Projektų vadovų minčių žemėlapių kūrimo vadovas

Didesnis vaizdas, Spauskite čia.

Iš pradžių šis minčių žemėlapis gali atrodyti netvarkingas ir chaotiškas, ypač jei į jį žiūrėsite taip, kaip skaitytumėte dokumentą (iš viršutinio kairiojo arba dešiniojo kampo). Minčių žemėlapį reikėtų skaityti kitaip. Pažvelkite į jį atidžiau: jei pradėsite jį skaityti nuo pagrindinės idėjos (organizuotos darbo vietos sukūrimas) ir seksite bet kurią iš spalvomis pažymėtų atšakų, lengvai suprasite mintį.

Dabar įsivaizduokite, kad jūs esate tas asmuo, kuris nori išdėstyti savo idėjas dėl organizuotos darbo vietos. Jei nuspręstumėte užrašyti savo mintis tradiciniu, linijiniu būdu, tikriausiai reikėtų iš anksto susisteminti savo idėjas, jei norite, kad jūsų kūrinys būtų nuoseklus. Kita vertus, naudodami minčių žemėlapį galite pradėti nuo vienos idėjos ir organiškai ją plėtoti. Matote skirtumą?

Tikriausiai dabar tinkamas metas supažindinti jus su asmeniu, kuris išpopuliarino minčių žemėlapius kaip švietimo ir verslo (įskaitant projektų valdymą) priemonę. Tony Buzanas nebuvo pirmasis žmogus, kuris pradėjo naudoti hierarchines diagramas informacijai tvarkyti, tačiau jis tikrai padarė tai įprastu dalyku. Šią techniką jis propagavo savo BBC laidoje "Naudokitės savo galva", transliuotoje praėjusio amžiaus septintajame dešimtmetyje, o vėliau pardavė milijonus savo knygos kopijų. knygos šiuo klausimu. Buzanas, deja, mirė 2019 m., tačiau jo idėjos gyvuoja toliau - galite patikrinti jo "Tedx" pokalbis apie tai, kaip veikia mūsų smegenys (ir kaip minčių žemėlapiai jas veikia). 

Mąstymo žemėlapių ir projektų valdymo sujungimo privalumai

Minčių žemėlapio, o ne linijinio užrašo kūrimas turi keletą privalumų. Jau minėjome, kad žemėlapį galima kurti prieš tai nesusisteminus informacijos - tai labai taupo laiką ir didina produktyvumą. Vienas apklausa nuo 2019 m. pranešė, kad vadovai, naudojantys minčių žemėlapių kūrimo programinę įrangą, yra vidutiniškai 30% produktyvesni.

Minčių žemėlapiai leidžia:

• efektyviai įsiminti informaciją. Minčių žemėlapiai gali padėti geriau įsiminti diagramoje pateiktą informaciją. Svetainėje vienas tyrimas, medicinos studentai buvo suskirstyti į dvi grupes ir paprašyti taikyti minčių žemėlapį (1 grupė) ir "savarankiško mokymosi techniką" (2 grupė) 600 žodžių ištraukai. Jų atmintis buvo vertinama iš karto po užduoties atlikimo ir po savaitės. Paaiškėjo, kad "žemėlapių kūrimo" grupės faktinės žinios po savaitės buvo 10% didesnės. 
• Naudokite natūralias asociacijas. Piešdami žemėlapyje šakas, augančias iš skirtingų temų, galite pastebėti sąsajas ir grupes, kurių kitaip nepastebėtumėte. Tai leidžia kitaip interpretuoti informaciją ir galbūt nustatyti trūkstamas dalis.
• Spręskite sudėtingas problemas. Susidūrę su rimtu iššūkiu, dažnai nežinome, nuo ko pradėti ir kaip į jį pažvelgti. Projektų valdymo specialistai tikriausiai pripažįsta šį jausmą: naujas projektas dažnai atrodo kaip sudėtinga problema. Naudodamiesi minčių žemėlapiais, kurie padeda ją vizualizuoti ir suskaidyti į temas, potemes ir t. t., galite žingsnis po žingsnio įveikti šį iššūkį.
• Gilinkitės į detales, nepamiršdami bendro vaizdo. Skaidydami didžiąją temą į dalis (pvz., projektą į užduotis), vis tiek turite prisiminti pagrindinį tikslą - didįjį klausimą. Minčių žemėlapių sudarymas yra puikus metodas, padedantis pastebėti smulkias detales, bet taip pat matyti bendrą vaizdą - šiuo atveju tiesiogine prasme.
• Paskatinkite savo kūrybiškumą. Tikriausiai nenuostabu, kad minčių žemėlapių kūrimas yra puiki kūrybinė išeitis žmonėms, mėgstantiems vykdyti kūrybinius projektus. Net jei nesate iš tų žmonių, kurie su malonumu rausiasi savo kanceliarinių prekių slėptuvėje, minčių žemėlapių kūrimas tiesiog naudingas jūsų kūrybiniams raumenims. Tai paprastas būdas generuoti daug naujų idėjų ir sujungti jas, kad būtų pasiekta geresnių rezultatų.

Minčių žemėlapių naudojimas projektų valdyme - naudojimo atvejai

Jau minėjome, kad projektų valdymas suteikia daugybę galimybių apdoroti ir tvarkyti informaciją: tai taip pat yra momentai, kai galite panaudoti savo minčių žemėlapių kūrimo įgūdžius. Toliau išvardijome keletą iš jų, tačiau nesijauskite apriboti šiuo sąrašu - jei norite sukurti žemėlapį kitai progai, jis tikrai duos jums daug naudos.

Kaip projekto vadovas, minčių žemėlapius galite naudoti jau projekto planavimas etapas. Sukurkite minčių žemėlapį, kad galėtumėte sujungti visą su projektu susijusią informaciją. Kiekviena iš pagrindinių atšakų gali reikšti skirtingą projekto valdymo procesą arba skirtingą paties projekto sritį: riziką, suinteresuotąsias šalis, išteklius.

Toks žemėlapis gali būti gana bendro pobūdžio, ir tai yra gerai, nes jums nereikia gilintis į detales. Kai turėsite bendrą vaizdą, galite sudaryti atskirus žemėlapius kiekvienam projekto aspektui. Įsivaizduokite, kad kuriate projekto valdymo minčių žemėlapį, skirtą jūsų projekto apimčiai. Pradėkite nuo šakų, vaizduojančių pagrindines galutinio produkto funkcijas, o tada suskirstykite jas į konkrečias užduotis. Minčių žemėlapių naudojimas bus veiksmingas kiekviename etape projekto apimties valdymas: nuo reikalavimų rinkimo iš įvairių suinteresuotųjų šalių iki jų struktūrizavimo ir užduočių išdėstymo. Parengę užduočių sąrašą, galite naudoti žemėlapį ir sudaryti projekto Gantto diagramą.

Kalbant apie užduotis: jų atvaizdavimas popieriaus lape arba specialioje programoje gali padėti projekto užduočių prioritetų nustatymas. Kai juos visus pamatysite, bus lengviau nuspręsti, kurie iš jų turi būti svarbiausi. Vizualizuota užduočių struktūra taip pat pravers, kai norėsite supažindinti savo komandos narius su jų projektiniais darbais.

Pradėję projektą, nepamirškite reguliariai grįžti prie žemėlapių. Jie gali priminti apie, pavyzdžiui, projekto riziką ir galutinius verslo tikslus. Taip pat galite sukurti minčių žemėlapį, kuris pasitarnaus kaip organizuotos su projektu susijusios informacijos saugykla. Kontaktinė informacija, turtas ir svarbios nuorodos: kaip projekto vadovas norite, kad jos būtų po ranka. Galite pamatyti tokio žemėlapio pavyzdį čia.

Kokie yra kiti projektų valdymo minčių žemėlapių naudojimo atvejai?

• Susitikimų palengvinimas. Efektyvus susitikimų valdymas labai svarbu dirbant su projektu: čia galite prarasti arba sutaupyti daug laiko.
• Minčių žemėlapiai gali padėti susisteminti susitikimų metu iškeltus klausimus ir puikiai pasitarnauti kaip užrašai po susitikimo.
• Problemų sprendimas. Nesvarbu, ar norite nuspręsti, kokiu keliu eiti, ar rasti sprendimą problemai, su kuria susidūrė jūsų komanda, minčių žemėlapiai gali padėti susisteminti faktus ir rasti geriausią būdą, kaip judėti į priekį.

Mokymasis. Būdamas projektų vadovas turite nuolat tobulinti savo įgūdžius ir mokytis naujų projektų valdymo strategijų. Minčių žemėlapių sudarymas leidžia geriau susisteminti naują informaciją ir vėliau atnaujinti žinias.

Efektyvių minčių žemėlapių kūrimo patarimai projektų vadovams

Kitas minčių žemėlapių elementas, kuris tikriausiai patraukė jūsų dėmesį, yra vaizdinių elementų įtraukimas: piešiniai, piktogramos, spalvos. Žinoma, žemėlapius galite kurti ir be jų. Tačiau gali paaiškėti, kad vaizdinė informacija jums yra suprantamesnė ir lengviau įsimenama.

Jei vis dar abejojate, ar žemėlapyje naudoti piešinius ir piešinius, galite išbandyti paprastą pratimą. Pabandykite pagalvoti apie obuolį. Duokite sau porą sekundžių, o tada pabandykite išanalizuoti, ką sugeneravo jūsų smegenys. Juk nematėte išrašytų raidžių "A-P-P-L-E", tiesa? Kad ir koks būtų šio vaisiaus pavadinimas jūsų gimtąja kalba, tikriausiai matėte ne raides, o vaizdą. Kaip žmonės, mes mąstome vaizdais - tai viena iš pagrindinių Tony Buzano minčių. 

Jei jau perskaitėte mūsų vadovą apie projektų vadovų eskizų rašymas (jei ne, būtinai ją peržiūrėkite), tikriausiai prisimenate, kad eskizų užrašų kūrimas yra ne menas, o siekis palengvinti informacijos supratimą ar įsiminimą. Tas pats pasakytina ir apie minčių žemėlapius. Jie neturi būti gražūs: čia svarbiau funkcija. Piešdami piktogramas stenkitės, kad jos būtų paprastos ir lengvai atpažįstamos. Jei į savo piešinėlius norite įtraukti humoristinių elementų, drąsiai tai darykite - jie gali padėti įsiminti tą konkrečią detalę. Taip pat galite kūrybiškai rinktis naudojamus šriftus, tačiau pasirūpinkite, kad jie būtų įskaitomi. Stenkitės nenaudoti per daug žodžių: jei galite ką nors apibendrinti vienu raktiniu žodžiu, taip ir padarykite.

Kai kalbama apie drobę, ant kurios dirbsite, stenkitės laikytis tuščio popieriaus, lentos ar ekrano. Dėl atspausdintų raštų jūsų žemėlapis gali tapti mažiau įskaitomas. Peizažinė drobės orientacija padės jums geriau struktūrizuoti diagramą.

Galbūt pastebėjote, kad šakos žemėlapiuose paprastai yra išlenktos: tai padaryta specialiai. Taip pat kaip ir praktika eiti nuo storų šakų prie plonesnių.

Šiuos (ir kai kuriuos kitus) minčių žemėlapio patarimus vizualizavo, kaip atspėjote, minčių žemėlapiu Mokymosi pagrindai:

[/

Minčių žemėlapiai projektų vadovams - naudingi įrankiai

Jūsų įrankių sąraše gali būti tik popieriaus lapas ir rašiklis. Galite sukurti tvirtą minčių žemėlapį naudodami tik šiuos du dalykus. Žinoma, jei norite kurti spalvingus žemėlapius, jums pravers kreidelės, žymekliai ir teptukai. Pastarieji puikiai tinka kreivoms šakoms braižyti.

Kai norite kurti projektus didesniame plote, naudokite baltąją lentą arba flipchartą. Turėsite daugiau erdvės darbui, be to, galėsite naudoti didesnius šriftus, kad piešinys būtų lengvai įskaitomas.

Daug diskutuojama apie ranka rašytų užrašų ir kompiuteriu sukurtų užrašų veiksmingumą. Ir taip, tyrimai rodo, kad naudojimasis savo ranka gali sustiprinti mokymosi procesą. Tačiau daugeliui projektų vadovų naudotis internetine minčių žemėlapių kūrimo programine įranga bus tiesiog patogiau. Galite rinktis iš nemažai įrankių, įskaitant šiuos:

• "MindMeister" - kuri leidžia sukurti iki 3 minčių žemėlapių pagal nemokamą planą. Jei ieškote išsamesnio projektų valdymo sprendimo, galite pora "MindMeister" su užduočių valdymo įrankiu "MeisterTask".
• Lucidchart - šis sprendimas leidžia kurti ne tik projektų valdymo minčių žemėlapius, bet ir srautų diagramas bei kitas vaizdines diagramas, kurias jūs ir jūsų komandos nariai galite naudoti viso projekto gyvavimo ciklo metu.
• Zenktai - tai įrankis, kurį įtraukėme į savo projekto apžvalgą planavimo įrankiai. Sukūrę žemėlapį su "Zenkit", galite lengvai paversti jį "Kanban" lenta arba kalendoriaus vaizdu.

Tikimės, kad šis tinklaraščio įrašas jus įtikino, jog minčių žemėlapių kūrimas gali padėti geriau planuoti projektus ir išspręsti daugelį problemų. Juos galite naudoti įvairiose projektų valdymo srityse: nuo projektų planavimo, užduočių organizavimo iki konfliktų sprendimo.

Ar esate sukūrę projektų valdymo minčių žemėlapių, kuriais norite pasidalyti? Siųskite juos mums naudodamiesi pokalbiu ekrano kampe! Mielai juos įtrauksime į šį straipsnį.