Resource Calendar - Gerencie toda a sua equipe em uma única ferramenta

O calendário de recursos (ou calendário de gerenciamento de projetos, ou calendário de planejamento de projetos, software de planejamento de recursos) permite planejar e gerenciar e alocar recursos de forma mais eficaz e eficiente, especialmente se o Microsoft Excel tiver uma função importante em sua empresa.

Muitas vezes, uma parte de um ferramenta de gerenciamento de recursosSe você tem um calendário de recursos, ele é a sua visualização preferida ao planejar projetos, atribuir reservas e gerenciar suas equipes. A seguir, apresentamos um detalhamento do calendário de recursos para que você tenha uma ideia dos recursos essenciais e por que vale a pena usar esse calendário em seu trabalho diário como gerente de projetos.

O que você receberá com este artigo:

• Como os calendários de gerenciamento de projetos resolvem os desafios
• Algumas palavras sobre o calendário de recursos, agendamento de equipes, controle de tempo da equipee gerenciamento de férias em uma única ferramenta
• A influência de software de planejamento de recursos sobre gerenciamento de projetos
• O significado e a função dos calendários de recursos

O que é um calendário de recursos?

Um calendário de recursos (também conhecido aqui e ali como calendário de gerenciamento de projetos e calendário de planejamento de projetos) monitora a grande quantidade de tarefas, ocorrências e datas que ocorrem ou ocorrerão durante o ciclo de vida do projeto.

Ele observa, no mínimo, a disponibilidade, a capacidade, a carga de trabalho e a utilização de cada funcionário.

(Teamdeck)

Um calendário de recursos - como os termos sugerem - é um calendário para controle, coordenação e monitoramento de recursos, incluindo funcionários e equipamentos. Ele oferece aos gerentes de projeto uma visão totalmente transparente de toda a equipe e de todos os projetos, o que é uma ótima maneira de ajudar as empresas a ampliar seus negócios.

Para ser mais rigoroso, uma visão geral de como os recursos (funcionários) estão sendo utilizados, quais recursos com habilidades específicas estão disponíveis, quanto tempo os projetos separados levam e quantos projetos específicos custarão. Isso também ajuda a evitar desafios de gerenciamento de carga de trabalho, como superutilização ou subutilização.

O que os recursos dos gerentes de projeto estão procurando no calendário de recursos?

• Recursos de gerenciamento de disponibilidade/licença - a quantidade de tempo para a qual você pode reservar um funcionário
• Relatórios personalizáveis e fáceis de entender
• Trabalho planejado - o tempo para o qual um funcionário é atribuído a um projeto. Idealmente, o total de reservas para uma pessoa não deve exceder sua disponibilidade
• Planilhas de horas e controle de tempo dos funcionários - o tempo que um funcionário trabalhou em uma determinada atribuição/projeto. Idealmente, os registros de horas não devem exceder as marcações
• Recursos de análise de utilização de funcionários
• Gerenciamento da carga de trabalho e sua otimização
• Orçamento de projetos
• Controle e planejamento de projetos
• Capacidade de integração
• Personalizações avançadas

• Ausências - férias de funcionários, licenças médicas e outros tipos de ausências devem ser incluídos nos calendários múltiplos dos funcionários, para que você possa identificar facilmente o momento em que um determinado membro da equipe não está disponível.
• Feriados nacionais - da mesma forma que as licenças, os feriados nacionais devem ser marcados no seu calendário de recursos como o período em que os recursos não estão disponíveis, para que você não possa contá-los ao planejar um projeto.

Como um calendário de recursos beneficia seus projetos complexos?

Os gerentes de projeto podem se beneficiar do uso de um calendário de recursos de várias maneiras, por exemplo, por meio de:

• ter uma visão geral de alto nível da disponibilidade de recursos,
• ter um melhor entendimento do pipeline de produção da empresa,
• poder planejar recursos de forma mais ponderada,
• ser capaz de ajustar a carga de trabalho da equipe em caso de subutilização ou superutilização.

Com um calendário de recursos, você pode planejar o trabalho da sua equipe com mais eficiência. Ao levar em conta a disponibilidade dos funcionários, as férias planejadas e os feriados nacionais, você reduz o risco de ter uma força de trabalho insuficiente para concluir o projeto.

Da mesma forma, você pode usar um calendário de recursos para identificar os funcionários de que precisa e que, no momento, estão reservados para outro projeto. Sabendo por quanto tempo eles estão indisponíveis, você pode ajustar o cronograma do seu projeto ou negociar com outro PM os recursos de que ambos precisam.

Outra vantagem de um calendário de recursos é uma visão geral clara da carga de trabalho dos funcionários. Ao monitorar as reservas ou entradas de tempo, é possível identificar rapidamente os membros da equipe com muito ou pouco trabalho, para que seja possível ajustar as reservas de acordo.

O calendário de recursos, o controle de tempo, as planilhas de horas, o planejamento de projetos e o gerenciamento da carga de trabalho em um só lugar?

Vamos fazer a introdução. O Teamdeck é um Gerenciamento de recursos SaaS solução desenvolvida por uma empresa de software que trabalha com a NetFlix, Uber ou Universal. Anteriormente, o software era dedicado a seus próprios objetivos, mas depois de dezenas de meses, o produto passou a ser comercializado. Foi assim que, de modo geral, esse calendário de recursos passou a fazer parte do enorme mercado de software de gerenciamento de projetos.

Ele ajuda cada gerente de projeto e membro da equipe durante todo o projeto, com planejamento de recursosgerenciar e medir o desempenho.

Com o Teamdeck, você tem acesso à carga de trabalho de seus funcionários com um Agendador de recursos simples. As informações disponíveis no Teamdeck incluem reservas, planilhas de horas, disponibilidade e férias.

Além disso, incluímos mais dois detalhes que podem ajudá-lo a monitorar a carga de trabalho:

• Reservas versus disponibilidade
• Planilha de horas versus disponibilidade

As barras mostram as reservas dos funcionários ou planilhas de horas em comparação com sua disponibilidade. É uma maneira rápida e fácil de ver se um membro da equipe está sendo subutilizado ou superutilizado, facilitando a tomada de medidas.

Para tornar o Teamdeck mais conveniente de usar, você pode personalizar a visualização selecionando as linhas que deseja ver.

Além disso, você pode filtrar a visualização para exibir uma lista específica de funcionários, por exemplo, somente desenvolvedores de front-end ou designers. Você pode criar suas próprias exibições para obter rapidamente uma visão geral de diferentes equipes.