O gerenciamento de capacidade é uma estratégia utilizada pelas empresas para fazer o melhor uso da eficiência da produção em relação à demanda por um serviço ou produto. O objetivo final do gerenciamento de capacidade é:

  • Identifique e remova todos os gargalos que dificultam o processo de fabricação ou o processo de prestação de serviços. 
  • Aumente a velocidade da produção otimizando os recursos disponíveis, eliminando o tempo improdutivo e outras restrições que possam afetar negativamente a capacidade.

O gerenciamento de capacidade ajuda as empresas a vencer os desafios que surgem quando precisam atender às demandas dos clientes - seja a curto ou médio prazo. Ele também ajuda a gerenciar as operações da cadeia de suprimentos e a desenvolver planos organizacionais para o futuro. 

As organizações precisam analisar a quantidade de recursos disponíveis para garantir que a produção seja atingida em um determinado período. Os setores de manufatura, varejo, serviços e tecnologia da informação utilizam muito o gerenciamento de capacidade.

Em resumo, estes são os principais objetivos do gerenciamento de capacidade: 

  • Reconhecer os requisitos de capacidade para cumprir as metas projetadas cargas de trabalho, tanto atuais quanto futuras 
  • Criar e manter um plano sólido de gerenciamento de capacidade
  • Certifique-se de que as metas de desempenho sejam devidamente cumpridas dentro do prazo e do orçamento corretos
  • Manter um controle da capacidade de forma consistente para auxiliar o gerenciamento do nível de serviço
  • Suporte na determinação e solução de incidentes
  • Examinar o impacto da variação na capacidade e tomar as medidas adequadas para melhor desempenho onde for mais econômico

Por que o gerenciamento de capacidade é importante?

O gerenciamento de capacidade é uma parte importante de uma organização, mas por quê? Aqui estão alguns pontos para discutir o assunto;

  1. O gerenciamento da capacidade ajuda as organizações a melhorar sua capacidade de avaliar os custos, principalmente durante as épocas de crescimento ou recessões. Isso ajuda a identificar mudanças repentinas nos preços e os ajuda a agir de acordo com a situação. 

  1. Programe os ciclos de produção com antecedência e otimize a eficiência da produção.

  1. Reduzir os custos em geral de fazer negócios. 

  1. Ajuda na gerenciamento de estoque melhor e lidar com problemas na cadeia de suprimentos.

  1. Atribuir recursos humanos e materiais de uma maneira melhor.

  1. E, o mais importante, o gerenciamento de capacidade ajuda no dimensionamento dos negócios. Ele fornece uma análise profunda de como operar antes de expandir os negócios. 

Processo de gerenciamento de capacidade

Este é o aspecto de um processo típico de gerenciamento de capacidade. Entretanto, esses processos diferem de organização para organização. 

  1. Identificar e detalhar planos futuros. As previsões e os pipelines de oportunidades ajudam a entender que tipo de demanda surgirá nas próximas temporadas. Por exemplo, mais pessoas precisam ser contratadas, mais maquinário é necessário ou o anterior precisa de reparos ou manutenção.
  2. Entenda as demandas dos clientes e analise as oportunidades. As tendências do mercado e as demandas dos clientes estão em constante evolução. Isso ajuda a criar um pipeline de oportunidades. É fundamental entender se algum evento imprevisto ou fator sazonal afeta o lado da demanda. 
  3. Avaliação profunda do resultado dos recursos existentes. Antes de haver um aumento na produção com relação ao plano recém-elaborado, a organização deve avaliar se os recursos ou a infraestrutura existentes podem gerenciar essa produção. Se não for possível, talvez seja necessário adquirir ou alugar novas máquinas, dispositivos ou equipamentos. Em segundo lugar, para operar essas máquinas ou trabalhar nos dispositivos, também será necessária mais mão de obra. Ao mesmo tempo, o controle de qualidade não pode ser esquecido. No final, o resultado deve ser da melhor qualidade. 

  1. Realizar a análise de recursos e planejamento de capacidade de acordo com a decisão. Quando um plano adequado estiver pronto, é hora de implementá-lo e executá-lo. Se for necessário introduzir mais dispositivos ou máquinas para aumentar a produção, o plano deve ser comprar novas máquinas/dispositivos, instalá-los, dar início ao trabalho e atender aos requisitos adicionais dentro do prazo.

  1. Examinar a capacidade de produção em uma base consistente. Por fim, se você não monitorar e analisar a capacidade de produção de forma contínua, poderá perder fatores importantes. Além disso, como em qualquer outro processo, Sempre há espaço para melhorias. 

Gerenciamento de capacidade vs. planejamento de capacidade

Muitas vezes, há uma confusão entre gerenciamento e planejamento de capacidade. Embora sejam semelhantes em alguns aspectos, também são bastante diferentes. Em primeiro lugar, o gerenciamento de capacidade é amplo em termos, enquanto o planejamento de capacidade pode ser chamado de subconjunto do gerenciamento de capacidade. No entanto, o objetivo final de ambos é garantir que haja a quantidade certa de capacidade no momento certo para atender às demandas.

De acordo com Mike Wise, autor do livro Blog Microsoft DataDrivenSegundo o Dr. Kolberg, "uma grande diferença que separa o planejamento de capacidade do gerenciamento de capacidade é que o planejamento de capacidade tem uma qualidade "descartável". Ou seja, o planejamento de capacidade é algo que é feito antecipadamente. É o registro e a avaliação das necessidades, mas o gerenciamento de capacidade é todo o ciclo de vida do monitoramento, coleta de dados, análise de dados, otimização da infraestrutura e retorno ao monitoramento novamente."

As organizações digitais que planejam implementar uma estratégia vencedora de planejamento e gerenciamento de capacidade devem pensar que esses termos são entidades separadas. 

Em resumo, o gerenciamento de capacidade é um ciclo contínuo que visa a melhorar o desempenho. Pelo contrário, o planejamento de capacidade é uma atividade realizada inicialmente.  

Práticas recomendadas para melhorar o gerenciamento da capacidade

Antes de se aprofundar no gerenciamento de capacidade, é importante priorizá-lo e dar a ele toda a atenção necessária. O gerenciamento eficaz da capacidade inclui os seguintes componentes:

  • Dados históricos. Consulte os problemas anteriores que ocorreram no gerenciamento de capacidade e procure padrões semelhantes. Talvez tenha havido um mês específico ou uma estação em que o gerenciamento da capacidade tenha sido difícil?

  • Fatores de recursos. Considere quantas pessoas saíram desde o último ciclo de gerenciamento de capacidade e avalie como isso afetaria um período que estaria carregado de trabalho. Você também deve acompanhar as pessoas que contratou externamente por um curto período de tempo. Dessa forma, você pode anotar as horas de trabalho, os custos envolvidos e a disponibilidade delas. 

  • Fatores operacionais. Examine e gerencie todos os fatores operacionais que possam influenciar a forma como a capacidade de trabalho é gerenciada. Por exemplo, a implementação de software de centro de contato na nuvem pode aumentar a eficiência das operações de atendimento ao cliente, fornecendo recursos como roteamento automático de chamadas, análise em tempo real e integração com outros canais de comunicação.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para aproveitar ao máximo o gerenciamento de capacidade

  • Atribuir capacidade de acordo com as prioridades do negócio. Isso permite que as equipes se concentrem no que é importante e em projetos com maior potencial de ROI.

  • Fique de olho na demanda real dos negócios. É essencial saber qual é a demanda imposta às equipes. Desde os clientes que compram os serviços até os projetos internos que impulsionam o crescimento dos negócios. O conhecimento sólido da demanda garante que o fornecimento dos recursos permaneça em níveis adequados. Se as empresas precisarem expandir sua equipe para lidar com cargas de trabalho adicionais, pode ser interessante entrar em contato com um serviço de assistente virtual para ajudar a carregar o fardo.  

  • Elaborar estratégias para diferentes situações. Quando se trata de trabalho, sempre há diversas variáveis em jogo. É essencial entender quais são essas variantes e como elas podem afetar a capacidade. Isso garante que a solução para esses cenários seja a mais eficiente. Por exemplo, compreender os riscos relacionados aos recursos e planejar situações em que há escassez de recursos. 

  • Observe as distrações. Especialmente em TI, as distrações são uma ocorrência comum. Elas podem tirar os recursos necessários do trabalho priorizado. Por exemplo, um funcionário da equipe entra em contato diretamente com um desenvolvedor e solicita que ele assuma um trabalho de codificação que precisa ser feito apenas por esse funcionário. Esses cenários pequenos, porém significativos, podem consumir o tempo necessário para se concentrar no trabalho mais importante. 

  • Planeje os desvios. Como sabemos, o planejamento de capacidade baseia-se principalmente em estimativas e previsões. Infelizmente, as previsões nem sempre são precisas. É por isso que o planejamento do gerenciamento de capacidade precisaria de ajustes recorrentes. Por outro lado, também pode haver mudanças na organização. Por exemplo, uma o projeto urgente precisa ser priorizado de repente, e os outros projetos ficam em segundo plano. 

O gerenciamento de capacidade é sempre um processo contínuo. Depois que um plano é elaborado, também é pertinente atualizá-lo regularmente. É fundamental realizar o planejamento do gerenciamento de capacidade anualmente para ficar a par de todos os fatores internos e externos importantes que influenciam a capacidade.

Termos-chave relacionados ao gerenciamento de capacidade

O gerenciamento de capacidade é um conceito amplo e consiste em diversos termos dos quais você pode ou não estar ciente. Definiremos um componente, capacidade, relatório de capacidade, sistema de informações de gerenciamento de capacidade (CMIS), desempenho, gerentes de capacidade e plano de capacidade.

Componente. De acordo com o Instituto CIPS "Um componente é uma estrutura fundamental de um serviço específico, uma parte essencial de um serviço." Por exemplo, um banco de dados é o "componente" de um servidor. Os componentes são substanciais, portanto, precisam ser comprados, construídos, mantidos e monitorados.

Capacidade. A definição de capacidade de acordo com a Instituto CIPS é que ela "representa os recursos disponíveis que podem ser aproveitados para atender a um determinado nível de demanda". Para ilustrar com um exemplo, em um restaurante, a capacidade é:

  • Número de funcionários disponíveis
  • Número de mesas e cadeiras disponíveis
  • O período em que o restaurante está aberto 

Plano de capacidade. Basicamente, a definição de cenários para demandas esperadas. Por exemplo, os recursos necessários em um determinado período de tempo. Os planos de capacidade ajudam as empresas a oferecer o serviço certo ao cliente.  

Relatório de capacidade. Um documento que inclui dados relacionados ao serviço prestado, aos recursos implementados e ao resultado geral. desempenho da equipe. Os relatórios de capacidade ajudam os avengers a tomar as decisões corretas. 

Sistema de informações de gerenciamento de capacidade (CMIS). Um repositório virtual para reunir e armazenar dados relacionados à capacidade.

Desempenho. No gerenciamento de capacidade, é uma métrica que reflete a rapidez com que um sistema pode responder às solicitações.

Desafios enfrentados durante o gerenciamento de capacidade 

O gerenciamento de capacidade é uma tarefa essencial em um espaço de trabalho. Mas não é uma tarefa fácil. De acordo com ForbesA seguir, apresentamos os desafios comuns enfrentados durante o processo de gerenciamento de capacidade. Vamos explorá-los em detalhes.

Desafio de dados. Diariamente, os planejadores de capacidade precisam lidar com um caminhão de informações que precisam ser adicionadas a planilhas de projetosprincipalmente manualmente. Para que o processo de gerenciamento de capacidade seja perfeito, os dados adicionados precisam ser precisos e mencionados em um formato adequado. Por exemplo, as mesmas unidades de medida. Depois que os dados são adicionados, eles precisam incorporar detalhes sobre a demanda e a oferta. Depois disso, eles usam fórmulas para obter informações sobre a capacidade disponível. 

Desafio de complexidade. Um desafio de complexidade é bastante semelhante a um desafio de dados. Como o planejamento de capacidade envolve o trabalho dos gerentes com inúmeros cálculos e fórmulas complexas, é provável que ocorram erros. Por exemplo, adicionar dados imprecisos à planilha. Infelizmente, essas ocorrências podem prejudicar todo o processo. Além disso, as coisas podem piorar porque o gerenciamento de capacidade geralmente envolve vários níveis ou camadas. A realização de todos eles exige tempo, recursos e dados. Em suma, o excesso de funcionários envolvidos no processo de planejamento aumenta a chance de erros. Portanto, é necessário que haja processos adequados para evitar isso. 

Desafios de comunicação:  A comunicação é a pedra angular de qualquer empresa bem-sucedida. A falta de comunicação ou, pior ainda, a comunicação inadequada pode levar a uma série de problemas. Para evitar esses cenários, é fundamental que todos os funcionários que fazem parte do processo de gerenciamento de capacidade troquem informações regularmente. A comunicação clara e transparente garante que seu processo de gerenciamento de capacidade seja executado sem problemas. Os ferramentas de comunicação empresarial tornará o processo mais rápido e simples.

Agora que discutimos os desafios recorrentes durante um processo de gerenciamento de capacidade, é hora de aprender as estratégias mais eficientes para superar os problemas.

Estratégias para gerenciamento de capacidade 

Os gerentes de todo o mundo criaram algumas estratégias de gerenciamento de capacidade para obter melhores resultados, a fim de aumentar a capacidade de produção da empresa. Dê uma olhada nessas estratégias de gerenciamento de capacidade amplamente utilizadas:

  1. Estratégia de atraso: Nessa estratégia conservadora e reativa, o gerente primeiro entende a capacidade e depois espera até que haja um aumento adequado e constante na demanda. Depois disso, o gerente aumenta a produção em um nível específico que seja suficiente para atender às necessidades do mercado naquele momento. No entanto, essa estratégia tem um contra. A empresa pode perder a chance de vender mais caso a demanda aumente inesperadamente, pois o aumento da produção também leva tempo. Em segundo lugar, a falta de estoque pode levar ao desgaste do cliente. Observe que essa estratégia é usada pelos gerentes quando é necessária uma capacidade extra depois que a empresa já está funcionando com capacidade total ou mais. 

  1. Estratégia de liderança: Enquanto a estratégia de atraso é mais sutil e apresenta menos riscos, a estratégia de liderança é quase o oposto. Ou seja, é mais arriscada e agressiva por natureza. Nesse caso, a empresa aumenta a capacidade de produção mesmo antes de haver um aumento na demanda. Uma estratégia como essa é realizada com a simples suposição de que, caso a demanda aumente no futuro, a produção adicional será suficiente. Claramente, essa não é uma estratégia viável para pequenas empresas. Além disso, essa abordagem também tem alguns contras: aumenta o custo de armazenamento de estoque e o desperdício de estoque.

  1. Estratégia dinâmica: A estratégia dinâmica é orientada pela previsão e se concentra ou se baseia principalmente nas tendências atuais do mercado. Aqui, o gerente pega os dados de vendas e as tendências atuais e os analisa em conjunto para fazer ajustes na produção. A estratégia dinâmica é provavelmente a mais segura de todas porque os gerentes usam dados com precisão decente, o que ajuda a qualificar suas metas de capacidade. Além disso, ela diminui o risco de escassez ou perda de estoque.

  1. Estratégia de partida: A estratégia de correspondência é uma mistura de estratégias de avanço e atraso. Aqui, a empresa aumenta sua capacidade depois de examinar as demandas atuais do mercado. Entretanto, os acréscimos são pequenos. Quando se torna evidente que haverá um aumento na demanda, a empresa dispara no processo de produção. No entanto, o aumento novamente não é enorme, ainda é pequeno. Portanto, quando a demanda aumenta, a empresa pode trabalhar na expansão das vendas. 

Exemplos de gerenciamento de capacidade

O gerenciamento de capacidade é usado por empresas de software, equipes de operações financeiras, agências de criação e equipes de produtos. Para isso, tomamos o exemplo de um fabricante de TVs. Há duas coisas em vigor em um fabricante de TV:

  • Elas precisam garantir que sejam capazes de atender às demandas dos consumidores durante todo o ano com os recursos disponíveis. 
  • Recentemente, a empresa previu que a demanda por televisores pode aumentar porque a Copa do Mundo começa em 8 meses. Além disso, eles também perceberam que as TVs HD seriam as mais procuradas.

Como haverá um aumento na demanda, os gerentes da empresa precisam entender o número aproximado de aparelhos de TV que precisam ser vendidos para atender à demanda crescente. Assim, automaticamente, a próxima etapa é examinar se a capacidade presente no momento é adequada para atender às demandas adicionais. Uma análise como essa pode refletir que eles precisariam de mais recursos e mão de obra para lidar com a demanda crescente, mas também é previsto que a demanda pode diminuir assim que a Copa do Mundo terminar. Portanto, nesse caso, a empresa pode preferir alugar as máquinas] ou trabalhar com diferentes empreiteiros durante esse período, em vez de comprar novas máquinas ou contratar novas pessoas. 

Assim que o aluguel e a mão de obra estiverem prontos, a produção poderá ser iniciada. Entretanto, a empresa terá de iniciá-la pelo menos 2 a 3 meses antes do início da Copa do Mundo. Isso garantirá que os aparelhos de TV cheguem aos canais de varejo e estejam disponíveis exatamente quando houver um aumento na demanda. 

Mais alguns exemplos,

  • Uma agência de criação pode entregar 700 designs por semana.
  • Uma padaria pode assar 80 tortas por dia
  • A linha de produção de uma empresa automobilística pode montar 200 carros por mês.

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