Temos certeza de que você conhece a sensação empolgante de se aproximar do seu destino. Na estrada, essa é a função das placas que indicam as cidades pelas quais você está passando e a distância que lhe resta. Deixar para trás placas sucessivas que simbolizam as etapas de sua jornada é uma grande satisfação, e no trabalho não é diferente. O que são marcos de projeto, como defini-los e quais erros evitar?
Pontos de referência de seu projeto gerenciamento marcos
Projeto Os marcos são pontos específicos no tempo que são usados para medir o progresso em direção ao objetivo final do projeto. Cada um desses pontos marca uma fase importante do projeto, permitindo que você mantenha uma estrutura clara de trabalho em sua linha do tempo. Dessa forma, cada parte interessada pode ter uma visão geral do status dos objetivos.
Exemplos de marcos do projeto são:
- Início e conclusão do projeto.
- Criação de uma equipe de projeto.
- Execução de fases individuais.
- Aceitação de estimativas de cronograma e custo.
- Envio de entregas importantes para o cliente.
- Aceitação dos estágios subsequentes do projeto.
- Reuniões com as partes interessadas.
- Conclusão de tarefas críticas.
- Principais decisões e apresentações.
O que os marcos do projeto devem conter?
O recurso mais importante dos marcos do projeto são seus nomes e datas de conclusão (pode ser um período ou um prazo específico). É muito útil quando você escreve pontos individuais em uma linha do tempo para que possa ver imediatamente toda a seção transversal do projeto. Em muitos casos, por exemplo, no modelo em cascata, também é útil vinculá-los a pagamentos e orçamento. Também vale a pena marcar em cada fase requisitos adicionais, por exemplo, mais pessoas para a equipe, reunião com o cliente, etc. Entretanto, ao fazer tudo isso, lembre-se de que os marcos do projeto não devem ser muito complicados e técnicos. Sua finalidade é permitir que todas as pessoas envolvidas no projeto acompanhem o progresso do trabalho regularmente. Por esse motivo, todas as partes interessadas devem ter o mesmo entendimento do que foi realizado.
Qual é a função dos marcos de gerenciamento de projetos no planejamento do trabalho?
1. Programação
Os marcos são a ferramenta de agendamento que permite planejar as fases mais importantes do projeto no tempo e avaliar em que estágio estão os objetivos. No cronograma geral do projeto, eles nos mostram os estágios mais importantes do trabalho, facilitando a visualização do progresso.
2. Atualização contínua para todas as partes interessadas
Em uma empresa de software, tudo se resume a eficiência e otimização das atividades. Você consegue imaginar que, toda vez que quiser verificar o status de um projeto, terá de examinar todas as tarefas concluídas e decidir o que foi feito e o que não foi? Ou que tenha que consultar sua equipe em cada ponto do cronograma para saber se há algum atraso? Isso tomaria muito tempo! Com os marcos do projeto, todos os envolvidos no projeto podem verificar por si mesmos se a equipe atingiu os marcos definidos ou se o projeto está atrasado. Todos se beneficiam dos marcos do projeto: desenvolvedores, gerentes de projeto, clientes e marketing.
3. Pontos de controle não são nada de novo na otimização dos marcos do projeto
Todos sabemos que prevenir é melhor do que corrigir, mas, às vezes, um gerente de projeto não pode dar atenção total a todos os seus projetos ao mesmo tempo. Normalmente, a equipe tem bastante autonomia, enquanto o o gerente de projeto intervém quando são necessárias decisões ou reações. Graças a marcos claros, o PM pode ver imediatamente onde surgem problemas em um projeto e tomar as medidas adequadas para garantir que o trabalho seja executado sem problemas.
4. Aumento da produtividade
Alguns projetos se arrastam para sempre. Quando sua equipe está trabalhando na mesma coisa há meses e não há fim à vista, a motivação diminui. Os marcos do projeto não fazem o trabalho andar mais rápido, mas permitem que você o divida em etapas. Dessa forma, em vez de um projeto do ponto A ao ponto B, temos metas menores no caminho, e o esforço para alcançá-las aumenta a motivação e acelera o progresso.
5. Aumento do moral
Desde a infância, estamos acostumados a ser recompensados por nossos esforços - é assim que funciona o condicionamento clássico. Conquistas sucessivas são reforços positivos, que aumentam nossa satisfação. Elas nos fazem querer trabalhar mais para experimentar emoções mais agradáveis. A realização de marcos é apenas um tipo de recompensa desse tipo, uma oportunidade de comemorar para a equipe que concluiu uma fase importante do trabalho. Graças a isso, você pode se vangloriar das conquistas da sua equipe na frente de outros departamentos ou clientes e se parabenizar por uma tarefa bem feita. O sentimento de orgulho associado ao progresso e ao desenvolvimento é muito importante para o bem-estar dos funcionários.
6. Informações para outras equipes
Quanto maior for a empresa de software é, mais difícil é para todos se manterem atualizados com tudo o que está acontecendo na empresa. Graças aos marcos do projeto, os funcionários sempre podem verificar quais projetos são realizados por outros departamentos. Os funcionários podem desenvolver muito mais facilmente um sentimento de pertencimento à organização e de integração da equipe. Além disso, quando os funcionários sabem no que as outras equipes estão trabalhando e em que elas são especializadas, sempre poderão pedir ajuda à pessoa certa sobre um determinado assunto.
Definição dos marcos do projeto - como fazer isso corretamente?
Não existe uma regra universal sobre como designar os marcos do projeto... Bem, essa informação não foi das mais úteis, não é mesmo? Mas tudo se baseia no fato de que os marcos são tão diferentes quanto os produtos a que se referem. Você precisa de uma abordagem individual, consciência dos principais objetivos e um cronograma de projeto.
O mais importante é o número e a frequência.
É importante que os marcos apareçam com relativa regularidade e que os intervalos entre eles não sejam muito longos. Por exemplo, se o projeto durar cerca de um ano, os marcos podem aparecer, mais ou menos, mensalmente. É claro que essa frequência é apenas indicativa, mas você sabe o que queremos dizer: se em um projeto longo houver apenas quatro etapas separadas por trimestres inteiros, elas não cumprirão sua função sistemática e de atualização no processo atual. Por outro lado, trate os marcos como algo especial. Não são tarefas comuns que realizamos diariamente. Para que aumentem a motivação e sejam uma conquista para os funcionários, elas não podem ocorrer a cada dois dias, pois não serão uma recompensa.
Claro para todos
Os marcos do projeto devem ser compreensíveis para todos que tiverem de lidar com eles, ou seja, pessoas de diferentes cargos, departamentos e, às vezes, até empresas (como clientes e parceiros). Eles não requerem especificações técnicas. Os marcos são sinais que mostram o status do trabalho, portanto, devem ser tão claros e inequívocos quanto possível.
Questões de ordem
Idealmente, os marcos devem marcar fases relativamente separadas, de modo que, quando a equipe concluir uma fase, ela possa ser considerada concluída. Concluir um marco e depois retornar repetidamente a essa parte do projeto é um caos.
Também é importante estabelecer os marcos cronologicamente em uma linha do tempo. Dessa forma, eles ajudam a sistematizar e ordenar o fluxo de trabalho. Isso é especialmente importante no método cascata.
Os erros mais comuns no estabelecimento de marcos de gerenciamento de projetos
Em todos os setores, uma habilidade fundamental é aprender com os erros... de preferência, com os erros de outra pessoa. Portanto, vamos dar uma olhada no que deve ser evitado ao usar marcos.
- Definição de muitos marcos pode criar confusão entre as partes interessadas e reduzir a importância de atingi-los. Como resultado, a equipe não recebe recompensas emocionais e oportunidades para comemorar a conquista de marcos.
- Também é um erro definir marcos de projeto muito distantes entre si. Um espaço muito grande entre as fases faz com que elas pareçam inatingíveis e a equipe se sinta sobrecarregada em vez de motivada.
- Outro equívoco comum é assumir os marcos como eventos recorrentes no projeto. Os marcos não podem ser eventos planejados em determinados intervalos, eles são pontos específicos no tempo. Essa é uma conquista importante para o projeto.
- Descrições muito complicadas/técnicas. Os marcos do projeto não são apenas uma ferramenta para a equipe de desenvolvimento. Eles são, antes de tudo, uma forma de comunicar claramente o status do projeto que beneficia a todos, desde os PMs até os clientes, parceiros e outros departamentos e equipes da organização. Os marcos devem ser curtos, claros e fornecer informações sobre o ponto em que você está no projeto e o que foi feito.
Gerencie os marcos do gerenciamento de projetos da melhor forma possível
Ok, agora que você já sabe tudo sobre o que são marcos, como defini-los e quais erros evitar, vamos passar a gerenciá-los. A maneira mais fácil de fazer isso é usar uma ferramenta de organização do trabalho, como o Teamdeck, onde acabamos de introduzir um recurso dedicado aos marcos do projeto! Em nosso sistema, você pode gerenciar facilmente os marcos, atribuir o acesso apropriado e acompanhar o status de cada etapa do trabalho em uma linha do tempo clara.
Como o Teamdeck é uma solução abrangente software de gerenciamento de recursosAlém disso, você pode verificar facilmente o cronograma completo, as pessoas envolvidas no projeto, suas capacidades e a possibilidade de compromissos, e muito mais. Assim, você sempre pode inserir os marcos no contexto mais amplo da sua organização e usá-los da forma mais conveniente possível. O Teamdeck é uma ferramenta criada por uma empresa de software para empresas de software, e é por isso que garantimos que ela seja útil e funcional, e adaptados ao setor de TI.
Um marco de projeto para sua empresa
Os marcos do projeto, usados corretamente, são uma ferramenta muito útil quando se trabalha em um aplicativo ou software. Em primeiro lugar, eles facilitam a ordenação e a programação do trabalho, definindo seu ritmo adequado. Em segundo lugar, eles garantem a clareza do projeto para todas as pessoas envolvidas. Em terceiro lugar, eles desempenham uma função muito importante de motivar e melhorar o moral da equipe, dando um motivo para se orgulhar, um senso de realização e desenvolvimento no trabalho. Se você ainda não implementou marcos em sua organização, não precisa esperar!
Se você tiver alguma dúvida, por favor Entre em contato conosco - teremos o maior prazer em ajudá-lo a personalizar nossa ferramenta para melhor atender a todas as suas necessidades comerciais.
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