O gerenciamento de férias é um dos principais elementos de sua organização. Ele permite otimizar o fluxo de trabalho, evitar gargalos e aumentar a produtividade da sua equipe. Verifique se sua organização precisa de um sistema de gerenciamento de férias e qual ferramenta escolher!
O que você aprenderá com este artigo:
Sejamos realistas: na maioria das empresas, o gerenciamento de licenças é uma bagunça. As solicitações enviadas por recurso ou por e-mail geralmente ficam sem resposta por dias ou são facilmente esquecidas. Os funcionários que não sabem quem estará de licença em um determinado momento não podem planejar suas tarefas junto com outros membros da equipe. Gargalos devido à falta de capacidade suficiente durante períodos movimentados, como feriados ou fim de ano. Os feriados caem em dias diferentes para países diferentes, o que é muito importante quando se gerencia uma equipe internacional.
Um processo de gerenciamento de férias ruim tem um impacto muito negativo sobre o fluxo de trabalho em toda a empresa, causando atrasos e caos. Portanto, é aconselhável introduzir um software de gerenciamento de férias on-line eficaz e à prova de falhas.
Você já conhece os benefícios de um sistema de gerenciamento de férias. Agora pergunte a si mesmo: sua empresa precisa de um? Quem sabe, talvez você já tenha a ferramenta perfeita para essa finalidade. Por outro lado, como você está lendo este artigo, provavelmente está procurando informações sobre como melhorar a qualidade do seu gerenciamento de férias. Portanto, responda a algumas perguntas e diagnostique se sua empresa precisa de uma nova solução.
Será difícil para você verificar todas as vezes quantos dias de folga um funcionário tem antes de aceitar o pedido. solicitação de férias. Além disso, inserir manualmente os dias utilizados após cada licença concluída é outra atividade que consome muito tempo e que pode não ser necessária se o sistema fizer isso por você. Um bom sistema de gerenciamento de férias o impedirá automaticamente de tirar férias que excedam o número de dias de folga disponíveis.
Às vezes, é fácil perder uma solicitação de licença, portanto, seu sistema deve informá-lo sobre ela por meio do canal que você mais usa. Certifique-se de que seu ferramenta de gerenciamento de férias envia uma notificação por e-mail informando que uma solicitação foi recebida e o lembra de aceitá-la.
Nada prolonga mais o processo de aprovação do que ficar passando de pessoa para pessoa. Um funcionário envia uma solicitação de licença para o líder da equipe, que a envia para o chefe do departamento, que tem de repassá-la para outra pessoa, e assim por diante. Faça com que as solicitações cheguem diretamente à pessoa que pode aprová-las. Um sistema de gerenciamento de licenças bem projetado lhe dará a capacidade de encaminhar automaticamente as solicitações para as pessoas certas. Isso evita confusão e torna todo o processo rápido e claro.
Como já mencionamos, gerenciar uma equipe internacional é algo complicado por causa dos feriados locais, entre outras coisas. Isso não é um problema quando seus funcionários trabalham em um único país - todos vocês comemoram os mesmos feriados nacionais e nem precisam inseri-los no sistema.
O que é diferente é se a sua equipe estiver em 10 países diferentes e cada um deles tiver feriados bancários locais diferentes. Se tiver problemas para controlar os feriados internacionais, encontre um sistema que bloqueie automaticamente os feriados para as pessoas que trabalham em um determinado país.
As férias não são iguais. Além das férias clássicas, há também licenças maternidade, doença, sob demanda ou para cuidar de crianças. Cada uma delas é contabilizada de forma ligeiramente diferente, dependendo do contrato e das circunstâncias. Portanto, é importante que seus funcionários possam definir motivos e horários de férias personalizados. Isso evitará confusão adicional com a contabilização dos dias de folga.
Os feriados afetam outros aspectos da organização, como gerenciamento de recursos de projetos. Seria muito demorado se você tivesse que calcular como os dias de folga afetam a capacidade da sua empresa todas as vezes.
Um bom sistema de gerenciamento de férias deve, portanto, ser capaz de se integrar facilmente a outras ferramentas de gerenciamento de trabalho... E, idealmente, o gerenciamento de férias, recursos, tarefas e tempo deve ser possível em uma única ferramenta abrangente.
Essa não é uma tarefa tão simples, pois todos tentam convencê-lo de que a solução deles é a melhor. Por isso, resumimos abaixo algumas das melhores ferramentas disponíveis no mercado.
Teamdeck - software de gerenciamento de recursos baseado em nuvem - é uma ferramenta universal, direta e transparente para gerenciar vários aspectos do trabalho. Ele foi criado por uma empresa de software experiente para atender às necessidades de outras empresas de software e do setor de tecnologia. No entanto, logo ficou claro que a maneira eficiente e distinta da software house de gerenciar o trabalho também foi adotada por outros setores, como agências de criação, organizações financeiras, startups em crescimento e grandes corporações modernas. O Teamdeck.io inclui um recurso de software de gerenciamento de licenças com funções de gerenciamento de ausências e folgas.
O sistema facilita os processos de gerenciamento de férias - enviar solicitações de férias de funcionários, incluindo os motivos e a duração das férias, e encaminhá-las às pessoas adequadas. Ele facilita o gerenciamento de uma equipe internacional, pois leva em conta feriados locais e fusos horários do respectivo país.
As férias atuais de todos os membros da equipe são imediatamente carregadas em seu painel de disponibilidade e programação, para que você possa sempre ver rapidamente quais recursos estão à sua disposição. O sistema de gerenciamento de férias do Teamdeck está disponível para todos os funcionários que você selecionar, incluindo freelancers, que podem facilmente marcar seu tempo de ausência, por exemplo, para a semana inteira ou apenas algumas horas em um dia.
O função de motivos personalizados oferece a opção de usar um tipo de licença individual, marcando-a como remunerada ou não remunerada e atribuindo os funcionários e departamentos relevantes a uma política de férias individual. Dessa forma, além dos tipos clássicos de férias, como férias anuais ou licença médica, você também pode monitorar e gerenciar facilmente outros motivos para tirar dias de folga.
Você pode realizar todo o processo dentro do aplicativo, mas o Teamdeck enviará uma notificação adicional por e-mail quando uma solicitação de férias for recebida. Se você quiser verificar as estatísticas de dias de folga da sua organização, o Teamdeck gerará um relatório claro e completo para você.
Essa é uma ferramenta de gerenciamento de RH simples e fácil de usar para o gerenciamento de férias. Ele se baseia em um calendário compartilhado, de modo que qualquer pessoa adicionada ao sistema pode ver a disponibilidade de seus colegas imediatamente. Ele permite que você envie solicitações com facilidade e as aceite imediatamente, além de possibilitar a criação de relatórios. Se o que você precisa não estiver nos tipos de licença padrão, é possível criar facilmente opções personalizadas.
Esse software de RH dá a cada funcionário acesso à sua conta individual para ver quantos dias de folga lhe restam e o status de aceitação de suas solicitações. O aplicativo está disponível nas versões web e aplicativo móvel. O Sage HR está integrado ao Slack, para que você possa aceitar funcionário solicitações de folga diretamente dessa ferramenta.
O Podio é uma ferramenta criada para aqueles que não estão satisfeitos com soluções prontas. O sistema oferece muitas possibilidades de personalização e pode ser adaptado às necessidades individuais da empresa. Em primeiro lugar, o front-end do Podio foi criado com base na API, de modo que os desenvolvedores podem desenvolver o sistema de forma flexível para atender às necessidades de toda a empresa.
Em segundo lugar, o sistema tem amplas possibilidades de integração com outras ferramentas. Ao fazer o upload de extensões selecionadas, você pode usar outros aplicativos no Podio. O sistema não é um sistema típico de gerenciamento de licenças, mas você pode integrá-lo, por exemplo, ao Google Calendar ou ao Teamdeck. Dessa forma, você pode implementar funcionalidades personalizadas para sua empresa e obtenha os recursos necessários para controlar e aceitar os dias de folga de seus funcionários. E mais.
No bamboo HR, os funcionários podem enviar solicitações de férias de forma rápida e fácil e os gerentes podem aceitá-las com a mesma rapidez e facilidade. O sistema mostra possíveis conflitos de agendamento com reuniões ou férias de outros funcionários para fornecer todos os dados necessários para aceitar a solicitação. Ambas as partes podem adicionar uma nota ao envio para justificar a solicitação e a decisão.
O sistema de gerenciamento de férias converte os dias selecionados em horas para facilitar o planejamento da capacidade da empresa. Um Política de PTO pode não ser adequado para todas as empresas, portanto, configurações personalizadas podem ser criadas no Bamboo HR. Com apenas alguns cliques no aplicativo, vários tipos de relatórios de férias podem ser gerados. Isso facilita para os gerentes a verificação das tendências de férias, mesmo aquelas que não são óbvias à primeira vista. Isso facilita o planejamento do fluxo de trabalho estratégico da organização.
O Hi Bob é um sistema de gerenciamento de licenças fácil de usar. Ele permite que os funcionários escolham qualquer tipo de licença, como feriados, dias de doença, Rastreamento de PTOdias de férias ou licença parental. Eles podem especificar a duração da licença e enviar solicitações diretamente aos supervisores.
Uma vantagem importante do aplicativo é sua integração com o Slack e o MS Teams, para que os gerentes possam aprovar rapidamente as licenças enquanto usam suas ferramentas de comunicação diárias. Obviamente, tudo isso também está disponível como um aplicativo da Web e móvel.
O aplicativo também permite que você crie e atribua políticas personalizadas para grupos selecionados de funcionários e cargos, o que torna a ferramenta muito flexível, independentemente da forma de contratação. O sistema informa automaticamente as solicitações de licenças atuais, passadas e pendentes dos funcionários, para que você possa verificar facilmente as estatísticas e os status de diferentes tipos de solicitações para funcionários e departamentos individuais.
O gerenciamento de férias é um problema para todas as organizações, independentemente do tamanho, do setor ou do padrão de trabalho. Não deixe que a falta de procedimentos e ferramentas adequados reduza sua eficiência e a satisfação dos funcionários. Analise as necessidades da sua empresa, verifique os pontos fracos da sua solução atual e permita que um sistema profissional de gerenciamento de férias libere um novo potencial para a sua equipe.
De acordo com um estudo da CIPD, os funcionários tiram uma média de 6 dias de folga por ano por vários motivos. Isso pode não parecer muito, mas não ter os procedimentos corretos para organizar esse tempo livre pode prejudicar a organização do trabalho com um efeito de bola de neve.
O gerenciamento de licenças, ou gerenciamento de folgas, é o processo de aceitação, otimização e acompanhamento dos dias de folga e feriados dos funcionários em uma organização. Ele tem um impacto colossal sobre a saúde de sua empresa e deve ser considerado uma prioridade. Que benefícios ela pode trazer para sua empresa? Como avaliar se sua organização precisa de uma ferramenta de gerenciamento de férias?
Até mesmo o trabalho mais interessante e inspirador pode ser cansativo e os funcionários têm todo o direito de descansar e recarregar as baterias para o próximo desafio. É muito frustrante quando sua equipe sente que não pode tirar férias bem merecidas porque a empresa precisa deles e não há ninguém para substituí-los. De acordo com o pesquisador Mark Rosekind, da Alertness Solutions, "o efeito de descanso das férias pode aumentar o desempenho em 80%. Os tempos de reação dos que retornam de férias aumentaram 40%".
Uma pessoa que sabe que a organização se preocupa com seu bem-estar e com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional simplesmente será mais produtiva porque suas necessidades serão atendidas. É responsabilidade da gerência fazer o que for preciso para garantir que todos possam tirar seus dias de folga e que o trabalho flua sem problemas. Essa é a marca de um bom gerenciamento de férias.
Toda empresa tem suas prioridades e seus projetos mais importantes. No entanto, é natural que, às vezes, surjam tarefas e solicitações urgentes que não estavam previamente planejadas no cronograma. Não há nada de errado com isso, desde que não seja em detrimento das principais responsabilidades.
O gerenciamento de licenças permite que você avalie melhor se um funcionário tem espaço para cuidar de tarefas adicionais antes de sair ou se é melhor que ele se concentre em prioridades que não podem esperar duas semanas pelo seu retorno.
O gerenciamento de uma equipe que trabalha remotamente em diferentes países exige um sistema eficiente de gerenciamento de férias que leve em conta os diferentes fusos horários e feriados nacionais de muitos países.
Conhecer a capacidade de sua empresa é a base do gerenciamento adequado de recursos. Com o gerenciamento de licenças, você poderá ver quais funcionários estão de licença e alocar substitutos de forma eficiente, distribuir tarefas de acordo com a capacidade dos departamentos relevantes e alocar suporte onde for necessário.
Os gargalos são um momento de crise para todas as empresas. Eles surgem quando você não tem recursos suficientes (dinheiro, funcionários, tecnologia, tempo) para realizar uma determinada tarefa. As férias dos funcionários geralmente geram gargalos porque uma equipe incompleta tem menos capacidade do que o normal. O gerenciamento eficaz de férias permitirá que você se prepare para essas situações com antecedência e minimize a dificuldade de manter um ritmo normal de trabalho.
A licença do funcionário não é uma informação importante apenas para o gerente. Uma empresa é um sistema de elementos que interagem entre si, portanto, todo funcionário deve saber sobre a disponibilidade de outras pessoas na organização. E isso não se refere apenas aos membros da mesma equipe. Ao planejar seu trabalho, as pessoas precisam saber se a pessoa que pode ajudá-las com uma determinada tarefa estará disponível naquele momento. Isso se aplica a todos os departamentos e cargos. O gerenciamento de férias, portanto, garante uma estrutura clara do fluxo de trabalho e se traduz em maior eficiência.
Antes de obter de nós o conhecimento sobre gerenciamento de licenças, você também deve saber onde o gerenciamento de licenças está posicionado no mercado para ter uma visão mais ampla e tomar decisões de compra mais precisas para o software do sistema de gerenciamento de licenças
O gerenciamento de licenças faz parte do gerenciamento de tempo e presença. Portanto, vamos dar uma olhada nesses dois. Mas, para não nos aprofundarmos muito em questões que não são o tema deste capítulo, o gerenciamento de tempo é o processo de planejar e exercer o controle do tempo gasto em atividades específicas. Especialmente aquelas que estão ligadas ao aumento da eficácia, eficiência e produtividade. Em outras palavras, trata-se de como dividir o tempo entre diferentes ações e manter-se produtivo em cada uma delas.
Já o gerenciamento de presença é a forma como você controla as horas dos funcionários. É o sistema para documentar o tempo que os funcionários trabalham e o tempo que eles tiram de folga. Seu principal objetivo é evitar a perda de tempo dos funcionários por meio do controle das horas de trabalho, do tempo de login, das saídas, dos intervalos e das folgas.
Então, chegou a hora do termo principal de nossa conversa: gerenciamento de licenças. Ninguém precisa pensar muito sobre o significado de gerenciamento de licenças. O gerenciamento de licenças (ou apenas gerenciamento de folgas, ou gerenciamento de PTO) refere-se ao gerenciamento das solicitações de licença dos funcionários. Para ser mais específico, trata-se de licenças parentais, licenças por período, licenças médicas, licenças parentais, licenças por período, férias e outras decisões de licença, às vezes não planejadas.
E o principal objetivo desse complexo de ações denominado "gerenciamento de licenças" é garantir que os funcionários desfrutem de seus benefícios de forma descomplicada, sem deixar que isso afete o funcionamento da empresa.
O gerenciamento de férias é a administração das férias dos funcionários de acordo com a política de férias da empresa, não apenas para fins de conformidade legal, mas também para melhorar o envolvimento dos funcionários, a produtividade e a marca do empregador. (GreytHR.com)
Como podemos ler mais adiante no site da GreyHR, há três pontos gerais de gerenciamento de férias: elaboração de políticas de férias, implementação e execução de políticas de férias e trabalho regular de administração de férias. No entanto, a GreyHR não menciona nada sobre a enorme proximidade entre o gerenciamento de licenças e a administração de uma empresa ou, o que é mais relevante, entre as licenças de um funcionário e o andamento dos projetos.
O objetivo do gerenciamento de licenças é lidar com as solicitações de folga dos funcionários de forma justa e precisa, para que os negócios funcionem sem problemas e os funcionários recebam os benefícios a que têm direito. (Lucidchart.com)
Enquanto o GreyHR enfatiza o engajamento e a produtividade (e a marca do empregador) como preocupação indiscutível do planejamento de folga dos funcionários, Lucidhart presta atenção ao desempenho comercial inabalável como critério ou foco que determina as decisões de acordo com a aprovação da folga.
O planejamento eficaz de recursos é um objetivo crucial para empresas de todos os portes, independentemente de operarem on-line ou em setores tradicionais. Dada a grande variedade de empresas que exigem planejamento de recursos, é um desafio fornecer uma recomendação única para todos...
As empresas geralmente se esforçam muito na alocação de recursos. Você quer manter todos ocupados e, ao mesmo tempo, garantir que suas tarefas sejam valiosas (o que geralmente significa faturáveis) para a empresa. Isso se torna realmente complicado quando sua equipe...
Equipes de todo o mundo estão enfrentando desafios semelhantes quando se trata de planejar o cronograma de sua equipe. Criar um plano de projeto é difícil por si só, e mantê-lo atualizado e reagir às mudanças é ainda mais...