O processo de integração de novos funcionários recebe muita atenção das empresas. Presentes de boas-vindas, gincanas de integração ou mensagens pessoais dos executivos de nível C são experiências memoráveis para os novos contratados. Você pode encontrar muitos recursos on-line valiosos para criar a própria política de integração de funcionários da sua empresa. Não deixe de dar uma olhada em este modelo do Trello ou um guia da Workable.
Há, no entanto, outro processo de integração que é extremamente importante para sua empresa, mas parece ser muito menos discutido. Estou falando de adicionar novas pessoas a uma equipe de projeto. Não importa se você está lidando com novas contratações ou com funcionários existentes, a entrada em um novo projeto requer atenção especial.
A tarefa de Integração de novos membros da equipe geralmente é responsabilidade dos gerentes de projeto. Há muita coisa em jogo, a começar pela felicidade dos funcionários. As pessoas que não foram devidamente recebidas no grupo podem se sentir excluídas e, eventualmente, deixar a empresa. A entrega do projeto também pode estar em risco: sem a integração adequada, os novos membros da equipe podem simplesmente ser menos eficientes no trabalho.
Felizmente, existem algumas medidas que podem ser tomadas para integrar rapidamente novas pessoas à equipe do projeto. Neste artigo, vamos discuti-las uma a uma.
Antes que eles entrem no escritório (ou na sala de bate-papo), você já deve fazer alguns preparativos.
O principal elemento é que você precisa estar ciente de que alguém está prestes a se juntar à sua equipe (e quem é essa pessoa). Isso é relativamente fácil de fazer quando se trabalha em uma startup ou em uma agência menor. O desafio é acompanhar as decisões de agendamento quando sua empresa está trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo. A calendário de recursos é útil quando você quer ficar por dentro das reservas da sua equipe:
O calendário de recursos do Teamdeck facilita o controle de quem foi atribuído ao seu projeto. Agrupe seu calendário por projetos para navegar rapidamente pelas reservas.
Quando souber que alguém está se juntando à sua equipe de projeto, certifique-se de que os membros da equipe existente também sejam informados sobre isso. Você quer evitar aquelas conversas embaraçosas do tipo "você está aqui para fazer o quê?". Também pode ser uma boa ideia informar ao seu cliente que mais uma pessoa se juntará à equipe. Afinal de contas, isso também é do interesse da empresa dele.
Ao se preparar para integrar novas pessoas à equipe do projeto, você também deve pensar nas estações de trabalho delas. Quer esteja trabalhando no escritório ou remotamente, certifique-se de que todos tenham todos os equipamentos necessários e acesso ao software. Isso não apenas fará com que eles se sintam mais bem-vindos, mas também simplificará o processo de integração.
O mais novo membro da equipe precisa estar familiarizado com o restante da equipe, com o cliente e com todos os funcionários com os quais interagirá regularmente. Ao mesmo tempo, sua equipe e as partes interessadas externas devem ser apresentadas ao novo membro do grupo e à sua função no projeto. Para quebrar o gelo, você pode organizar um almoço em grupo ou jogar um jogo. O fato de ser uma equipe distribuída não é uma desculpa. Há muitas atividades de formação de equipes também para equipes remotas.
O estágio de introdução também é quando você pode apresentar a cultura organizacional da sua equipe e o seu fluxo de trabalho habitual. Se você trabalha como gerente de projetos de TI, é provável que esteja seguindo uma das metodologias mais populares. Mesmo que sua equipe contratada esteja familiarizada com os princípios básicos do Scrum ou Kanban, as equipes tendem a adicionar seu toque individual ao processo. Por isso, é muito importante que o novo membro da equipe veja todas as reuniões e rituais em ação. É uma boa ideia acompanhar outras pessoas e participar das reuniões desde o início.
Mais uma coisa: certifique-se de que os novos contratados saibam como a empresa funciona.
Embora a explicação das políticas da empresa e as visitas ao escritório geralmente sejam feitas pela equipe de RH, é do seu interesse verificar se um determinado funcionário conhece bem a sua organização. Compartilhe algumas dicas e certifique-se de que ele se sinta confortável no local de trabalho e entenda melhor sua cultura e seus valores fundamentais.
Ao apresentar novos membros da equipe ao projeto, pense nas coisas comuns que você faria quando o projeto começa. Você precisa reunir todos os requisitos, entender o escopo do projeto e os detalhes do orçamento ou do cronograma. O novo membro da sua equipe precisa estar familiarizado com todos esses detalhes para entender o projeto por completo.
Leia mais sobre a integração de projetos aqui.
Se estiver trabalhando com uma pessoa que acabou de ser contratada pela sua empresa, é preciso ser especialmente claro quanto às suas expectativas. O primeiro projeto em uma nova empresa é muito importante, pois define o tom para a cooperação futura, mas também ajuda a entender como determinada pessoa trabalha.
Claire Lew, CEO da Conheça sua equipe diz:
Uma recomendação é planejar como será o primeiro mês do novo contratado em termos de projeto. Pelo que ele será responsável e qual é o resultado ideal? Você quer ter algo que ajude a pessoa a se familiarizar com a empresa, mas que ao mesmo tempo lhe dê a sensação de realização.
Na realidade, o primeiro projeto também pode se tornar um trabalho de alta pressão e prazo curto para um cliente exigente. Para reduzir o estresse e evitar mal-entendidos, defina metas claras e converse regularmente com seu novo contratado. Dessa forma, se surgir algum desafio, você poderá resolvê-lo mais rapidamente.
Outro aspecto do fluxo de trabalho da sua equipe que deve ser abordado durante a integração diz respeito às ferramentas que você usa. Novamente, mesmo que o novo funcionário esteja familiarizado com um determinado software, certifique-se de que ele entenda o fluxo de trabalho específico da sua equipe. Muitos aplicativos usados pelas equipes de TI para entregar projetos oferecem recursos para novos usuários. Slack mostra às pessoas como realizar as tarefas mais comuns. Atlassian ensina as pessoas a usar seus produtos no contexto de um extenso curso Agile. Em TeamdeckRecentemente, publicamos um guia para novos membros da equipe, confira aqui. Faça a curadoria dos recursos mais relevantes relacionados ao software que a sua equipe usa e compartilhe-os com as novas pessoas que entram na equipe.
Esperamos que essas dicas o ajudem a receber novas pessoas em seus projetos sem problemas e a gerenciar sua equipe com mais confiança. Talvez você queira adaptá-las às necessidades da sua organização e criar um programa formal de integração. Boa sorte!
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