As empresas geralmente se esforçam muito para alocação de recursos. Você quer manter todos ocupados e, ao mesmo tempo, garantir que suas tarefas sejam valiosas (o que geralmente significa faturáveis) para a empresa. Isso se torna realmente complicado à medida que sua equipe cresce, especialmente quando você precisa designar pessoas para vários projetos que estão acontecendo ao mesmo tempo.
O artigo contém:
Algumas fórmulas para medir a taxa de utilização de recursos
O que significa disponibilidade na utilização de recursos?
O papel influente do software de gerenciamento de recursos na utilização de recursos
Diferenças entre a utilização produtiva e a utilização faturável
Como implementar a utilização de recursos
Uma das maneiras mais fáceis de verificar se os seus esforços de alocação são bem-sucedidos é acompanhar a utilização e a capacidade de recursos da sua equipe. Antes de apresentarmos as várias métricas e fórmulas de utilização de recursos, gostaríamos de definir a utilização de recursos de uma forma compreensível. Portanto, neste artigo - como em muitos outros - apresentamos a comparação de definições, significados e termos usados pelos gerentes de projeto.
O insight sobre a utilização de funcionários ou recursos está relacionado aos termos "superutilização" e "subutilização". Você deve estar ciente de ambos. Por quê? O excesso de trabalho ou de tarefas durante um projeto (multitarefa) não garante que ele seja concluído completamente ou com as funções que você imaginou. Portanto, antes de começarmos, dê uma olhada na conclusão da pesquisa do Gartner Como evitar a sobrecarga da sua equipe de projetos de TI.A sobrecarga de pessoas geralmente tem um efeito contrário, reduzindo o desempenho e aumentando os erros. A pesquisa da Gartner mostra que as equipes com menor utilização podem reduzir o tempo necessário para fornecer valor comercial em 30% ou mais. Sabendo disso, faz sentido fechar e manter sob controle as taxas de utilização de recursos.
Parafraseando a definição do Project Management Institute (PMI), o gerenciamento de projetos é entendido como o uso de conhecimentos específicos, competências, habilidades, dispositivos, ferramentas, software, processos e técnicas para produzir algo de "valor para as pessoas". Pode-se facilmente interpretar que o gerenciamento de projetos consiste em fazer coisas usando o que temos. Mental e fisicamente.
E, se quiséssemos ser sarcásticos, poderíamos usar a ambiguidade da frase "valor para as pessoas" e dizer que o conceito de projeto proposto pelo PMI também pode significar a criação de um movimento social, inclusive político ou religioso.
Mas, em comparação com a definição do PMI mencionada acima, a proposta da Association for Project Management pode ser considerada mais rigorosa. A última enfatiza critérios imparciais e mensuráveis, como tempo e orçamento.
Nos negócios, ambos, embora negociáveis, impõem uma determinada estrutura de projeto. Quer estejamos falando de um trabalho de um cliente ou de um trabalho que o diretor de uma empresa enviou ao departamento de marketing, o trabalho deve ser concluído dentro do prazo esperado ou, para ser real, comercialmente viável, e produzir um retorno sobre o investimento. Portanto, de acordo com a APM: O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem resultados finais que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos. Portanto, ao contrário do que acontece apenas com o gerenciamento, se falarmos de projetos no gerenciamento de projetos, cada um deles contém demandas como tempo e orçamento para cada projeto que precisa ser concluído. Alguns exemplos de recursos de projeto (com alguns requisitos) são demonstrados abaixo:
Criar uma bomba atômica com uma força explosiva não inferior à da Bomba Tsar, em 24 meses e com um orçamento de $50 milhões
uma barragem de construção no rio Vístula até 31 de março de 2025, sem ultrapassar o orçamento de 120 milhões de dólares
desenvolvimento de um aplicativo para desktop (incluindo análise do caminho de conversão e escolha do melhor) em 8 semanas para um fabricante de calçados, com US$ 12.000
Atualizar o posicionamento da marca (incluindo a distribuição de novos materiais BTL) em 12 meses dentro do orçamento de $100 000
Com os exemplos acima, podemos imaginar o grande número de etapas, tarefas administrativas e procedimentos envolvidos em cada projeto. Quantas pessoas, com habilidades relevantes, fazem parte de cada um deles?
Portanto, como dito acima, o gerenciamento de projetos é a aplicação do processo. Ou podemos dizer de forma direta: o projeto é um processo. E o processo é chamado de ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Na Internet, é possível encontrar a divisão em 3, 4, 5, até mesmo 6 e 7 fases desse processo. Mas a mais popular pertence ao PMI mencionado e pressupõe 5.
Como você pode ver, cada fase é um grupo de tarefas, e há muitos problemas e desafios diferentes por trás de cada fase. Também vale a pena acrescentar - especialmente para aqueles que estão no início de sua função como gerente de projetos - que essas fases nem sempre devem ser tratadas cronologicamente. Alguns elementos podem ser iniciados mais cedo, enquanto outros são um processo contínuo durante o projeto (por exemplo, gerenciamento de desempenho ou - para ser mais preciso em relação ao tópico deste artigo - a utilização da ferramenta de planejamento de recursos). E cada um deles é, de alguma forma, otimizado durante todo o processo. O nivelamento de recursos é uma técnica importante usada para equilibrar a alocação de recursos e evitar a superutilização ou a subutilização durante o ciclo de vida do projeto.
Voltando ao tópico principal, em que ponto do processo de ciclo de vida do PM é importante a utilização de recursos?
Das cinco fases do processo, a utilização de recursos pode ser encontrada na terceira fase. Como parte da fase de monitoramento e controle ou, para ser mais preciso, como parte do gerenciamento de desempenho.
Iniciação e concepção
Planejamento
Lançamento e execução
Monitoramento e controle - Inclui a verificação de desempenho, ou seja, a utilização de recursos
Encerramento do projeto
Para os líderes, a utilização de recursos é a métrica e o KPI mais valiosos e úteis no gerenciamento de desempenho.
Como sabemos, o planejamento e a programação de recursos são essenciais para garantir que o plano de um projeto seja bem-sucedido. A utilização eficiente dos recursos é outra peça desse quebra-cabeça, ou, como gostaríamos de dizer, o gerenciamento de recursos. Enquanto a alocação de recursos se refere - simplificando - à atribuição de um recurso qualificado a uma tarefa, a utilização de recursos mede a eficácia e o tempo gasto por esse recurso durante a tarefa atribuída (trabalho faturável ou estratégico, horas/minutos não faturáveis, horas/minutos de administração etc.).
A utilização de recursos está de acordo com um indicador que ajuda os gerentes de projeto e os gerentes de recursos a saber como seus funcionários gastam seu tempo durante um projeto. Graças a esse conhecimento, eles tomam decisões e julgamentos de recursos muito mais eficientes que aumentam a produtividade e a lucratividade. A utilização de recursos mede a produtividade de cada funcionário e/ou a fórmula da taxa de utilização de toda a equipe. Ela monitora se os funcionários estão superutilizados ou subutilizados e determina a política de gerenciamento da carga de trabalho.
Para ser mais preciso, do ponto de vista dos gerentes de projeto e dos negócios, calcular a taxa de utilização de recursos é um termo usado para descrever a porcentagem do tempo disponível de um funcionário que é usada em tarefas ou projetos faturáveis. As taxas de utilização de recursos mostram quanto do tempo da sua equipe está sendo gasto em tarefas faturáveis, bem como o grau de produtividade de cada membro da equipe. A previsão de recursos ajuda os gerentes de projeto a prever as necessidades futuras de recursos com base nas métricas de utilização atuais.
Em outras palavras, a utilização de recursos é uma métrica que mostra se toda a sua equipe ou funcionários específicos estão totalmente ocupados. Refere-se ao processo de planejar o projeto e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis na empresa.
Por exemplo, quando você sabe que alguém já está superutilizado e simplesmente tem muita coisa na cabeça, pode procurar outra pessoa com um conjunto de habilidades semelhante que se encaixe no seu projeto. Essa métrica também ajuda a identificar as pessoas que estão subutilizadas, para que você possa atribuir novos projetos a elas.
A única maneira de descobrir isso é examinar as opções e escolher a que melhor se adapta às suas necessidades. As técnicas de otimização de recursos podem ajudar a melhorar a eficiência e a precisão dos cálculos de utilização de recursos.
A fórmula típica de utilização de recursos é:
Esse valor, expresso em porcentagem, mostra quanto do tempo da sua equipe é gasto trabalhando.
Embora pareça simples, há várias questões que surgem quando se tenta medir a utilização de recursos. Você deve basear seu cálculo no tempo de trabalho real (planilhas de horas) ou, em vez disso, o tempo de trabalho planejado? E quanto aos feriados e folga remunerada? Com que frequência você deve acompanhar o plano de utilização de recursos da sua equipe? Uma estratégia de alocação de recursos bem definida pode afetar significativamente a precisão dos cálculos da taxa de utilização de recursos.
A resposta é: depende. Há tantas variáveis que é praticamente impossível recomendar uma solução universalmente boa. A única maneira de descobrir isso é examinar as opções e escolher a que melhor atenda às suas necessidades.
Uma maneira de medir a utilização da capacidade dos recursos é comparar sua disponibilidade com as horas de trabalho planejadas.
A programação eficaz de recursos é essencial para garantir que as reservas estejam alinhadas com a disponibilidade da equipe.
A principal vantagem desse método é que, se a pontuação for muito baixa, você ainda poderá otimizar seus planos. Consulte o seu cronograma e veja se os seus projetos foram planejados corretamente. Um plano abrangente de alocação de recursos pode ajudar a garantir que todos os recursos sejam efetivamente utilizados e que as lacunas sejam minimizadas. Talvez algumas pessoas tenham lacunas em suas reservas ou você tenha, por exemplo, dois desenvolvedores trabalhando 4 horas/semana em um projeto quando poderia ter uma pessoa trabalhando em tempo integral nele?
Descubra como preencher as lacunas no cronograma da sua equipe. Talvez você deva iniciar um projeto de P&D ou introduzir um tempo livre para inovação? Isso não apenas o ajudará a evitar a perda de produtividade, mas também é uma boa maneira de manter as pessoas engajadas. A subutilização é mais frustrante para seus funcionários do que você imagina.
Cuidado com as pessoas que estão sobrecarregadas. Há o risco de as tarefas não serem entregues no prazo (além disso, você não quer que elas fiquem exaustas). O excesso de trabalho pode sugerir que você precisa contratar novos membros para a equipe.
Por fim, o cálculo da utilização estimada de recursos é uma maneira fácil de sua equipe de vendas ver quanto espaço ainda resta em seu pipeline de produção. Dessa forma, é menos provável que você perca oportunidades de negócios (ou se comprometa com projetos que basicamente não conseguirá entregar no prazo).
Em suma, a análise da pontuação de utilização de recursos com base em reservas ajuda a otimizar e melhorar a utilização e a alocação de recursos e a prever as necessidades de vendas ou recrutamento.
Outra forma de medir os recursos e obter taxas de utilização ideais é comparar as horas registradas pela sua equipe (planilhas de horas) com as horas disponíveis. Muitas pessoas acreditam que essa é a única maneira de mostrar com precisão como calcular a utilização de recursos, porque você está operando com horas de trabalho reais, não apenas com estimativas. O rastreamento de recursos é essencial para monitorar e registrar com precisão o uso de recursos ao longo do tempo.
Muitas pessoas acreditam que essa é a única maneira de mostrar com precisão como calcular a utilização de recursos, porque você está operando com horas de trabalho reais, não apenas com estimativas.
Como essa é uma pontuação retrospectiva, geralmente não é possível desfazer o dano, mesmo que sua pontuação seja decepcionante. No entanto, ela o ajuda a tomar decisões melhores no futuro.
Os dados históricos referentes à utilização de recursos da equipe são diferentes e podem ser um bom indicador da necessidade de contratar mais pessoas (ou encontrar atribuições extras para os membros da equipe existentes). Você também pode verificar a produtividade de seus funcionários.
Minha recomendação seria usar os dois métodos para calcular a utilização de recursos. Compare a utilização real (registrada) com a estimada (com base nas reservas) e analise as diferenças. Elas podem apontar problemas com a estimativa da carga de trabalho ou problemas de gerenciamento de projetos. Verifique se há pessoas ou projetos que estão repetidamente acima ou abaixo de sua pontuação de utilização estimada. Essa análise permite que você identifique áreas de melhoria e tome medidas. A análise da utilização de recursos ajuda os gerentes de projeto a entender os padrões e a tomar decisões baseadas em dados para projetos futuros.
Agora que você conhece diferentes fórmulas para calcular a utilização de recursos, é hora de complicar um pouco mais as coisas. Até agora, usamos o termo "horas disponíveis". Mas o que isso significa? Você deve considerar a disponibilidade como o tempo durante o qual o funcionário esteve no trabalho? Ou você deve incluir também as férias e os feriados?
A princípio, você pode pensar que incluir o tempo livre na disponibilidade geral é contraintuitivo, afinal, as pessoas claramente não estavam disponível então. Considere, no entanto, que talvez você ainda precise compensar seus funcionários por esse período se operar com salários fixos.
Como empregador, você pode querer ver quanto tempo os membros da sua equipe realmente passam trabalhando no grande esquema das coisas. Se decidir incluir o tempo livre em seu cálculo, lembre-se de que a taxa ideal de utilização de recursos de sua equipe pode ser significativamente menor durante os meses de pico de férias (dezembro e agosto). O planejamento da disponibilidade de recursos ajuda a garantir que você tenha os recursos certos disponíveis quando necessário, mesmo durante os períodos de pico de férias.
Algumas empresas usam 2080 como um número fixo de horas (52 semanas * 40 horas). Outras calculam o número real de horas de trabalho disponíveis em um determinado ano. Se você quiser fazer uma filtragem mais avançada (por exemplo, incluir horas de férias, excluir feriados, levar em conta funcionários de meio período), você deve considerar o uso de um software de gerenciamento de recursos.
Quando sua definição de "horas disponíveis" estiver pronta, você deve considerar o que chama de "horas de trabalho". Você está falando de todas as horas que seus funcionários passam fazendo atividades relacionadas ao trabalho, por exemplo, criando um projeto interno? Ou talvez as horas que eles passam trabalhando em coisas pelas quais você pode cobrar de seus clientes.
Você pode calcular a chamada "utilização produtiva", que leva em consideração todas as horas ocupadas, e a "utilização faturável". A segunda é especialmente valiosa para agências, consultorias ou software houses: empresas que trabalham em projetos para seus clientes. Com a utilização faturável, você pode medir quanto tempo seus funcionários dedicam ao trabalho que realmente compensa. O faturamento de recursos é crucial para o controle e o gerenciamento de horas faturáveis para projetos de clientes.
Você pode ter definido a fórmula que usará para medir a disponibilidade e a utilização dos recursos, mas precisa levar em conta os dados em constante mudança. A disponibilidade futura das pessoas muda toda vez que elas pedem um dia de folga ou ficam doentes, o que também afeta suas reservas.
Há todos os motivos para pensar que seus dados devem ser atualizados regularmente e que a pontuação de utilização da equipe também deve ser ajustada em tempo real. A maneira mais fácil de manter o controle sobre isso seria usar um software de gerenciamento de recursos. O gerenciamento de recursos em tempo real permite ajustes dinâmicos na alocação de recursos com base nos dados atuais. Criamos o Teamdeck como uma ferramenta de gerenciamento de recursos que pode automatizar seus esforços para que você possa se concentrar em funções de gerenciamento de projetos.
O Teamdeck usa três tipos de pontos de dados para seus cálculos:
disponibilidade (bem como folgas ou feriados),
reservas (horas de trabalho planejadas),
planilhas de horas (horas de trabalho registradas).
Dessa forma, você pode calcular a utilização estimada e real da equipe e compará-las. Esse software vem com um conjunto de relatórios que permite visualizar os dados e compartilhá-los com os membros individuais da equipe (ou com o cliente). As ferramentas de gerenciamento de recursos oferecem recursos abrangentes para rastrear, analisar e otimizar a utilização de recursos.
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