A popularização do trabalho remoto levantou muitas questões sobre o gerenciamento de uma equipe remota, especialmente quando ela é internacional. Esse sistema de trabalho exige uma abordagem e ferramentas completamente novas, além da definição de prioridades. No artigo de hoje, apresentaremos 10 dicas sobre como gerenciar uma equipe remota que trabalha em países diferentes.
Vírus = funcionários remotos
A Covid-19 mudou a forma como muitas empresas trabalham. Pessoas em prédios de escritórios fechados aumentavam o risco de propagação do vírus, portanto, a gerência teve que encontrar uma solução. A solução acabou sendo o trabalho remoto. É claro que o trabalho remoto não foi inventado junto com a pandemia, mas somente agora as empresas começaram a implementar esse modelo em grande escala. Algumas empresas já tinham experiência com o trabalho em home office. Para outras organizações, por outro lado, era um desafio completamente novo, que exigia uma revisão completa dos padrões de gerenciamento existentes.
Benefícios mútuos do gerenciamento de funcionários remotos
O trabalho remoto apresenta novas oportunidades e também novos problemasMas um sistema bem executado de transformação remota pode trazer grandes benefícios para sua empresa. Especialmente porque, neste momento, a capacidade de trabalhar remotamente é um critério muito importante para que uma organização seja competitiva no mercado. De acordo com o relatório da Growmotely, cerca de 97% dos funcionários pesquisados não querem voltar ao escritório em tempo integral. Isso mostra como é importante poder usar, pelo menos parcialmente, o home office.
Além disso, para o empregador, o trabalho remoto também significa uma série de benefícios que vale a pena levar em conta. Primeiro - custos mais baixos de administração da empresa. Apenas o fato de que, quando sua equipe trabalha em casa, não é necessário alugar um escritório tão grande. Algumas empresas até desistiram de ter um escritório. Afinal de contas, os custos de aluguel desse espaço são muito altos.
Em segundo lugar, os funcionários têm menos probabilidade de se ausentar. Quando não estão se sentindo bem, mas ainda não estão muito doentes, geralmente preferem não tirar um dia de folga, mas trabalhar na cama. Também costuma ser mais fácil para elas parar de trabalhar por uma ou duas horas quando têm um compromisso a cumprir, ao passo que, se estivessem trabalhando em casa, provavelmente tirariam um dia de folga. Um estudo de Stanford também constatou que os funcionários que podem trabalhar em casa são 22% mais produtivos. 32,2% dos gerentes de contratação pesquisados confirmaram que a produtividade dos trabalhadores remotos aumentou.
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Escolha o modelo que funciona melhor para você
É claro que os modelos de trabalho remoto não são unitários e dependem das necessidades e especificidades de sua empresa. Definitivamente, é mais fácil para empresas de tecnologia e internacionais enviar funcionários para um escritório em casa do que para empresas baseadas em trabalho manual. Dê uma olhada na sua organização e decida qual é a melhor forma para você: totalmente remota ou talvez híbrida? Ou deixe a escolha para seus funcionários - afinal, eles sabem onde trabalham melhor. Seja qual for o modelo escolhido, este guia o ajudará a gerenciar uma equipe remota.
1. Estrutura organizacional clara
Uma das maiores mudanças para os funcionários que trabalham remotamente é a comunicação. No escritório, é sempre fácil perguntar a um colega na mesa ao lado a quem se dirigir para fazer uma pergunta específica ou se alguém está de licença ou férias no momento. Ao trabalhar remotamente, a busca por essas informações pode consumir muito tempo, especialmente em uma empresa de grande ou médio porte. Portanto, é importante usar um sistema que facilite esse processo.
Por exemplo, o recurso de campos personalizados do Teamdeck (software de gerenciamento de recursos), pode ajudá-lo a agrupar os funcionários de acordo com os departamentos a que pertencem e as habilidades que possuem. Isso é muito útil para atribuir pessoas a projetos e criar relatórios. Também facilita a visualização de quem é responsável pelo quê na empresa.
2. Tarefas definidas com precisão e expectativas claras
Tarefas e expectativas claramente definidas são a base do trabalho em geral. No entanto, no modo remoto, isso se torna algo crucial. É difícil descrever quanta frustração, mal-entendidos e atrasos podem resultar do fato de não se ter um escopo de trabalho claramente definido. É por isso que é tão importante que seus funcionários saibam exatamente o que você exige deles, o que eles têm de fazer e qual é o prazo final. Use um painel aleatório que seja atualizado em tempo real. Dessa forma, todos os funcionários receberão tarefas específicas em um sprint. Eles saberão exatamente quais são suas responsabilidades e quando você espera que eles concluam um determinado marco. É sua responsabilidade como gerente garantir a clareza e a abertura.
3. Autonomia da equipe e dos funcionários
Ao trabalhar remotamente, você deve esperar perder algum controle. Você não pode verificar constantemente o que seus funcionários estão fazendo. É muito importante contratar pessoas que possam gerenciar seu próprio tempo e metas. A independência e a confiança são essenciais ao gerenciar uma equipe internacional que não trabalha em um escritório. Obviamente, não é que os funcionários devam ser deixados sozinhos e você perderá a visão do progresso do projeto.
Você deve oferecer à sua equipe o máximo de suporte e informações detalhadas sobre as tarefas que ela deve realizar. Manter o controle das principais fases de projetos importantes também é muito importante para que você saiba o que está acontecendo na empresa e se tudo está indo de acordo com o planejado. No entanto, se você tentar monitorar constantemente cada elemento do trabalho da sua equipe, não obterá os resultados desejados. Você perderá muito tempo verificando se todos estão fazendo o que devem fazer. Seus funcionários se sentirão frustrados e controlados, e a motivação interna deles diminuirá porque não sentirão que são responsáveis pelo próprio trabalho.
4. Conhecimento da disponibilidade da sua equipe
No escritório, você sempre pode perguntar a alguém "você tem tempo para uma reunião rápida?". Ou simplesmente chegar e apresentar seu caso em 5 minutos. Quando a equipe trabalha remotamente, o caso se torna muito mais complicado. Especialmente quando você emprega muitas pessoas em todo o mundo e não pode controlar o tempo delas durante um dia, uma semana ou um mês inteiro. Isso também é muito importante se você emprega pessoas que trabalham em diferentes fusos horários ou em meio período.
Nessa situação, o gerenciamento da disponibilidade se torna ainda mais complicado. Para manter sua empresa funcionando sem problemas, você precisa conhecer a disponibilidade da sua equipe. Isso o ajudará a planejar seu calendário da melhor forma possível. É também nesse ponto que nossa ferramenta é útil. No calendário do Teamdeck, você encontrará Disponibilidade função.
Cada funcionário pode preencher sua disponibilidade a qualquer momento, o que facilita o planejamento de turnos e reuniões. Você também pode adicionar uma disponibilidade repetida em vez de defini-la dia a dia.
Ao gerenciar uma equipe remota que trabalha em diferentes países, também é muito importante levar em conta os feriados locais. É nesse ponto que a Unidades organizacionais Esse recurso é muito útil. Ele permite que você agrupe sua equipe por localidade e atribua a ela os feriados apropriados. Dessa forma, sempre que você quiser agendar uma reunião ou uma tarefa para seu funcionário, o calendário levará em conta o país em que ele se encontra e os feriados locais que se aplicam a ele.
5. Gerenciamento do tempo e monitoramento do cronograma de trabalho
Gerenciamento do tempo do projeto - Você já ouviu isso? Não dá para ficar perguntando a cada membro da equipe "você já fez isso?", "quando você vai fazer?", "vamos cumprir o prazo?". Mesmo quando se trabalha em um emprego fixo, isso seria completamente ineficiente, muito menos quando se emprega muitas pessoas em todo o mundo! Você precisa ter um sistema para gerenciar projetos e cronogramas de trabalho.
Quando você reunir todas as tarefas e cronogramas de projetos de longo prazo em um painel claro, será muito mais fácil verificar se tudo está ocorrendo de acordo com o planejado e você poderá se envolver somente quando for necessário. Esse software de gerenciamento de recursos de projeto economiza muito tempo. Isso também garante que você não perderá nada, pois a ferramenta automatizada se lembrará de coisas importantes para você!
6. Use o controle remoto software de gerenciamento de equipes de projeto
Esse conselho também é importante quando você está trabalhando em um local fixo, mas quando está trabalhando remotamente, ele se torna crucial porque você não tem nenhuma outra opção. Não é possível supervisionar tudo o que acontece em sua empresa sem um gerenciamento moderno e ferramentas de comunicação. Introduzi-los em sua empresa não é mais uma questão de escolha - sem eles, você simplesmente não pode trabalhar diariamente.
Ao trabalhar remotamente, é fundamental melhorar a comunicação entre os membros da equipe. No escritório, o e-mail costuma ser suficiente, pois, para qualquer coisa pequena, basta ir a outra mesa. Quando os funcionários ficam no escritório em casa, o e-mail não é a melhor solução, pois não é conveniente para uma comunicação contínua, rápida e responsiva. Considere um serviço de mensagens instantâneas como o Slack ou o Skype para facilitar a troca rápida de informações entre as pessoas. Quando você trabalha em uma empresa internacional, as reuniões presenciais são uma verdadeira raridade, portanto, você precisa de uma ferramenta de reunião on-line conveniente. O Zoom, o Google Meets ou o Microsoft Teams farão o trabalho perfeitamente. Como já mencionamos, também é extremamente importante gerenciar o trabalho da sua equipe. Atribuir tarefas, verificar o progresso dos projetos, definir marcos e cronogramas, criar relatórios e gerenciar o calendário e os feriados. Verifique o que ferramentas como Teamdeck, Asana ou Jira oferecem a você.
7. Criar um senso de trabalho em equipe e de pertencimento
É difícil manter a sensação de fazer parte de uma equipe quando você nem sequer vê seus colegas. O sentimento de alienação e solidão é uma das maiores desvantagens do trabalho remoto e um grande desafio para os empregadores. Não é preciso dizer o quanto é importante para os funcionários e sua motivação se sentirem parte da equipe. Escrevemos um pouco mais sobre isso em este artigo. Então, como cuidar adequadamente da formação de equipes ao gerenciar uma equipe remota que trabalha em diferentes países?
Bem, para começar, você precisa se concentrar no que tem à sua disposição diariamente, que é a comunicação on-line. Ajuda muito se todos os dias, pelo menos por um curto período de tempo, toda a equipe tiver uma chamada de status. Nela, você pode discutir o trabalho atual e o progresso, mas também perguntar como todos estão se saindo e como estão se sentindo. Isso ajuda a criar uma sensação de que você está em contato regularmente. Também é uma boa ideia ter Reuniões 1:1Você pode implementar um sistema que combine os funcionários em pares aleatórios e organize uma reunião de meia hora para que eles possam se conhecer melhor. Você pode implementar um sistema que combine os funcionários em pares aleatórios e organize uma reunião de meia hora para que eles possam se conhecer melhor.
Reuniões regulares com toda a empresa também são muito importantes, onde você pode discutir as principais mudanças e conquistas. Chats e canais, por exemplo, no Slack, também permitem que você se mantenha atualizado sobre o que está acontecendo com outras pessoas na empresa. Também é uma ótima ideia ter uma variedade de atividades para os funcionários, como esportes on-line ou um clube do livro. Sempre que tiver a oportunidade, também vale a pena organizar um evento de formação de equipe para que os funcionários possam se encontrar pessoalmente. Conhecer seus colegas dessa forma facilitará a construção de relacionamentos posteriores, mesmo que apenas on-line.
8. Garantir a transparência e manter a equipe informada
Há uma coisa que pode ser a desgraça e a bênção de todo gerente. A fofoca. No escritório, às vezes basta dizer algo a algumas pessoas e, em um instante, todos ficam sabendo. E não precisa ser sobre assuntos ruins ou difíceis, mas também sobre ideias de desenvolvimento, organização de eventos, novas pessoas entrando na equipe e outros assuntos atuais. Gerenciar uma equipe remota, no entanto, exige que você fique muito mais atento para saber se os funcionários sabem tudo o que deveriam saber.
No escritório, você simplesmente fala sobre as coisas durante o almoço ou na máquina de café. Quando seus funcionários estão no home office, é sua responsabilidade ser transparente e mantê-los informados sobre todos os assuntos importantes. Às vezes, isso exige que você se acostume e mude seus hábitos anteriores. Você certamente terá que escrever e-mails para toda a equipe com mais frequência e usar uma sala de bate-papo comum. No entanto, pode ter certeza de que manter a equipe informada sobre o que está acontecendo na empresa o ajudará muito em sua gestão. É muito mais confortável trabalhar com pessoas que sabem tudo o que está acontecendo. Além disso, os funcionários também se sentirão parte da empresa e ficarão mais interessados em seus assuntos.
9. Criar uma identidade corporativa coerente, valores e cultura da empresa
Quando todos os funcionários estão à distância, em diferentes países e contextos culturais, é difícil manter um senso de comunidade dentro da empresa. Portanto, garanta que sua empresa tenha sua própria personalidade e identidade. Crie uma comunicação coerente para sua empresa. Defina o que é importante para ela, quais são seus valores, qual é sua missão. Faça com que seus funcionários sintam que pertencem a um lugar que tem seu próprio caráter. É importante que todos se sintam confortáveis na empresa, portanto, pergunte aos seus funcionários o que eles acham da política da empresa. Talvez eles tenham algumas sugestões ou percepções? Isso é muito valioso. Especialmente ao trabalhar remotamente, você precisa envolver os funcionários na formação da empresa e dar a eles a sensação de que a voz deles é importante. Fazer parte de um grupo e de uma organização aumenta o senso de pertencimento e a motivação.
10. Garantir um excelente processo de integração
Quando sua equipe trabalha no escritório, a integração tende a seguir um padrão semelhante. Durante a reunião com um novo funcionário, você fala um pouco sobre a empresa e sobre o que está fazendo. No entanto, a verdade é que a maioria das informações importantes sobre suas tarefas, processos, fluxo de trabalho e tudo o que realmente importa é obtida pelo funcionário por meio de seus colegas, perguntando sobre as coisas que os incomodam. Com o trabalho remoto, essa possibilidade não existe. Os funcionários são imediatamente lançados em novas responsabilidades. É mais difícil pedir conselhos porque eles nem sempre sabem a quem recorrer imediatamente. Algumas coisas também são mais difíceis de explicar on-line. Embora, é claro, quase tudo possa ser feito on-line e o apoio da equipe seja muito importante. Para facilitar ao máximo a aclimatação de um novo funcionário, é muito importante ter um excelente processo de integração.
Organize reuniões com outros membros da equipe que apresentarão à nova pessoa vários aspectos da empresa. Você também pode fazer uma sessão de perguntas e respostas com os membros da equipe remota, que não apenas responderão às perguntas, mas também darão algumas ideias. Tente oferecer um curso on-line, por exemplo, em uma plataforma de e-learning. Dessa forma, o novo funcionário sempre poderá consultar qualquer lição até que se sinta confiante em seu novo local de trabalho.
Gerenciar uma equipe remota que trabalha em diferentes países é um grande desafio. A otimização desse modelo de trabalho exigirá que você adote uma nova abordagem e faça algumas mudanças. No entanto, você pode ter certeza de que, se aplicar as dicas acima, perceberá rapidamente uma melhoria no gerenciamento da sua equipe remota.
