Todo projeto bem-sucedido, independentemente do tamanho ou do escopo, começa com o gerenciamento adequado do cronograma do projeto. Um cronograma de projeto é um roteiro de como o projeto será executado do início ao fim. Ele detalha as datas de início e término da atividade e a sequência a ser seguida para um final bem-sucedido. Um cronograma deve ser capaz de informar onde o projeto está e o que falta fazer.
No entanto, para que o cronograma cumpra sua finalidade, o gerenciamento do cronograma do projeto é fundamental. Esse é o procedimento que estabelece a documentação e as políticas para desenvolver, monitorar, controlar e gerenciar o cronograma para os recursos e o tempo alocados para a conclusão oportuna e bem-sucedida.
Neste artigo, discutiremos a função do gerenciamento do cronograma do projeto na conclusão do projeto, os desafios que provavelmente ocorrerão e as ferramentas para um gerenciamento eficaz do cronograma.
Qual é a função do gerenciamento do cronograma do projeto?
Em termos ideais, o gerenciamento do cronograma do projeto pode ser definido como o importante processo necessário para garantir que um projeto seja concluído dentro das restrições de tempo e recursos. Simplificando, são as atividades necessárias para ajudar o projeto e o gerentes de recursos estar em dia com o cronograma do projeto durante toda a duração do projeto. Veja a seguir a função do gerenciamento do cronograma no gerenciamento de projetos.
1. Desenvolvimento de cronograma
O gerenciamento do cronograma começa com o desenvolvimento do cronograma do projeto. As atividades que são importantes nessa função incluem:
- Definição do cronograma - Isso envolve a identificação de todas as atividades necessárias para a conclusão do projeto. Isso dá aos gerentes de projeto e à equipe um entendimento completo do que precisa ser feito para concluir o projeto
- Definição da sequência - Isso envolve a identificação de como as atividades se sucedem no ciclo do projeto. Isso também revela as relações de dependência e o tipo de relacionamento entre as atividades.
- Estimativa de duração - Isso envolve estimar a duração de cada atividade, bem como as datas de início e término.
2. Aprovação do cronograma
A adesão das partes interessadas do projeto é necessária para a implementação do cronograma. A função do gerenciamento do cronograma nessa etapa é negociar com as partes interessadas para obter sua aprovação. As partes interessadas precisam aprovar o cronograma para que possam disponibilizar os recursos e as pessoas necessárias para a execução das tarefas. Depois que a aprovação é obtida, o líder do projeto cria uma linha de base e comunica o cronograma à equipe.
3. Monitoramento do cronograma
A outra função do gerenciamento de cronograma é monitorar o cronograma à medida que ele avança. (e esse é o motivo pelo qual você deve saber como escolher um software de controle de tempo). Essa função envolve o foco no progresso do projeto para determinar o status em um determinado momento. O gerente de projeto identifica como o cronograma está mudando devido à influência de outros fatores internos e externos e o impacto que isso tem sobre o cronograma do projeto. Isso também é importante para determinar a causa da ação necessária para trazer o projeto de volta ao cronograma para evitar atrasos ou para acomodar as mudanças no cronograma.
4. Atualização do cronograma do projeto
O gerenciamento do cronograma também envolve a atualização regular do cronograma, levando em conta as mudanças que ocorreram desde o início do projeto. Isso exige que os gerentes de projeto determinem o processo a ser usado na atualização do cronograma, como a análise do impacto que as mudanças terão sobre o orçamento, escopo do projeto e qualidade e identificar as pessoas que têm autoridade para fazer as alterações. Além disso, o gerente de projeto busca a aprovação das partes interessadas e comunica as alterações à equipe.
Possíveis desafios no gerenciamento do cronograma do projeto
O gerenciamento do cronograma não é uma tarefa fácil. O processo de gerenciamento do cronograma, desde o desenvolvimento, o monitoramento e a atualização do cronograma, não é fácil. desafios do gerenciamento de projetos. Aqui estão os desafios mais comuns a serem observados.
- Estimativa de tempo imprecisa
Acertar a duração das atividades é muito importante para a conclusão efetiva do projeto. No entanto, é uma das coisas mais difíceis de acertar. Além disso, durante o estágio de aprovação, é muito provável que as partes interessadas subestimem o tempo necessário para concluir algumas tarefas. Isso ocorre porque eles não estão ativamente envolvidos na execução do trabalho ou porque querem economizar recursos. Infelizmente, subestimar o tempo pode fazer com que o projeto seja ultrapassado em termos de tempo e recursos. Forçar demais a equipe reduz a eficácia, o que prejudica sua produtividade.
- Comunicação deficiente
A comunicação é fundamental no gerenciamento de cronogramas para garantir que todas as pessoas envolvidas trabalhem na mesma página. A comunicação inadequada leva à perda de tempo, pois os funcionários deixam o trabalho para pedir esclarecimentos ou encontrar informações por conta própria. Por outro lado, o excesso de comunicação pode levar à sobrecarga de mensagens e à confusão. Os gerentes de projeto precisam manter a equipe e as partes interessadas atualizadas sobre o cronograma, as mudanças de prioridades e muito mais. Ter em mente a importância da comunicação eficaz na conclusão do projeto pode ajudar muito a superar esse desafio.
- Gerenciamento de risco deficiente
Nem sempre o cronograma será executado de acordo com o planejado. Os gerentes de projeto precisam prever os riscos e estimar o impacto que eles podem ter no cronograma, caso ocorram. Não fazer isso pode resultar em um cronograma irrealista. Infelizmente, determinar os riscos potenciais pode ser um desafio.
Gerenciar fluxos de trabalho, especialmente quando o escopo é grande, pode ser um grande desafio para muitas pessoas. Infelizmente, o fato de não conseguir gerenciar adequadamente os fluxos de trabalho dificulta o gerenciamento das mudanças, pois elas desviam o projeto do cronograma original.
Investir no projeto software de gerenciamento pode ajudar a mitigar alguns desses desafios. Entretanto, o gerenciamento eficaz de projetos é muito importante, mesmo com a tecnologia instalada. É necessária a experiência de um gerente de projeto com conhecimento nessas diferentes áreas para garantir o gerenciamento eficaz do cronograma. A contratação de gerentes de projeto que tenham O treinamento para a certificação PMP é fundamental. Esse treinamento capacita os gerentes de projeto com as habilidades necessárias para supervisionar um projeto do início ao fim, incluindo o gerenciamento de cronograma.
Ferramentas para o gerenciamento eficaz do cronograma do projeto
As ferramentas de gerenciamento do cronograma do projeto ajudam a simplificar os processos e as operações para economizar tempo e aumentar a precisão. Elas facilitam o desenvolvimento, o monitoramento, a atualização e a comunicação do cronograma do projeto, mantendo a equipe altamente envolvida. Felizmente, a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos vem integrada com ferramentas valiosas para o gerenciamento do cronograma. Aqui estão algumas das ferramentas de gerenciamento de cronograma que você deve procurar:
1. Gráficos de Gantt
Essa ferramenta mostra a linha do tempo do projeto e a dependência entre as tarefas. Ela pode ser útil para acompanhar o progresso do cronograma, identificar atrasos e ficar atento a quaisquer desvios do cronograma. Além disso, ela é útil para identificar as tarefas necessárias para garantir a conclusão do projeto em tempo hábil.
2. Estrutura de decomposição do trabalho (WBS)
Essa ferramenta ajuda a dividir o objetivo do projeto em pequenas etapas acionáveis - tarefas e subtarefas. Com a EAP implementada, é mais fácil ver a clareza do cronograma.
3. Linha de base do projeto
Essa ferramenta ajuda no acompanhamento em tempo real do progresso do projeto. Ela ajuda a comparar o cronograma do projeto com o desempenho real.
4. Ferramentas de comunicação e colaboração
Eles são essenciais para garantir a comunicação eficaz e a colaboração da equipe para assegurar que todos trabalhem na mesma página.
5. Ferramentas de gerenciamento de tempo e programação
As ferramentas de gerenciamento de tempo ajudam a monitorar o tempo que os membros da equipe gastam em uma determinada tarefa. As ferramentas de agendamento fornecem uma visão das tarefas em que os membros da equipe estão trabalhando e se eles estão em condições de assumir mais trabalho.
Conclusão
O gerenciamento do cronograma do projeto é um aspecto importante do gerenciamento de projetos. Suas funções incluem o desenvolvimento do cronograma, a aprovação do cronograma, o monitoramento do cronograma e a atualização do cronograma. Entretanto, o gerenciamento do cronograma não está isento de desafios. Eles variam de imprecisões na estimativa de tempo à comunicação deficiente, entre outros. O bom é que existem ferramentas disponíveis para atenuar esses desafios e garantir um gerenciamento eficaz do cronograma do projeto e uma conclusão bem-sucedida e pontual do projeto.
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