As empresas que executam um ou vários projetos ao mesmo tempo, como agências ou software houses, precisam ter certeza de que seus esforços de agendamento são eficazes. Uma maneira de fazer isso é medir a taxa de utilização faturável. Nesta postagem do blog, mostraremos a você como calcular a utilização usando uma ferramenta robusta software de gerenciamento de recursos - Teamdeck. Mas, antes de mais nada, vamos explicar por que o acompanhamento dessa métrica pode ser benéfico para sua empresa.
O que você receberá com este artigo:
Quando você fatura seus clientes por horas usando o modelo "tempo e materiais", sabe que nem todas as horas de trabalho da sua equipe contam para a fatura geral. As horas faturáveis geralmente incluem o tempo que seus funcionários gastaram em atividades faturáveis: por exemplo, desenvolver software para os clientes ou escrever textos para a campanha deles. No entanto, você também precisa levar em conta o trabalho não faturável, que geralmente envolve sessões de treinamento, elaboração de propostas para clientes, trabalho em projetos internos etc.
É claro que o trabalho não faturável pode ser necessário para manter sua empresa em funcionamento. Ainda assim, você deve fique de olho no número de e calcular horas faturáveis e também os não faturáveis para garantir que sua empresa permaneça lucrativa. Se a proporção for negativa, você poderá começar a perder dinheiro - afinal, você ainda precisa pagar seus funcionários e cobrir os custos operacionais.
Você pode estar se perguntando se deve começar a monitorar a utilização faturável se já estiver monitorando a utilização geral dos funcionários.
Veja, quando você calcular utilização de recursosEm geral, você compara o número de horas que alguém trabalhou com sua capacidade total. Isso lhe diz muito: você pode identificar membros da equipe com excesso de trabalho ou pessoas subutilizadas. Entretanto, como você já sabe, nem todas as horas são iguais. O fato de alguém estar ocupado não significa necessariamente que seu trabalho contribua diretamente para os lucros da empresa. Por outro lado, quando você rastreia a utilização faturável, pode ver qual é a proporção da disponibilidade de todos que está sendo gasta em atividades faturáveis.
Isso não quer dizer que a utilização faturável de todos deva ser a mais alta possível. Afinal de contas, é provável que haja pessoas em sua empresa que não trabalhem em projetos de clientes. Para elas, você pode contar com a utilização geral para garantir que a carga de trabalho esteja equilibrada. No entanto, quando se trata de membros da equipe que contribuem para o trabalho do cliente, a taxa de utilização faturável pode fornecer informações valiosas.
Em primeiro lugar, o acompanhamento das taxas de utilização permite que você avalie programação no gerenciamento de projetos. Se alguém que deveria estar trabalhando principalmente em tarefas faturáveis tiver uma taxa de utilização de 20%, isso pode indicar que sua agenda não foi planejada de forma ideal. Talvez o estimativas de projetos não eram precisas, e esse funcionário em particular simplesmente não precisa de todo esse tempo alocado para fazer seu trabalho. Talvez ele participe de muitas reuniões potencialmente desnecessárias. De qualquer forma, há espaço para alguma otimização.
Imagine uma situação diferente: digamos que a taxa de utilização faturável de um funcionário seja de 110%. Isso significa que ele passa mais tempo trabalhando do que sua capacidade permitiria. Não é incomum que um projeto exija algumas horas extras pouco antes do prazo final. Ainda assim, se você não identificar a tempo um funcionário com excesso de trabalho, poderá correr o risco de ele ficar frustrado ou até mesmo decidir deixar a empresa.
Por fim, o cálculo da utilização faturável é uma excelente maneira de avaliar quais funções estão em alta demanda e quando. Essas percepções possibilitam a precisão de previsão de recursos humanos e cronometrar corretamente os processos de contratação.
Talvez você já tenha adivinhado, mas para reunir dados confiáveis sobre a utilização de recursos, sua equipe deve usar uma ferramenta de controle de tempo. Sem ela, você estará lidando com estimativas e não com informações precisas. É claro que há ainda mais benefícios de software de controle de tempo de agênciaPortanto, se você ainda não o fez, experimente!
As planilhas de horas da sua equipe lhe fornecerão informações sobre quanto tempo foi gasto em diferentes projetos. Entretanto, para levar em conta apenas o trabalho faturável, você precisa de uma ferramenta que permita aos funcionários marcar as entradas de tempo registradas como faturáveis ou não faturáveis.
O Teamdeck permite que os membros da sua equipe façam essa distinção. Eles podem usar as chamadas tags de planilha de horas para marcar suas entradas de tempo como "faturáveis", "horas extras", "trabalho em casa" etc. As tags ficam a seu critério - você pode escolher rótulos e ícones personalizados que atendam às suas necessidades.
Quando sua equipe monitora o tempo com o Teamdeck e usa tags de planilha de horas, é possível criar facilmente um relatório de utilização faturável.
Vá para a seção de relatórios no menu superior e clique no ícone de mais no canto inferior direito para adicionar um novo relatório. Escolha "create custom" (criar personalizado) - estaremos criando um relatório do zero, não com base em um modelo.
Dê um nome ao seu título e selecione o intervalo de datas apropriado. Agora é hora de começar a adicionar gráficos e tabelas ao seu relatório. Vamos começar com um gráfico de barras simples que nos mostrará o tempo faturável gasto por membro da equipe. Clique em "add graph" (adicionar gráfico) e "add bar chart" (adicionar gráfico de barras). Por padrão, você verá uma comparação das reservas, planilhas de horas, horas de férias e disponibilidade de todos. Clique em "metrics" (métricas) (é o ícone com três colunas) e desmarque as métricas desnecessárias. Em vez disso, role a tela para baixo até a categoria "Timesheet tags" e selecione "Billable".
Esse gráfico simples permite que você veja quantas horas faturáveis cada pessoa registrou. No entanto, ele não fornece muito contexto sobre qual foi a taxa de utilização faturável. Vamos adicionar outra métrica a esse gráfico: "Timesheets: time". Agora você pode ver rapidamente qual foi a proporção de horas faturáveis em relação a todas as horas registradas por uma determinada pessoa.
Agora, vamos adicionar uma tabela ao seu relatório que nos permitirá calcular as taxas de utilização faturáveis para todos os funcionários.
Por padrão, uma nova tabela adicionada ao relatório é organizada por projetos. Você pode alterar essa configuração clicando em "grouping" (agrupamento) e trocando pessoas por projetos no editor de arrastar e soltar. Se não precisar ver os dados divididos por dias, você pode removê-los do agrupamento com segurança. Clique em "apply" (aplicar) para salvar esse agrupamento.
Enquanto estiver fazendo isso, vá para métricas e desmarque as colunas desnecessárias (reservas, disponibilidade, férias). Nossa sugestão é adicionar uma coluna para as tags da planilha de horas: billable (faturável). Atualmente, sua tabela deve ter a seguinte aparência:
São basicamente as mesmas informações que você tinha no gráfico de barras que criamos anteriormente. Seria ótimo adicionar à tabela a taxa de utilização expressa como um valor percentual. Você pode fazer isso clicando em "metrics" (métricas), depois em "add custom" (adicionar personalizado) e, em seguida, em "add custom calculation field" (adicionar campo de cálculo personalizado). A utilização faturável não é uma métrica calculada por padrão no Teamdeck, pois nem todas as organizações usam tags de planilha de horas, mas podemos digitar uma fórmula de utilização e criar uma métrica personalizada.
A fórmula de utilização é a seguinte:
(Horas faturáveis/Todos os quadros de horários)*100
Clique em "salvar e aplicar" - você verá uma nova coluna aparecer em seu relatório. Aqui você pode ver as taxas de utilização de seus funcionários.
No nosso caso, há alguns membros da equipe que têm uma utilização muito alta de faturamento. Está claro que a maior parte de suas horas é destinada ao trabalho com clientes. Por outro lado, também temos alguns recursos cuja taxa de utilização é 0%. Pode ser que o trabalho deles não envolva serviços faturáveis, portanto, não devemos esperar que eles registrem horas faturáveis.
Uma última coisa que podemos fazer para tornar todo o relatório ainda mais perspicaz é alterar a fórmula na linha "total" da tabela. Atualmente, ela é a soma dos valores em todas as linhas. Embora isso seja útil para as duas primeiras colunas, não está nos dizendo muito sobre a coluna "Utilização faturável". Um valor médio seria muito melhor. Felizmente, podemos calculá-lo facilmente. Clique nessa célula e digite:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Observe que o Teamdeck lhe dará sugestões à medida que você começar a digitar os nomes das variáveis. Clique em Enter para ver o resultado. Agora sabemos que a taxa média de utilização faturável da nossa equipe é 53,05%
Monitorar o desempenho da sua equipe é uma ótima oportunidade para identificar áreas que podem ser otimizadas para o benefício da organização. Seus funcionários também gostarão que você fique de olho na utilização deles - afinal, eles não querem ficar sobrecarregados.
Se você acha que o Teamdeck pode ser uma ferramenta útil para a sua equipe, experimente-o. Você pode inscreva-se para um test drive você mesmo ou agendar uma chamada com Anielanosso especialista em sucesso do cliente. Teremos prazer em ajudá-lo a aproveitar ao máximo esse aplicativo e melhorar significativamente os processos de gerenciamento de projetos e recursos da sua empresa.
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