O planejamento eficaz de recursos é um objetivo crucial para empresas de todos os portes, independentemente de operarem on-line ou em setores tradicionais. Dada a grande variedade de empresas que exigem planejamento de recursos, é um desafio fornecer uma recomendação única para um planejador de recursos on-line. Este guia tem o objetivo de ajudá-lo a navegar pelo processo de seleção, apresentando perguntas essenciais que o orientarão para as melhores ferramentas de planejamento de recursos para a sua equipe.
O que você receberá com este artigo:
A função do software de planejamento de recursos no gerenciamento de projetos.
Cinco considerações e perguntas importantes a serem feitas ao procurar um planejador de recursos eficaz.
Exemplos de empresas que escolheram Teamdeck.io como seu principal planejador de recursos.
Estratégias para gerenciar com eficácia o planejamento de capacidade, as tarefas do projeto e os processos de negócios.
Planejador de recursos, programador de recursos, software de planejamento de recursos, calendário de projetos, planejador de calendário on-line, etc. - são os termos que descrevem, de modo geral, o mesmo. Uma ferramenta de planejamento de recursos permite que você gerencie recursos e aloque os membros certos da equipe para os projetos/tarefas/clientes certos.
O planejamento de recursos é parte integrante da gerenciamento de recursos, que é o processo de usar os recursos de uma empresa da maneira mais eficiente possível (fonte: Dicionário de negócios). Isso permite que você utilize melhor a sua equipe e garanta que todos estejam trabalhando em algo para o qual estão bem preparados. Como resultado da capacidade de recursos, é mais provável que seus projetos e compromissos sejam bem-sucedidos.
Uma visão panorâmica dos membros da equipe, da equipe do projeto, do projeto e das tarefas.
Observe que, nesta postagem do blog, vamos nos concentrar apenas no software de gerenciamento on-line - aplicativos dedicados ao planejamento de recursos, programação de recursose outras ferramentas de gerenciamento de recursos. É possível utilizar uma planilha (ou outra ferramenta que funcione para você) para alocar o trabalho dos membros da sua equipe.
No entanto, acreditamos que um software desenvolvido para essa finalidade acabará por tornar o processo de gerenciamento do portfólio de projetos mais eficiente e eficaz. Além disso, é possível encontrar planejadores de recursos em diferentes faixas de preço (incluindo opções gratuitas, especialmente para equipes pequenas). Você deve conseguir encontrar algo adequado ao seu orçamento e às suas necessidades.
As ferramentas de planejamento de recursos evoluíram significativamente ao longo dos anos, passando de auxiliares básicos de programação a plataformas sofisticadas que oferecem uma série de funcionalidades projetadas para aumentar a eficiência e a produtividade. Vamos nos aprofundar em como essas ferramentas funcionam e nos vários recursos que elas oferecem.
As ferramentas modernas de planejamento de recursos oferecem um painel centralizado no qual os gerentes podem visualizar e gerenciar todos os recursos. Essa visão abrangente inclui detalhes sobre projetos em andamento, alocações de recursos e prazos futuros. A capacidade de ver todas essas informações em um só lugar ajuda a tomar decisões informadas rapidamente.
Exemplo: Uma agência de marketing que trabalha em várias campanhas simultaneamente pode usar o painel centralizado para monitorar quais membros da equipe estão trabalhando em quais campanhas, suas cargas de trabalho atuais e os prazos futuros. Essa visibilidade garante que nenhum projeto seja negligenciado e que os recursos sejam utilizados de forma otimizada.
Ferramentas eficazes de planejamento de recursos facilitam a colaboração em tempo real entre os membros da equipe. Recursos como calendários compartilhados, mensagens instantâneas e edição colaborativa de documentos garantem que todos estejam na mesma página, independentemente de sua localização física.
Cenário: Uma startup de tecnologia com equipes espalhadas em diferentes fusos horários pode usar esses recursos para coordenar o trabalho sem problemas. Os membros da equipe podem atualizar sua disponibilidade, comunicar mudanças e ajustar as programações em tempo real, reduzindo atrasos e mal-entendidos.
Relatórios e análises são essenciais para entender como os recursos estão sendo utilizados e onde podem ser feitas melhorias. Muitas ferramentas de planejamento de recursos oferecem relatórios detalhados sobre a alocação de recursos, o progresso do projeto e o desempenho da equipe. Esses insights são inestimáveis para o planejamento estratégico e a otimização do uso de recursos.
Estudo de caso: Uma empresa de construção usa análises avançadas para monitorar a utilização de maquinário pesado e mão de obra em vários locais. Ao analisar esses relatórios, ela pode identificar equipamentos subutilizados ou equipes sobrecarregadas, permitindo uma melhor distribuição de recursos e economia de custos.
O software de planejamento de recursos desempenha um papel fundamental no gerenciamento de projetos, garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficaz e que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento. Veja como ele se integra aos processos de gerenciamento de projetos:
Os planejadores de recursos ajudam os gerentes de projeto a criar cronogramas detalhados que consideram a disponibilidade e as capacidades dos membros da equipe. Essa programação vai além das simples atribuições de tarefas, incorporando fatores como conjuntos de habilidades, experiência e equilíbrio da carga de trabalho.
Insight: No desenvolvimento de software, a atribuição de tarefas aos membros da equipe com o conhecimento certo é fundamental para a eficiência. Um planejador de recursos pode ajudar a combinar os desenvolvedores com as tarefas que se alinham com suas habilidades e experiência, garantindo que os desafios complexos de codificação sejam tratados por aqueles que estão mais bem equipados para resolvê-los.
Equilibrar as cargas de trabalho é essencial para evitar o esgotamento e garantir que todos os membros da equipe estejam trabalhando com a capacidade ideal. As ferramentas de planejamento de recursos fornecem representações visuais da distribuição da carga de trabalho, facilitando a identificação de quando alguns membros da equipe estão sobrecarregados ou subutilizados.
Exemplo: Em um escritório de advocacia, alguns advogados podem estar sobrecarregados com casos, enquanto outros têm agendas mais leves. Um planejador de recursos ajuda a distribuir os casos de forma mais uniforme, garantindo que todos os advogados tenham cargas de trabalho gerenciáveis e que os clientes recebam atenção em tempo hábil.
Os projetos geralmente têm tarefas que são interdependentes, o que significa que uma tarefa não pode ser iniciada até que outra seja concluída. O software de planejamento de recursos pode ajudar a identificar essas dependências e possíveis gargalos com antecedência, permitindo que os gerentes planejem adequadamente e mantenham o projeto no caminho certo.
Cenário: Uma equipe de produção de filmes usa um planejador de recursos para gerenciar os cronogramas de filmagem, garantindo que atores, cenários e equipamentos estejam disponíveis nos momentos certos. Ao antecipar as dependências, eles podem evitar atrasos dispendiosos e garantir um processo de produção tranquilo.
Antes de procurar o novo planejador de recursos da sua equipe, você deve entender os benefícios que gerenciamento de recursos (e, especificamente, programação e planejamento eficazes de recursos) pode oferecer. Empresas diferentes apreciarão benefícios diferentes da disponibilidade de recursos e, como tal, priorizarão recursos específicos ao procurar um agendador de recursos ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos com essas funcionalidades.
Evitar conflitos de programação - uma das muitas funções de um planejador de recursos
Por exemplo, se você estiver em uma organização que trabalha com vários projetos simultaneamente, será fundamental ter uma ferramenta que permita coordenar seu portfólio de projetos e alinhar vários cronogramas para entregar projetos.
Então, quais são as principais vantagens de planejar recursos com a ajuda de um aplicativo dedicado?
As imagens abaixo mostram a interface do TeamdeckO software de planejamento de recursos que criamos. Se tiver alguma dúvida sobre a ferramenta, entre em contato conosco!
Claro, é fácil alocar recursos É possível fazer um planejamento de cronograma para uma determinada tarefa usando um aplicativo de planejamento de cronograma, mas também é possível escrevê-lo em um pedaço de papel ou em uma planilha. A verdadeira vantagem dos planejadores de recursos está na sua capacidade de ajudá-lo a alterar as programações da sua equipe. Planejamento flexível é muito mais fácil quando você sabe que pode realocar rapidamente seus recursos ou experimentar diferentes opções de agendamento. Muitos aplicativos de gerenciamento de recursos permitem que você arraste e solte várias atribuições - isso é conveniente quando você precisa mudar as coisas rapidamente.
Os aplicativos de gerenciamento de recursos ajudam a corrigir conflitos na programação do projeto A disponibilidade dos funcionários pode ser evitada editando rapidamente a programação, mas também permite que você os evite em primeiro lugar. Isso é possível porque você pode ver a disponibilidade de seus funcionários (incluindo trabalhadores em tempo parcial ou freelancers que trabalham para sua empresa). Essa percepção permite que você planeje o trabalho com mais sucesso. Afinal de contas, você não será surpreendido por férias inesperadas ou outros compromissos.
Gerentes de recursos ou PMs quer garantir que os membros da equipe tenham trabalho a fazer, mas que não fiquem sobrecarregados com as atribuições. As ferramentas de programação de recursos ajudam a encontrar o equilíbrio certo: você pode monitorar a carga de trabalho das pessoas e realocar os funcionários para projetos futuros, quando necessário.
Ao implementar uma ferramenta ou aplicativo de gerenciamento de recursos em sua organização, você proporciona a todos uma melhor compreensão do que está acontecendo na empresa - todos estão na mesma página. Os gerentes podem avaliar os cronogramas de diferentes projetos, enquanto os funcionários e cada membro da equipe veem o que têm reservado para os próximos dias e quais são as outras fases do projeto.
Melhor trabalho e transparência do projeto graças ao planejador de recursos. Reservas, Gerenciamento da carga de trabalho, deixar o rastreamento.
Antes mesmo de começar a analisar diferentes softwares de gerenciamento de recursos ferramentasSe você não tem uma solução, deve reservar um momento para pensar nas necessidades de sua empresa. Saber o que você está procurando facilitará o processo de decisão.
Você pode começar com as seguintes perguntas:
Que tipo de recursos você deseja programar (por exemplo, pessoas, equipamentos, espaço de escritório)?
O que você quer planejar (por exemplo, projetos, turnos, eventos)?
Você usa alguma outra ferramenta?
Qual é a estrutura da sua equipe?
Quais são os hábitos da sua equipe?
Vamos dar uma olhada em cada uma dessas perguntas. A primeira coisa que você deve considerar é o tipo de recursos que deseja planejar. Você deve ter notado que, ao longo desta postagem do blog, nos referimos principalmente a ferramentas de agendamento de pessoas que gerenciam recursos e processos. Você também pode querer criar programações para recursos não humanos. Digamos que você tenha apenas algumas salas de conferência que precisam ser alocadas para pessoas diferentes todos os dias. Ou que você tenha algum equipamento que precise ser reservado com antecedência.
A maioria dos aplicativos de gerenciamento de recursos permite que você insira recursos humanos e não humanos no sistema, mas muitas ferramentas foram criadas especificamente para o planejamento de recursos humanos. Se o seu foco principal de planejamento de capacidade for em recursos inanimados, não se preocupe: provavelmente há um planejador de recursos dedicado para essa finalidade (por exemplo, o gerente de equipamentos ou planejador de espaço de escritório)
É verdade que, em geral, poderíamos dizer que toda empresa trabalha em algum tipo de projeto. Ainda assim, você precisa se aprofundar nos requisitos do seu trabalho. Deseja planejar projetos de longo prazo (por exemplo, desenvolvimento de software)? Ou talvez você precise planejar turnos diários de trabalho ou apresentações únicas. Diferentes setores terão necessidades específicas nesse caso, e talvez você queira procurar outras funções: por exemplo, um planejador de turnos para restaurantes.
As duas primeiras perguntas devem ter restringido sua pesquisa a um segmento específico do mercado. Agora é hora de avaliar o recursos de diferentes ferramentas dentro desse segmento.
Para começar, você precisa ter certeza de que um novo planejador de recursos se encaixará na caixa de ferramentas da sua equipe. Isso é especialmente importante quando sua equipe utiliza várias ferramentas on-line (como software de gerenciamento de projetos, bate-papo ou aplicativos de criação de conteúdo). Você deseja que o novo planejador se integre perfeitamente ao seu ecossistema existente. Pergunte se o aplicativo que você está avaliando tem integrações, extensões ou opções suficientes para personalizá-lo (com API, por exemplo).
Em seguida, analise a estrutura de seus gerentes de projeto e equipes (as pessoas que usarão o planejador). É provável que você queira conceder diferentes tipos de permissões a diferentes membros da equipe. Certifique-se de que será possível fazer isso no aplicativo.
Por fim, leve em conta os hábitos dos gerentes de recursos de seus funcionários. Por exemplo, se suas equipes passam grande parte do tempo de trabalho em trânsito, faz sentido usar uma ferramenta com um aplicativo móvel robusto.
É sempre útil comparar o aplicativo que você está levando em consideração com outras ferramentas de planejamento de projetos populares, mas melhores. Muitos aplicativos oferecem páginas de comparação dedicadas (criamos esses sites para pessoas que buscam alternativas para o Resource Guru, Monday e Wrike).
Mesmo que você ache que um determinado aplicativo preenche todos os requisitos ao ler a descrição de um produto, é imperativo que você o experimente. Dessa forma, você terá uma noção da experiência do usuário e testará diferentes recursos antes de implementá-lo para toda a equipe.
Uma opção é utilizar uma avaliação gratuita que muitos produtos oferecem. Inscreva-se e explore o aplicativo por conta própria antes de apresentar à sua equipe. Como alternativa, você pode solicitar uma demonstração do produto - é uma excelente oportunidade para avaliar o suporte ao cliente de uma determinada empresa.
Na Teamdeck, oferecemos duas opções:
Inscreva-se para um teste GRATUITO de 30 dias. Você terá acesso total ao aplicativo e poderá fazer a transição para a associação premium quando a avaliação expirar sem problemas. Dica: se quiser ver como é usar o Teamdeck em cenários reais, você pode importar dados de amostra para a sua conta e brincar com eles.
Agende uma chamada com a Aniela. Ela discutirá suas necessidades, mostrará os diferentes recursos do nosso planejador de recursos, relatórios de recursos, como planejar recursos e projetos e o ajudará a decidir se é a opção certa.
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