, como Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier e API REST
Teste gratuito
Nenhum recurso para verificar os processos de recrutamento
Não há recursos de planejamento de fluxo de trabalho
O aplicativo móvel para rastrear horas não permite ver apenas os projetos ativos
Preços: $12.5 para Planejamento de recursos + controle de tempo por pessoa
Painel de arrastar e soltar fácil de usar
Planejamento de vários projetos
Planejamento de projetos futuros
Possibilidade de atribuir funções, departamentos, competências e status
Disponibilidade personalizada
Previsões e relatórios
Disponível na versão móvel
Funcionalidades adicionais: programação de recursos, sistema de gerenciamento de férias
Integração com outros sistemas, como Jira, Teamwork, Asana, Trello
Teste gratuito
Contras da ferramenta de gerenciamento de projetos Float
Preço - $6 - $10 por pessoa
Falta de funcionalidade para verificar os processos de recrutamento.
O Float é um software de gerenciamento de projetos muito reconhecido que também ajuda no planejamento da capacidade de recursos.
Preços: $40 por usuário por mês
ProjectCOR - um aplicativo para gerenciar a capacidade de uma equipe ou o gerenciamento de recursos.
Baseado em IA
Visibilidade em tempo real da disponibilidade por equipe e membro
Estimativa das competências e do tempo necessários
Capacidade de atribuir funções e habilidades
Visão transparente do status e da capacidade do projeto
Centraliza informações, comunicação e arquivos em um só lugar
Outras funcionalidades, como o controle automatizado de tempo, o painel de inteligência de negócios
Teste gratuito
Nenhum relatório
Não há gerenciamento de licenças
Sem integrações
A experiência do usuário costuma ser o motivo pelo qual alguns deles são rejeitados logo após serem testados pelos gerentes de projeto.
Qualquer pessoa, tanto na vida privada quanto nos negócios, usa muitos aplicativos. Nos negócios, dependendo do cargo, usamos muitas interfaces. Isso cria hábitos. E esse é o motivo pelo qual um planejamento da capacidade de recursos As funções da ferramenta são a fonte de irritação.
Portanto, leve em consideração se a ferramenta de planejamento de capacidade contém apenas funções realmente úteis, se a interface é compreensível para qualquer pessoa da empresa, se ela tem um alto nível de automação e se é flexível o suficiente para atender às necessidades específicas da sua empresa. E, por último, mas não menos importante, verifique se a ferramenta continuará sendo útil se a estrutura de sua empresa ou as metas comerciais mudarem.
Nos negócios atuais, é cada vez mais raro ter um modelo de trabalho padrão, no escritório das 9 às 17 horas. As pessoas trabalham em horários diferentes, em tempo parcial, em fusos horários diferentes.
O gerenciamento da disponibilidade de recursos é muito mais fácil com configurações personalizadas. [Tela do software para planejamento de capacidade]
Essas variáveis e configurações são essenciais para calcular com precisão a capacidade, portanto, a ferramenta ideal deve ter a capacidade de personalizar a disponibilidade de cada funcionário, sempre que necessário. Também é importante que os usuários das ferramentas de planejamento de capacidade possam editar a disponibilidade e o horário de trabalho sempre que houver alterações.
Alguns dos fornecedores de software de planejamento de capacidade têm muitos relatórios a oferecer, mas apenas alguns deles são personalizáveis.
As empresas usam diferentes métricas (ferramentas de planejamento de capacidade) para medir a eficácia dos negócios, dependendo do setor ou da estrutura da empresa. Muitos fornecedores de sistemas oferecem relatórios predefinidos, que são - podemos dizer - parte integrante da oferta... tão integrante que não pode ser alterada ou, pior ainda, não pode ser ajustada às expectativas das equipes de projeto.
Portanto, procure fornecedores de ferramentas de planejamento de capacidade que ofereçam relatórios que não apenas atendam às suas expectativas, mas que também não estejam abertos a mudanças enquanto sua organização estiver crescendo. Os relatórios são suficientemente personalizáveis? Eles podem ser compartilhados e exportados? É mais fácil desenvolver boas práticas em uma empresa para encontrar pontos fracos e fortes se você puder analisar os dados. Uma ferramenta ideal deve ter uma rica funcionalidade de relatórios.
No caso de um plano de capacidade, a transparência efetiva do planejamento de capacidade e/ou da estratégia de planejamento de capacidade é fundamental.
O acesso aos dados por meio de ferramentas de planejamento de capacidade deve permitir que se concentre em um pequeno período, mas também obter uma perspectiva de um intervalo de datas mais amplo. Os líderes de equipe e os gerentes de projeto planejam os compromissos de sua equipe em relação ao conjunto de habilidades necessárias, mas também aos projetos provisórios ou não confirmados.
Além disso, a visibilidade das novas contratações e quando elas estão entrando na empresa e disponíveis para trabalhar é importante. O trabalho de diferentes departamentos e equipes está intimamente ligado, portanto, a ferramenta escolhida deve fornecer uma visão de todas as principais informações. Especialmente os dados do departamento de vendas.
Para a estimativa de capacidade, não apenas o tempo e o número de funcionários são essenciais, mas também suas competências.
Tags gerenciamento em Teamdeck.io - o software de gerenciamento de capacidade.
8 horas para um sênior e 8 horas para um estagiário têm um valor completamente diferente em termos de trabalho realizado. Da mesma forma, quando se trata de executar tarefas específicas - se você precisa de design gráfico, não adianta que o seu especialista em RH tenha algum tempo de trabalho.
Para planejar a capacidade de forma ideal e alocar as pessoas certas para os projetos, você precisa das melhores ferramentas de planejamento de capacidade e de informações adicionais, como habilidades, cargos, departamentos e outras tags para definir a função de cada um em um projeto. Também é importante poder marcar cada informação, por exemplo, para diferenciar projetos faturáveis e não faturáveis ou rastrear o tempo gasto em reuniões para calcular melhor as taxas usando os recursos de relatório.
Deixe o recurso de gerenciamento usando as melhores ferramentas de planejamento de capacidade. Um dos erros mais comuns ao estimar a capacidade é não calcular feriados e dias de folga. Em uma organização bem gerenciada, cada funcionário é importante e tem impacto não apenas no fluxo de trabalho diário, mas também nos fluxos de trabalho de projetos e recursos em geral.
Para planejar sua carga de trabalho da equipe e fluxo de trabalho do projeto De forma ideal, você precisa de um sistema que leve em conta diferentes tipos de feriados: férias, licença médica, licença maternidade e feriados (que podem ser diferentes para cada localização em uma instituição internacional).
Processos de recrutamento contínuos. Toda empresa enfrenta a rotatividade de funcionários.
Isso é completamente normal na realidade atual, mas você não pode deixar que isso paralise seus negócios. As ferramentas de planejamento de capacidade devem levar em conta os processos de recrutamento em andamento e os períodos de aviso prévio. Dessa forma, você pode ver rapidamente quantas pessoas você tem a bordo prontas para trabalhar, incluindo o processo de integração adequado.
Integrações. Leve em conta não apenas os logotipos, mas também o potencial de uma API e a capacidade de fazer integrações rápidas.
Não se deixe enganar pelo número de logotipos que brilham nos sites. O número de novas ferramentas ainda está crescendo, portanto, o número de logotipos também crescerá. Portanto, não importa quantos logotipos você vê, mas a rapidez com que o fornecedor do software de planejamento de capacidade consegue se integrar à nova solução tecnológica.
Portanto, se estiver procurando por integrações e por uma ferramenta que esteja aberta a novas conexões, digamos, leve em consideração não apenas os logotipos, mas também a flexibilidade da API.
As ferramentas de planejamento de capacidade se anunciam como uma ferramenta que "Otimiza seu fluxo de trabalho", "Leva sua organização a um nível totalmente novo" e "Permite que você alcance resultados como nunca antes". Todos esses são slogans que soam bem, mas vamos ao que interessa. O que as ferramentas de planejamento de capacidade REALMENTE lhe proporcionarão?
Graças às ferramentas de planejamento de capacidade, você poderá ver o que cada funcionário, equipe e departamento está fazendo no momento e o quanto eles têm a fazer. Isso o ajudará a decidir a quem atribuir mais tarefas para não levar a uma situação em que algumas pessoas ficarão sobrecarregadas de trabalho e as demais terão poucas responsabilidades.
A situação da capacidade é muito dinâmica. Férias, conclusão de tarefas, novos projetos, novos funcionários. Esses são fatores muito importantes que influenciam suas decisões de planejamento de trabalho, portanto, seria muito difícil fazê-lo de forma eficaz sem conhecimento suficiente.
O software de planejamento de capacidade enviará notificações atuais sobre alterações ou possíveis gargalos em sua empresa. É claro que, para muitos planejadores de capacidade, é muito importante que a ferramenta de gerenciamento de recursos permita decidir qual notificação deve ser ativada ou desativada.
Essa função das ferramentas de planejamento de capacidade permite monitorar quanto tempo os funcionários gastam em tarefas específicas, se eles têm algum espaço ou, ao contrário, fazem horas extras. Esse conhecimento é vital para estimar a capacidade da equipe e decidir quais projetos e departamentos precisam de mais suporte e a quem podem ser atribuídas novas tarefas.
Os projetos de cada empresa têm prioridades e prazos diferentes. Como gerente de projetos, você certamente terá de decidir mais de uma vez o que é mais importante no momento e precisa de todos os recursos para cumprir o contrato. A ferramenta de planejamento de capacidade permitirá que você acompanhe o status dos seus projetos e aloque recursos de acordo com as suas necessidades.
Não é possível melhorar algo ou manter boas estratégias por meio de ferramentas de planejamento de capacidade se você não sabe se elas são eficazes. E nem tudo pode ser deduzido de uma simples observação. Uma das funções mais importantes da ferramenta de planejamento de capacidade é fornecer dados sobre as principais métricas relacionadas ao planejamento do trabalho. Isso inclui:
Ou seja, a capacidade de sua empresa versus suas necessidades.
Ou seja, quanto do potencial da sua organização está sendo usado, se alguma competência ou recurso está faltando ou se está em excesso.
Ou seja, previsões de como será sua capacidade no futuro com base nas informações que você apresentar (projetos planejados, eventos futuros, novos recrutamentos etc.).
Mostra quais pessoas estão atribuídas a um determinado projeto, sua disponibilidade, cargo e competências.
Já discutimos exatamente como escolher a melhor ferramenta de planejamento de capacidade e como ela ajuda nossos negócios. Uma boa ferramenta fará quase todo o trabalho sujo para você, mas para tirar o máximo proveito dela, primeiro você precisa entender o processo de planejamento de capacidade. Agora vamos discuti-lo passo a passo.
O ponto de partida para trabalhar com ferramentas de planejamento de capacidade em qualquer processo de uma organização é saber como ele é atualmente. Só então você poderá avaliar os pontos fortes e fracos e decidir o que precisa. Verifique qual é a capacidade de sua empresa: quantos funcionários você tem, qual é a disponibilidade deles e quais são suas habilidades.
Em seguida, é necessário usar ferramentas de planejamento de capacidade para avaliar a necessidade de recursos diferentes da sua empresa. Ao comparar esse fator com sua capacidade, você pode ver facilmente quais recursos estão faltando. Isso será crucial para planejar sua estratégia de crescimento.
Nessa etapa, verifique se todos os recursos da sua empresa estão sendo planejados de forma mais eficaz. Talvez alguns funcionários tenham competências que não estejam sendo usadas ou determinados processos estejam levando mais tempo do que deveriam, como reuniões longas ou sessões de revisão.
Como gerente de uma grande empresa, você não é capaz de saber e perceber tudo, e isso é perfeitamente normal. No entanto, é útil saber o máximo possível, e ninguém pode lhe dizer tanto sobre os processos da sua empresa quanto os funcionários que estão envolvidos neles. Faça reuniões individuais regulares e obtenha o feedback da sua equipe sobre o que os frustra, dificulta as coisas, desperdiça o tempo deles ou é ineficiente. A perspectiva deles pode ter um grande impacto na sua estratégia usando ferramentas de planejamento de capacidade.
Agora que você sabe o que a sua organização tem e precisa, é hora de planejar soluções. Prepare uma estratégia que descreva o que precisa acontecer para que a empresa opere de forma ideal. Talvez seja necessário contratar mais pessoas, designar funcionários para apoiar outros projetos ou reestruturar determinados processos. Inclua também metas e marcos importantes em seu plano. Isso facilitará o monitoramento do seu progresso.
Otimizar o processo de gerenciamento de capacidade é um desafio que quase todas as empresas enfrentam. Algumas se sairão melhor, outras pior, porque escolherão maneiras diferentes de atingir sua meta, nem sempre relevantes para as necessidades individuais de sua empresa. No entanto, temos algumas dicas universais para que você se torne um mestre do planejamento de capacidade.
Use uma boa ferramenta de planejamento de capacidade para verificar constantemente os recursos disponíveis e a demanda e reunir todas as informações importantes sobre a empresa em um só lugar.
Planeje uma estratégia bem pensada em vez de fazer mudanças ad hoc
Prever sua capacidade e demanda futuras para otimizar a utilização
Obtenha feedback dos funcionários sobre os processos que podem ser aprimorados
Evite a perda de tempo com procedimentos ineficientes e reduza o tempo de bancada
Aproveite ao máximo o potencial de seus funcionários e esteja ciente de suas habilidades
Planejar processos de recrutamento com base na capacidade de cada departamento
O gerenciamento de capacidade é um dos processos mais importantes em todas as organizações. Ele permite que você aumente a eficiência, faça melhor uso do seu orçamento, aumente a satisfação e a produtividade dos funcionários, evite possíveis gargalos e conheça o fluxo de trabalho da sua empresa por dentro. É um trabalho árduo, mas seus efeitos não podem ser superestimados. E o mercado oferece ferramentas perfeitamente projetadas para tornar esse processo confortável e intuitivo.
O planejamento eficaz de recursos é um objetivo crucial para empresas de todos os portes, independentemente de operarem on-line ou em setores tradicionais. Dada a grande variedade de empresas que exigem planejamento de recursos, é um desafio fornecer uma recomendação única para todos...
As empresas geralmente se esforçam muito na alocação de recursos. Você quer manter todos ocupados e, ao mesmo tempo, garantir que suas tarefas sejam valiosas (o que geralmente significa faturáveis) para a empresa. Isso se torna realmente complicado quando sua equipe...
Equipes de todo o mundo estão enfrentando desafios semelhantes quando se trata de planejar o cronograma de sua equipe. Criar um plano de projeto é difícil por si só, e mantê-lo atualizado e reagir às mudanças é ainda mais...