Todos nós já ouvimos falar e talvez até tenhamos vivenciado o efeito paralisante dos gargalos em uma organização. O termo "gargalo" refere-se a qualquer situação causada por problemas técnicos ou de pessoal que atrasam a realização de um projeto. Essas situações podem ser provocadas pelo excesso de trabalho de um departamento, por um mau funcionamento técnico ou até mesmo pelo estresse que reduz a produtividade de toda a equipe.
Em geral, a capacidade do sistema é medida pela capacidade do gargalo. Esse estado pode ser prejudicial tanto para o funcionamento interno da equipe, à medida que a frustração aumenta e os ânimos se exaltam, quanto para a imagem apresentada pela empresa externamente. Afinal, ninguém quer parecer incompetente! Além disso, há os ônus financeiros que esses gargalos acarretam, pois a lucratividade pode cair significativamente. Neste artigo, abordaremos as etapas para identificar os gargalos, como resolvê-los e como o Teamdeck se encaixa na solução desse problema.
A maneira mais rápida de identificar um gargalo é examinar o fluxo de trabalho da sua empresa e identificar se o trabalho é realizado sem problemas ou em rajadas (Saiba mais sobre sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho). A última situação é sintomática do problema. Algo a ser observado é que os gargalos não devem assustá-lo porque eles são comuns em qualquer empresa. Embora sejam causa de frustração, ficar irritado só o impedirá de resolver o problema de forma eficaz e em tempo hábil. É interessante notar que a maioria dos gargalos ocorre durante os processos de teste de software e revisão de qualidade.
A primeira etapa para recuperar o controle durante um gargalo é monitorar a situação de perto e identificar os problemas mais urgentes. A maneira incorreta de abordar esses problemas é abordá-los quantitativamente. Se jogarmos dinheiro e recursos humanos cegamente no problema, é improvável que consigamos resolvê-los. Será apenas um desperdício de tempo e esforço. Primeiro, você precisa de um diagnóstico adequado. Só então você deve tomar medidas para resolver o problema. As soluções devem ser de natureza qualitativa. Depois de identificarmos os elementos que estão contribuindo de forma mais significativa para o gargalo, podemos implementar as soluções adequadas. Vamos identificar algumas soluções comuns para combater os gargalos:
Os funcionários que estão no meio da tempestade metafórica devem ser designados para lidar com os problemas mais críticos. Lidar com minúcias nesse momento causará atrasos significativos e acarretará mais custos.
Essa é uma opinião altamente impopular e pode resultar em funcionários insatisfeitos, mas pode ajudar a aliviar o problema como uma solução de curto prazo. Você pode usá-la com moderação como uma solução rápida, mas o excesso de trabalho dos funcionários pode resultar em frustração e esgotamento. O foco deve ser concentrar-se em ideias que garantam a eficiência do sistema como um todo sem abusar da força de trabalho.
Isso inclui recursos humanos e materiais. A manutenção de registros do que está acontecendo permitirá identificar as atividades em que os recursos são desperdiçados em atividades que não agregam valor.
A elaboração de protocolos de práticas recomendadas com os quais todos os funcionários se familiarizarão permitirá um melhor gerenciamento do tempo (com criatividade e criatividade). software de controle de tempo de agência), menos tempo de inatividade e, no caso de alta rotatividade, permitirá que os novos funcionários se familiarizem rapidamente com os trabalhadores mais experientes.
Mantenha-se atualizado com as mais recentes conquistas e ferramentas tecnológicas. Uma tecnologia mais eficiente permitirá que seus funcionários se concentrem em outros aspectos do processo de produção e direcionem os esforços para os elementos mais problemáticos do gargalo.
A alocação de pessoal adicional para o elo problemático da cadeia de produção pode ajudar a aliviar o gargalo. Isso, é claro, deve ser feito com um bom grau de planejamento para garantir que a pessoa com o know-how certo esteja no local para oferecer soluções. Por exemplo, se o departamento de marketing tiver acesso a apenas um designer gráfico ocupado, a contratação de um segundo designer gráfico ajudará a resolver o problema e colocará o departamento de marketing no caminho certo.
As temporadas de férias são sinônimo de acúmulo de ausências de funcionários. Isso é prejudicial ao fluxo de trabalho da organização. Coordene os períodos de férias com os funcionários com antecedência para evitar prejudicar os departamentos com ausências em grande escala.
As causas comuns de gargalos são decisões de liderança ruins e organização sem brilho em um nível gerencial. Por exemplo, em uma organização em que uma pessoa é responsável por fazer malabarismos com vários departamentos, ela pode ser o ponto de estrangulamento onde ocorre o gargalo. Delegar os processos de tomada de decisão a um funcionário diferente reduzirá os gargalos, pois as decisões serão tomadas mais rapidamente. Isso, é claro, exige que a pessoa que está causando os atrasos abandone suas tendências de microgerenciamento!
O Teamdeck é ideal para coordenar o gerenciamento de gargalos devido à maneira como incentiva práticas eficientes de fluxo de trabalho. É uma ferramenta perfeita para gerenciamento da alocação de recursos, turnos de funcionários e ausências. Você pode resolver os problemas mencionados acima, como escolher as pessoas certas para o problema, simplesmente usando a função do Teamdeck, que permite alocar recursos humanos com base em sua experiência, especialização e disponibilidade. Isso permite o planejamento de longo prazo, pois é possível analisar a estrutura da sua organização por longos períodos. Além disso, você pode estar totalmente ciente de antemão dos possíveis problemas que podem surgir devido à falta de pessoal.
Também é benéfica para maximizar a eficácia dos funcionários a função do programa que permite o monitoramento regular das cargas de trabalho dos funcionários. Os líderes de equipe podem estar sempre cientes das cargas de trabalho atuais de sua equipe. Isso permite delegar funcionários que têm mais tempo livre para ajudar aqueles que estão sobrecarregados com muitas tarefas. Outro recurso valioso é a capacidade do Teamdeck de monitorar suas despesas regularmente. Isso é fundamental para combater os gargalos que têm um efeito adverso no orçamento de um projeto.
Os gargalos são inevitáveis, mesmo nas empresas mais eficientes. Falhas técnicas, ausências de funcionários e uma infinidade de outros problemas potenciais que surgem acontecem em toda parte. É claro que a busca por soluções tecnológicas ou organizacionais é crucial... Mas também é importante lembrar dos problemas de saúde mental que os funcionários e líderes de equipe podem enfrentar durante um gargalo. Um dos "não fazer" mais importantes ao lidar com gargalos é permitir que a agressividade domine o processo de solução de problemas.
É muito fácil permitir que a raiva dite a discussão. O diálogo interno não saudável da empresa pode afetar gravemente o desempenho da empresa e causar problemas graves que se prolongarão por muito mais tempo do que o gargalo. Uma resposta emocional imatura a atrasos na produção pode fazer com que os funcionários apresentem níveis mais altos de estresse, levando ao esgotamento e à depressão. Uma força de trabalho infeliz será incapaz de resolver problemas. Ela demonstra menos entusiasmo e, na pior das hipóteses, a equipe pode procurar emprego em outro lugar, criando ainda mais problemas que precisarão ser resolvidos. Levando em conta a prevalência e a onipresença dos gargalos, a gerência deve enfrentar o problema com empatia e compreensão. Conseguir isso será a etapa mais importante para resolver os problemas de qualquer organização.
Apesar de ser um ciclo vicioso que de vez em quando aparece, os gargalos são uma parte essencial do crescimento de qualquer empresa. Como eles são inevitáveis, é melhor aceitá-los e tratá-los como oportunidades para refletir sobre os vários aspectos de nossa organização. Eles são o combustível do progresso, permitindo-nos explorar novas soluções tecnológicas ou estilos gerenciais.
Isso nos ajudará a recuperar a produtividade e a eliminar temporariamente os vincos mais incômodos. Vivemos em uma época de ouro para lidar com essas questões, pois a revolução tecnológica dos últimos 30 anos mudou a maneira como trabalhamos e resolvemos problemas.
Entre outras coisas, programas inovadores como o Teamdeck são softwares de planejamento de recursos para lidar com questões organizacionais no local de trabalho. Ao mesmo tempo, um senso crescente de responsabilidade e ética corporativa tem se tornado mais predominante. Hoje, cada vez mais gerentes compreendem o poder subjacente de tratar os funcionários com dignidade. Esses dois avanços no mundo corporativo resultaram nas ferramentas e dicas mencionadas acima para lidar com gerenciamento de capacidade gargalos. É da natureza humana encontrar soluções para os problemas e nunca ficaremos sem crises para resolver, portanto, é melhor resolvê-las da forma mais humana possível.
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