Há algo na função de gerente de projeto que faz as pessoas pensarem: Não há equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Basta pesquisar no Google e você verá vários artigos e tópicos que apontam para o fato de que os PMs muitas vezes podem ficar sobrecarregados e estressados.
Há um consenso geral de que alcançar um equilíbrio entre vida pessoal e profissional pode ser um desafio quando se está no comando de uma equipe de projeto. Alguns até acreditam que ser um gerente de projeto ou gerente de recursos exige priorizar o trabalho em detrimento da vida pessoal. Não acho que a última seja verdadeira. E, embora os gerentes de projetos geralmente enfrentem longas horas de trabalho e uma caixa de entrada lotada, há maneiras de diminuir esse fardo.
Antes de começarmos a dar algumas dicas para gerentes de projeto, vamos tentar lidar primeiro com o próprio significado de "equilíbrio entre vida pessoal e profissional". Essa expressão se tornou um chavão e quase todo mundo tem um entendimento diferente dela.
De "nunca passar mais de 8 horas no trabalho" a "não ter que pensar em trabalho depois do expediente", sua milhagem pode variar. Há também quem diga que não existe um equilíbrio perfeito entre vida pessoal e profissional.
Independentemente de seu ponto de vista, há alguns pontos em comum com os quais provavelmente podemos concordar. Não é bom quando você precisa fazer uma quantidade enorme de horas extras para ficar em dia com seu trabalho. Ou quando você está tentando conversar com várias pessoas ao mesmo tempo, todas elas exigindo uma solução rápida para suas perguntas. Ou quando seu projeto se transforma em uma monstruosidade que não pode ser entregue a tempo e você tem aquela terrível sensação de desgraça iminente. Ou quando... tenho certeza de que você já entendeu.
Neste artigo, apresentarei uma lista de dicas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional para gerentes de projeto que desejam transformar seu status padrão de "ocupado" em "eficaz". Como muitas coisas nesse trabalho, isso também começa com um planejamento adequado.
Planeje a eficiência
Curto prazo em relação ao longo prazo
Embora a natureza do seu projeto possa determinar a escala dos planos que você precisa elaborar, eu diria que os planos de curto prazo são o que você precisa priorizar. Na maioria dos casos, não é possível planejar todos os detalhes de um plano de um ano. Em vez disso, concentre-se na próxima parte do trabalho: se estiver seguindo a estrutura Scrum, esse seria seu próximo sprint. Certifique-se de que pode realmente se comprometer com o que está em seu prato para a próxima versão e siga o plano. Isso lhe dará muito mais flexibilidade e paz de espírito. É verdade que você provavelmente terá que planejar alguns marcos do projeto mais adiante na linha tambémPor exemplo, um roteiro de projeto completo. A diferença é que um roteiro não é definitivo, portanto, você e sua equipe têm uma meta muito mais realista para se concentrar no presente: seu plano de curto prazo.
Automatize seu trabalho
Está fazendo algo mais de duas vezes? Automatize-o! Uma parte considerável da carga de trabalho do gerente de projetos diz respeito a tarefas que são um tanto repetitivas. Isso não quer dizer que sejam de menor importância, muito pelo contrário! Infelizmente, elas também podem consumir muito tempo. Analise suas tarefas diárias, semanais e mensais e pense em maneiras de automatizá-las.
O que quero dizer com automatizar as coisas? Criar um modelo ou um procedimento semelhante a uma lista de verificação pode ser um ótimo começo. Se quiser criar fluxos de trabalho completos, você pode usar Zapier ou IFTTT (não é necessário conhecimento de programação!). Até mesmo pequenas economias de tempo diminuirão sua ocupação (e aumentarão sua eficiência). Se você é um usuário do Slack, deve conferir nosso artigo sobre Os melhores aplicativos do Slack para gerentes de projetoonde você também encontrará algumas ideias para aumentar a produtividade.
Qual é o seu TQ?
TQ, o Quociente de Tecnologia, é sua capacidade de se adaptar, gerenciar e integrar a tecnologia. O PMTQ (Quociente de Tecnologia em Gerenciamento de Projetos) foi reconhecido por Instituto de Gerenciamento de Projetos como um novo ingrediente-chave para o sucesso dos projetos:
Para qualquer pessoa encarregada de tornar a estratégia realidade em um mundo que está sendo constantemente remodelado pela tecnologia,
O PMTQ será o conjunto de habilidades imprescindível e decisivo.
Pense em seu relacionamento com a tecnologia. Uma coisa é ser capaz de gerenciar um projeto que está intrinsecamente ligado à tecnologia, como o desenvolvimento de software. Outra coisa é conseguir usar o software a seu favor e a favor do projeto. O uso inteligente de ferramentas on-line economizará muito tempo e aumentará a transparência do projeto.
Proteja seu tempo
Determinar sua disponibilidade
Os gerentes de projeto parecem ter a tendência de serem os primeiros a chegar ao escritório e os últimos a sair. Um dos motivos para isso é a busca por oportunidades de realizar algum trabalho real (consulte a próxima seção). Mas o outro motivo é a necessidade de supervisionar a equipe e ser capaz de se comunicar em tempo real. Exceto em casos de emergência, sua presença constante não deve ser necessária. Sugiro enfaticamente que você determine sua disponibilidade e se atenha a ela.
Trabalho profundo e horário de expediente
Já mencionei que alguns gerentes de projetos gostam de chegar cedo ou ficar até tarde no escritório porque é quando podem realmente se concentrar no trabalho sem interrupções. É verdade que ser um gerente de projeto exige uma boa dose de comunicação, mas não há necessidade de ser a Siri da sua equipe e estar sempre pronto para responder a "uma pergunta rápida". A alternância de contexto prejudicará sua concentração. Se você não conseguir se concentrar durante a maior parte do dia, não conseguirá realizar suas tarefas.
Tente marcar seu dia e definir horários durante os quais você possa trabalhar sem interrupções. Você pode até mesmo definir o horário de expediente: um horário durante o qual os membros da sua equipe são incentivados a entrar em contato com você para fazer perguntas. Em um projeto transparente e bem documentado, essa deve ser uma estratégia bem-sucedida.
É claro que, além da comunicação improvisada, também há espaço para a interação planejada: reuniões de equipe. Aqui, a bola está em seu campo. É você, o gerente de projeto, que está encarregado de definir a política da reunião (e dar o exemplo). Primeira regra? Marque reuniões somente quando forem necessárias e crie um objetivo claro para elas. Em segundo lugar, preste atenção no relógio e use o tempo ao máximo. Você planejou essa reunião para atingir uma meta, tente se concentrar nesse objetivo e gaste o tempo de forma eficaz. O motivo pelo qual muitos funcionários odeiam reuniões é que se trata de uma "perda de tempo". Certifique-se de que esse não seja o caso da sua equipe e do seu tempo.
Trabalhe em sua mentalidade
Há certas expectativas que muitos gerentes de projeto estão tentando atender. Eles querem ter tudo sob controle, sempre "estar lá para a equipe" e ficar disponíveis para o cliente constantemente.
O problema é que essas expectativas são completamente irrealistas. Se você quiser começar a pensar no equilíbrio entre vida pessoal e profissional, terá de esquecer tudo, sempre, constantemente. Isso não é uma boa ética de trabalho e definitivamente não é um ótimo exemplo para sua equipe.
Por fim, você não pode ser uma pessoa que aceita, mesmo que queira deixar seu cliente feliz. É um dilema comum, mas o desvio de escopo pode inviabilizar o projeto e arruinar seus esforços de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Seguir essas dicas não garantirá que você nunca ficará mais tempo no escritório, mas lhe dará uma base sólida sobre a qual se apoiar. Com o tempo, ao adotar mais processos que aumentam sua produtividade, você deverá notar uma mudança significativa no seu nível de ocupação.
Em essência, essas dicas para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional também são suas etapas para melhorar a eficácia no trabalho. Encontrar o equilíbrio "certo" é difícil, se não impossível. Desde que sinta que sua maneira de trabalhar está mais equilibrada, você está definitivamente fazendo progresso. Continue assim!
