Gerenciamento de capacidade é uma estratégia utilizada pelas empresas para fazer o melhor uso da eficiência da produção em relação à demanda por um serviço ou produto. O objetivo final do gerenciamento de capacidade é:
Identifique e remova todos os gargalos que dificultam o processo de fabricação ou o processo de prestação de serviços.
Aumentar a velocidade de produção otimização de recursos em mãos, eliminando o tempo improdutivo e outras restrições que podem afetar negativamente a capacidade.
O gerenciamento de capacidade ajuda as empresas a vencer os desafios que surgem quando precisam atender às demandas dos clientes - seja a curto ou médio prazo. Ele também ajuda a gerenciar as operações da cadeia de suprimentos e a desenvolver planos organizacionais para o futuro.
As organizações precisam analisar a quantidade de recursos disponíveis para garantir que a produção seja atingida em um determinado período. Os setores de manufatura, varejo, serviços e tecnologia da informação utilizam muito o gerenciamento de capacidade.
Em resumo, aqui estão os principais objetivos do gerenciamento adequado da capacidade:
Reconhecer os requisitos de capacidade para atender às cargas de trabalho projetadas, tanto atuais quanto futuras.
Criar e manter um plano sólido de gerenciamento de capacidade.
Garantir que as metas de desempenho sejam devidamente cumpridas dentro do prazo e do orçamento corretos.
Monitorar consistentemente a capacidade para auxiliar o gerenciamento do nível de serviço.
Suporte na determinação e solução de incidentes.
Examinar o impacto da variação na capacidade e tomar medidas adequadas para melhorar o desempenho onde for mais econômico.
O gerenciamento de capacidade é uma parte importante de uma organização, mas por quê? A definição de gerenciamento de capacidade refere-se à estratégia usada pelas empresas para gerenciar a produção em resposta à demanda do mercado, garantindo a utilização ideal dos recursos e a identificação e eliminação de gargalos para obter o máximo de lucro. Aqui estão alguns pontos para discutir o assunto:
Avaliação de custos: O gerenciamento da capacidade ajuda as organizações a melhorar sua capacidade de avaliar os custos, principalmente durante períodos de crescimento ou recessão. Ele ajuda a identificar mudanças repentinas nos preços e a agir de acordo com a situação.
Eficiência na produção: Programe os ciclos de produção com antecedência e otimize a eficiência da produção.
Redução de custos: Reduzir os custos em geral de fazer negócios.
Gerenciamento de inventário: Ajuda a gerenciar melhor o estoque e a lidar com problemas na cadeia de suprimentos.
Alocação de recursos: Atribuir recursos humanos e materiais de uma maneira melhor.
Dimensionamento: O mais importante é que o gerenciamento de capacidade ajuda no dimensionamento dos negócios. Ele fornece uma análise profunda de como operar antes de expandir os negócios.
Veja como pode ser um processo típico de gerenciamento de capacidade. Um processo adequado de gerenciamento de capacidade garante a entrada precisa de dados, o gerenciamento eficaz da capacidade e a eficiência e produtividade geral da organização. Entretanto, esses processos diferem de organização para organização.
As previsões e os pipelines de oportunidades ajudam a entender que tipo de demanda surgirá nas próximas temporadas. Por exemplo, mais pessoas precisam ser contratadas, mais maquinário é necessário ou o anterior precisa de reparos ou manutenção.
As tendências do mercado e as demandas dos clientes estão em constante evolução. Isso ajuda a criar um pipeline de oportunidades. É fundamental entender se algum evento imprevisto ou fator sazonal afeta o lado da demanda.
Antes de aumentar a produção com relação ao plano recém-elaborado, a organização deve avaliar se a capacidade de recursos ou a infraestrutura existente pode gerenciar essa produção. Se não for possível, talvez seja necessário adquirir ou alugar novas máquinas, dispositivos ou equipamentos.
Quando um plano adequado estiver pronto, é hora de implementá-lo e executá-lo. Se for necessário introduzir mais dispositivos ou máquinas para aumentar a produção, o plano deve ser comprar novas máquinas/dispositivos, instalá-los, dar início ao trabalho e atender aos requisitos adicionais dentro do prazo.
Por fim, se você não monitorar e analisar a capacidade de produção continuamente, poderá perder fatores importantes. Além disso, como em qualquer outro processo, sempre há espaço para melhorias.
Muitas vezes, há uma confusão entre gerenciamento de capacidade e planejamento de capacidade. Embora sejam semelhantes em alguns aspectos, também são bastante diferentes. O gerenciamento de capacidade é amplo em termos, enquanto o planejamento de capacidade pode ser chamado de subconjunto do gerenciamento de capacidade. No entanto, o objetivo final de ambos é garantir que haja a quantidade certa de capacidade no momento certo para atender às demandas.
De acordo com Mike Wise, autor do blog Microsoft DataDriven, "uma grande diferença que separa o planejamento de capacidade do gerenciamento de capacidade é que o planejamento de capacidade tem uma qualidade 'descartável'. Ou seja, o planejamento de capacidade é algo que é feito antecipadamente. É o registro e a avaliação das necessidades, mas o gerenciamento de capacidade é todo o ciclo de vida do monitoramento, coleta de dados, análise de dados, otimização da infraestrutura e retorno ao monitoramento novamente."
As organizações digitais que planejam apresentar uma estratégia vencedora de planejamento e gerenciamento de capacidade devem pensar nesses termos como entidades separadas.
Antes de mergulhar no gerenciamento de capacidade, é importante priorizá-lo e dedicar a ele toda a sua atenção. O gerenciamento eficaz da capacidade inclui os seguintes componentes:
Consulte os problemas anteriores que ocorreram no gerenciamento de capacidade e procure padrões semelhantes. Talvez tenha havido um mês específico ou uma estação em que o gerenciamento da capacidade tenha sido difícil?
Considere quantas pessoas saíram desde o último ciclo de gerenciamento de capacidade e avalie como isso afetaria um período que estaria carregado de trabalho. Você também deve acompanhar as pessoas que contratou externamente por um curto período de tempo.
O gerenciamento eficaz dos recursos humanos é fundamental para atribuir tarefas com base nos pontos fortes dos membros da equipe, evitar o esgotamento, cumprir os prazos dos projetos e reter funcionários e clientes.
Examine e gerencie todos os fatores operacionais que possam influenciar a forma como a capacidade de trabalho é gerenciada. Por exemplo, a implementação de um software de contact center na nuvem pode aumentar a eficiência das operações de atendimento ao cliente, fornecendo recursos como roteamento automático de chamadas, análise em tempo real e integração com outros canais de comunicação.
Isso permite que as equipes se concentrem no que é importante e se concentrem em projetos com maior potencial de ROI, implementando um gerenciamento eficaz da capacidade de negócios.
É essencial saber qual é a demanda imposta às equipes. Desde os clientes que compram os serviços até os projetos internos que impulsionam o crescimento dos negócios. O conhecimento sólido da demanda garante que o fornecimento dos recursos permaneça em níveis adequados.
Quando se trata de trabalho, sempre há diversas variáveis em jogo. É essencial entender quais são essas variantes e como elas podem afetar a capacidade. Fazer isso garante que a solução para esses cenários seja a mais eficiente.
Como sabemos, o planejamento de capacidade baseia-se principalmente em estimativas e previsões. Infelizmente, as previsões nem sempre são precisas. É por isso que o planejamento do gerenciamento de capacidade precisaria de ajustes recorrentes.
O gerenciamento de capacidade é um conceito amplo e consiste em diversos termos dos quais você pode ou não estar ciente. Definiremos um componente, capacidade, relatório de capacidade, Sistema de Informações de Gerenciamento de Capacidade (CMIS), desempenho, gerentes de capacidade e plano de capacidade.
De acordo com o Instituto CIPS, "um componente é uma estrutura fundamental de um serviço específico, uma parte essencial de um serviço". Por exemplo, um banco de dados é o "componente" de um servidor. Os componentes são substanciais e, portanto, precisam ser comprados, construídos, mantidos e monitorados.
A definição de capacidade, de acordo com o Instituto CIPS, é que ela "representa os recursos disponíveis que podem ser aproveitados para atender a um determinado nível de demanda". Para ilustrar com um exemplo, em um restaurante, a capacidade é o número de funcionários disponíveis, o número de mesas e cadeiras disponíveis e o período de tempo em que o restaurante está aberto.
Basicamente, definir cenários para demandas esperadas. Por exemplo, os recursos necessários em um determinado período de tempo. Os planos de capacidade ajudam as empresas a oferecer o serviço certo ao cliente.
Um documento que inclui dados relacionados ao serviço prestado, aos recursos implementados e ao desempenho geral da equipe. Os relatórios de capacidade ajudam os gerentes a tomar as decisões certas.
Um repositório virtual para reunir e armazenar dados relacionados à capacidade.
No gerenciamento de capacidade, o gerenciamento de desempenho é uma métrica que reflete a rapidez com que um sistema pode responder às solicitações.
O gerenciamento de capacidade é uma tarefa essencial em um espaço de trabalho. O gerenciamento eficiente da capacidade é crucial para atender à demanda e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos e o gerenciamento de projetos. Mas não é uma tarefa fácil. De acordo com a Forbes, abaixo estão os desafios comuns enfrentados durante o processo de gerenciamento de capacidade. Vamos explorá-los em detalhes.
Diariamente, os planejadores de capacidade precisam lidar com um caminhão de informações que precisam ser adicionadas a planilhas de projetosprincipalmente manualmente. Para que o processo de gerenciamento de capacidade seja perfeito, os dados adicionados precisam ser precisos e mencionados em um formato adequado.
Um desafio de complexidade é bastante semelhante a um desafio de dados. Como o planejamento de capacidade envolve gerentes que trabalham com inúmeros cálculos e fórmulas complexas, é provável que ocorram erros. Por exemplo, adicionar dados imprecisos à planilha. Infelizmente, essas ocorrências podem prejudicar todo o processo.
A comunicação é a pedra angular de qualquer empresa bem-sucedida. A falta de comunicação ou, pior ainda, a comunicação inadequada pode levar a um mar de problemas. Para evitar esses cenários, é fundamental que todos os funcionários que fazem parte do processo de gerenciamento de capacidade troquem informações regularmente.
Os gerentes de todo o mundo criaram algumas estratégias de gerenciamento de capacidade para obter melhores resultados. Dê uma olhada nessas estratégias de gerenciamento de capacidade amplamente utilizadas:
Nessa estratégia conservadora e reativa, o gerente primeiro entende a capacidade e depois espera até que haja um aumento adequado e constante na demanda. Depois disso, o gerente aumenta a produção em um nível específico que seja suficiente para atender às necessidades do mercado naquele momento.
Embora a estratégia de atraso seja mais sutil e tenha menos riscos, a estratégia de liderança é quase o oposto. Nesse caso, a empresa aumenta a capacidade de produção antes mesmo de haver um aumento na demanda.
A estratégia dinâmica é orientada por previsões e se baseia principalmente nas tendências atuais do mercado. Aqui, o gerente pega os dados de vendas e as tendências atuais e os analisa em conjunto para fazer ajustes na produção.
A estratégia de correspondência é uma mistura de estratégias de avanço e atraso. Aqui, a empresa aumenta sua capacidade depois de examinar as demandas atuais do mercado. Quando fica evidente que haverá um aumento na demanda, a empresa aumenta a produção de forma incremental.
O gerenciamento de capacidade é usado por empresas de software e equipes de operações financeiras, agências de criaçãoAs equipes de produção e de produto podem maximizar a produção e atender à demanda com eficiência. Vejamos o exemplo de um fabricante de TVs. Um fabricante de TV tem duas coisas em mente:
Elas precisam garantir que possam atender às demandas dos consumidores durante todo o ano com os recursos disponíveis.
Recentemente, a empresa previu que a demanda por televisores pode aumentar porque a Copa do Mundo começa em 8 meses.
Como haverá um aumento na demanda, os gerentes da empresa precisam entender o número aproximado de aparelhos de TV que precisam ser vendidos para atender à crescente demanda. Uma análise como essa pode refletir que eles precisariam de mais recursos e mão de obra para lidar com a demanda crescente, mas também se prevê que a demanda poderá diminuir assim que a Copa do Mundo terminar.
Portanto, nesse caso, a empresa pode preferir alugar as máquinas ou trabalhar com diferentes prestadores de serviços por esse período, em vez de comprar novas máquinas ou contratar novas pessoas. Assim que o aluguel e a mão de obra estiverem prontos, a produção poderá ser iniciada. Entretanto, a empresa terá de iniciá-la pelo menos 2 a 3 meses antes do início da Copa do Mundo. Isso garantirá que os aparelhos de TV cheguem aos canais de varejo e estejam disponíveis exatamente quando houver um aumento na demanda.
Uma agência de criação pode entregar 700 designs por semana.
Uma padaria pode assar 80 tortas por dia.
A linha de produção de uma empresa automobilística pode montar 200 carros por mês.
O gerenciamento de capacidade é mais do que apenas um processo estratégico - é uma prática vital que garante que as empresas possam atender às demandas de forma eficiente e sustentável. Com o gerenciamento eficaz da capacidade, as organizações podem otimizar seus recursosreduzir custos e manter altos níveis de serviço, mesmo durante períodos de demanda flutuante. Isso envolve um ciclo contínuo de planejamento, monitoramento e adaptação a mudanças internas e externas. À medida que as empresas se esforçam para escalar e responder à dinâmica do mercado, uma estratégia robusta de gerenciamento de capacidade será fundamental para alcançar a excelência operacional e sustentar o crescimento. A adoção de práticas recomendadas e o aproveitamento de estratégias adaptadas a necessidades específicas capacitarão as organizações a enfrentar desafios e aproveitar oportunidades, melhorando, assim, o desempenho geral e a competitividade.
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