A alocação de recursos ajuda a escolher os melhores ativos disponíveis para vários projetos e a gerenciá-los durante todo o trabalho, de modo a evitar a subutilização ou a superutilização de seus funcionários. Infelizmente, nem todos os gerentes de projeto a utilizam a seu favor.
O que você ganhará graças a este artigo:
Apenas 26% das empresas sempre usam o gerenciamento de recursos para estimar e alocar recursos, e 36% delas o fazem com frequência, de acordo com a pesquisa do PMI ("Pulse of the Profession"). Ao mesmo tempo, menos de 60% dos projetos cumprem o orçamento original e apenas 50% deles estão sendo concluídos no prazo, segundo o mesmo estudo.
Muitos gerentes de projeto que querem apresentar o que é gerenciamento de projetos usam a definição do Project Management Institute (PMI). De acordo com essa última, o gerenciamento de projetos consiste em usar o que for necessário para entregar algo útil às pessoas - como eles dizem, "entregar valor às pessoas".
Para ser mais preciso, a APM acredita que o gerenciamento de projetos consiste em usar algumas competências, habilidades, talentos, conhecimentos, ferramentas, máquinas, instrumentos, software, métodos, técnicas e processos para "agregar valor às pessoas".
A frase "valor para as pessoas" nos estimula a supor que o resultado do gerenciamento de projetos pode ser tudo. Uma casa, um aplicativo, um parque ou até mesmo alguns movimentos sociais, incluindo uma cruzada, a LGPT ou uma religião. Qualquer coisa que seja útil para algum grupo de indivíduos.
Os comentários mencionados acima são a razão pela qual nós - as pessoas que trabalham com negócios - usamos a definição proposta pela Association for Project Management (APM). O entendimento proposto de gerenciamento de projetos contém critérios que ajudam a separar apenas o gerenciamento do gerenciamento de projetos. Vamos dar uma olhada:
O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem resultados finais que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos.
Quando comparamos as definições do APM e do PMI, vemos alguma proximidade. Ambas se referem à execução de tarefas e ao uso de conhecimento, experiência, métodos, etc., para que as coisas sejam feitas. Mas apenas a última caracterização do gerenciamento de projetos é - gostaríamos de dizer - empresarial.
O tempo, o orçamento e os "critérios de aceitação do projeto" são os aspectos do - digamos - verdadeiro gerenciamento de projetos (e, é claro, do gerenciamento de recursos ou dos processos de alocação de recursos). Tudo o que sabemos é que, no mundo das relações comerciais, qualquer projeto tem seu objetivo. E qualquer um deles precisa ser realizado em um determinado prazo, dentro de um determinado orçamento, e precisa ser aprovado pelo principal - seja um cliente ou um diretor da sua empresa.
E aqui está a principal distinção entre gerenciamento e gerenciamento de projetos. Apenas o gerenciamento é um processo contínuo e permanente. O gerenciamento de projetos tem seu resultado final fornecido em um período de tempo e orçamento finitos.
Essa distinção tem como consequência o fato de que o gerenciamento de projetos não é apenas um processo, mas um processo estruturado. Ele é chamado de ciclo de vida do gerenciamento de projetos e, geralmente, assume a forma de 5 fases.
Assim como a empresa Ganntic - nossa concorrente no mercado de sistemas de alocação de recursos -, a alocação de recursos e a planejamento de recursos (é um termo alternativo para gerenciamento de recursos) são aspectos do processo do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Eles são responsáveis por planejar, organizar recursos (funcionários) e medir sua produtividade (sim, é a quarta fase do processo de gerenciamento de projetos mencionado acima).
Agora sabemos onde encontrar o gerenciamento de recursos no contexto do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. É hora de entender o gerenciamento de recursos. Por quê? Porque a alocação de recursos faz parte do gerenciamento de recursos, e o gerenciamento de recursos - como você já sabe - faz parte dos processos de gerenciamento de projetos.
Graças ao APM Body of Knowledge, sabemos que os recursos são entendidos de forma muito ampla. Dinheiro, ferramentas, maquinário, tecnologia e - o mais importante - pessoas e suas habilidades. Recursos significam tudo o que é solicitado para finalizar uma tarefa e um projeto.
Então, qual é a conexão entre a alocação de recursos e o gerenciamento de recursos (planejamento de recursos)? Vamos dar uma olhada na definição dada pela APM. Para eles, o gerenciamento de recursos é:
(...) adquirir, alocar e gerenciar os recursos (...) necessários para um projeto. O gerenciamento de recursos garante que os recursos internos e externos sejam usados de forma eficaz, dentro do prazo e do orçamento.
Como vemos, de forma idêntica à definição de gerenciamento de projetos, tempo e orçamento são os aspectos críticos desse processo. E não devemos excluir também os "critérios de aceitação".
No entanto, o gerenciamento de recursos é entendido como o processo de planejamento, seleção, programação e alocação de recursos para atender aos critérios de aceitação e concluir o projeto.
No gerenciamento de recursos e na alocação de recursos, o elemento é identificar os recursos disponíveis e suficientes e combiná-los com as tarefas apropriadas no momento certo. E a função do gerente de recursos ou de projetos é identificar os funcionários com habilidades e experiência relevantes (os chamados recursos) para realizar o trabalho (faz parte do planejamento) e decidir quando os recursos específicos serão necessários (por meio da alocação ou programação de recursos).
Este artigo pode forçar alguns menos experientes a pensar que isso não deve ser difícil de fazer. Portanto, no final deste capítulo, usaremos o relatório anual da empresa Wellington.
Antes de falarmos sobre o significado da alocação de recursos no gerenciamento de projetos, vamos começar com a compreensão de um dos termos mais importantes deste artigo - recursos. Graças a este parágrafo introdutório, você perceberá melhor as diferenças entre algumas definições de alocação de recursos mencionadas no parágrafo abaixo.
Como você pode imaginar, os recursos podem ser absolutamente diferentes - de materiais a não materiais. E não é diferente no contexto da alocação de recursos, mas entender o que significa "recurso" depende do setor em que está sendo usado.
Neste capítulo, você verá muitas marcas, inclusive nossos concorrentes comerciais. Comparamos algumas definições e significados apresentados pelo Brittanica Dictionary, mas também por nossos concorrentes mais conhecidos - Wrike, Resource Guru ou TeamGantt company. Os significados vão de mais gerais a mais exatos e relacionados às atividades de gerenciamento de projetos.
O Cambridge Dictionary informa que a alocação de recursos é
um processo de divisão de dinheiro, habilidades etc. entre os departamentos de uma organização.
Mais rigoroso em outro dicionário Brittanica muito reconhecido, que sugere o contexto econômico do nosso termo. A alocação de recursos é entendida como uma:
rateio de ativos produtivos entre diferentes usos. (Brittanica Dictionary)
Mas, como parte, digamos, de um setor de gerenciamento de projetos, vamos nos concentrar no significado ligado a esse ramo. Assim, o Float - nosso concorrente e conhecido fornecedor de software de gerenciamento de projetos para alocação de recursos - nos informa em um de seus artigos no blog que ralocação de recursos é o processo de nomeação e manuseio de ativos para ajudar nas tarefas, nos projetos e nos objetivos estratégicos de uma equipe.
Mas ao continuar a leitura e ser mais preciso, o Float enfatiza dois aspectos da alocação de recursos. O primeiro é a correspondência. Alocação significa combinar as competências e a experiência dos funcionários ou dos membros da equipe com os projetos ou as tarefas certas. E a correspondência (relevante) é um dos dois principais elementos de sua compreensão da alocação de recursos.
E, em segundo lugar, garanta que cada membro da equipe e cada funcionário que participa do projeto seja capaz de executar cada atribuição e cada tarefa no pipeline.
Do ponto de vista da Saviom, outro software destinado a ajudar os gerentes de projeto nos processos de gerenciamento de recursos:
A alocação de recursos, também conhecida como programação de recursos, reconhece e atribui recursos para um período específico a várias atividades.
Essas atividades - como lemos em outros lugares escritos - podem estar relacionadas ao projeto ou não. Administração, suporte, operação, etc. Aqui, Saviom chama a atenção para o reconhecimento como o primeiro elemento importante de um processo de alocação de recursos. O segundo - como muitos outros - é a atribuição. O terceiro elemento é o "período específico".
No site projectmanager.com, somos informados de que o termo alocação de recursos significa o mesmo que gerenciamento de recursos e programação de recursos (mais sobre isso no próximo parágrafo). E, de fato, segundo a perspectiva deles, a alocação de recursos é apenas uma programação de recursos que leva em conta os recursos disponíveis necessários para que uma tarefa ou projeto seja concluído com os resultados esperados.
Para encerrar este capítulo, diríamos simplesmente:
A alocação de recursos significa simplesmente alocar recursos (principalmente pessoas, suas habilidades, incluindo disponibilidade, desempenho atual ou anterior e habilidades de gerenciamento de tempo) em várias tarefas de um projeto para trabalhar em direção aos prazos da maneira mais eficaz e econômica possível.
A alocação de recursos envolve, de fato, a disponibilidade de recursos, as habilidades atuais e esperadas (participação em processos que garantirão o uso dos recursos disponíveis, seja sozinho ou em cooperação com o RH ou com uma empresa externa), a experiência (tanto dos gerentes de projeto quanto dos funcionários), as estimativas, as dependências, as prioridades e as solicitações de mudança que aparecem durante toda a jornada de desenvolvimento de produtos ou gerenciamento de projetos.
A partir desse ponto, é possível dizer que o último significado sugere que a alocação de recursos é resultado de muitas escolhas por trás dela. A última decisão de escolher os recursos certos é precedida por microdecisões que influenciam o desempenho da equipe e determinam o sucesso do projeto.
Essa parte também poderia ser a parte acima, mas, devido à sua importância, decidimos falar sobre esse tópico em um parágrafo separado. Por quê?
Tratar a "alocação de recursos" como sinônimo de "programação de recursos" (por exemplo, Saviom) e até mesmo de "gerenciamento de recursos" (por exemplo, Project Manager) não é algo novo. Mas no ambiente do gerente de projetos e do representante da universidade, não há consentimento para equiparar um termo a outro ou a um terceiro. Para alguns deles, a alocação de recursos é um processo de gerenciamento de recursos.
Na Wikipédia, encontramos essas informações que não estão muito próximas das sugestões do PMI:
No gerenciamento de projetos, a alocação ou o gerenciamento de recursos é a programação de atividades e os recursos necessários para essas atividades, levando em consideração a disponibilidade dos recursos e o tempo do projeto.
Do ponto de vista do Project Management Institute, isso não é bem verdade. Alguns dos aspectos apresentados na definição acima são verdadeiros: disponibilidade de recursos e tempo do projeto. Mas e quanto ao orçamento? Na maioria das vezes, o orçamento determina o tempo em que algo pode ser feito. Porque, se você tiver o orçamento, poderá decidir a acessibilidade dos recursos - pessoas que participam do projeto e quaisquer outros recursos (ferramentas, equipamentos etc.).
A alocação de recursos também leva em conta a disponibilidade, a capacidade e a utilização de recursos em uma empresa, mas não deve ser confundida com a programação de recursos.
Da perspectiva do visual-planning.com:
A programação de recursos refere-se ao conjunto de ações e à metodologia usada pelas organizações para atribuir de forma eficiente os recursos de que dispõem a trabalhos, tarefas ou projetos que precisam concluir, além de programar datas de início e término para cada tarefa ou projeto com base na disponibilidade de recursos.
O flutuador sugere programação de recursos é um processo usado pelas equipes para organizar e estruturar seus funcionários de modo que as tarefas que eles precisam concluir sejam agendadas com base na disponibilidade e na capacidade.
Mas O guru de recursos enfatiza a função de reconhecer ou identificar o momento exato em que os recursos devem ser atribuídos. Eles entendem a programação de recursos como um processo de identificação precisa de quais recursos são necessários e, em seguida, programar quando eles são necessários. Nessa perspectiva, os recursos alocados corretamente são o resultado de uma identificação muito boa de funcionários com habilidades relevantes (ou apenas habilidades adequadas entre os funcionários disponíveis) que garantem que o projeto será realizado de acordo com os requisitos esperados. Obviamente, isso pressupõe que um projeto ou gerente de recursos que podem avaliar perfeitamente, ou pelo menos muito bem, o potencial dos funcionários e sua função útil em um determinado projeto.
No entanto, tendo em mente as considerações acima e aquelas sobre a alocação de recursos no gerenciamento de projetos, é difícil resistir à sensação de que a compreensão do papel da alocação de recursos apareceu muitas vezes como parte do gerenciamento de recursos de projetos ou até mesmo o processo de agendamento de recursos. Mas o tratamento como sinônimo também é legítimo.
O gerenciamento de recursos está sujeito a vários desafios dos quais você precisa estar ciente para alocar adequadamente os recursos e gerenciá-los durante todo o projeto.
1. Alterações no cliente
Como gerente de projeto, você já deve ter percebido como as alterações no escopo, no cronograma ou no orçamento podem afetar a entrega do projeto. Com a alocação de recursos, na verdade, é a mesma coisa - ter um calendário de recursos atualizado o ajudará a ajustar os recursos sem problemas quando as mudanças aparecerem.
2. Disponibilidade de recursos
Início de um novo projetoEm um cenário ideal, você poderia usar todos os recursos de que precisa e que estão disponíveis em sua empresa. Mas e se sua agência for execução de vários projetos e você tem que negociar os mesmos recursos com outros PMs? E se um determinado membro da equipe estiver de licença médica? A disponibilidade muda e você precisa monitorá-la o tempo todo para detectar ameaças à entrega do projeto.
3. Dependências do projeto
Ao alocar recursos, você precisa incluir as dependências do projeto, que são uma forma de relacionamento entre as tarefas ou atividades do projeto. Por exemplo, em projetos de TI, há tarefas que só podem ser realizadas depois que outras forem concluídas, portanto, não faz sentido consumir recursos logo no início.
4. Incertezas do projeto
Mesmo que você tenha marcado todas as opções ao iniciar um projeto e tenha concordado com os linha do tempoSe você não consegue prever o orçamento, o orçamento e o escopo, sempre há coisas que não podem ser previstas. O gerenciamento de recursos exige que você seja capaz de responder às necessidades do projeto.ct incertezas, por exemplo, transferindo recursos de outros projetos ou reatribuindo-os.
5. Prioridades em toda a empresa
Se a sua empresa executa vários projetos simultaneamente, você e seus colegas podem ter que compartilhar recursos limitados, muitas vezes em um período de tempo semelhante. Mas mesmo que você consiga negociar os recursos de que ambos precisam, pode haver uma mudança de prioridades em relação a um dos projetos.
Vamos dar uma olhada em como usar efetivamente os recursos à sua disposição.
1. Conheça o projeto e a equipe
Somente conhecendo o escopo e os recursos disponíveis na sua empresa, você poderá designar adequadamente os membros da equipe para o seu projeto.
Comece criando um plano de alto nível do projetoO projeto deve ser definido como um conjunto de tarefas, que consiste em seus requisitos e resultados. Então, como você sabe exatamente de quem precisará para concluir o projeto, pode usar uma matriz de habilidades para descobrir quais funcionários da sua empresa devem ser envolvidos.
Ou, se você for um usuário do Teamdeck, poderá simplesmente filtrar seus funcionários por suas habilidades, identificando rapidamente os funcionários relevantes e suas reservas existentes:
Ao filtrar as pessoas que você gostaria de contratar para o seu projeto, verifique a disponibilidade delas para ver se estão realmente livres para participar do projeto. A simples barra de disponibilidade ajuda muito:
Nesse ponto, a regra geral é não se deixar levar e alocar recursos em excesso para o projeto. Na verdade, o excesso de recursos é considerado um erro que os gerentes de projeto cometem para se protegerem das incertezas. Mas, por sua vez, isso torna as estimativas do projeto e os planos de longo prazo imprecisos, afetando os resultados financeiros da empresa.
Sempre pense no panorama geral ao alocar recursos. Verifique as reservas já feitas por outros PMs para identificar os recursos de que ambos podem precisar, caso você deva ajustar sua programação de acordo com isso.
Saber quando os membros da sua equipe têm seus dias de folga também ajuda. Está vendo os registros em amarelo abaixo? Você precisa incluí-las em sua estimativa, pois é exatamente quando esses funcionários não estarão disponíveis. Da mesma forma, você pode identificar os feriados nacionais que ocorrerão durante o seu projeto.
2. Descobrir os riscos em um estágio inicial
Falamos um pouco sobre isso no desafios do gerenciamento de recursos seção. Como gerente de projetos, você está bem ciente dos riscos, como revisões de clientes, atrasos, emergências pessoais, projetos concorrentes etc. Eles também interferem na alocação de recursos.
Quando um dos desafios mencionados acima ocorrer, você precisará ajustar suas reservas. Ter uma visão geral de alto nível dos recursos em sua organização o ajudará a encontrar outros recursos mais rapidamente, realocar recursos, estender ou cortar reservas existentes ou até mesmo excluir algumas, se necessário.
3. Manter o controle do projeto
Lembra-se de que a alocação de recursos tem a ver com a melhoria da eficácia da utilidade da sua equipe? Agora é a hora de verificar como a sua equipe está se saindo. Você pode fazer isso medição da utilização de recursos.
Comece pelo controle do tempo e da carga de trabalho. No Teamdeck, você pode identificar facilmente os funcionários que têm muito ou pouco (o que também pode ser um problema) a fazer. Lembra-se da barra de disponibilidade? As horas extras são marcadas com a cor vermelha, enquanto o tempo não utilizado é branco.
Para medir a utilização de recursos, você também pode usar uma fórmula simples:
Utilização de recursos = tempo ocupado / tempo disponível
Dessa forma, você pode descobrir rapidamente se a sua equipe está trabalhando com todo o seu potencial ou não.
Durante o projeto, também é recomendável comparar as estimativas com os dados reais de vez em quando e realocar os recursos, se necessário. É provável que, devido a algumas mudanças, você precise ajustar as reservas para evitar a subutilização ou a superutilização de seus recursos e para atender aos requisitos do projeto.
Estabelecer check-ins regulares com sua equipe também o ajudará a identificar essas ameaças.
Como gerente de projetos, você também pode ser responsável por Acompanhamento do orçamento de seu projeto. Você pode fazer isso com base nas planilhas de horas da sua equipe, multiplicando o número de horas que eles gastaram no projeto pela taxa que você cobra do cliente por hora. Novamente, comparando as estimativas com os valores reais, você pode ver se está dentro do orçamento ou não.
4. Analisar o projeto
Usar os dados coletados em projetos anteriores lhe dará uma grande vantagem. Com base nesses dados, você poderá planejar e gerenciar melhor seus projetos futuros. Ter um software de gerenciamento de recursos com relatórios personalizados ajuda muito, pois você pode organizar esses dados para calcular diferentes métricas, como folha de pagamento de funcionários ou KPIs de vendas.
Como você pode ver, ao seguir os processos corretos e usar uma ferramenta completa de gerenciamento de recursos, você pode facilitar a alocação de recursos e se beneficiar dela de várias maneiras:
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