Gerenciar a equipe é uma das partes mais complicadas do trabalho de um gerente de projeto.
Como gerente, você precisa conhecer as pessoas com quem trabalha, reconhecer seus pontos fortes, a maneira como trabalham e como cooperam com seus colegas de equipe.
Em equipes pequenas, isso é muito mais fácil. Mas, à medida que sua equipe cresce ou com membros trabalhando em locais diferentes, isso se torna cada vez mais confuso.
Gerenciamento de recursos tem como objetivo ajudar os gerentes a organizar melhor os recursos de sua empresa para usá-los em seu potencial máximo.
Mas você tem informações suficientes sobre seus funcionários e seu desempenho para planejar o trabalho deles de forma otimizada?
Tente responder a essas perguntas para ver se você conhece bem os hábitos de trabalho e a disponibilidade de seus funcionários:
- Você controla o tempo de trabalho da sua equipe?
- Você controla os dias de folga de seus funcionários em sua planilha de horas?
- Você tem conhecimento dos feriados nacionais nos países dos membros da sua equipe?
- Você consegue saber a disponibilidade do seu funcionário?
- Quantas ferramentas você usa para fazer tudo isso?
O problema é que, muito provavelmente, você não conseguirá responder a todas essas perguntas. Mudando de uma ferramenta para outra, preenchendo planilhas e fazendo uma papelada interminável, você pode facilmente perder de vista a carga de trabalho e o desempenho reais da sua equipe.
A boa notícia é que: A Teamdeck tem tudo o que você precisa.
O Teamdeck é o seu software completo de gerenciamento de recursos
Primeiro, você precisa saber que esse software de gerenciamento de recursos permite que você gerencie sua equipe de forma abrangente, sem precisar integrar várias ferramentas. Portanto, ele reduz o tempo gasto na alternância entre diferentes ferramentas e diminui os custos de várias assinaturas.
Aqui está o que você obtém com o Teamdeck em uma visão geral:
Vamos agora dar uma olhada mais de perto no que você pode conseguir usando todos esses processos combinados.
Gerencie todos os seus funcionários e os projetos aos quais eles estão atribuídos
Ao planejar um projeto, é preciso levar em conta vários fatores:
- Quais pessoas estão disponíveis?
- Quais são suas habilidades?
- Eles estão disponíveis em tempo integral?
- Há algum período de férias ou feriados no caminho?
Todos eles criam uma rede complexa de dependências dinâmicas que você não pode conquistar facilmente usando uma simples planilha. O Teamdeck oferece uma visão geral em tempo real da carga de trabalho e da disponibilidade da sua equipe. Deseja adicionar as habilidades e a localização de seus colegas de equipe à mistura? Use campos personalizados para enriquecer sua agenda e encurtar o processo de tomada de decisões.
Ao configurar a programação global da sua equipe, você pode reservar com eficiência os funcionários para diferentes atribuições, mesmo que esteja lidando com vários projetos ao mesmo tempo.
Os cronogramas do Teamdeck são claros, mostrando todas as informações em um piscar de olhos. Além disso, são fáceis de editar.
A programação no Teamdeck deixa claro quem está trabalhando em quê e por quanto tempo, para que você possa planejar e alocar recursosevitando a subutilização ou superutilização dos funcionários.
As barras de carga de trabalho mostram a disponibilidade dos funcionários.
Imagine que você tenha de transferir um membro da equipe para outro projeto. Você pode ver em seu cronograma qual é a capacidade do restante da equipe. Portanto, você vê se eles agora estão sobrecarregados com tarefas e precisam de mais mão de obra adicionada ao projeto ou não.
Por exemplo, se você executa um projeto com membros da equipe remotos ou em meio período, talvez queira saber quantas horas por dia eles estão disponíveis e, então, decidir se isso é suficiente para concluir o projeto.
Além disso, na visualização da programação, você vê os dias de folga e os feriados nacionais, para que possa levá-los em consideração ao planejar seus projetos e gerenciar a carga de trabalho.
Acompanhe o tempo que sua equipe gasta em diferentes projetos
O controle de tempo tornou-se uma necessidade em muitos serviços profissionais, especialmente se sua organização cobra por hora.
Ao mesmo tempo, muitos empresas falham no controle de tempo. Isso acontece porque:
- eles não rastreiam tudo
- não motivam os funcionários a controlar o tempo regularmente
- os funcionários preenchem planilhas depois de concluir uma tarefa, em vez de controlar o tempo enquanto o trabalho está sendo realizado
O pior é que as empresas criam relatórios com base em registros de horas adivinhados e, em seguida, usam esses insights enganosos para criar outras estimativas.
Qual é a diferença do Teamdeck? Ele oferece um aplicativo de controle de tempo que exige que o usuário escolha apenas um projeto e, em seguida, clique em iniciar/parar para registrar uma entrada de tempo. Em seguida, eles são traduzidos automaticamente em planilhas de horas precisas.
O controle de tempo usando o aplicativo da Web do Teamdeck é simples e não leva tempo.
Isso torna todo o processo muito mais rápido e suportável, portanto, mais funcionários estão dispostos a fazer isso todos os dias.
Os usuários também podem atualizar suas planilhas de horas manualmente, de modo que aqueles que preferem resumir seu trabalho no final do dia podem manter suas preferências.
Gerenciar feriados sem comunicação desnecessária de ida e volta
Quantas vezes você já ouviu essas perguntas de seus funcionários?
- Posso tirar um dia de folga?
- Quantos dias de folga eu tirei?
- Minha solicitação de férias foi aprovada?
A comunicação presencial muitas vezes não é eficaz, pois as pessoas tendem a se esquecer ou a entender mal umas às outras, por exemplo, ao discutir a saída do escritório mais cedo. O gerenciamento no aplicativo ajuda a evitar esse tipo de problema.
Como gerente, você pode adicionar os dias de folga dos funcionários às suas programações.
Como gerente de uma empresa, você pode definir os tipos de folga que a empresa aceita (e quais são pagas). Dessa forma, os próprios funcionários podem preencher um formulário simples, determinar o tipo de ausência (férias remuneradas, licença médica etc.), a duração da folga, digitar comentários adicionais e, por fim, escolher um gerente que deve receber essa mensagem.
Adição de nova solicitação de férias como funcionário.
Como planejar efetivamente seus projetos usando o Teamdeck?
Se você deseja gerenciar seus recursos de forma eficaz, a busca de apenas uma parte do gerenciamento de recursos pode, na verdade, prejudicar seus resultados.
Você pode conseguir muito mais implementando diferentes aspectos do gerenciamento de funcionários e, para isso, o Teamdeck pode ser de grande ajuda.
Ele oferece uma visão geral completa da disponibilidade de seus funcionários, seu desempenho e os projetos dos quais fazem parte.
Se você não estiver armazenando e analisando informações sobre os projetos passados e em andamento, como poderá planejar os futuros?
Para iniciar projetos bem-sucedidos, é necessário não apenas entender os requisitos e os objetivos comerciais, mas também saber como está o desempenho da sua equipe e qual é a disponibilidade dela.
O Teamdeck ajuda você a entender melhor a sua equipe, para que possa se concentrar na entrega de projetos.
