Apenas 1 em cada 5 pessoas (18%) tem um método útil de gerenciamento de tempo. Estratégias de gerenciamento de tempo e ferramentas de gerenciamento de tempo de projeto Ajudá-lo a lidar com o trabalho que lhe foi atribuído dentro do tempo que você tem. Ao trabalhar como gerente de projeto, você pode receber um número diferente de tarefas a cada iteração.
Você também precisa planejar, gerenciar e monitorar o trabalho da sua equipe. Reuniões, estimativas, planejamento, comunicação com os clientes e a sua equipe, e reportar à gerência. Idealmente, você deseja realizar tudo isso durante seu dia de trabalho das 9h às 17h. Parece impossível, mas um rastreador de tempo pode ser útil para isso.
Este artigo contém:
Estratégias eficazes de gerenciamento do tempo do projeto
Efeito do presidente dos EUA nos processos de gerenciamento de tempo do projeto
A função e a influência das ferramentas corretas de gerenciamento de tempo para concluir tarefas
A influência de software de gerenciamento de recursos em controle de tempo
82% das pessoas não têm uma estrutura de uso do tempo. Eles simplesmente utilizam um resumo, sua caixa de entrada de e-mail ou nada, nem de longe. (Pesquisa da Development Academy, 2021)
Os especialistas mais dedicados geralmente não são os melhores administradores do tempo, mas isso também não significa que você deva se acomodar. Seguir metodologias viáveis de uso do tempo inclui a consolidação de estratégias em sua programação diária, semanal e mensal que aumentem as horas acessíveis do dia.
Então, como realmente usar o tempo de forma eficaz para desenvolver a execução? O objetivo principal é controlar deliberadamente como você investe energia em empreendimentos e exercícios significativos, seja no trabalho ou no seu próprio dia a dia. Algumas ferramentas de gerenciamento de tempo oferecem recursos como usuários ilimitados, o que as torna ideais para grandes equipes.
Com ferramentas de planejamento e gerenciamento de tempo ruins, pode ser difícil encaixar tudo dentro de prazos apertados. É por isso que compilei esta lista de estratégias inteligentes de gerenciamento de tempo, para que você possa planejar melhor seu trabalho e finalmente ter tempo para tudo o que precisa de sua atenção.
Antes de sabermos a que se refere o gerenciamento de tempo do projeto e o que podemos dizer sobre estratégias de gerenciamento de tempo (ou planejamento de gerenciamento de tempo - se preferir), vamos dar uma olhada nos obstáculos e em algumas causas pelas quais, às vezes, um plano geral de gerenciamento de projeto e seu encerramento exigem muito mais esforço do que se supõe. Algumas informações sobre ferramentas de controle e gerenciamento de tempo que abrirão seus olhos e o ajudarão a entender a importância do planejamento do gerenciamento de tempo.
Apenas 1 em cada 5 pessoas (18%) tem um método útil de gerenciamento de tempo.
(De acordo com a pesquisa da Development Academy)
Os funcionários passam 44 minutos nas mídias sociais todos os dias.
(De acordo com a Techjury, 2022)
Apenas 17% das pessoas controlam seu tempo.
As empresas, em média, gastam até 16 dias por ano procurando documentos em papel.
(Fonte: DocuSign)
Pelo menos 23 horas por semana que os gerentes seniores passam em reuniões.
(Fonte: DocuSign)
46% do estresse relatado entre os funcionários nos EUA é causado por uma carga de trabalho excessiva.
Esses resultados e um resumo da pesquisa são a inspiração para gerentes para os quais o gerenciamento do tempo e o gerenciamento de projetos são tratados igualmente. Para os gerentes que estão absolutamente convencidos do papel do aspecto tempo em qualquer atividade de projeto e querem evitar quaisquer barreiras de cronograma.
No final, vamos dar uma olhada nos obstáculos mais comuns de gerenciamento e controle do tempo que não foram mencionados acima: perfeccionismo, procrastinação, má priorização, pouco tempo, multitarefa, excesso de reservas, descanso insuficiente, esquecimento de delegar, falta de organização, baixa motivação, distrações, planejamento rígido.
A conexão entre tempo e desenvolvimento de projetos ou gerenciamento de tempo e gerenciamento de projetos usando ferramentas de gerenciamento de tempo é tão óbvia que muitos não precisam de nenhuma explicação. Mas para aqueles que precisam ser convencidos sobre isso, este capítulo deve esclarecer suas dúvidas. Então, vamos começar com alguns fatos. O que é o projeto?
Por projeto pode-se entender quase tudo o que é feito por um ser humano. Um lugar para se esconder ou dormir, uma armadilha para ratos, uma casa, uma missão de mudança de local de trabalho. Mas, como estamos no ambiente de negócios, a coisa se torna mais complexa quando levamos em conta algumas coisas absolutamente cruciais que você lerá nos próximos parágrafos.
Vamos dar uma olhada mais de perto na definição de gerenciamento de projetos apresentada pela Association for Project Management e fazer alguns comentários.
O gerenciamento de projetos, também conhecido como gerenciamento de tarefas, é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem como objetivo final resultados que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos.
A proposição mencionada acima poderia ser dividida em quatro partes e cada termo poderia ser um capítulo ou parágrafo específico, mas precisamos nos concentrar em algo que é fundamental para o herói principal deste artigo: tempo, gerenciamento de tempo, gerenciamento de tempo, abordagem de tempo e estratégias de gerenciamento de tempo.
Da perspectiva da APM - que pode ser tratada como discutível - o que faz a diferença entre "gerenciamento" e "gerenciamento de projetos" é justamente o tempo e o orçamento. Enquanto o gerenciamento é um processo contínuo, o gerenciamento de projetos tem limitações. É por isso que as ferramentas de gerenciamento de tempo podem ser úteis.
Do ponto de vista comercial, um projeto é o resultado de uma necessidade comercial. Ele é encomendado devido a necessidades internas ou externas. Muitas ferramentas de gerenciamento de tempo oferecem a capacidade de gerenciar projetos ilimitados, o que é crucial para lidar com várias tarefas e clientes. E como um projeto também é uma solução para alguns desafios, o projeto é feito dentro de um tempo e orçamento limitados. E, a partir desse ponto, a justificativa e a importância das estratégias de gerenciamento de tempo e do controle de tempo ficam mais claras para aqueles que têm dúvidas sobre o tópico principal deste artigo. O tempo gasto em um projeto não é como um chiclete e não pode ser esticado sempre que houver necessidade, portanto, o pensamento estratégico de acordo com o tempo torna-se óbvio.
O gerenciamento de projetos não pode existir sem um planejamento eficiente do gerenciamento do tempo. Ou, por outro lado, uma condição sine qua non para a implementação bem-sucedida de projetos e o desenvolvimento de negócios é o gerenciamento eficaz do tempo.Teamdeck)
Portanto, usando software de controle de tempo tivemos uma visão geral do que os funcionários às vezes fazem e qual é a conexão entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de tempo. Agora, chegou a hora do... gerenciamento do tempo do projeto.
Em termos gerais, o gerenciamento do tempo usando o software de controle de tempo é a forma como usamos o tempo que temos para atingir nossas metas ou concluir as tarefas que nos foram atribuídas de forma eficiente.
Aqui está uma explicação concisa e direta sobre gerenciamento de tempo dada pela Wikipedia:
O gerenciamento do tempo é o processo de planejar e exercer o controle consciente do tempo gasto em atividades específicas, especialmente para aumentar a eficácia, a eficiência ou a produtividade.
Se usarmos a definição utilizada pela sociedade de gerentes de projeto, descobriremos que o gerenciamento do tempo do projeto é:
(...) o processo de gerenciamento de projetos de análise do trabalho e desenvolvimento de uma modelo de linha do tempo para garantir que você conclua um projeto dentro de um cronograma específico. (Projectmanager.com)
As duas definições mencionadas acima não dizem uma palavra sobre como obter bons resultados em termos de gerenciamento do tempo do projeto. Mas para qualquer pessoa que tenha a oportunidade de implementar um plano de gerenciamento de projetos, é óbvio que se trata da análise com o uso de software, ferramentas e técnicas. Tudo o que garante a conclusão oportuna de um projeto. E, em seguida, o desenvolvimento de uma programação de recursos com ajustes de tarefas e alocação de recursos para a conclusão de um projeto.
Como gerente de projeto e usando um software de controle de tempo, seu trabalho é planejar e gerenciar com eficácia o seu tempo de trabalho, mas também o tempo das equipes que você supervisiona. Você precisa respeitar o tempo gasto no trabalho.
Dependendo do seu desempenho em lidar com diferentes projetos e prioridades usando o software de controle de tempo, melhor será a programação do trabalho para a sua equipe. E isso leva a projetos mais bem administrados, com maior chance de terminá-los no prazo e dentro do orçamento.
No final, as estratégias de gerenciamento de tempo também aumentam sua produtividade e eficácia.
Estudos mostram que isso nem sempre é tão óbvio. Por exemplo, apenas 37% das equipes no Reino Unido (The State of the Project Management, 2017) sempre ou quase sempre conseguem concluir seus projetos no prazo, sendo a má gestão um dos motivos para isso.
Há várias estratégias de gerenciamento de tempo que você pode usar para programar seu próprio trabalho.
Agende reuniões e funcionários graças a técnicas populares de gerenciamento de tempo e dicas de gerenciamento de tempo
Com planejamento e gerenciamento de tempo de equipe deficientes, pode ser difícil encaixar tudo dentro de prazos apertados. É por isso que você precisa de relatórios precisos de controle de tempo. É por isso que compilei esta lista de estratégias inteligentes de gerenciamento de tempo, para que você possa planejar melhor seu trabalho e finalmente ter tempo para tudo o que precisa de sua atenção.
Saber o que se quer realizar em um período de tempo específico já o prepara para o sucesso, segundo estudos, e o tempo gasto no trabalho é lucrativo. Em seu artigo "The Impact of Planning on Project Success" (O impacto do planejamento no sucesso do projeto), Pedro Serrador, da Universidade de Toronto, aponta para uma correlação entre o planejamento e o sucesso do projeto. Com base na revisão da literatura, Serrador descobriu que o sucesso do projeto está intimamente ligado ao projeto e à eficiência de custos. Isso significa que o planejamento de qualidade pode não apenas aumentar a chance de o projeto ser concluído com êxito, mas também ser econômico.
Então, quanto planejamento é "planejamento de qualidade"? De acordo com Serrador, após o Guia PMBOK®, o planejamento pode ocupar até 48% de todos os processos realizados por um gerente de projeto durante um projeto.
Planejar suas tarefas diárias pode ser tão simples quanto criar uma lista de afazeres composta de itens obrigatórios e desejáveis - ferramentas de controle de tempo com uma interface amigável podem ser úteis. No entanto, ao planejar vários projetos, ter uma plano de projeto de alto nível melhorará a visibilidade dos requisitos em diferentes atribuições, mas também ajudará a estabelecer metas e requisitos para cada projeto.
Às vezes, uma lista de coisas que você precisa fazer pode parecer esmagadora, por isso as ferramentas de controle de tempo podem ajudar. Para torná-la gerenciável, é melhor dividir sua lista de tarefas em partes menores. Definir prioridades claras o ajudará a ordenar suas tarefas de acordo com a importância, a urgência e o esforço necessário para realizá-las.
A matriz de Eisenhower é a técnica de gerenciamento de tempo mais bem-sucedida.
(De acordo com a pesquisa da Development Academy)
Para distinguir tarefas importantes e urgentes de sua lista de tarefas, você pode usar a Matriz de Eisenhower. Essa popular técnica de gerenciamento de tempo (também conhecida como "Matriz Urgente-Importante" ou "Princípio de Eisenhower"). Essa ideia (ou alguns dizem estrutura) refere-se às palavras desse presidente dos EUA:
"Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."
O conjunto representa uma abordagem de como organizar a carga de trabalho e as prioridades. É muito útil se você quiser implementar uma estratégia eficaz de gerenciamento de tempo, usando ferramentas de controle de tempo. Ele ajuda a manter o foco na organização de todas as suas tarefas, especialmente as mais desafiadoras. Ele é dividido em quatro categorias:
Importante e urgente - Estas são as tarefas que você deve realizar primeiro
Importante mas não urgente - tarefas que você pode programar para fazer mais tarde
Não é importante mas urgente - Se possível, você pode delegar essas tarefas
Não é importante e não urgente - você pode ignorar as tarefas que se enquadram nessa categoria
O que é ótimo na Eisenhower Matrix, ferramenta de controle de tempo, é que você pode criá-la em qualquer lugar com apenas uma caneta e papel para rapidamente priorizar tarefas e atribuições. Com uma matriz como essa, você identificará facilmente as tarefas que realmente precisam de sua atenção, para que possa se concentrar nelas primeiro. A matriz tem a seguinte aparência:
Preparação de listas de tarefas, priorização de tarefas e solução de desafios com tarefas que bloqueiam o tempo com a Matriz Eisenhower
Embora alguns elogiem a multitarefa, ela parece fazer mais mal do que bem. De acordo com o artigo sobre os perigos da multitarefa publicado no Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017), realizar várias tarefas ao mesmo tempo é ineficaz e ineficiente. Como o cérebro humano precisa de tempo para mudar de uma tarefa para outra, tentar fazer muitas coisas cria um tempo de atraso em que, na verdade, não estamos sendo tão produtivos quanto gostaríamos. É por isso que projeto de controle de tempo Os recursos de gerenciamento podem ser úteis.
Em vez disso, tente se concentrar em uma tarefa de cada vez, concluí-la e, depois disso, passar para outra. Dessa forma, especialmente se você se der pelo menos alguns minutos de descanso entre as tarefas, a transição será suave e seu cérebro estará pronto para assumir uma nova tarefa.
Uma das técnicas que você pode usar durante o tempo gasto no trabalho é a Técnica Pomodoro e o controle de tempo. Ela divide o trabalho em sessões mais curtas, de 25 minutos de duração, com intervalos de descanso entre elas. É uma maneira comprovada de aumentar a produtividade, pois é mais fácil forçar-se a se concentrar em uma única tarefa. Além disso, você não ficará exausto e permanecerá produtivo por mais tempo.
O nome, que vem de uma palavra italiana para tomate, foi inspirado no cronômetro de cozinha. Hoje, há dispositivos que podem ser usados especificamente para essa técnica, contando os 25 minutos exatos que você deve dedicar ao trabalho.
Essa pode ser complicada, pois, de acordo com o PMI 90%, o trabalho do PM é a comunicação ("Art of communication in project management", 2010), mas às vezes você realiza tarefas que exigem foco profundo e minimizam as interrupções. Pode ser trabalhar na documentação do projeto, usar um conversor gratuito de Word para PDF ou Criando um relatório ou use também o gerenciamento de tarefasls.
Digamos que você esteja usando a Técnica Pomodoro. Para usá-la de forma eficaz, você precisa eliminar todas as possíveis distrações, de modo que possa permanecer profundamente concentrado em uma tarefa por 25 minutos.
As interrupções durante o tempo gasto no trabalho das quais você precisa se livrar podem vir de e-mails, chamadas, colegas ou conversas de bate-papo. Pode ser tentador verificar sua caixa de entrada de vez em quando, envolver-se em conversas de escritório ou sair com sua equipe em um bate-papo. Mas a verdade é que isso acaba com sua produtividade. O controle de tempo pode ajudar.
Veja o que você pode fazer em vez disso:
Se você se preocupa com a possibilidade de perder um e-mail importante, defina um horário específico para verificar sua caixa de entrada. Todos os outros horários são dedicados às tarefas designadas.
Diga aos seus colegas de equipe que não o incomodem quando usar fones de ouvido. Ao mesmo tempo, você pode ouvir música que o ajude a se concentrar (ou algum ruído branco, se preferir).
Suspenda as notificações e coloque seu telefone fora de vista para evitar verificá-lo compulsivamente.
As distrações são o que nos afastam do trabalho. Minimize-as e você verá como é mais fácil se concentrar na conclusão de uma tarefa e as horas faturadas serão mais eficazes.
Você já sentiu que quanto mais tempo tem para uma determinada tarefa, maior é a chance de procrastinar em vez de usar esse tempo para fazer as coisas mais cedo? Essa tendência de deixar o trabalho de lado é chamada no ambiente social do economista de Lei de Parkinson, que foi explicada pela primeira vez no artigo da Economist em 1955.
Parkinson afirmou que "o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão". Portanto, se você tiver mais tempo para concluir uma tarefa do que realmente precisa, é provável que não a faça mais rapidamente.
O que você pode fazer a respeito disso é estabelecer prazos mais curtos para si mesmo. Se ainda tiver dificuldade para se forçar a terminar uma tarefa mais rapidamente, peça a alguém da sua equipe para revisar seu trabalho em uma determinada data, para que você tenha que fazer o trabalho para mostrar os resultados.
Nenhum homem é uma ilha. É provável que existam pessoas em sua organização com as habilidades e o tempo necessários para ajudá-lo a realizar algumas das tarefas com as quais você tem dificuldade ou simplesmente não tem tempo.
Como você já viu ao preencher a Matriz Eisenhower, é realmente aconselhável encontrar as tarefas que você pode delegar, para que possa se concentrar nas mais importantes e urgentes e se preocupar com as horas faturáveis para ser mais eficaz.
Para identificar os membros da equipe disponíveis com as habilidades necessárias para uma tarefa específica, use um ferramenta de gerenciamento de recursos ou ferramenta de controle de tempo. No Teamdeck, por exemplo, você pode filtrar rapidamente todos os funcionários por função e visualizar suas reservas e disponibilidade em uma simples visualização de calendário.
Ao delegar trabalho, você pode realmente mostrar aos seus funcionários que valoriza a contribuição deles. Dê a eles autonomia para tomar decisões e, se necessário, limite-se a supervisioná-los. Dessa forma, você não apenas terá menos trabalho, mas também permitirá que seus subordinados cresçam profissionalmente.
Além de delegar tarefas entre os membros da equipe, também é recomendável terceirizar certas partes das tarefas, por exemplo, a pesquisa, usando algo como um serviço de pesquisa de artigosA fim de liberar mais tempo para outras atividades importantes.
Conhecer seus limites quando se trata da quantidade de trabalho que você é capaz de concluir em um determinado período de tempo é muito importante não apenas para cumprir o que você se comprometeu. Isso também ajuda a evitar o estresse relacionado ao trabalho e, eventualmente, o esgotamento. Tempo de pista também é importante.
Dizer não ao seu supervisor, gerente ou mesmo chefe pode ser intimidador, mas há maneiras de fazer isso de forma educada e assertiva:
Justifique - explique quais outras tarefas importantes você está fazendo no momento e como assumir novas tarefas as afetará.
Deixe que eles priorizem - se você já tem muita coisa para fazer e seu supervisor pede que você assuma outra, apresente a ele sua lista de prioridades. Deixe que ele decida se a tarefa que ele está pedindo para você fazer tem uma prioridade maior ou não.
Não minta - desculpas falsas não são uma boa maneira de lidar com solicitações. Seja franco sobre o motivo pelo qual você não pode fazer algo no momento.
Pergunte se a tarefa pode ser adiada - muitas vezes, a data inicial em que alguém pede que você entregue uma tarefa não é a data de vencimento definitiva. Mostre a eles que, se for possível agendar uma nova tarefa para mais tarde, você poderá assumi-la.
Como você não quer ser visto como alguém que se recusa a trabalhar, mostrar por que você não pode assumir mais tarefas ou negociar os prazos pode ajudá-lo a reduzir o número de novas atribuições.
Manter resumos diários do seu trabalho ajuda a descobrir o que você fez bem e o que ainda precisa ser feito. O controle do tempo também é importante.
No final de cada dia, dê uma olhada na sua lista e verifique as tarefas concluídas. Ver o que você conseguiu realizar é uma ótima maneira de se motivar para o dia seguinte.
Se ainda houver tarefas não resolvidas em sua lista, pergunte a si mesmo por que não as concluiu e encontre soluções para elas. Talvez a tarefa fosse muito ampla e dividi-la em tarefas menores o ajudará a organizar melhor o trabalho?
Planejar o trabalho e usar um software de controle de tempo é mais fácil com ferramentas que oferecem acesso rápido às tarefas que você ou os membros da sua equipe precisam concluir. Ter um cronograma de projeto e software de controle de tempo de funcionários também ajuda, pois é mais fácil monitorar seu desempenho.
Para o gerenciamento de tarefas em vários projetos, usamos o Jira. Ele nos permite criar subtarefas para cada tarefa, atribuí-las a pessoas e rastreá-las no fluxo de trabalho que consiste em tarefas que precisam ser feitas, as que estão em andamento, em revisão e concluídas.
O Teamdeck, por outro lado, é um software de gerenciamento de recursos ou ferramenta de planejamento de projetos - se você quiser (desenvolvido por nós, o software housee, no início, para nossos próprios fins). Nós mesmos nos utilizamos para acompanhar as programações diárias dos funcionários, as planilhas de horas e o desempenho geral, que podemos resumir usando relatórios personalizáveis (por exemplo, para comparar as reservas com as planilhas de horas).
Planilhas de horas em Teamdeck.io - o planejamento de recursos e ferramenta de gerenciamento de tempo de projeto
No entanto, você está representando o gerenciamento de projetos de marketing ou gerenciamento de recursos de projetosCom o uso dessas estratégias de gerenciamento de tempo, como o controle de tempo, você poderá organizar melhor seu dia de trabalho e realizar mais tarefas. Depois de apenas alguns dias, você perceberá isso:
Sua produtividade melhorou
É mais fácil para você realizar as tarefas que lhe foram atribuídas
De repente, parece que você tem mais tempo
O estresse relacionado ao trabalho caiu significativamente
E como essas táticas podem funcionar para você, você também pode tentar incorporá-las em toda a equipe de projeto que dirige, aumentando a produtividade. Se você quiser se aprofundar e saber mais sobreaplicativos de gerenciamento de tempo dos funcionários - basta ler nossos artigos.
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