Qual é o maior desafio de ser um gerente de projetos? Fazer malabarismos com várias tarefas? Gerenciar as expectativas das partes interessadas? Navegar em situações complicadas? Não é preciso dizer que a vida dos gerentes de projeto não é fácil. Afinal de contas, cada projeto que eles assumem é diferente.
O que você receberá graças a este artigo:
- desafios mais comuns de gerenciamento de projetos com base no conhecimento da empresa de TI
- o papel útil de software de gerenciamento de recursos em lidar com os desafios do gerenciamento de projetos
- sugestões de soluções de acordo com os desafios do gerenciamento de projetos
É claro que alguns desafios de projeto são quase inevitáveis, mas você pode estar preparado para eles! Hoje, discutiremos alguns desafios comuns de gerenciamento de projetos e mostraremos como você pode evitá-los ou enfrentá-los.
Desafios comuns de gerenciamento de projetos:
Expectativas pouco claras
Aqui, estamos falando das suas expectativas em relação aos membros da equipe e das expectativas das partes interessadas em relação ao trabalho da equipe. Embora esses dois casos sejam ligeiramente diferentes, você pode usar estratégias semelhantes para resolver os dois desafios.
Quando se trata de seus clientes, certifique-se de entender o objetivo comercial subjacente ao projeto. O que eles querem alcançar? Como esse projeto os ajudará a atingir essa meta? Se você não tiver respostas, isso sempre causará desafios de gerenciamento de projetos.
Não tenha medo de fazer perguntas e, quando estiver pronto para validar o escopo do projetoDiscuta também as expectativas. Às vezes, é até útil delinear especificamente o que está fora do escopo do trabalho. Para que sua equipe entenda as expectativas do projeto, você também deve incentivá-la a fazer perguntas e explicar claramente os motivos por trás das diferentes tarefas. Lembre-se de que os membros da sua equipe também devem entender completamente os objetivos comerciais do projeto.
Recursos inadequados
Os desafios relacionados a recursos em projetos podem ter consequências graves. Afinal de contas, você precisa de pessoas adequadamente competentes para dar vida ao seu projeto. Os problemas aqui podem começar já na fase de planejamento do projeto, quando se deseja montar a equipe.
Se sua empresa não usa um calendário de recursos para gerenciar todos os funcionários, pode ser muito difícil identificar os recursos apropriados para fazer parte da equipe do projeto. Idealmente, você gostaria de poder procurar, por exemplo, habilidades específicas no pool de recursos da sua empresa. É claro que também é preciso garantir que as pessoas que você quer na sua equipe estejam disponíveis para trabalhar durante um determinado período de tempo.
Novamente, é nesse ponto que um calendário de recursos é muito útil. Ter visibilidade da capacidade de seus recursos (leia mais sobre planejamento da capacidade de recursos) e a disponibilidade é um elemento vital do gerenciamento de riscos. Se, por exemplo, um dos membros da sua equipe ficar indisponível devido a circunstâncias imprevistas, você poderá encontrar um substituto mais rapidamente.
A previsão eficaz de recursos também é essencial se você quiser evitar a escassez de recursos. Você tem certeza de que tem pessoal suficiente para entregar o projeto?
Leia como usar dados históricos do projeto para previsão de recursos humanos.
Estimativas imprecisas
É verdade que a estimativa de projetos é um elemento complexo de gerenciamento de projetos e recursosAs previsões e estimativas raramente são extremamente precisas. No entanto, isso não significa que você deva simplesmente desistir e presumir que as previsões da sua equipe estarão muito erradas. Há coisas que você pode fazer para inclinar a balança a seu favor:
- Colete todos os requisitos antes de iniciar a estimativa. Discuta-os com as partes interessadas para garantir que você e sua equipe compreendam totalmente a natureza e as possíveis dependências.
- Peça a especialistas no assunto (por exemplo, desenvolvedores de software, especialistas em garantia de qualidade etc.) que participem da sessão de estimativa. A contribuição deles será muito valiosa e o ajudará a obter estimativas mais precisas.
- Use uma técnica comprovada de estimativa de projetos. Aqui você pode saber mais sobre estimar projetos com Planning Poker e pontos de história.
Desvio de escopo
Quando se pergunta aos gerentes de projeto sobre os desafios do gerenciamento de projetos, é provável que o aumento do escopo apareça no topo de suas listas. É uma ocorrência bastante comum e acontece quando o escopo do projeto cresce de forma incontrolável. Pode ser causado por um escopo de projeto mal definido, por pressões de partes interessadas externas e internas ou pela falta de um processo de gerenciamento de mudanças definido.
Felizmente, como gerente de projetos, você tem várias estratégias para gerenciar o desvio de escopo ou até mesmo evitá-lo. Tudo começa com um escopo de trabalho bem preparado. Eficaz gerenciamento do escopo do projeto o ajudará tremendamente: depois de definir e validar todos os requisitos do projeto, você poderá ter mais confiança no escopo do projeto.
E se você achar que o escopo do seu projeto está fora de controle? Você encontrará algumas dicas úteis em nosso guia para desvios de escopo no gerenciamento de projetos.
Comunicação deficiente
Mesmo no - digamos - gerenciamento de projetos de marketing Se você é um profissional do setor ou apenas uma empresa especializada em comunicação, é difícil evitar mal-entendidos, pois ocorre uma liderança fraca e uma comunicação ruim.
Os gerentes de projeto precisam se comunicar de forma eficaz com os membros de sua equipe de projeto, mas também com os clientes, outras partes interessadas ou até mesmo com seus próprios gerentes. Cada uma dessas partes pode exigir um estilo diferente de comunicação e canais diferentes para entrar em contato. É imperativo que o gerente de projeto elabore um plano de comunicação e o compartilhe com todos os envolvidos.
Defina os canais de comunicação, estabeleça algumas regras relacionadas às atualizações do projeto (por exemplo relatórios de status do projeto) e, o que é mais importante, evite reuniões ineficazes! Isso ajudará a manter o nível correto de transparência do projeto e evite desafios de comunicação em seus projetos.
Com muitas equipes mudando para o trabalho remoto devido à pandemia global, a comunicação pode ter se tornado um desafio até mesmo para as empresas que estavam lidando bem com isso até aquele momento. Mesmo tendo uma ótima câmera para reuniões com zoom pode não ser suficiente. Esse também é o caso da sua equipe? Leia nossa postagem no blog para saber mais sobre o Práticas recomendadas de comunicação remota.
Conflitos de agendamento
É compreensível que esses tipos de problemas de gerenciamento de projetos possam rapidamente inviabilizar todo o projeto. Quando sua empresa é responsável por apenas um projeto de cada vez, pode parecer mais fácil evitar conflitos na programação do projeto.
Ainda assim, se você não coordenar as reservas do projeto com a disponibilidade dos seus recursos, poderá ter problemas. E se um dos principais membros da sua equipe de projeto tiver planejado férias de duas semanas e você não tiver levado isso em conta ao planejar o cronograma?
Com vários projetos em jogo, evitar conflitos de cronograma pode ser ainda mais desafiador, mas é possível. O mais importante é dar a todos os gerentes de projeto visibilidade sobre o cronograma de cada projeto e a disponibilidade de recursos.
Com essas informações em mãos, é menos provável que ocorram problemas de agendamento. Você pode usar um planejador de calendário on-line para agendar vários projetos sem conflitos.
Incerteza quanto ao andamento do projeto
Todo gerente de projeto precisa ser capaz de monitorar o status do projeto. Isso traz vários benefícios: você pode manter o controle sobre o orçamento, verificar a carga de trabalho da sua equipe e identificar possíveis áreas de melhoria. Por exemplo, os gerentes de projetos de marketing podem usar um Ferramenta de SEO com software de programação de recursos para analisar a eficácia dos funcionários e identificar lacunas em seu desempenho. Saber onde estão as coisas permite que você tome decisões de gerenciamento de projetos baseadas em dados. Também é possível reagir mais rapidamente quando as coisas não saem conforme o planejado.
Há muitas maneiras diferentes de medir a integridade do seu projeto. Recomendamos o acompanhamento das seguintes métricas:
- Taxa de queima - A verificação da velocidade com que o orçamento é gasto é valiosa para os gerentes de projeto, pois é possível verificar rapidamente se o projeto está no caminho certo.
- Estimativas versus dados reais - comparar as horas estimadas com o tempo real registrado pelos funcionários é um excelente método para detectar problemas potenciais com antecedência.
- Utilização de recursos - permite que você avalie a carga de trabalho dos membros da sua equipe. Você verá quem está sobrecarregado e corre o risco de ficar com excesso de trabalho. Você também saberá quem poderia assumir mais tarefas.
Caixa de ferramentas inadequada
Ferramentas de planejamento de projetos têm o objetivo de ajudar você e sua equipe a entregar projetos com sucesso. No entanto, para que isso aconteça, você precisa utilizar as ferramentas certas para sua empresa. Caso contrário, você pode perder muito tempo integrando seus funcionários a aplicativos que não têm efeitos tangíveis no trabalho deles.
Imagine uma situação em que algumas pessoas da sua equipe de projeto passam o tempo em trânsito, por exemplo, viajando para o cliente. Se você pedir a elas que controlem o tempo com um software de gerenciamento de projetos que não tenha uma versão móvel, isso será muito inconveniente. Além disso, as planilhas de horas provavelmente não serão tão precisas, pois serão preenchidas retrospectivamente.
Antes de decidir adicionar um novo aplicativo à caixa de ferramentas da sua equipe, comece listando suas necessidades. Em seguida, verifique se uma determinada ferramenta atende a elas. Ela se integra a outras ferramentas que sua equipe usa? Ela pode ser personalizada para refletir os processos de sua empresa? A utilização de ferramentas que apoiam o fluxo de trabalho da sua equipe facilitará a vida da equipe e do gerente de projetos.
Mesmo que você tenha uma extensa treinamento em gerenciamento de projetos Se você não tem experiência profissional ou considerável experiência profissional, os problemas descritos acima podem facilmente atrapalhar sua vida e afetar negativamente seu projeto. Como gerente de projeto, é útil saber como evitar ou superar suas consequências.
Esta postagem do blog é como um ponto de partida: descrevemos alguns desafios comuns no gerenciamento de projetos, mas ainda vale a pena ler sobre cada tópico específico. Esperamos que os links que listamos ao lado de cada desafio mencionado acima o ajudem a desenvolver ainda mais sua experiência em gerenciamento de projetos.
