O setor de tecnologia é incrivelmente dinâmico: os projetos mudam, novas soluções a serem implementadas aparecem constantemente e as equipes enfrentam a rotatividade de funcionários. Para dominar esse tornado de mudanças, é necessário que seu gerenciamento de recursos seja sólido como uma rocha. Este artigo mostrará a você como fazer isso.
Nossos leitores ficam sabendo:
- O software contém sugestões sobre como melhorar o gerenciamento de recursos
- Obstáculos durante o aprimoramento do gerenciamento de recursos
- Telas e função útil do software de gerenciamento de recursos
Saber como melhorar gerenciamento de recursos de projetos é essencial para qualquer software house. Isso é um fato. Elas vendem o tempo de seus funcionários pelo dinheiro de seus clientes. Afinal de contas, não estamos falando de um trabalho repetitivo em que todos os dias, por muitos anos, os mesmos funcionários vão ao escritório para realizar as mesmas tarefas por 8 horas.
O que o gerenciamento de recursos faz?
Antes de decidir tomar medidas para melhorar o gerenciamento de recursos em sua empresa de software, você precisa saber por que vale a pena fazer isso. Você saberá:
- otimize seu trabalho aproveitando ao máximo a capacidade e o potencial de sua equipe.
- evitar o desperdício de tempo e dinheiro causado por um gerenciamento ineficaz.
- melhorar a satisfação de seus funcionários. O excesso de tarefas e a pressão podem ser tão frustrantes quanto o tédio e a sensação de inutilidade.
- ser capaz de monitorar o progresso do projeto e lucratividade do projeto mais facilmente.
Como melhorar o gerenciamento de recursos [exemplo de uma empresa de software]?
1. Identificar o problema
Chega um momento em que, após um brainstorming com a sua equipe de gerentes, você decide que algo definitivamente precisa mudar e que a sua empresa exige novas soluções. Você precisa de uma abordagem moderna e de reformas, para que possa conquistar o mercado e deixar seus concorrentes para trás. Você quer tudo isso. E quer isso agora.
Infelizmente, esse é exatamente o motivo pelo qual planos ambiciosos muitas vezes não dão em nada. Mesmo com o melhor gerenciamento de recursos, não é possível implementar todas as mudanças de uma só vez. Especialmente quando se está lidando com uma software house de médio ou grande porteonde os processos precisam trabalhar juntos. Seu primeiro passo para otimizar seu trabalho é, portanto identificar o problema (ou problemas). Talvez o ponto fraco seja a falta de pessoal, a falta de acompanhamento de demissões e férias, a falta de documentação necessária para a integração de novos funcionários e a entrega de projetos, projetos subestimados ou supervalorizados, tomada de decisões complicada. A melhor maneira de identificar problemas para iniciar qualquer mudança em sua organização é analisar os dados. Relatórios com base nos vários processos e resultados de sua empresa será de grande valia.
Saber o que precisa ser mudado é a base para fazer a mudança. A próxima etapa é priorizar esses problemas. Considere quais deles causam as maiores perdas ou bloqueiam outros processos - resolva-os primeiro e, depois, um a um, implemente outras melhorias. Vale a pena dividir grandes projetos em etapas e tarefas individuais para atingir sistematicamente as metas.
2. Revisar e simplificar a tomada de decisões
Muitas vezes, a implementação de uma tarefa, mesmo que simples, é como quicar uma bola.
- Primeiro, Pessoa A realiza a tarefa e precisa de aprovação.
- Ele envia uma solicitação de revisão para pessoa B - um colega de equipe sênior.
- Pessoa B diz que essa não é sua área de especialização e redireciona Pessoa A para Pessoa C - um membro sênior da outra equipe que trabalha no projeto.
- Então pessoa C diz que ele não tem essa autoridade para tomar decisões e que é melhor recorrer ao pessoa A para pessoa D - seu supervisor direto.
- Próximo, pessoa D diz que esse projeto deve ser encaminhado para pessoa E - o chefe do outro departamento que está trabalhando no projeto.
- Finalmente, Pessoa EQuando perguntado, ele diz que é a primeira vez que ouve falar de uma tarefa como essa e quem a encomendou em primeiro lugar.
É claro que a situação descrita acima é bastante caricata... mas não tanto assim? O problema do complicado processo de aceitação dos estágios individuais e as dúvidas sobre quem tem autoridade para tomar decisões sobre várias questões afetam muitas empresas. E não apenas as grandes - até mesmo uma organização com 20 pessoas pode enfrentar um gargalo de aceitação. O primeiro momento de crise é quando a gerência não consegue mais decidir sobre tudo pessoalmente. Esse é o momento em que ela precisa delegar mais independência aos funcionários de nível médio. Quanto mais pessoas houver na empresa, mais o problema se agravará, portanto, uma estrutura eficaz deve ser implementada o mais rápido possível. Especialmente porque o ritmo de desenvolvimento de uma startup não perdoa a lentidão. Bloquear o ciclo de trabalho é a melhor maneira de perder tempo e dinheiro.
Portanto, comece analisando toda a escada de aprovação
Veja quem tem autoridade para tomar decisões. A próxima etapa é simplificar todo o processo, e a melhor maneira de fazer isso é dar alguma autonomia a departamentos e especialistas individuais. A definição de regras gerais para os deveres atuais acelerará consideravelmente as tarefas diárias. Em uma empresa moderna, vale a pena apostar em um bom fluxo de trabalho, mesmo renunciando ao controle total.
3. Criar uma base de recursos
Para gerenciar bem seus recursos, você precisa saber o que tem disponível. É como em um jogo - você não conseguirá jogar bem sabendo apenas metade das suas cartas. As informações básicas que são importantes para você são:
- quantas pessoas você tem à sua disposição,
- as competências de seus funcionários,
- suas responsabilidades,
- quais são suas capacidades
Sua base de recursos é a chave para o gerenciamento eficiente de projetos e para delegar pessoas onde elas são necessárias. Isso permite que você fortaleça as equipes que têm muito trabalho sobre os ombros. Também permitirá que você atribua novas tarefas aos funcionários que simplesmente não têm nada para fazer e estão entediados. É claro que manter e usar esses dados em sua própria cabeça ou em tabelas do Excel seria ineficiente. Portanto, é uma boa ideia usar ferramentas de gerenciamento de recursos que lhe mostrará, de forma clara, quais membros da equipe estão aptos a se envolver em quais tarefas e em quais projetos eles se sairão melhor.
4. Reunir e organizar o conhecimento
Um bloqueio muito comum para o bom andamento do trabalho é a falta de conhecimento e dos materiais necessários. Quantas vezes você já teve de perguntar a várias ou mais pessoas da empresa onde estão determinados arquivos ou documentos? Esse processo é cansativo e demorado, mesmo quando se trata dos funcionários atuais da empresa. Imagine o que acontece quando alguém sai... e com ele o conhecimento secreto de onde encontrar materiais relativos ao projeto em que você está trabalhando no momento.
O conhecimento também é seu recurso e é incrivelmente importante. Monte um bom banco de dados organizado com todos os materiais que possam ser úteis no processo de integração, ao assumir responsabilidades ou apenas na rotina diária da empresa. É claro que esse não será um processo único - essas bases só fazem sentido se forem mantidas atualizadas. A software house gera tantas informações que isso precisa se tornar um hábito. No entanto, você pode ter certeza de que todos se beneficiarão com isso.
5. Desenvolver a comunicação entre os departamentos
Os vários departamentos de uma empresa às vezes agem como organismos separados. Afinal de contas, essa é a função deles. Cada departamento deve cuidar de um aspecto diferente para que sua empresa funcione como um relógio. Por outro lado, como organização, você pode obter muito mais resultados se os diferentes departamentos apoiarem uns aos outros.
Novas empresas podem fornecer ao marketing uma boa visão sobre a criação de conteúdo, enquanto a promoção do departamento de marketing é boa para as vendas. Além disso, o marketing pode fazer muito para preparar uma oferta convincente. Os desenvolvedores podem ajudar o departamento de RH a criar os melhores anúncios de emprego, dizendo-lhes o que procurar e como convencer os candidatos. Em seguida, o RH pode trazer novos funcionários com o conjunto de competências mais desejável, que será perfeito para o projeto em que você está trabalhando.
Melhorar a comunicação entre os departamentos e certificar-se de que eles saibam no que cada um está trabalhando e do que precisam permitirá que você forneça o suporte certo e obtenha ainda mais resultados por meio da sinergia. Uma equipe integrada é muito importante para a qualidade do trabalho e o bem-estar do seu pessoal.
6. Pesquisar as necessidades do mercado
A única constante no mercado é sua volatilidade. Atualizar seu conhecimento sobre as necessidades atuais do setor é uma história sem fim. Parte do aprimoramento do gerenciamento de recursos é o monitoramento constante daquilo em que vale a pena investir e desenvolver. Como um gerente de recursos ou gerente de projetos que você deve revisar regularmente:
- quais são as habilidades mais demandadas no momento,
- as tendências atuais,
- quais são as novas tecnologias que os clientes estão buscando,
- se sua empresa investe em treinamento para os funcionários, permitindo que eles desenvolvam suas competências e ampliem seus conhecimentos.
Nesse processo, o tempo e a regularidade são importantes. Ao conhecer as necessidades do mercado, você pode canalizar recursos para as soluções mais promissoras com a mesma rapidez, de modo que sempre possa oferecer inovações aos seus clientes antes dos concorrentes.
7. Planeje seu trabalho
O tópico pode parecer trivial e óbvio - afinal, o planejamento do trabalho é a base de qualquer gerenciamento de recursos de projeto. Entretanto, quanto mais nos aprofundamos no assunto, mais oportunidades, mas também riscos, descobrimos.
O que é planejamento de trabalho? Fazer listas de tarefas em um caderno é planejamento do trabalho, com certeza. Mas planejamento do trabalho também é escrever um projeto com 3 anos de antecedência usando big data, probabilidade e software especializado. E, curiosamente, ambas as formas serão eficazes. Mas não para todos. O segredo aqui é adequar o sistema às características da sua empresa e ao estilo de trabalho da sua equipe.
As tendências recentes geralmente se concentram na agilidade e na flexibilidade, de modo que o trabalho é organizado em sprints, por exemplo, semanalmente, contendo um determinado número de tarefas que podem ser concluídas nesse período. Também é uma boa ideia dividir as tarefas individuais em componentes menores. Essa estratégia evita o grande número de tarefas que nos sobrecarregam por meses. Por outro lado, alguns projetos de longo prazo exigem um cronograma planejado com bastante antecedência. Um plano bem elaborado ajuda a evitar atrasos e a ter uma perspectiva mais ampla para melhorar o gerenciamento de recursos.
8. Não espere para recrutar
Se os seus funcionários estão começando a sentir que você está com falta de pessoal, provavelmente esse é o caso. Situações como essa são muito desfavoráveis. A frustração e o cansaço se acumulam na equipe e os projetos começam a atrasar. É claro que você é o especialista e conhece melhor o ritmo da sua empresa. Às vezes, pode haver períodos mais agitados e você pode precisar usar subcontratados. Depois, tudo volta ao normal, mas fique atento aos sinais de que sua equipe está sobrecarregada. Não vale a pena esperar muito tempo para recrutar uma nova pessoa, especialmente porque o candidato perfeito não está à espreita em cada esquina. Às vezes, o processo de recrutamento pode levar muito tempo.
9. Usar ferramentas modernas para aprimorar o gerenciamento de recursos
A esta altura da leitura do artigo, você provavelmente está pensando: "OK, mas onde eu gerencio todas essas informações para ser eficaz? Afinal, não posso manter tudo em conversas do Slack, em uma caixa de entrada de e-mail e em milhares de tabelas." É aqui que as ferramentas modernas de gerenciamento de trabalho vêm em seu socorro e fazem todo o trabalho sujo para você. Vamos ilustrar isso com Teamdeck - software de gerenciamento de recursos. Nosso sistema permitirá que você gerencie seu trabalho e cronograma do projetoVerifique quais funcionários estão ocupados e por quanto tempo eles têm projetos agendados, encontre automaticamente as pessoas certas para um projeto, crie equipes inteiras com o conjunto necessário de competências e resolva conflitos de agendamento.
Além disso, você poderá rastrear e gerenciar planilhas de horas em tempo real para ver qual equipe precisa de mais suporte e quais projetos consomem mais tempo. Em cada estágio, você também pode gerar um relatório para analisar os dados e corrigir os aspectos que não estão funcionando como deveriam. Teamdeck é uma ferramenta criada por uma empresa de software por necessidade. Já estivemos lá, vimos isso, portanto, nosso sistema é simples e contém apenas as funções de que você realmente precisa.
10. Lembre-se de que o aprimoramento do gerenciamento de recursos é um processo contínuo
O trabalho em uma empresa de software é dinâmico, portanto, você precisa de flexibilidade para gerenciá-lo da melhor maneira possível. Se quiser aprimorar o gerenciamento de recursos, você precisa estar preparado para que esse seja um processo contínuo e permanente que exija atenção e comprometimento. Não basta resolver os problemas uma vez e esquecer a otimização do fluxo de trabalho. Felizmente, as boas práticas e as soluções eficazes darão frutos e, uma vez que as grandes mudanças forem feitas, será mais fácil fazer outras pequenas melhorias.
Melhore o gerenciamento de recursos e crie uma grande oportunidade de explorar melhor o potencial de sua empresa. Cada mudança subsequente resultará em efeitos perceptíveis, portanto, vale a pena apostar em uma boa estratégia e ser sistemático. Em TeamdeckNa nossa empresa, sempre atendemos às expectativas de nossos clientes e buscamos a solução que melhor atenda às suas necessidades. Você pode importar facilmente todos os dados para nossa ferramenta. Queremos que sua Teamdeck para ser adaptado às demandas de cada empresa com a qual trabalhamos, e é por isso que deixamos muitas possibilidades de personalização para criar uma versão personalizada do software. Entre em contato conosco e entre em um novo nível de gerenciamento de trabalho!
