Desafios comuns do gerenciamento de recursos e como superá-los

Os desafios do gerenciamento de recursos estão ligados à própria natureza do trabalho com equipes. Muitas vezes, é necessário planejar o trabalho e os recursos Gerenciamento de vários projetos de uma só vez. A organização, o monitoramento e o aprimoramento dos processos são partes cruciais do gerenciamento de recursos do projeto que podem fazer com que seus projetos se tornem um sucesso ou um fracasso. Parece muito difícil de lidar? Vamos dividir esses desafios em partes gerenciáveis e ver como você pode superá-los em seu trabalho.

Reconhecer as habilidades certas para o projeto

Início de um novo projetoPara isso, você precisa encontrar funcionários com as habilidades certas. Embora pareça fácil, isso pode ser um desafio se você não tiver uma visão geral clara de seus recursos. Ter uma lista de funcionários que você possa classificar por suas habilidades ou cargo é útil, pois você pode encontrar rapidamente pessoas capazes de realizar um determinado projeto.

Em seguida, descubra se eles estão disponíveis durante o cronograma estimado. Você também pode usar uma matriz de habilidades ou uma Gráfico RACI (também conhecida como matriz de atribuição de responsabilidade) para marcar o que é de sua responsabilidade.

Alinhar a disponibilidade e a capacidade da equipe com o cronograma do projeto

O gerenciamento da disponibilidade dos funcionários, sua capacidade e a habilidade de cumprir o cronograma estão intimamente ligados. Vamos ver como você pode gerenciar os riscos ao planejar os recursos e o cronograma do seu projeto.

Conheça a disponibilidade da sua equipe

Sabendo se alguém trabalha em tempo integral ou se é um freelancer que cobra por hora, você pode avaliar a disponibilidade dessa pessoa. O que é um verdadeiro desafio aqui é que essa disponibilidade pode mudar em um momento apropriado para você. 

Gerencie os riscos antes que eles ocorram

Planejamento de recursosAlém de verificar novamente a disponibilidade da sua equipe, tenha um plano B para o caso de perder alguns recursos.

Há outro funcionário com habilidades semelhantes que poderia assumir a tarefa? Ou talvez você possa terceirizar o trabalho para um freelancer?

De qualquer forma, é bom conhecer suas alternativas antecipadamente, em vez de ficar preso sem recursos para uma tarefa no meio de um projeto. Você também pode verificar se há feriados nacionais e folgas pessoais planejadas, para que possa incluí-las em sua programação.

Leve em conta a capacidade da sua equipe

Na melhor das hipóteses, usando estimativa de baixo para cima Com os membros da sua equipe, eles podem ter uma ideia de quanto tempo cada tarefa levará, com base em suas experiências anteriores. Caso contrário, você deve levar em conta os dados históricos.

Dessa forma, você pode avaliar as estimativas de tempo com base no desempenho anterior da sua equipe, reduzindo o risco de exceder a capacidade dela.

Evite cronogramas irrealistas

Se você levar em conta a disponibilidade e a capacidade dos recursos, poderá evitar outro desafio: a criação de cronogramas irrealistas. Sabendo quando seus funcionários estão disponíveis e quanto trabalho eles podem fazer em um determinado período de tempo, você pode programar seu projeto com mais precisão.

Gerenciamento da carga de trabalho sem consumir muitos recursos

Planejar o trabalho e monitorá-lo para evitar subutilização ou superutilização é muito importante para garantir a produtividade da sua equipe. Caso contrário, com muito trabalho, os funcionários podem começar a se sentir esgotado, enquanto ter muito pouco para fazer os deixa infelizestambém.

Ajuste a carga de trabalho assim que perceber que alguém está trabalhando demais, enquanto outros não têm tantas tarefas. Veja se você pode dividir o trabalho, por exemplo, usando o nivelamento de recursos. Trata-se de um técnica de planejamento de projetos em que você divide ou mescla atividades de acordo com a disponibilidade dos recursos. No entanto, esteja ciente de que isso pode ter um impacto negativo no cronograma e no orçamento do seu projeto.

Evitar o uso excessivo de recursos

Ao planejar o trabalho e os recursos, pode ser tentador adicionar mais mão de obra do que a realmente necessária. Isso "por precaução" alocação de recursos é, no entanto, considerado um erro que os gerentes de projeto cometem com frequência.

A adição de mais recursos do que o necessário distorce o tempo e o orçamento estimados, bloqueando funcionários para outros PMs também. Isso pode resultar em mais trabalho para aqueles que foram reservados anteriormente ou em um desempenho inferior.

Tente designar apenas os membros da equipe que você sabe que precisará. No caso de alguma mudança, é sempre melhor negociar um funcionário com outro PM.

Conclusão

Para evitar desafios comuns de gerenciamento de recursos, tente incorporar essas ideias em seu trabalho:

• Seja realista - faça planos que atendam aos requisitos do projeto e não adicione mais reservas do que o necessário.
• Confie mais nos dados do que nas suas suposições - use insumos e relatórios de projetos anteriores para planejar novos projetos.
• Tenha uma visão geral de seus recursos - saiba quais recursos você pode usar, quais habilidades eles têm e qual é a disponibilidade deles.
• Alinhe seus projetos com a capacidade e o pipeline da empresa - sempre inclua outros projetos e prioridades, para que você esteja ciente de possíveis conflitos e mudanças.
• Esteja presente para sua equipe - as reuniões com sua equipe o ajudarão a descobrir suas dores e desafios logo no início, para que você tenha tempo de responder e melhorar.