E se eu lhe dissesse que sua empresa pode ter desperdiçado até 37% de gastos com software e você nem percebeu isso?
Isso não precisa ser essa quantia exata de dinheiroMas é provável que você gaste pelo menos alguns dólares com o software que não precisa.
Se você é um gerente de projeto, CEO ou CIO responsável por fornecer ferramentas para a empresa, pode ter contribuído para esse problema.
O software de prateleira, também conhecido como o software com o qual ninguém na sua organização se importa, chega a $18 bilhões somente no mercado de CRM.
Por quê?
O problema é que apenas 40% das organizações que implementam ferramentas de CRM "alcançam a adoção em larga escala pelo usuário final", constatou a CSO Insights.
CRM, gerenciamento de mídia social, ferramentas de análise, software de planejamento de projetos, ferramentas de gerenciamento de recursosetc. Todos nós usamos alguns deles.
E, muito provavelmente, todos nós temos pelo menos uma ferramenta pela qual pagamos e não a usamos.
É hora de fazer algo a respeito, não é mesmo?
Shelfware é um software que foi comprado, mas nunca foi usado.
Hoje, em um mundo com o crescente mercado de SaaS ferramentas, ela também pode ser aquela que assinamos e depois esquecemos.
Outra coisa que vale a pena lembrar é que o shelfware não indica que há algo errado com o software em si. Na verdade, todo software pode se tornar um shelfware.
Afinal de contas, houve um motivo pelo qual você comprou uma licença ou assinou um plano pago. Você não teria feito isso se fosse ruim ou se não fosse adequado para a sua empresa.
Já estabelecemos que nem sempre o problema é a má qualidade do software, a culpa geralmente é do usuário.
Um dos motivos para que o shelfware se torne parte de sua pilha é comprar mais licenças do que a empresa realmente precisa. Especialmente quando há um desconto.
A Techopedia dá um bom exemplo aqui:
Vamos supor que uma licença de software custe $100 por cada. A compra de 50 delas custaria à empresa $5000. Agora vamos imaginar um desconto nesse mesmo software, que é de $45 por uma licença, mas você precisa comprar 100 delas. Isso dá $4500, que você pagaria, pois ainda é mais barato do que anteriormente.
Nesse exemplo, as 50 licenças extras se transformam em material de prateleira.
Outro motivo é a compra de licenças "por precaução", para futuros funcionários. Nesse caso, você pode usá-las eventualmente, mas, em geral, elas acabam se tornando mais um recurso não utilizado ou subutilizado da empresa.
A terceira opção se refere às ferramentas SaaS, e é simplesmente esquecer eles. Como gerente de projeto ou CEO, você provavelmente sabe que paga mensalmente por determinadas ferramentas. Mas você sabe exatamente se eles estão realmente sendo usados?
A assinatura pode ser de $10 ou $60 por mês. Isso acontece com as ferramentas SaaS mais baratas e também com as mais caras.
A questão aqui é que a falta de comunicação na empresa e o fato de não estarmos atentos aos resultados reais da empresa são fatores que podem levar a uma situação de risco. alocação de recursos e utilização, pode levar à perda de dinheiro.
A questão é:
Como escolher o software certo e integrar os funcionários para que eles REALMENTE o utilizem?
O problema, como você pode ver, pode ser reduzido a dois desafios principais:
Vamos começar escolhendo o software certo.
Ao pesquisar um software para a sua empresa, você pode acabar se deparando com muitas possibilidades. Perguntar a amigos e colegas lhe dará muitas opções, mas geralmente eles recomendarão ferramentas diferentes.
Como decidir qual é o melhor? melhor? E o que isso significa?
Amanda Moskowitz recomenda estes 10 etapas para escolher o melhor software para sua empresa, mas vamos nos concentrar nos três primeiros da lista dela:
Como disse Moskowitz, os aplicativos são apenas as ferramentas para atingir as metas de sua empresa. Portanto, primeiro, é melhor definir as próprias metas: tanto as de curto quanto as de longo prazo. Depois, é hora de encontrar uma ferramenta que o ajude a alcançá-las.
Não existe "um software único para todos". Em vez disso, concentre-se em suas necessidades: você precisa acompanhar o fluxo de um projeto, controlar o tempo de seus funcionários, programar recursos, gerenciar seus clientes com um CRM, analisar sua presença nas mídias sociais?
Descubra o que você precisa fazer com uma ferramenta e, em seguida, encontre uma ferramenta específica para o trabalho.
Agora que você sabe quais são seus objetivos comerciais e o que exatamente precisa alcançar com uma ferramenta, vamos encontrar a melhor para sua empresa.
Patrycja Markowska, gerente de operações de marketing, compartilhou suas percepções sobre esse processo em seu "Operações de marketing: a arte de gerenciar o caos". De acordo com sua experiência, encontrar a ferramenta perfeita é mais uma questão de iterar o desenvolvimento do processo.
O segredo para encontrar o melhor software para sua empresa é testar várias opções. Inscreva-se nas versões de teste, para que possa experimentá-las gratuitamente. Em seguida, compare os resultados e escolha o que melhor se adapta a você.
Se estiver procurando um software para a sua equipe, incluindo os funcionários atuais e futuros, talvez seja melhor investir em um software com um plano de preços dinâmico.
Isso é especialmente comum com SaaS ferramentas. Elas geralmente permitem que você escolha entre planos que dependem do número de pessoas que precisam usar a ferramenta.
Plano de preços do Buffer é um ótimo exemplo disso.
Outra solução é o preço flexível que permite que você insira a quantidade exata de pessoas que terão acesso ao software e, em seguida, calcule o pagamento com base nisso.
O Teamdeck, uma ferramenta de agendamento de recursos e controle de tempo, opera nesse modelo de preço.
Antes de se inscrever em um plano pago ou comprar as licenças, talvez você também queira responder a estas duas perguntas:
A ferramenta precisa refletir o nível de maturidade de sua empresa e ser capaz de crescer com você.
O software escolhido deve ser confortável de usar para todos os usuários, caso contrário, será rapidamente abandonado.
Se a resposta for sim para ambas as perguntas, agora é o momento certo para apresentar a ferramenta à sua equipe.
Para Mais dicas e listas de verificação sobre gerenciamento e escolha de recursos
as ferramentas certas para sua empresa, Faça o download do nosso e-book gratuito em Práticas recomendadas de gerenciamento de recursos.
Agora é o momento de apresentar ao restante da sua equipe o software que você escolheu.
O que exatamente é adoção de software? Brandon Bruce a definiu bem em seu livro, "The Shelfware Problem":
"A adoção é o uso consistente e eficaz de uma tecnologia ou plataforma de software específica que impulsiona as metas de negócios de forma mensurável."
O problema é que, no mundo real, você não pode simplesmente dizer à sua equipe para usar o software que você escolheu.
Você precisa dedicar tempo para integrar seus funcionários. Como disse Amanda Moskowitz:
"Não encontre apenas um novo aplicativo: certifique-se de que todos na sua equipe o estejam usando."
Se isso parecer óbvio para você, lembre-se de que "aproximadamente 50% de licenças de CRM não são tocadas", como diz Brandon Bruce.
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