Talvez a diferença mais significativa entre a maneira como você se comunica nas configurações normais do escritório e remotamente é que, para que a segunda seja bem-sucedida, ela precisa ser deliberada. Seu esforço consciente para estabelecer processos de comunicação bem-sucedidos em sua equipe remota valerá a pena. Nesta postagem do blog, analisaremos os maiores desafios da comunicação remota e como você pode atenuá-los. Também listaremos as ferramentas que sua equipe remota se beneficiará com o uso. Depois de ler esta publicação, você estará apto a introduzir as práticas recomendadas de comunicação remota.
Antes de entrarmos nos detalhes, no entanto, é imperativo que você se lembre de documentar os processos de comunicação da sua empresa. Crie um espaço na base de conhecimento/espaço de trabalho da sua organização onde você possa armazenar diretrizes sobre a maneira como as pessoas devem se comunicar. Liste as ferramentas que elas precisam usar. Certifique-se de que os novos contratados leiam esse documento/página durante o treinamento. processo de integração.
Além disso, não deixe que isso se torne obsoleto. Você e seus funcionários precisam abordar esses processos de comunicação regularmente e fazer ajustes, se necessário. Se você for um gerente de projeto, pode discutir a comunicação remota com os funcionários. comunicação da equipe durante as retrospectivas de sprint.
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Quais são os primeiros desafios da comunicação remota que vêm à sua mente? Talvez você esteja pensando em fusos horários e na dificuldade de manter a sincronia. Ou talvez esteja preocupado com problemas de uma conexão de Internet não confiável. Essas preocupações são válidas, mas os desafios descritos a seguir costumam ser mais sérios, embora não sejam tão fáceis de prever ou perceber.
A falta de visibilidade que pode ser difícil para as equipes remotas é evidente em vários níveis:
O calendário de recursos do Teamdeck é uma fonte única de informações sobre a disponibilidade e a carga de trabalho da sua equipe. Você pode ver quem está atribuído a cada projeto, quem está de férias e quem está em algum momento de folga. capacidade esquerda (se estiver procurando pessoas que possam participar do seu projeto).
Ao se comunicar com alguém que está trabalhando remotamente, você não tem o contexto que a comunicação direta proporciona. Essencialmente, você não vê a linguagem corporal e, na maioria das vezes, não sabe o que a pessoa tem feito recentemente, qual é o humor dela etc. Considere o seguinte exemplo: você recebe uma mensagem muito curta de um de seus colegas de trabalho pedindo que você compartilhe algumas informações. A princípio, você pode estar pensando: "Essa pessoa está com raiva de mim? Está irritada? Eu não fiz nada de errado". Você pode ver como isso pode levar a falhas de comunicação ou até mesmo a conflitos. É por isso que é fundamental:
As pessoas que trabalham em equipes remotas precisam fazer um esforço consciente para se manterem conectadas. É muito fácil limitar a comunicação a mensagens curtas trocadas no Slack ou por e-mail, especialmente se as funções das pessoas forem independentes ou se elas estiverem trabalhando em fusos horários diferentes. Como líder de equipe, você pode fomentar o espírito de equipe incentivando a realização de chamadas de vídeo regulares, atividades de formação de equipesou até mesmo um canal de bate-papo dedicado a postar memes (você pode ver ideias para outros canais de fortalecimento da cultura aqui).
Esse ponto é um pouco complicado. Você pode pensar: como é que há menos oportunidades para reuniões individuais? Afinal de contas, as pessoas podem conversar em particular sempre que quiserem: muitas ferramentas de comunicação usadas por equipes remotas permitem conversas privadas.
Isso é verdade para os bate-papos entre funcionários, mas os bate-papos 1:1 entre gerente e subordinados diretos podem ser rapidamente esquecidos quando você não vê sua equipe todos os dias. Por outro lado, você pode ter uma falsa sensação de segurança quando conversa com sua equipe regularmente.todos parecem felizes, não há necessidade de reuniões individuais adicionais. Só que existe, independentemente da percepção de bem-estar da sua equipe.
É verdade que esse desafio não é exclusivo das equipes remotas. Os membros da equipe no escritório também podem ter menos chances de se reunir com o chefe do que precisam. No entanto, quando se trata de trabalhadores remotos, você precisa garantir que eles tenham a oportunidade de falar com você de vez em quando. Você pode agendar um horário fixo para essas reuniões ou lembrar os funcionários regularmente de escolher um horário para uma reunião individual. Dessa forma, você poderá se conectar melhor com seus funcionários distribuídos e também Crie confiança com sua equipe.
Uma observação importante sobre as ferramentas: não basta apenas criar contas e informar à sua equipe que "elas estão lá se você quiser usá-las". Certifique-se de que todos saibam quais são as plataformas que devem usar e como usá-las. Novamente, você deve documentar essas diretrizes e torná-las acessíveis aos seus funcionários atuais e aos futuros contratados. Se alguma das ferramentas que você está usando não estiver funcionando da maneira que você esperava, reformule sua caixa de ferramentas. O cenário tecnológico é vasto, portanto, você provavelmente encontrará aplicativos que são 100% adequados às necessidades da sua equipe.
Perguntamos a Rohit Gupta, da Pixpauma plataforma que ajuda os profissionais de criação a criar belos sites de portfólio, sobre sua abordagem de trabalhos e ferramentas remotos:
Na Pixpa, estamos trabalhando totalmente remotamente nos últimos três meses e pretendemos continuar trabalhando como uma empresa totalmente remota daqui para frente. Embora a mudança tenha sido forçada pelos bloqueios causados pela pandemia, rapidamente aceitamos o novo normal e passamos a trabalhar remotamente sem problemas. Trabalhar remotamente traz muitos benefícios: o tempo e o estresse do deslocamento diário desapareceram, o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional foi restaurado e os níveis de produtividade aumentaram. Como uma equipe remota, nosso foco está em manter e desenvolver nossa cultura, a camaradagem entre os colegas de equipe e a promoção da colaboração.
Usamos Slack, Asana, Zoom e Github para toda a nossa comunicação e colaboração no trabalho. Temos uma colaboração livre e não estruturada dentro da equipe que não se encaixa na definição de reuniões scrum.
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