Quando você está trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, é normal que as coisas fiquem um pouco caóticas, certo?
Ainda assim, há muitas soluções no mercado para manter seus projetos em dia e garantir que o trabalho da sua equipe seja bem planejado. Os gerentes de projeto geralmente usam software de planejamento de recursosmas e quanto aos aplicativos de gerenciamento de recursos? É necessário investir nos dois tipos de soluções?
Nesta postagem do blog, compartilharemos alguns indicadores que sua empresa deve considerar seriamente a implementação de um software de gerenciamento de recursos para planejar e gerenciar melhor o trabalho da sua equipe.
Para cada um dos sinais que discutiremos a seguir, você também verá como um aplicativo robusto de gerenciamento de recursos pode ajudá-lo.
Antes de discutirmos os problemas específicos que as empresas enfrentam, vamos recapitular brevemente o que são as ferramentas de gerenciamento de recursos.
O software de gerenciamento de recursos ajuda a planejar melhor o trabalho da sua equipe e a medir os resultados. Como o nome sugere, o foco aqui é a sua equipe:
A maioria dos aplicativos de gerenciamento de recursos inclui recursos para planejamento e alocação de recursos. Você também pode encontrar ferramentas mais abrangentes, como o Teamdeck, que combina agendamento de recursos, controle de tempo e gerenciamento de licenças. Se quiser dar uma olhada, você pode Inscreva-se para uma avaliação gratuita.
Agora, vamos falar sobre os desafios que você pode estar enfrentando:
Há vários motivos para o fracasso dos projetos, mas o gerenciamento de recursos pode ajudá-lo consideravelmente a entregar seus projetos com sucesso.
Antes de mais nada, é preciso analisar a alocação de recursos e garantir que as pessoas certas estejam trabalhando nos projetos certos. Isso não é fácil de fazer quando se tem uma equipe grande e um grande portfólio de projetos. Para garantir que você escolha os melhores funcionários possíveis para um determinado projeto, é útil ter uma lista de seleção para toda a empresa. calendário de recursos.
Esse calendário facilita a visualização de quais funcionários estão disponíveis para participar de seu projeto. Além disso, uma boa ferramenta de planejamento de recursos o ajudará a filtrar os membros da equipe por habilidades, antiguidade ou localização. Com base nisso, você poderá alocar as pessoas certas para o projeto.
Outro motivo para o fracasso de projetos é a incapacidade de monitorar seu progresso. O software de gerenciamento de projetos geralmente permite que você crie gráficos de Gantt para ilustrar o cronograma do projeto. No entanto, você também deve monitorar o trabalho da sua equipe por meio de planilhas de horas. Por quê? Por exemplo, quando você vê que as pessoas gastam muito mais tempo em uma determinada tarefa do que o planejado, isso pode ser um sinal de que todo o projeto pode estar atrasado.
Por que a utilização de recursos tão importante para o bem-estar da sua equipe e para a condição dos seus projetos? Por um lado, como empregador, você não quer que suas equipes fiquem sobrecarregadas. Um software de planejamento de recursos como o Teamdeck permite que você identifique instantaneamente horas extras nas planilhas de horas de seus funcionários e monitore suas carga de trabalho em tempo real.
A utilização equilibrada de recursos também é crucial do ponto de vista comercial. Você simplesmente não pode se dar ao luxo de ter pessoas na sua equipe que não têm o suficiente para fazer. Esses próprios membros da equipe também são probabilidade de ficar frustrado sobre a falta de atribuições. Infelizmente, você pode facilmente perder algumas pessoas se não tiver uma ferramenta centralizada de agendamento de recursos. Medir regularmente a utilização de recursos em sua equipe é essencial para manter seus funcionários satisfeitos e sua empresa lucrativa.
Como você sabe se os seus projetos estão indo bem? Verificar a seção "concluído" no gerenciador de tarefas da sua equipe é uma opção, mas sugerimos que você também preste atenção ao tempo que sua equipe gasta em um determinado projeto.
É uma boa ideia comparar as horas estimadas do projeto com o tempo real que sua equipe acompanha. O ideal é observar a variação dos valores ao longo do tempo. Dê uma olhada neste gráfico criado no conjunto de relatórios de projetos do Teamdeck:
As barras verde-escuras representam as marcações da sua equipe - as horas estimadas. As barras verdes claras são as horas reais registradas por meio de um aplicativo de controle de tempo. Você pode ver que, desde o início do projeto, as pessoas têm registrado um pouco mais de horas do que o estimado inicialmente. A diferença entre as estimativas e os valores reais era visível, mas não tão grande. No entanto, em 17 de janeiro, a equipe registrou duas vezes mais horas do que o estimado. Para os gerentes, isso é um indicador de que algo está errado no projeto. Talvez tenha havido uma solicitação de mudança inesperada por parte do cliente? Ou talvez uma das tarefas tenha se mostrado muito mais difícil do que o esperado? É verdade que algumas horas a mais não devem ser um grande problema no grande esquema das coisas, mas imagine essa situação durando semanas ou meses. Sem utilizar o controle de tempo e monitorar o software de gerenciamento de recursos, você pode não perceber que o projeto não está no caminho certo.
A maioria das empresas usa algum tipo de aplicativo de gerenciamento de projetos. Pode ser um simples quadro Kanban ou uma solução abrangente com recursos de planejamento de recursos. No entanto, se a sua ferramenta de GP se concentrar apenas em tarefas e marcos do projeto, você precisará de outro aplicativo para gerenciar o projeto e a equipe da mesma forma.
Felizmente, as ferramentas de gerenciamento de recursos geralmente têm integrações internas com aplicativos de gerenciamento de projetos, uma API pública ou Zapier aplicativos.
Esse pode ser o caso por vários motivos. Já mencionamos a alocação de recursos como um desafio considerável para os gerentes de projeto. Outro problema é que muitas empresas trabalham em vários projetos ao mesmo tempo. Sem uma ferramenta de planejamento de recursos, você pode facilmente fazer uma reserva dupla de pessoas ou causar conflitos na programação do projeto. Por fim, o planejamento de projetos é extremamente difícil quando não se tem visibilidade da disponibilidade e das ausências planejadas dos funcionários. Imagine contratar um programador para um projeto de ritmo acelerado e descobrir que ele terá duas semanas de férias bem no meio do projeto.
Como você pode imaginar, os aplicativos de gerenciamento de recursos podem poupá-lo de todos esses problemas, desde que ofereçam recursos de gerenciamento de licenças além dos recursos de planejamento de recursos.
Com o Teamdeck, você pode exibir os horários, a disponibilidade e as férias de todos. Dessa forma, você pode planejar seus projetos com mais confiança. E se você precisar fazer alterações? O Teamdeck tem um recurso de arrastar e soltarPlanejador de calendário on-linepara que você possa editar facilmente a programação e voltar a gerenciar sua equipe.
Você já sabe que algumas ferramentas de planejamento de recursos combinam a programação com o gerenciamento de folgas (sistema de gerenciamento de férias). Essa é uma grande oportunidade de levar os processos de RH de sua empresa para o próximo nível.
Infelizmente, muitas equipes ainda dependem de planilhas e comunicação não estruturada para gerenciar o tempo livre. Isso não é eficiente para todos os envolvidos no processo: os funcionários acham demorado enviar uma solicitação de férias e os gerentes podem facilmente se perder no meio do caos.
Como resultado, os gerentes de projeto podem ter muito pouca visibilidade da disponibilidade de recursos e das ausências planejadas. Obviamente, isso pode levar a erros de programação dispendiosos. Gerenciamento eficaz de recursos e o planejamento da capacidade só é possível quando se sabe quem da equipe está disponível e quando.
Com o Teamdeck, os funcionários podem solicitar folgas com apenas alguns cliques. Cada ausência aceita fica visível no calendário de recursos, de modo que os gerentes de projeto podem levá-la em consideração ao planejar novos projetos.
Entender quantas horas faturáveis e não faturáveis suas equipes registram é essencial para monitoramento da rentabilidade do projeto. Depois de ver o detalhamento das horas, você pode tentar procurar otimizações e, por exemplo, reduzir as horas não faturáveis em aumentar a eficácia das reuniões de sua equipe.
Como calcular as horas faturáveis? No Teamdeck, os funcionários podem atribuir etiquetas como "não faturáveis" às suas entradas de tempo ao controlar o tempo. Tudo o que você precisa fazer como gerente é criar um relatório simples para analisar equipes ou projetos selecionados. Além disso, você pode usar o mesmo relatório para calcular a folha de pagamento dos funcionários ou o valor que deve ser cobrado do cliente.
Esperamos que você tenha percebido que o software de gerenciamento de recursos pode ser um ótimo complemento para a caixa de ferramentas da sua equipe. Agora, é preciso encontrar a ferramenta certa para a sua equipe. Sugerimos que você comece lendo uma visão geral das ferramentas populares de planejamento de recursos. Use-o para comparar os recursos e os preços de diferentes ferramentas baseadas em nuvem disponíveis no mercado.
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