O monitoramento on-line do tempo dos funcionários pode ajudá-lo a monitorar o desempenho da sua equipe, identificar áreas de melhoria ou simplesmente acompanhar a presença dos funcionários. Também é uma valiosa ferramenta de gerenciamento de projetos - se quiser saber mais sobre isso, consulte nosso guia sobre gerenciamento de projetos e controle de horas (ou, simplesmente gerenciamento do tempo do projeto).
O controle de horas dos funcionários oferece vários benefícios para as organizações. Não é de se admirar, portanto, que empresas de diferentes tamanhos e que operam em diferentes setores procurem ferramentas perfeitas de controle de horas de funcionários. Existe um software de controle de ponto que atenda a todas as necessidades de todas as empresas? Provavelmente não. Mas temos certeza de que, com um vasto panorama de aplicativos de controle de ponto, cada empresa pode encontrar uma ferramenta que atenda exatamente às suas necessidades.
O que você receberá com este artigo:
Esta postagem do blog deve ajudá-lo a entender melhor os requisitos da sua organização e a focar sua busca pelo melhor software de controle de tempo. O primeiro passo é parar um minuto e pensar no "porquê" de sua busca.
Pense: o que eu quero alcançar? Em seguida, imagine sua equipe usando um aplicativo de controle de tempo - como eles fazem isso? Quais dispositivos e opções eles preferem? Por fim, você pode escolher os recursos dos aplicativos de controle de tempo dos quais mais se beneficiará. Depois de concluir essas etapas, você terá uma lista de verificação do software de controle de horas. Tudo o que você precisa fazer agora é verificar se qualquer ferramenta que está avaliando pode oferecer o que você precisa.
Antes de começar a navegar pelos sites de diferentes ferramentas e comparar seus recursos ou preços, concentre-se nas necessidades de sua empresa. É absolutamente essencial que você descubra por que precisa de uma ferramenta de controle de tempo em primeiro lugar.
Aqui estão alguns possíveis motivos. Não se sinta obrigado a escolher um, mas tente priorizar seus objetivos. Conhecer a principal motivação da sua equipe para monitorar o tempo da equipe o ajudará a restringir sua pesquisa às ferramentas que melhor apoiam esse objetivo.
O software de controle de tempo dos funcionários oferece suporte aos gerentes de projetos:
Talvez você tenha outro motivo para implementar o software de controle de horas na sua empresa. O essencial é que você explicite sua principal motivação. Estando no mercado para um novo aplicativo de controle de horas de funcionários, você deve se concentrar em ferramentas que o aproximem desse objetivo.
Quando pensamos no entendimento do gerenciamento de projetos, primeiramente devemos seguir a definição do Project Management Institute (PMI). Como sugere a instituição, o gerenciamento de projetos consiste no uso de competências, habilidades, talvez talentos, conhecimentos, dispositivos, instrumentos, software, técnicas, processos, métodos e tudo o que for necessário para fornecer "valor às pessoas".
A frase "valor para as pessoas" - por causa de sua ambiguidade - nos incentiva a pensar que o resultado do gerenciamento de projetos pode ser qualquer coisa - desde cadeiras até mesmo movimentos sociais, inclusive os religiosos. Qualquer coisa que seja útil para algum número de pessoas.
Porém, quando usamos a definição da Association for Project Management (APM), o entendimento do gerenciamento de projetos será mais conservador, mas também ajuda a dividir apenas o gerenciamento do gerenciamento de projetos. Como eles dizem:
O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem resultados finais que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos.
Ao compararmos as duas definições, veremos algumas semelhanças. Em ambas, vemos que o gerenciamento de projetos é - digamos - a execução de tarefas e o uso de conhecimento, experiência, métodos, processos e procedimentos para realizar o trabalho.
Mas somente a última definição é comercial. Na definição do APM há três aspectos que não aparecem no entendimento do PMI. São eles o tempo, o orçamento e um "critério de aceitação do projeto". Como sabemos, no mundo dos negócios, cada projeto tem seu propósito. Quer seja uma solicitação interna ou externa. E cada um tem de ser feito em um determinado tempo, dentro do orçamento e mediante a aceitação do comissário.
E aqui está a principal diferença entre gerenciamento e gerenciamento de projetos. De acordo com a APM, a diferença entre os dois termos se resume ao tempo. O momento em que o projeto está pronto para ser executado ou já foi executado. Enquanto o gerenciamento é uma operação contínua, o gerenciamento de projetos tem seu resultado final fornecido em um período de tempo finito.
Tendo isso em mente, a conexão entre um software de controle de tempo e o processo de gerenciamento de projetos fica bastante óbvia.
Vamos resumir o que foi mencionado acima. Já sabemos que, nos negócios, no gerenciamento de projetos, a análise do desempenho da equipe e dos funcionários é uma parte essencial do trabalho em projetos. E o objetivo de acompanhar o desempenho é, de acordo com o PMI
O gerenciamento de desempenho é uma abordagem sistemática para aprimorar e desenvolver o desempenho e as capacidades de indivíduos e equipes, a fim de aumentar a eficiência em toda a organização.
Você também já sabe qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e apenas gerenciamento. Trata-se do orçamento, dos critérios de aceitação e, é claro, do tempo. Desse ponto de vista, aqui estão os indicadores usados para monitorar e melhorar o desempenho e a produtividade dos funcionários.
É o indicador mais óbvio e mais popular. Se você souber quanto tempo levam as diferentes fases, poderá prever o tempo e o orçamento de projetos futuros. E você pode aumentar as estimativas de orçamento e gerenciamento de recursos de projetos.
Esse KPI mostra a relação geral entre o trabalho diretamente rentável e o custo interno em que cada funcionário se envolve. Empresas diferentes têm posições muito diferentes sobre a relação de valor entre o tempo "faturável" e o "não faturável", e somos da opinião de que eles são igualmente importantes. Seja qual for o seu ponto de vista, você precisa ver quanto tempo a sua equipe gasta em tempo não faturável para poder definir o preço e planejar o trabalho de forma competitiva.
Um indicador útil para avaliar o bem-estar e a saúde de seus funcionários. Uma taxa excessiva de horas extras por funcionário significa que você deve considerar a contratação de mais pessoal para que seus funcionários atuais não fiquem sobrecarregados.
Essa métrica é interpretada de várias maneiras diferentes. Por exemplo, para entender a saúde dos funcionários, tanto em termos de bem-estar físico quanto de engajamento. Às vezes, como um indicador da dedicação dos funcionários (mas é preciso estar atento ao fenômeno do presenteísmo, pois isso não significa boa qualidade de trabalho ou entusiasmo. Se a sua equipe estiver fazendo horas extras continuamente, talvez seja hora de aumentar a força de trabalho.
A capacidade dos funcionários é uma ótima medida de desempenho produtivo. Semelhante às horas extras, ela mostra quem está próximo do esgotamento e quem tem espaço para assumir um pouco mais de trabalho. É muito útil para distribuir o trabalho uniformemente entre a equipe e entender quem precisa de apoio extra.
Agências de publicidade e empresas de construção podem ter o mesmo software de controle de horas, mas usá-lo de forma muito diferente. É fundamental que a ferramenta que você escolher seja adequada às necessidades de seus funcionários. É por isso que você precisa imaginá-los usando-a enquanto se prepara para comprar um aplicativo de controle de ponto.
Os membros da sua equipe precisarão usar seus telefones para controlar o tempo ou ficam sentados com seus laptops a maior parte do dia? Faz sentido que seus funcionários usem uma solução automática de controle de horas (algumas ferramentas reconhecem os aplicativos e sites que os funcionários visitam e criam planilhas de horas com base nesse tipo de dados) ou eles querem fazer suas entradas de horas manualmente?
Ter uma noção clara de como sua equipe usaria o controle de horas o ajudará a escolher uma ferramenta que seus funcionários adotem rapidamente. Caso contrário, você corre o risco de pagar por um aplicativo que seja inconveniente e demorado para as pessoas usarem.
Agora que você conhece bem os objetivos da sua empresa e as necessidades da sua equipe, pode analisar os recursos específicos das ferramentas populares de controle de tempo dos funcionários e descobrir quais são úteis para você. A criação de uma espécie de "lista de compras" reduzirá a probabilidade de você ser influenciado por vendedores convincentes ou por textos de marketing. Você manterá o foco em suas necessidades e escolherá um software que realmente as atenda.
Abaixo, você encontrará uma lista de recursos que podem ser encontrados em diferentes aplicativos de controle de tempo de funcionários. De quais deles você precisa?
Esperamos que esta postagem do blog o ajude a identificar suas necessidades de controle de tempo e a escolher a melhor ferramenta para a sua empresa. Definitivamente, as ferramentas de controle de tempo não são softwares do tipo "tamanho único", por isso recomendamos que você pesquise suas opções com cuidado. Por último, mas não menos importante, queremos lhe dar uma rápida visão geral da ferramenta de controle de tempo que criamos nos últimos cinco anos.Teamdeck. Talvez seja o aplicativo que você estava procurando?
O Teamdeck é um software de gerenciamento de recursos de projetosou seja, além de um rastreador de tempo, ele também oferece projeto e ferramenta de programação de recursos e sistema de gerenciamento de férias Recursos. Essencialmente, é um aplicativo completo para a sua equipe, no qual você pode planejar o trabalho, monitorar o desempenho e ver a disponibilidade.
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