Quando você está encarregado de um projeto, geralmente sabe muito bem o que sua equipe precisa fazer para atender aos requisitos do projeto. Mas e se o seu cliente apresentar um novo recurso, por menor que seja, que você deve começar a trabalhar além do escopo do projeto existente?
O que você aprenderá graças a este artigo:
Como gerente de projetos, você provavelmente está familiarizado com esse cenário, pois os projetos costumam mudar devido ao feedback do usuário ou às condições dinâmicas do mercado. Isso é natural e pode levar a resultados muito positivos (um produto final de melhor qualidade, por exemplo). No entanto, o problema é que essas edições inesperadas podem resultar no aumento do escopo a ponto de você ter muito pouco controle sobre o andamento do projeto.
Vamos dar uma olhada mais de perto no desvio de escopo do projeto e discutir como lidar com ele em sua carreira de gerenciamento de projetos.
Antes de tudo, qual é o escopo do projeto? Um escopo no gerenciamento de projetos é entendido como todas as tarefas, processos, atividades, requisitos e entregas de um projeto. Simplificando, é todo o trabalho que é exigido para concluir um projeto.
O escopo do projeto faz parte do planejamento do projeto. O resultado dessa fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é a Declaração do Escopo do Projeto. É uma documentação do escopo de um projeto (também chamada de "declaração de escopo" ou "termos de referência") que contém uma lista de verificação estabelecida de
Após a declaração do escopo do projeto, é hora de passar para uma fase chamada plano de gerenciamento do escopo do projeto. Ele descreve todos os processos envolvidos na implementação do projeto e serve como uma diretriz para manter o projeto dentro das expectativas e dos limites definidos.
A maneira mais fácil de descrever o desvio de escopo é dizer que ele é adicionar recursos e requisitos que estão além do escopo do projeto acordado. Ambas as partes dessa definição são importantes porque a alteração ou expansão do escopo do projeto não é necessariamente a mesma coisa que o aumento do escopo.
Pelo contrário, a mudança é algo completamente normal no gerenciamento de projetos. O escopo aumenta quando as mudanças não são acordadas, e o aumento dos requisitos do projeto não é controlado.
Uma definição fornecida pelo Guia PMBOK® (5ª edição) afirma que o desvio de escopo é a expansão descontrolada do escopo do produto ou do projeto sem ajustes de tempo, custo e recursos. Essa descrição enfatiza um fator crucial que deve ajudá-lo a imaginar as possíveis consequências do desvio de escopo. Estou falando sobre como esses os novos recursos no escopo do projeto não são ajustados ao cronograma, aos recursos ou aos orçamentos. Isso significa essencialmente que qualquer uma (ou todas) dessas variáveis pode dar muito errado e afundar seu projeto.
Agora que definimos o desalinhamento do escopo, vamos discutir suas principais causas.
É provável que o desvio de escopo seja causado por uma combinação dos seguintes fatores:
Escopo do projeto ruim. Esse é geralmente o principal fator que contribui para o desvio de escopo. Quando o escopo do seu projeto é vago ou inexistente, como você pode controlá-lo? No entanto, ter uma declaração de escopo clara não é a solução definitiva para esse desafio. Você precisa validar o escopo e assiná-lo com todas as partes interessadas do projeto.
Outro problema pode ocorrer quando você não consulta os requisitos com as pessoas certas da sua equipe. Por exemplo, alguns requisitos podem acabar não sendo tecnicamente viáveis, mesmo que o escopo esteja claro e o cliente tenha dado o aval. É por isso que é essencial que você:
Deseja saber mais sobre esse processo? Dê uma olhada em nosso guia para gerenciamento do escopo do projeto. Isso o ajudará a gerenciar o escopo com sucesso.
O desvio de escopo também pode ocorrer quando você não tem procedimentos estabelecidos para lidar com solicitações de mudança. Ou talvez você tenha definido algumas regras de controle de mudanças, mas as partes interessadas não estão cientes delas. Na próxima seção desta postagem do blog, falaremos um pouco mais sobre o gerenciamento de mudanças para que elas não inviabilizem o seu projeto.
Uma das causas menos esperadas de desvios de escopo é quando os membros da sua equipe são diretamente influenciados pelo cliente para adicionar um novo recurso ou expandir um existente. Essa pressão externa pode ser difícil de ser percebida pelos gerentes de projeto, especialmente se os membros da equipe não a comunicarem de forma transparente.
Outro perigo possível é quando as partes interessadas demonstram envolvimento variado no projeto. Imagine uma situação em que seu cliente não esteja prestando muita atenção ao escopo do projeto durante a etapa de levantamento de requisitos. Talvez ele esteja ocupado com outras coisas ou simplesmente não esteja realmente envolvido no projeto. No entanto, quando ele vê os primeiros resultados do seu trabalho, de repente se envolve mais e começa a criar novos recursos ou a redefinir as metas do projeto. Você pode imaginar como isso poderia facilmente levar a um desvio de escopo.
Por fim, temos de mencionar as influências externas, que geralmente estão fora do seu controle. É difícil se preparar para cenários inesperados, mas, como gerente de projeto, você deve ter alguns planos de contingência preparados. Eles o ajudarão a gerenciar as mudanças, mesmo que elas o peguem de surpresa.
Como você pode ver, há muitas causas possíveis para o desvio de escopo - nossa lista definitivamente não é exaustiva. O que você precisa ter em mente é que o desvio de escopo também ocorrerá devido a uma combinação de diferentes fatores. É por isso que é útil saber como você pode potencialmente evitar o desvio de escopo.
Para começar, digamos que as mudanças de escopo não são algo que você deva evitar a todo custo. Se você trabalha em um ambiente ágil, provavelmente espera que ocorram mudanças. O que você quer mitigar é o resultado do crescimento descontrolado do seu escopo. Vamos examinar algumas estratégias para evitar o desvio de escopo:
Alguns gerentes de projeto podem achar que "criar um escopo claro do projeto" é geralmente mais fácil falar do que fazer - e eles têm razão. Em muitos projetos, especialmente em empreendimentos inovadores, você pode não estar 100% certo de como será o produto final. Esse é o caso de muitos projetos de desenvolvimento de software, em que as alterações são frequentemente introduzidas com base no feedback e nos testes dos usuários. As equipes de projeto enfrentam ainda outro desafio quando decidem usar tecnologia de ponta ou soluções experimentais.
Isso não significa, entretanto, que o desvio de escopo esteja fadado a acontecer nesses cenários. Você ainda pode aumentar suas chances de criar um escopo razoável começando com a chamada fase de descoberta do projeto. É um período durante o qual você pode testar hipóteses, desafiar suposições ou criar protótipos. Tudo isso para validar suas ideias e verificar se as soluções propostas são viáveis.
Acabamos de discutir várias práticas recomendadas para evitar o desalinhamento do escopo, mas e se você já estiver enfrentando esse problema? Talvez tenha começado com solicitações de alterações aparentemente pequenas ou talvez as partes interessadas estejam esperando recursos adicionais desde o início do projeto. É possível gerenciar o desvio de escopo, e aqui estão algumas opções para você.
Em primeiro lugar, o desvio de escopo pode parecer desanimador, mas não é hora de ficar passivo e derrotado. Os projetos que sofrem desvios de escopo ainda podem dar certo.
Certifique-se de dar uma olhada mais de perto em todas as solicitações de mudança e analisar cuidadosamente suas consequências. Avalie como as mudanças afetarão o orçamento e o cronograma do seu projeto. Mesmo que sua equipe já tenha implementado uma determinada alteração, ainda assim é importante investigar o possível impacto dela no restante do projeto.
É também um ótimo momento para prestar atenção em previsão de recursos. As solicitações de mudança também podem ter afetado esse aspecto do projeto. Há membros da equipe disponíveis em número suficiente para realizar esse projeto? Você precisará contratar/terceirizar algumas pessoas? Considere a disponibilidade dos funcionários e carga de trabalho da equipe em consideração (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). Você não quer utilizar demais os membros da sua equipe e, potencialmente, até mesmo esgotá-los por causa do aumento do escopo.
Outra estratégia para lidar com o aumento do escopo é reduzir o escopo de alguns dos requisitos iniciais. Se o backlog do projeto for priorizado, você poderá identificar os elementos que podem ser trocados pelos recém-adicionados. Como resultado, você pode ganhar tempo e custos extras para entregar o projeto.
À medida que as solicitações de mudança continuam a chegar, sua equipe pode ficar um pouco desorientada quanto às expectativas do projeto. Isso, por sua vez, pode fazer com que a equipe se dedique ainda mais a determinadas tarefas. Você deve verificar novamente se todos os colegas de equipe entendem os novos requisitos do projeto.
Não se esqueça de analisar o panorama geral do seu projeto. O desvio de escopo também o afeta. Talvez agora faça sentido para você e para os participantes do projeto discutir a criação de subprojetos ou o lançamento de um MVP? Uma das desvantagens do aumento do escopo é que as equipes perdem o ímpeto e os projetos demoram mais do que o esperado. Entregar uma parte do escopo do seu projeto como uma versão separada pode ajudar a recuperar esse impulso e fazer com que sua equipe se sinta mais realizada. Essa abordagem também traz benefícios comerciais: o lançamento de um MVP (produto mínimo viável) logo no início pode ajudar seu cliente a testar o produto e obter sucesso inicial entre os clientes.
Por fim, mesmo que esteja sofrendo desvios de escopo, você ainda deve monitorar regularmente a saúde do seu projeto. Relatórios de projetos o ajudará a avaliar o desempenho da equipe e calcular os efeitos do escopo crescente.
O desvio de escopo não é um fenômeno raro. Como gerente de projetos, é quase certo que você o enfrentará em algum momento de sua carreira. Metade dos entrevistados pesquisados pelo Project Management Institute na pesquisa de 2018 Pesquisa Pulse of the Profession (Pulso da Profissão) sofreram desvios de escopo nos últimos 12 meses. Em 2020, a edição mais recente deste relatório mostrou que as empresas mais maduras em seus recursos são menos afetadas pelo desvio de escopo do que as organizações com baixa maturidade (30% a 47%).
Esses insights não são surpreendentes, porque o desvio de escopo, embora potencialmente prejudicial, é gerenciável, especialmente por gerentes de projeto e executivos bem versados. Esperamos que esta postagem do blog o tenha ajudado a descobrir maneiras de gerenciar o desvio de escopo para o benefício de sua equipe.
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