Como gerente de projeto, você sabe muito bem que criar um cronograma de projeto ideal é um desafio, mas você tem muitas opções para isso. software de gerenciamento de projetos e recursos e técnicas à sua disposição. Ainda assim, é possível que você se depare com alguns problemas de programação. As coisas ficam ainda mais complexas quando você trabalha em uma empresa responsável pela entrega de vários projetos ao mesmo tempo. É nesse caso que a chance de sobreposições de cronograma e de funcionários com dupla marcação é ainda maior.
Felizmente, você pode evitar a maioria dos conflitos relacionados ao cronograma seguindo as práticas recomendadas de gerenciamento de recursos e projetos. Listamos algumas dicas abaixo - siga-as para gerenciar seus projetos com mais sucesso.
A desagradável chegada dos conflitos de agendamento de projetos
Ambos os termos são absolutamente conhecidos. Tanto em termos comerciais quanto na vida privada, situações como a sobreposição de duas datas importantes e dois eventos importantes não são novidade na vida de qualquer ser humano. Mas, na maioria das vezes, esse tipo de situação nunca torna as coisas melhores ou mais fáceis.
De modo geral, em um ambiente de gerenciamento de projetos, os conflitos de programação ocorrem quando um membro da equipe ou um funcionário é designado para mais de duas tarefas ou turnos duplos simultaneamente. Essa situação é a origem de duas coisas e cada uma delas tem seus próprios desafios por trás.
Muitas pesquisas que abordam questões de abandono de emprego indicam que, entre os cinco principais motivos, há sempre uma questão de agendamento ou, em outras palavras, de flexibilidade. Se você ler o resumo fornecido pela Centro de Pesquisas PEW ou aquele de Pesquisa da GallupAs conclusões são as mesmas. A programação do funcionário determina sua decisão em termos de envolvimento e lealdade.
Ambos podem influenciar os negócios e a conclusão de projetos? Com certeza, sim. A boa administração de conflitos de agendamento é outra habilidade dos gerentes de projeto que almejam um nível mais alto.
Por que surgem conflitos na programação de projetos?
Vamos dedicar um momento para descrever algumas das causas mais comuns dos problemas de agendamento de projetos. Depois de entendê-las, será mais fácil identificar as áreas de melhoria em seu processo de gerenciamento de projetos.
- Impreciso estimativas. Quando uma tarefa deveria levar algumas horas, mas leva uma semana, é provável que sua agenda seja prejudicada.
- Previsão de recursos insuficiente. Mais um fator que pode fazer com que seu projeto seja bem-sucedido ou não logo no início. Se você não contabilizar antecipadamente todos os recursos necessários para entregar seu projeto, isso pode muito bem causar atrasos no cronograma ou conflitos com outros projetos que estejam acontecendo ao mesmo tempo.
- Dependências imprevistas do projeto. O cronograma do seu projeto pode parecer bom no papel, mas as dependências que você não planejou podem exigir que você ajuste o cronograma.
- Subestimar o escopo do projeto. Sem coletar requisitos de todas as partes interessadas e gerenciamento do escopo do projetoSe você não fizer isso, terá uma grande chance de subestimar o que precisa ser feito para atingir as metas comerciais.
- Falta de visibilidade do cronograma entre os diferentes gerentes de projeto. Esse é um problema comum para empresas com vários projetos: agências, software houses, consultorias. Infelizmente, a falta de visibilidade e de comunicação entre os diferentes gerentes de projeto e líderes de equipe quase sempre leva a alguns conflitos de cronograma.
O que você pode fazer para evitar conflitos de agendamento?
É verdade que algumas circunstâncias estão fora de seu controle. Veja a situação atual, por exemplo. No momento em que publicamos esta postagem no blog (junho de 2020), milhares ou mais de cronogramas de projetos foram suspensos ou totalmente descartados devido à pandemia do coronavírus. Não é possível controlar tudo o que pode acontecer com seu projeto. Isso não significa que você não deva introduzir algumas medidas preventivas de gerenciamento de projetos para evitar conflitos de agendamento.
Aumente a visibilidade de seu projeto e de seu cronograma.
A maneira mais fácil de aumentar a visibilidade das atividades do projeto e dos membros da equipe que trabalham nelas é introduzir um recurso, um planejador de calendário on-line. É um espaço em que todos os funcionários ou funcionários designados podem ver para quais projetos as pessoas foram agendadas, quem tem algum tempo livre (e pode se juntar a outra equipe que está lutando para acompanhar), quem não está disponível, etc. O Teamdeck é a ferramenta que criamos para ajudar as empresas a gerenciar melhor suas equipes e seus projetos:
Um calendário central de recursos será especialmente apreciado por empresas que trabalham em vários projetos ao mesmo tempo. Quando há vários cronogramas, prazos e equipes de projeto, é muito mais difícil evitar conflitos ou sobreposições. Digamos que você queira adicionar uma nova pessoa à sua equipe de projeto. Quando você não vê o cronograma de outros projetos, só pode presumir que eles gerenciarão a carga de trabalho adicional. Com uma única fonte de "verdade de agendamento", todo PM pode evitar ativamente conflitos de agendamento ao planejar um novo projeto ou ajustar o existente.
Prestar mais atenção à alocação de recursos.
Para ter sucesso com alocação de recursosPara isso, é preciso determinar que tipo de pessoas você precisa para a sua equipe. Quais são as habilidades desejadas? A experiência profissional terá um papel importante? Talvez determinadas localizações geográficas sejam melhores porque os funcionários precisarão se encontrar pessoalmente com o cliente? É possível que você tenha vários requisitos para a sua "equipe dos sonhos", e é importante explicitá-los. O risco de contratar o primeiro grupo de pessoas disponível sem prestar atenção aos fatores listados acima é que você precisará realocar recursos posteriormente e, possivelmente, causar problemas de agendamento.
É claro que você também deseja verificar se os cronogramas pessoais da sua equipe estão alinhados com o cronograma do projeto. Você pode fazer isso facilmente se o seu projeto ferramenta de planejamento também armazena dados de tempo livre (o Teamdeck também o faz). É claro que nem sempre é possível planejar sua agenda de acordo com as férias das pessoas: o importante é estar ciente dessas ausências, caso contrário, você poderá ter problemas com a agenda.
Comunique-se de forma eficaz com os membros da sua equipe.
Comunicação aberta e um senso de transparência do projeto ajudará os membros da sua equipe já na fase de estimativa do projeto. Embora você não deva esperar que os membros da sua equipe apresentem 100% precisos estimativasPara que o sistema seja eficiente, as suposições que eles fornecem precisam estar, no mínimo, dentro do campo das possibilidades. Como você pode ajudar? Uma coisa que os gerentes de projeto podem fazer para apoiar a estimativa do projeto é garantir que a equipe compreenda totalmente o projeto: objetivos comerciais, necessidades do usuário final e todos os requisitos funcionais e não funcionais. Isso deve ajudar seus funcionários a criar estimativas mais realistas.
Identifique as dependências entre tarefas e funções dentro da sua equipe.
Uma coisa é ter em mente as dependências entre as diferentes tarefas, mas você também precisa se lembrar das dependências entre as diferentes funções no projeto. Seu desenvolvedor front-end só poderá trabalhar plenamente no projeto quando o designer entregar sua parte. Se uma pessoa estiver atrasada em suas tarefas, outras pessoas poderão fazer o mesmo, simplesmente por causa das dependências entre suas funções.
Certifique-se de que sua equipe esteja ciente dessas dependências. Esse conhecimento os ajudará a tomar melhores decisões no estágio de estimativa e a priorizar suas tarefas posteriormente.
Colabore com outros gerentes de projeto e comunique suas intenções.
Já mencionamos que você precisa ter alguma visibilidade dos cronogramas de outros projetos da sua empresa, especialmente se estiver usando o mesmo pool de recursos. Mas como você pode ter visibilidade das intenções de outras pessoas? Vamos imaginar que você está se preparando para um novo projeto e está prestes a montar a equipe. Você examina a lista de funcionários e encontra alguém que seria uma ótima opção. Você decide designá-lo para o projeto assim que receber uma confirmação oficial de início do cliente. Quando esse dia chega, você tem uma surpresa desagradável: outro PM já reservou esse funcionário para o projeto dele. Se ao menos você pudesse "pedir a preferência" por uma determinada composição da equipe...
Com o Teamdeck, você pode comunicar suas intenções e reservar funcionários provisoriamente - basta adicionar uma tag dedicada à sua reserva. Você também pode criar tags personalizadas para, por exemplo, expressar diferentes níveis de urgência ou confiança em uma determinada reserva. Tudo isso para evitar conflitos com o cronograma de outro projeto.
Monitore o progresso do seu projeto.
O monitoramento do progresso do projeto e a geração de relatórios são uma parte crucial do gerenciamento de projetos: permitem que você mantenha as partes interessadas atualizadas, mas também que você mesmo entenda melhor a saúde do projeto. Recursos e software de planejamento de projetosOs aplicativos de gerenciamento de projetos, incluindo o Teamdeck, geralmente permitem a criação de relatórios de atividades do projeto, tempo registrado, utilização de recursos, etc. Use-os para evitar ter de ajustar seu cronograma.
Por exemplo, você precisa verificar regularmente o tempo real registrado por seus funcionários e compará-lo com as estimativas iniciais. Tudo está indo mais ou menos de acordo com o planejado? Ótimo! Por outro lado, uma discrepância entre as estimativas e os dados reais pode ser um indicador de futuros problemas de programação.
