O calendário de recursos (ou calendário de gerenciamento de projetos, ou calendário de planejamento de projetos, software de planejamento de recursos) permite planejar e gerenciar e alocar recursos de forma mais eficaz e eficiente, especialmente se o Microsoft Excel tiver uma função importante em sua empresa.
Muitas vezes, uma parte de um ferramenta de gerenciamento de recursosSe você tem um calendário de recursos, ele é a sua visualização preferida ao planejar projetos, atribuir reservas e gerenciar suas equipes. A seguir, apresentamos um detalhamento do calendário de recursos para que você tenha uma ideia dos recursos essenciais e por que vale a pena usar esse calendário em seu trabalho diário como gerente de projetos.
O que você receberá com este artigo:
Como os calendários de gerenciamento de projetos resolvem os desafios
Algumas palavras sobre o calendário de recursos, agendamento de equipes, controle de tempo da equipee gerenciamento de férias em uma única ferramenta
A influência de software de planejamento de recursos sobre gerenciamento de projetos
O significado e a função dos calendários de recursos
Resolvendo os desafios do gerenciamento de projetos: Os calendários de gerenciamento de projetos abordam vários desafios, fornecendo uma abordagem estruturada para o planejamento e a alocação de recursos. Eles facilitam a sincronização dos esforços da equipe, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma otimizada e que os marcos do projeto sejam cumpridos em tempo hábil.
Visão geral abrangente dos recursos: Os calendários de recursos oferecem uma visão holística da alocação de recursos, incluindo a disponibilidade, a capacidade, a carga de trabalho e a utilização dos funcionários. Essa transparência ajuda a evitar a superutilização ou subutilização de recursos, mantendo assim uma carga de trabalho equilibrada em toda a equipe.
Integração com outras ferramentas: Os calendários de recursos modernos integram-se perfeitamente ao software de gerenciamento de recursos e a outras ferramentas de gerenciamento de projetos e controle de tempo, criando uma plataforma unificada para gerenciar todos os aspectos de um projeto. Essa integração aumenta a eficiência, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e permitindo atualizações em tempo real.
Um calendário de recursos (também conhecido aqui e ali como calendário de gerenciamento de projetos e calendário de planejamento de projetos) monitora a grande quantidade de tarefas, ocorrências e datas que ocorrem ou ocorrerão durante o ciclo de vida do projeto. A criação de um calendário de recursos é essencial para o gerenciamento eficaz de projetos, pois ajuda no planejamento e na alocação de recursos desde o início de um projeto. Ele observa a disponibilidade, a capacidade, a carga de trabalho e a utilização de cada funcionário.(Teamdeck) Um calendário de recursos - como os termos sugerem - é um calendário para controlar, coordenar e monitorar recursos, incluindo funcionários e equipamentos. Ele oferece aos gerentes de projeto uma visão totalmente transparente de toda a equipe e de todos os projetos, o que é uma ótima maneira de ajudar as empresas a ampliar seus negócios.
Para ser mais rigoroso, uma visão geral de como os recursos (funcionários) estão sendo utilizados, quais recursos com habilidades específicas estão disponíveis, quanto tempo levam os projetos separados e quanto custarão os projetos específicos. Os calendários de projetos e de recursos desempenham funções distintas no gerenciamento de cronogramas de projetos e na disponibilidade de recursos. Um calendário de projeto acompanha o progresso e os prazos, enquanto um calendário de recursos concentra-se na alocação e disponibilidade de recursos. Ele também ajuda a evitar desafios de gerenciamento de carga de trabalho, como superutilização ou subutilização. Um calendário de recursos mostra a disponibilidade de recursos humanos e não humanos, incluindo horas de trabalho e dias de folga, para garantir um planejamento eficiente do projeto.
O que os recursos dos gerentes de projeto estão procurando no calendário de recursos?
Recursos de gerenciamento de disponibilidade/licença - a quantidade de tempo para a qual você pode reservar um funcionário
Relatórios personalizáveis e fáceis de entender
Trabalho planejado - o tempo para o qual um funcionário é atribuído a um projeto. Idealmente, o total de reservas para uma pessoa não deve exceder sua disponibilidade
Planilhas de horas e controle de tempo dos funcionários - o tempo que um funcionário trabalhou em uma determinada atribuição/projeto. Idealmente, os registros de horas não devem exceder as marcações
Recursos de análise de utilização de funcionários
Gerenciamento da carga de trabalho e sua otimização
Orçamento de projetos
Controle e planejamento de projetos
Capacidade de integração
Personalizações avançadas
Visão geral das reservas, planilhas de horas e férias dos membros da equipe
Ausências - férias de funcionários, licenças médicas e outros tipos de ausências devem ser incluídos nos calendários múltiplos dos funcionários, para que você possa identificar facilmente o momento em que um determinado membro da equipe não está disponível.
Feriados nacionais - da mesma forma que as licenças, os feriados nacionais devem ser marcados no seu calendário de recursos como o período em que os recursos não estão disponíveis, para que você não possa contá-los ao planejar um projeto.
[Tela do Teamdeck - o calendário de gerenciamento de recursos e projetos].
Os calendários de recursos desempenham um papel fundamental no gerenciamento de projetos complexos, pois oferecem várias vantagens:
Visão geral dos recursos de alto nível: Eles oferecem uma visão geral da disponibilidade de recursos humanos, ajudando os gerentes de projeto a planejar com eficiência e alocar recursos onde for necessário.
Compreensão aprimorada do pipeline de produção: Ao visualizar o cronograma e os recursos do projeto, os gerentes obtêm uma melhor compreensão da capacidade de produção da empresa e podem planejar adequadamente.
Gerenciamento otimizado da carga de trabalho: Ao rastrear as reservas e os registros de tempo, os gerentes podem identificar e resolver rapidamente os problemas de superutilização ou subutilização, garantindo uma distribuição equilibrada das tarefas.
Os gerentes de projeto podem se beneficiar do uso de um calendário de recursos de várias maneiras, por exemplo, por meio de:
ter uma visão geral de alto nível da disponibilidade de recursos,
ter um melhor entendimento do pipeline de produção da empresa,
poder planejar recursos de forma mais ponderada,
ser capaz de ajustar a carga de trabalho da equipe em caso de subutilização ou superutilização.
Gerenciar recursos de forma eficaz é crucial ao lidar com vários projetos para garantir que a carga de trabalho seja equilibrada e que os membros da equipe não fiquem sobrecarregados.
Com um calendário de recursos, você pode planejar o trabalho da sua equipe com mais eficiência. Ao levar em conta a disponibilidade dos funcionários, as férias planejadas e os feriados nacionais, você reduz o risco de ter uma força de trabalho insuficiente para concluir o projeto.
Da mesma forma, você pode usar um calendário de recursos para identificar os funcionários de que precisa e que, no momento, estão reservados para outro projeto. Sabendo por quanto tempo eles estão indisponíveis, você pode ajustar o cronograma do seu projeto ou negociar com outro PM os recursos de que ambos precisam.
Outra vantagem de um calendário de recursos é uma visão geral clara da carga de trabalho dos funcionários. Ao monitorar as reservas ou entradas de tempo, é possível identificar rapidamente os membros da equipe com muito ou pouco trabalho, para que seja possível ajustar as reservas de acordo. Isso ajuda a equipe do projeto a se manter informada sobre seus cronogramas e possíveis desafios, apoiando, em última análise, uma melhor alocação de tarefas e mantendo o moral da equipe.
Vamos fazer a introdução. O Teamdeck é um Gerenciamento de recursos SaaS solução desenvolvida por uma empresa de software que trabalha com a NetFlix, Uber ou Universal. Anteriormente, o software era dedicado a seus próprios objetivos, mas depois de dezenas de meses, o produto passou a ser comercializado. Foi assim que, de modo geral, esse calendário de recursos se tornou parte do enorme mercado de software de gerenciamento de projetos.
O Teamdeck permite que os usuários criem seu próprio calendário de recursos para um melhor gerenciamento de recursos, ajudando a evitar overbooking e a aumentar a visibilidade das cargas de trabalho da equipe.
Ele ajuda cada gerente de projeto e membro da equipe durante todo o projeto, com planejamento de recursosgerenciar e medir o desempenho.
Com o Teamdeck, você tem acesso à carga de trabalho de seus funcionários com um Agendador de recursos simples. As informações disponíveis no Teamdeck incluem reservas, planilhas de horas, disponibilidade e férias.
Além disso, incluímos mais dois detalhes que podem ajudá-lo a monitorar a carga de trabalho:
Reservas versus disponibilidade
Planilha de horas versus disponibilidade
As barras mostram as reservas dos funcionários ou planilhas de horas em comparação com sua disponibilidade. É uma maneira rápida e fácil de ver se um membro da equipe está sendo subutilizado ou superutilizado, facilitando a tomada de medidas.
Um dos recursos fundamentais de um calendário de recursos é a capacidade de monitorar a disponibilidade dos funcionários e gerenciar as licenças. Essa funcionalidade é essencial para garantir que os gerentes de projeto tenham uma visão precisa de quem está disponível para trabalhar em um projeto em um determinado momento.
Em contrapartida, um calendário de projeto é usado para identificar dias úteis, turnos e prazos para tarefas, fornecendo uma visão geral mais estática do cronograma do projeto.
O calendário deve incluir:
Férias planejadas: As folgas programadas dos funcionários precisam ser contabilizadas para evitar conflitos de programação.
Licenças por doença: As ausências não planejadas por motivo de doença devem ser monitoradas e gerenciadas prontamente.
Feriados nacionais: Os feriados públicos devem ser marcados para garantir que sejam considerados no planejamento dos cronogramas do projeto.
Ao ter uma visão geral detalhada desses fatores, os gerentes de projeto podem evitar o overbooking de funcionários e garantir que os projetos tenham uma equipe adequada.
Os relatórios personalizáveis são outro recurso essencial de um calendário de recursos. Esses relatórios fornecem informações sobre vários aspectos do gerenciamento de recursos, tais como:
Alocação de recursos: Compreensão de como os recursos são distribuídos entre diferentes projetos.
Progresso do projeto: Acompanhamento do status dos projetos em andamento e identificação de possíveis atrasos.
Desempenho da equipe: Analisar o desempenho de cada membro da equipe e da equipe como um todo.
Esses relatórios podem ser adaptados para atender às necessidades específicas do gerente de projeto, oferecendo flexibilidade e percepções detalhadas que ajudam na tomada de decisões.
A programação de trabalho planejada garante que a carga de trabalho de cada funcionário seja gerenciável e não exceda sua disponibilidade. Esse recurso ajuda a:
Distribuição equilibrada da carga de trabalho: Evitar o esgotamento, garantindo que nenhum funcionário fique sobrecarregado com tarefas.
Utilização eficiente de recursos: Garantir que todos os membros da equipe sejam utilizados adequadamente e que nenhum recurso fique ocioso.
A programação eficaz é essencial para manter altos níveis de produtividade e garantir que os projetos sejam concluídos com eficiência.
O controle preciso do tempo é essencial para entender quanto tempo os funcionários gastam em várias tarefas. Esse recurso inclui:
Planilhas de horas: Os funcionários podem registrar as horas trabalhadas em projetos específicos, fornecendo um registro detalhado do tempo gasto.
Controle de tempo: Acompanhamento em tempo real das horas de trabalho para monitorar a produtividade e garantir que os registros de horas sejam precisos.
Ao comparar as planilhas de horas com as reservas planejadas, os gerentes de projeto podem identificar discrepâncias e fazer os ajustes necessários para aumentar a eficiência.
A análise de utilização de funcionários ajuda os gerentes de projeto a entender a eficácia com que os membros de sua equipe estão sendo usados. Isso envolve:
Taxas de utilização: Calcular a porcentagem de tempo que os funcionários gastam em tarefas faturáveis versus atividades não faturáveis.
Planejamento de capacidade: Determinar a carga de trabalho ideal para cada membro da equipe para maximizar a produtividade sem causar esgotamento.
Essa análise é fundamental para a tomada de decisões informadas sobre alocação de recursos e planejamento de projetos.
O gerenciamento eficaz de projetos requer orçamento e controle de custos cuidadosos. Um calendário de recursos ajuda a:
Estimativa de custos: Fornecer estimativas precisas dos custos do projeto com base na alocação de recursos e no tempo gasto.
Controle de orçamento: Monitorar as despesas reais em relação ao orçamento para garantir que os projetos permaneçam no caminho certo do ponto de vista financeiro.
Relatórios financeiros: Geração de relatórios financeiros detalhados para fornecer às partes interessadas percepções sobre os custos e a lucratividade do projeto.
Esses recursos ajudam os gerentes de projeto a manter a disciplina financeira e a garantir que os projetos sejam lucrativos.
As opções avançadas de personalização tornam os calendários de recursos adaptáveis a várias necessidades organizacionais. Essas opções incluem:
Visualizações personalizadas: Criação de visualizações de calendário personalizadas que destacam equipes, funções ou projetos específicos.
Opções de filtro: Filtrar o calendário para exibir informações relevantes, como a disponibilidade de conjuntos de habilidades específicas.
Configurações personalizadas: Ajustar as configurações do calendário para atender às preferências individuais e aos requisitos do fluxo de trabalho.
A personalização aumenta a capacidade de uso do calendário de recursos, tornando-o uma ferramenta versátil para diferentes cenários de gerenciamento de projetos.
Os calendários de recursos desempenham um papel estratégico no gerenciamento de projetos, fornecendo uma plataforma centralizada para o gerenciamento de recursos. Essa importância estratégica é evidente em várias áreas importantes:
Os calendários de recursos oferecem uma visão geral de alto nível da disponibilidade e alocação de recursos. Essa visibilidade é fundamental para:
Planejamento proativo: Permitindo que os gerentes de projeto planejem com antecedência e aloquem recursos de forma eficaz. Os líderes de equipe desempenham um papel fundamental na manutenção de calendários de recursos precisos e na garantia da alocação eficaz de recursos.
Resolução de conflitos: Identificar e resolver conflitos de programação antes que eles afetem os cronogramas do projeto.
Otimização de recursos: Garantir que todos os recursos disponíveis sejam utilizados de forma eficiente para maximizar a produtividade.
Um calendário de recursos centralizado promove uma melhor colaboração entre os membros da equipe e os departamentos. Os benefícios incluem:
Esforços coordenados: Facilitar a coordenação de tarefas e atividades em diferentes equipes.
Comunicação transparente: Proporcionar uma visão clara de quem está trabalhando em quê, melhorando a comunicação e reduzindo mal-entendidos.
Metas compartilhadas: Garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos e cronogramas do projeto.
Os calendários de recursos dão suporte à escalabilidade das organizações, fornecendo ferramentas para gerenciar a complexidade crescente. Isso inclui:
Gerenciamento de recursos dimensionável: Adaptar-se às necessidades crescentes da organização à medida que ela se expande e assume mais projetos.
Integração eficiente: Agilizar o processo de integração de novos funcionários, fornecendo visibilidade clara dos horários e da disponibilidade da equipe.
Adaptabilidade: Ajustar-se às mudanças nos requisitos do projeto e à disponibilidade de recursos em tempo real.
O gerenciamento eficaz de recursos é um componente essencial do gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos. Os calendários de recursos contribuem por:
Identificação de riscos: Destacar possíveis riscos relacionados a recursos, como overbooking ou escassez de habilidades.
Mitigação de riscos: Implementar estratégias para mitigar esses riscos, como realocar recursos ou ajustar os cronogramas do projeto.
Planejamento de contingência: Desenvolver planos de contingência para lidar com desafios imprevistos de recursos.
Barras de disponibilidade no calendário de planejamento de projetos do Teamdeck
Para tornar o Teamdeck mais conveniente de usar, você pode personalizar a visualização selecionando as linhas que deseja ver.
Além disso, você pode filtrar a visualização para exibir uma lista específica de funcionários, por exemplo, somente desenvolvedores de front-end ou designers. Você pode criar suas próprias exibições para obter rapidamente uma visão geral de diferentes equipes.
Para maximizar os benefícios de um calendário de recursos, os gerentes de projeto devem seguir as práticas recomendadas de gerenciamento de recursos. Essas práticas incluem:
Revisões frequentes: Revisar e atualizar regularmente o calendário para refletir as alterações nos cronogramas do projeto, na disponibilidade de recursos e nas atribuições da equipe. As atualizações regulares do calendário de recursos são essenciais durante a fase de planejamento do projeto para garantir a precisão da programação e da alocação de recursos.
Ajustes em tempo real: Fazer ajustes em tempo real no calendário à medida que novas informações ficam disponíveis, garantindo que ele continue sendo uma ferramenta de planejamento precisa e confiável.
Treinamento de funcionários: Fornecer treinamento abrangente aos funcionários sobre como usar o calendário de recursos de forma eficaz, garantindo que todos estejam na mesma página.
Suporte contínuo: Oferecer suporte e recursos contínuos para ajudar os funcionários a navegar na ferramenta e solucionar quaisquer problemas que surjam.
Políticas transparentes: Estabelecer políticas e procedimentos claros sobre como o calendário de recursos deve ser usado, garantindo consistência e responsabilidade.
Diálogo aberto: Incentivar o diálogo aberto entre os membros da equipe para tratar de quaisquer preocupações ou sugestões para melhorar a eficácia da ferramenta.
Utilização de insights: Aproveitar os insights fornecidos pelo calendário de recursos para tomar decisões baseadas em dados sobre alocação de recursos, planejamento de projetos e gerenciamento de carga de trabalho.
Melhoria contínua: Usar os dados para identificar áreas de melhoria e implementar estratégias para aprimorar os processos gerais de gerenciamento de projetos.
Em conclusão, um calendário de recursos é uma ferramenta indispensável para o gerenciamento de projetos moderno. Ele oferece uma solução abrangente para gerenciar recursos, programar tarefas e otimizar cargas de trabalho. Ao fornecer uma visibilidade clara da disponibilidade e utilização dos recursos, um calendário de recursos aumenta a eficiência, a colaboração e a tomada de decisões. Ferramentas como o Teamdeck exemplificam os benefícios de um software avançado de planejamento de recursos, oferecendo uma plataforma robusta que apoia a execução bem-sucedida de projetos complexos. Seguindo as práticas recomendadas e aproveitando todo o potencial dos calendários de recursos, os gerentes de projeto podem melhorar significativamente sua capacidade de entregar projetos dentro do prazo e do orçamento, contribuindo, em última análise, para o crescimento e o sucesso de suas organizações.
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