Os gerentes de projeto geralmente pensam sob a perspectiva de multitarefas. Reuniões o dia todo, notificações constantes no slack e mil tarefas por minuto são o pão de cada dia. No entanto, muitos trabalhos não são assim. Funcionários analíticos, criativos e de desenvolvimento de produtos precisam de tempo para se concentrar e entrar no "fluxo" ou na "fase" em que são mais produtivos. Como ajudar sua equipe a se concentrar?
Vivemos na era da multitarefa. Trabalhamos e ouvimos música, pegamos o ônibus e navegamos em nossos smartphones, preparamos o jantar e respondemos a e-mails. Raramente fazemos uma coisa de cada vez e, finalmente, achamos cada vez mais difícil nos concentrarmos e mantermos a atenção por longos períodos.
De acordo com o Centro Nacional de Informações sobre Biotecnologia, nossa capacidade média de atenção em 2000 era de 12 segundos. Em 2015, foi de apenas 8,25 segundos! Estamos achando cada vez mais difícil manter o foco porque estamos acostumados a receber constantemente novos estímulos. As distrações estão por toda parte, afetando a produtividade e a qualidade do trabalho que realizamos. Esse é um grande desafio para as organizações, onde o uso eficiente do tempo é essencial. Infelizmente, muitas delas querem fazer o máximo possível no menor tempo possível, mas, no final, acabam reduzindo a capacidade de seus funcionários.
As empresas cometem muitos erros que afetam negativamente a eficácia da equipe.
Em primeiro lugar, não existe um cronograma de trabalho em equipe e o ritmo de trabalho é determinado por tarefas ad-hoc.
Em segundo lugar, o planejamento do trabalho não leva em conta as diferenças individuais.
Em terceiro lugar, o cronograma de trabalho é elaborado a partir da perspectiva do gerente de projeto, não da perspectiva do executivo.
Em quarto lugar, as empresas não valorizam o tempo de seus funcionários e não priorizam as tarefas, por exemplo, muitas reuniões nas quais todos estão envolvidos, mesmo que não sejam necessárias.
Em quinto lugar, as empresas não analisam seus dados de desempenho, por exemplo, relatórios de tempo ou feedback de sua equipe.
Isso significa que não há esperança e que estamos todos condenados a ter um desempenho ineficiente? Absolutamente não! Há muitas maneiras de melhorar o desempenho, começando com uma boa ferramenta de gerenciamento de funcionários, uma abordagem flexível e consciência do processo de foco. Neste artigo, discutiremos dicas sobre como melhorar a qualidade e o conforto do seu trabalho com um bom planejamento.
Todo mundo é diferente. Sim, sabemos que isso soa como um clichê, mas ao procurar o modelo de trabalho perfeito, é preciso levar em conta as preferências individuais do seu pessoal. Alguns trabalham melhor pela manhã, outros à noite. Alguns ficam entediados rapidamente e gostam de muita variedade, enquanto outros preferem se concentrar em uma grande tarefa antes de passar para a próxima. Use o software de programação de recursos para atribuir as tarefas certas às pessoas certas. O recurso de atribuição de funções também será muito útil, para que todos possam ver rapidamente quem é responsável pelo quê.
Durante Gerenciamento da carga de trabalhoPor isso, é importante definir metas ambiciosas e dar à sua equipe um senso de realização e crescimento. No entanto, é fácil cair na armadilha de sobrecarregar seus funcionários. Se eles trabalharam com eficiência em um mês e alcançaram um marco do projetoNo mês seguinte, eles recebem ainda mais, e assim por diante. Essa estratégia é de curto prazo - todos acabarão ficando cansados demais, frustrados, menos produtivos e desmotivados porque sentirão que o trabalho nunca termina. Para evitar isso, controlar a carga de trabalho da sua equipe. Você pode tentar trabalhar em intervalos, em que uma semana será mais intensa e a outra um pouco menos, ou pode se certificar de manter um equilíbrio em sua carga de trabalho diária. Use software de gerenciamento de recursos para garantir que seus funcionários não estejam sob muita pressão. Incorporar um sala de dados virtual também pode aumentar a segurança e a eficiência do gerenciamento de projetos.
De acordo com um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine, uma pessoa leva 23 minutos e 15 segundos para voltar ao estado de concentração em uma tarefa depois de ser distraída. Isso pode não parecer muito, mas se todos os dias um funcionário tiver 3 reuniões e 10 mensagens no Slack, isso se tornará uma enorme perda de eficiência. Como evitar isso? Sugira aos seus funcionários que reservem um horário para se concentrarem. Usando o calendário, eles podem definir uma reunião para si mesmos - por exemplo, 2 horas durante o dia. Você pode ter certeza de que, quando sua equipe tiver algum tempo para se concentrar apenas na tarefa, a produtividade aumentará.
Em muitas organizações, há uma tendência de classificar todas as tarefas como muito urgentes e muito importantes. O pensamento por trás disso é que priorizar cada tarefa fará com que o funcionário leve cada tarefa igualmente a sério. Como resultado, as pessoas ficam sobrecarregadas pelo excesso de pressão e não conseguem se concentrar em uma única coisa porque estão constantemente pensando nas próximas 5 tarefas urgentes que as aguardam. Portanto, ao planejar o trabalho, use a opção de priorização - marque as tarefas de acordo com os prazos e a urgência para que seus funcionários possam criar suas estratégias pessoais de trabalho.
As reuniões da empresa são necessárias e importantes. Mas nem todas. Um erro organizacional comum é realizar reuniões sempre que algo precisa ser "discutido". Isso é especialmente típico de pessoas que coordenam o trabalho, como os gerentes de projeto - seu trabalho é verificar se tudo está funcionando como deveria, comunicar e reunir informações e decidir sobre as próximas etapas. Nesse caso, a reunião costuma ser a principal ferramenta de trabalho. Para as pessoas que estão fazendo o trabalho, cada reunião é uma pausa no fluxo e uma distração que requer tempo para retornar ao estado de concentração anterior.
Ao preparar sua agenda de trabalho diária ou semanal, tente limitar o número de reuniões às necessárias. Verifique o planejador de calendário on-line regularmente para garantir que seus funcionários não precisem ficar de plantão a cada hora e tenham tempo para criar em paz. Uma ótima ideia será um plano de tarefas - cada tarefa deve ter uma descrição detalhada dos requisitos e das etapas, para que todos possam verificar facilmente os resultados sem perder tempo em uma reunião desnecessária.
As pessoas precisam de intervalos. Estatisticamente, você deve fazer uma Intervalo de 15 minutos a cada 1,5 horas para refrescar seu cérebro e aumentar a produtividade. Infelizmente, muitas vezes não há espaço para uma pausa em um cronograma de trabalho intenso. Como resultado, as pessoas trabalham mais, mas realmente fazem menos, pois sua produtividade cai. Experimente o modelo de planejamento de pausas, incentive seus funcionários a escrever pequenas pausas em seus calendários, afaste-se do computador por um tempo, vá para o terraço para tomar um pouco de ar fresco com uma xícara de café ou faça alguns exercícios físicos simples para oxigenar o cérebro. Você ficará surpreso com os efeitos positivos.
Muitos projetos grandes parecem se arrastar para sempre. É muito desmotivador quando você está trabalhando na mesma coisa há meses e o final ainda está muito distante. Isso faz com que seja fácil estagnar e perder a motivação e a produtividade. Tente diversificar as tarefas que sua equipe recebe. Se alguém estiver trabalhando na mesma coisa há uma semana, envolva-o em algo novo, para que ele possa ganhar perspectiva e voltar com novas ideias. É claro que também é nesse ponto que a abordagem individual e a conversa com seus funcionários contam - alguns preferem variar o trabalho e alternar entre as tarefas, outros preferem se concentrar em um projeto do início ao fim. A flexibilidade é fundamental.
Esse ponto está relacionado ao anterior. Se estiver trabalhando em um grande projeto que precisa ser concluído e não tiver a oportunidade de diversificar seu trabalho, divida-o em etapas. A conclusão de uma etapa de trabalho é um sucesso. Sucesso é motivação. Se estiver trabalhando em um projeto de seis meses, divida-o em marcos do projeto e comemore com sua equipe a conquista de cada etapa.
Ao implementar uma estratégia para aumentar a produtividade, você precisa ficar de olho em todos os processos em andamento na equipe. Use uma ferramenta em que possa ter todas as informações em um só lugar.
Um ótimo exemplo é o Teamdeck, um sistema no qual é possível criar um cronograma de trabalho bem planejado, agendar reuniões em um calendário, distribuir tarefas, verificar a carga de trabalho dos funcionários, monitorar o tempo de trabalho com planilhas de horas, atribuir funções, adicionar descrições de tarefas e muito mais! Um trabalho bem planejado, em que todos têm espaço para se concentrar e relaxar e sabem exatamente o que precisa ser feito, é o segredo para uma maior produtividade.
Toda organização quer uma coisa: alta produtividade e bons resultados. Para atingir esse objetivo, o fator mais importante a ser considerado são as condições de trabalho da sua equipe, que são adaptadas às suas funções e cargos. Um cronograma de trabalho cuidadosamente planejado elevará seu desempenho a níveis nunca antes sonhados!
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