As organizações de todo o mundo enfrentam alguns desafios comuns, como alocação de recursos, gerenciamento de carga de trabalho ou planejamento de capacidade. As coisas ficaram ainda mais complicadas quando, devido à pandemia do coronavírus, muitas empresas tiveram que mudar para trabalho remoto.
Essa situação é um verdadeiro teste para a caixa de ferramentas de todas as empresas: você tem as ferramentas certas (aplicativos, modelos, procedimentos) para gerenciar o trabalho da sua equipe? Em muitos casos, verifica-se que os processos com os quais eles contavam (por exemplo, armazenar dados sobre dias de férias em uma planilha do Excel) não são suficientemente robustos e exigem muito esforço para serem gerenciados.
Teamdeck é uma ferramenta que ajuda as empresas a solucionar gerenciamento de equipes de projeto questões relacionadas a Planejamento do trabalho, gerenciando o portfólio de projetose avaliar o desempenho geral do desempenho da equipe.
Recentemente, pedimos aos nossos clientes que compartilhassem suas histórias e nos informassem sobre os desafios que não enfrentam mais por causa do Teamdeck. Nesta postagem do blog, listaremos alguns dos problemas típicos de gerenciamento de equipes que podem ser resolvidos com a implementação do nosso aplicativo em sua organização.
As empresas enfrentam diferentes tipos de conflitos na programação de projetos. Quando eles são Gerenciamento de vários projetos ao mesmo tempo, seus cronogramas podem entrar em conflito. Outra fonte comum de conflito é designar pessoas para projetos mesmo que esses membros da equipe tenham algum tempo livre planejado durante esse período. Outro problema ainda ocorrerá quando o cronograma do projeto não levar em conta o tempo limitado (ou variável) de trabalho dos membros da equipe. disponibilidade de funcionários de meio período ou freelancers.
Para garantir que você não tenha que trabalhar com conflitos de agendamento, é necessário coordenar os projetos com as pessoas e a disponibilidade delas (horário de trabalho habitual, férias planejadas). Não é fácil fazer malabarismos com todos esses fatores quando se planeja o trabalho usando planilhas ou software de PM que não leva em conta a disponibilidade das pessoas.
O núcleo do Teamdeck é um calendário de recursos - a única fonte da verdade em relação à carga de trabalho e à disponibilidade da sua equipe. Com uma simples olhada nas reservas, você pode saber quem pode assumir mais tarefas e quem já está sobrecarregado de tarefas. Também é possível ver as férias planejadas de todos e as horas exatas em que esses membros da equipe estão disponíveis em um determinado dia.
Acesse o calendário de recursos do Teamdeck para ver as reservas, as planilhas de horas, a disponibilidade diária e as férias planejadas de cada membro da equipe.
Planejar novos projetos e ajustar os cronogramas existentes é muito mais confortável quando se tem acesso a todas as informações necessárias.
O Teamdeck transformou completamente a maneira como agendamos o trabalho. Agora temos uma visão clara de todos os projetos e de nossa capacidade para novos trabalhos.
Sam Menter, Mace e Menter
Definição escopo do projeto e criar um gráfico de Gantt é uma coisa, mas ajustar esse cronograma à disponibilidade e à capacidade da sua equipe é uma etapa que não pode ser negligenciada se você quiser entregar seu projeto com sucesso. O Teamdeck é excelente para encontrar as pessoas disponíveis para participar da sua nova equipe de projeto: você pode criar um plano de alto nível de seu projeto e gerencie tarefas específicas em seu software de gerenciamento de projetos preferido.
Quando se trata de alocação de recursos, o Teamdeck facilita a escolha das pessoas certas para o trabalho. Você pode filtrar a lista de seus funcionários por diferentes categorias (habilidades, experiência, localização) para encontrar um grupo ideal de recursos.
Identificar as pessoas que podem participar da sua equipe de projeto é muito simples com categorias personalizadas, como cargo ou nível de experiência.
Atribuir essas pessoas ao seu projeto também é simples: você só precisa adicionar uma reserva ao cronograma delas. Não tem certeza se o projeto será aprovado? Você também pode adicionar reservas provisórias.
O planejamento aproximado é realmente fácil de fazer com o Teamdeck. Eficiente, simples e direto.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Vamos imaginar que você esteja no negócio de desenvolvimento de software. Quanto mais aplicativos a sua equipe criar, maior será o lucro da empresa - você provavelmente deve encontrar projetos para todos os membros da sua equipe. Ao mesmo tempo, você precisa estar atento à carga de trabalho, pois felicidade dos funcionários serão afetados por ela. Membros da equipe sobrecarregados não ficarão satisfeitos (nem serão produtivos), subutilização também não é excelente.
Você pode ver que o planejamento de recursos é um ato de equilíbrio: é preciso levar em conta as necessidades do seu projeto, as capacidade de sua equipe, e também certifique-se de que a carga de trabalho da equipe seja distribuído de forma justa. Medição da utilização de recursos é muito útil, pois lhe dá uma visão geral da carga de trabalho de todos, mas é difícil de calcular sem as ferramentas certas.
Ao criar uma conta, você obtém acesso a um conjunto de relatórios que lhe permite obter análises detalhadas da equipe, incluindo um relatório de utilização de recursos.
Os relatórios do Teamdeck permitem que você compare a disponibilidade das pessoas com o trabalho programado (reservas) e a carga de trabalho real (planilhas de horas).
Você pode analisar a utilização de todos na sua empresa ou examinar mais de perto equipes ou funções específicas.
Um de nossos clientes disse: Ao usar o Teamdeck, agora não apenas sabemos a disponibilidade dos recursos, mas também podemos acompanhar a utilização da equipe e as horas faturáveis e não faturáveisO que é um bom começo para outro desafio da nossa lista: controlar o tempo.
Pode haver muitos motivos para você introduzir o controle de tempo em sua organização, mas uma motivação importante seria avaliar quanto do tempo de sua equipe é gasto em tarefas faturáveis. Por que você precisa analisar isso? Em primeiro lugar, você poderá identificar elementos não faturáveis do trabalho diário da sua equipe que poderiam ser otimizados (muitas equipes perdem muito tempo com reuniões improdutivas). Em segundo lugar, isso pode levá-lo a reformular seus contratos ou até mesmo ajustar seu modelo de negócios e, como resultado, melhorar o resultado final de sua empresa.
Novamente, mesmo que você possa pedir aos seus funcionários que preencham uma planilha de horas em papel ou registrem suas horas em uma planilha do Excel, é muito mais conveniente para ambos os lados usar um aplicativo dedicado.
Com o Teamdeck, é fácil distinguir as horas faturáveis das não faturáveis. Cada registro de horas pode ter um conjunto de etiquetas que indicam sua natureza (por exemplo, faturáveis, trabalho em casa, horas extras aprovadas). O controle de horas em si não é incômodo para os funcionários, pois eles podem usar um conveniente rastreador de tempo móvel.
O aplicativo móvel de controle de tempo da Teamdeck ajudará seus funcionários a acompanhar o trabalho deles.
Graças aos poderosos recursos de relatório do Teamdeck, você pode calcular com precisão quanto dinheiro seus projetos geraram em um determinado período com base nas horas faturáveis rastreadas e nos salários da sua equipe.
Ele é simples, limpo, fácil de usar e tem um preço justo. Não é sobrecarregado com recursos que não interessam a ninguém. É um produto focado em necessidades específicas.
Gabriela, Formas de Ameeba
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