Projektų valdymas susijęs su nemažai iššūkių. Nuo sudėtingų suinteresuotųjų šalių iki išteklių trūkumo - projektų vadovas turi žinoti, kaip elgtis kebliose situacijose. Dar didesnis iššūkis yra tai, kad projektų vadovai dažnai susiduria su daugybe užduočių ir griežtais terminais.
Iš tiesų, daugelis projektų vadovų neseniai apklausė "Digital Project Manager pripažino, kad didžiausias iššūkis jiems buvo laiko stoka.
Jei esate projektų vadovas, kuris norėtų, kad Hermionos Granger laiko sukiklį būtų galima įsigyti, turime jums gerų naujienų. Ne, ne apie magiškus reikmenis. Apie jūsų laiką. Tikėtina, kad galite optimizuoti savo darbą naudodami patikimas programas ir tobulindami projektų valdymo procesus savo organizacijoje.. Be to, tai padės pasiekti profesinių tikslų.
Kokie yra pagrindiniai veiksmingų projektų vadovų tikslai? Pirmiausia jie nori įgyvendinti projektus laiku ir neviršyti biudžeto. Be to, jie tikisi patobulinti tokius procesus kaip rizikos valdymas, projekto sąmatos sudarymas ar komandos bendravimas. Kaip galite priartėti prie šių tikslų įgyvendinimo?
Be abejo, turėtumėte toliau tobulinti problemų sprendimo, vadovavimo ir projektų valdymo įgūdžius. Vis dėlto, kartais jums tiesiog reikia įrankio, kuris leistų sutaupyti laiko ir dirbti išmaniau. Šiame tinklaraščio įraše parodysime, kaip Teamdeck, pilnas išteklių valdymo programinė įranga, padeda projektų vadovams per visą projekto gyvavimo ciklą.
Veiksmingas projekto vadovas žino, kad kiekvienas projekto etapas prisideda prie bendros projekto sėkmės ir poveikio. Žinoma, kiekvienas projektas turi unikalių savybių ir iššūkių, tačiau pagrindiniai projekto etapai išlieka tie patys. Pažiūrėkime, kaip tokia programa kaip "Teamdeck" gali padėti projektų vadovams optimizuoti savo darbą kiekviename etape.
Projektų vadovai supranta, kad išteklių paskirstymas yra neatsiejama projekto sėkmės dalis. Į tinkamus projektus įtraukite tinkamus žmones ir tikėtina, kad jūsų laukia sklandus projektas.
Jei viena iš jūsų, kaip projektų vadovo, pareigų yra paskirstyti komandos narius projektams, žinote, kad tai gali būti labai sunki užduotis. Kai jūsų įmonė maža, tikriausiai pažįstate visus darbuotojus, tačiau didėjant išteklių fondui galite lengvai pasiklysti ir pradėti dvejoti: "Kas būtų tinkamas žmogus šiam projektui?"
"Teamdeck" suteikia jums visos įmonės išteklių kalendorius kur galite peržiūrėti darbuotojų sąrašą. Vis dėlto, norėdami priimti pagrįstą sprendimą dėl jų įtraukimo į komandą, turite apie juos žinoti daugiau, o ne tik vardus ir pavardes. Atsižvelgdami į savo organizacijos poreikius, galite pridėti pasirinktinių kategorijų ir įvesti daugiau informacijos apie savo komandos narius: jų techninius įgūdžius, darbo stažo lygį, vietą ir pan. Kaip projektų vadovas, taip pat galite matyti, kokiuose ankstesniuose projektuose jūsų įmonėje dalyvavo konkretus asmuo, o tai gali būti naudinga, kai išteklių paskirstymas į panašų projektą.
Dar vienas iššūkis, su kuriuo susiduria projektų vadovai planuodami projektą, - perkelti sąmatas į tvarkaraštį. Žinoma, žinote, kad projektavimo etapas užtruks, tarkime, 120 valandų, bet negalite tiesiog manyti, kad tai truks tris savaites. Turite atsižvelgti į švenčių dienas, darbuotojų atostogas ir dabartinį žmonių pajėgumą. Šiuo atveju neįkainojamas bus išteklių kalendorius su duomenimis apie dabartinius žmonių užsakymus ir planuojamas atostogas. Galite lengvai sudaryti projekto tvarkaraštį ir patikrinti, ar jis atitinka svarbias projekto datas.
Veiksmingi projektų vadovai žino, kad būtina pasiteirauti kliento apie visus išorinius terminus, kurių turi laikytis jūsų komanda, pavyzdžiui, rinkodaros kampaniją, kurią koordinuoja kita agentūra. Gali paaiškėti, kad dėl kai kurių iš šių datų teks derėtis su klientu arba keisti projekto apimtį, tačiau geriau tai žinoti projekto pradžioje.
Pradėjus įgyvendinti projektą, geras projekto vadovas turi būti susipažinęs su įvairiais proceso aspektais. "Teamdeck" padės jums produktyviai dirbti - nuo besikeičiančių komandos narių galimybių valdymo iki biudžeto priežiūros.
Veiksmingi projektų vadovai žino, kad vienas dalykas yra suplanuoti projekto tvarkaraštį, tačiau vis tiek reikia nuolat sekti jo eigą ir prireikus jį koreguoti. Vienas iš dalykų, padedančių neatsilikti nuo projekto tvarkaraščio ir žmonių / išteklių pajėgumai matote savo komandos narių atostogų tvarkaraščius. "Teamdeck" suteikia tokią galimybę - galite matyti patvirtintas atostogas ir prašymai dėl laisvo laiko išteklių kalendoriuje.
Kadangi ne visas neatvykimo į darbą dienas galima suplanuoti iš anksto, geriausia, jei jums pranešama apie naujus laisvo laiko prašymus (per "Slack). Galėsite išvengti dvigubo ko nors užsakymo, be to, prireikus galėsite redaguoti visą tvarkaraštį.
Subalansuota išteklių naudojimas yra labai svarbus jūsų komandos gerovei. Darbuotojai negali atlikti geriausio darbo, kai dirba per daug. Tačiau, nepakankamai naudojamas. taip pat daro jūsų komandą nelaimingą. Be to, nė vienas iš šių atvejų nėra naudingas verslui. Kaip projekto vadovas turėtumėte stebėti išteklių panaudojimą. Tai padaryti lengviau, kai viršvalandžiai aiškiai pažymėta, kaip ir "Teamdeck". Nepakankamai išnaudotą pajėgumą taip pat lengva pastebėti, nes tiksliai matote, kiek pajėgumų žmonėms liko.
Kodėl svarbu stebėti žmonių panaudojimą per centrinį išteklių kalendorių? Ar nebūtų projekto darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaita atlikti darbą? Projektų ataskaitos tikrai naudinga. Daugiau apie jas kalbėsime kitame šio tinklaraščio skirsnyje. Tačiau turite stebėti bendrą savo komandos darbo krūvį, o ne tik projektą, kuriam vadovaujate (skaitykite apie darbo krūvio valdymas).
Įsivaizduokite situaciją, kai darbuotojas į darbo laiko apskaitos žiniaraščius įrašo "teisingą" valandų skaičių, skirtą jūsų projektui, ir papildomai skiria laiko kitiems projektams, pavyzdžiui, naujų darbuotojų mokymams. To galite lengvai nepastebėti, jei analizuosite tik savo projekto darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Žvelgdami į "Teamdeck išteklių kalendoriustačiau matysite visus projektus, kuriuose dalyvauja bet kuris asmuo.
Biudžeto kontrolė yra svarbi sėkmingo projekto valdymo dalis. Bet kuriuo projekto metu PM turi žinoti, kiek išlaidų jau patirta. Kad šie skaičiavimai būtų tikslūs, komandos nariai turėtų sekti savo darbą, geriausia realiuoju laiku.
Kuo čia gali padėti "Teamdeck"? Pirmiausia siūlome darbuotojams patogų būdą pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius naudojant mobiliąją darbo laiko stebėjimo programą arba žiniatinklio programėlę. Be to, galite sukurti projekto išlaidų ataskaita kuris bus automatiškai atnaujinamas kiekvieną kartą, kai darbo laiko apskaitos žiniaraštyje atsiras naujas įrašas. Tai labai taupo laiką: tokią ataskaitą sukuriate vieną kartą, projekto pradžioje, o paskui tiesiog reguliariai ją tikrinate, užuot dar kartą atlikę skaičiavimus.
Labai svarbu rasti tinkamą pusiausvyrą tarp apmokestinamų ir neapmokestinamų veiklų. Juk jei darbuotojai per daug laiko praleis atlikdami neapmokamas užduotis, projektas gali būti nuostolingas. Būdami projekto vadovai, turite pranašumą, kai žinote, kaip paskirstyti apmokamos ir neapmokamos valandos. Su "Teamdeck" tai įmanoma.
Kai komanda registruoja savo darbo laiką, ji gali žymėti darbo laiko įrašus tokiomis žymėmis. Patvirtinti viršvalandžiai, neapmokami, r&dir t. t. Galite nustatyti savo žymas, atitinkančias jūsų įmonės poreikius. Projekto vadovas gali matyti įvairių žymų pasiskirstymą savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaita.
Projekto metu tikriausiai kils idėjų, kaip patobulinti projekto darbo eigos valdymas arba koreguoti projektų valdymo procesus. Kartais jūsų komandos nariai patys pasiūlys įvairių optimizavimo idėjų. Pavyzdžiui, jie gali pranešti, kad bendravimas su klientais atima daug jų brangaus laiko. Kai jūsų įmonė naudoja "Teamdeck", visada galite įsigilinti į duomenis ir įsitikinti, kad tam tikra pastaba yra teisinga. Laiko suvestinės žymos gali tiksliai parodyti, kiek laiko jūsų komanda skiria susitikimams su klientais, todėl žinosite, ar dar yra kur tobulėti.
Projekto užbaigimas kai projekto vadovas gali atsigręžti atgal ir išanalizuoti visą projektą. Viena iš ataskaitų, kurias rekomenduojame kurti, yra numatytų ir faktinių valandų palyginimas.
Tai leidžia jums pamatyti, ar jūsų komandos įverčiai buvo tikslūs, ir nustatyti etapus, kuriuose planuotos ir stebėtos valandos labiausiai skiriasi. Pavyzdžiui, gali paaiškėti, kad skirtinguose projektuose projektavimo etapas, kaip žinia, yra nepakankamai įvertintas. Galbūt žmonės, atsakingi už jo įvertinimą, turėtų pridėti papildomą rezervą prie savo pradinių sąmatų?
Tokia analizė bus naudinga ne tik jums, bet ir kitiems vadovams bei įmonės vadovybei. Ji gali padėti visiems išvengti praeities klaidų ir užtikrinti, kad sėkminga projektų valdymo praktika būtų taikoma ir būsimuose jūsų įmonės projektuose.
Puiki programėlė nepakeis vadovavimo įgūdžių ar gebėjimo užmegzti ryšį su komandos nariais. Tačiau ji gali padėti padidinti produktyvumą, laiku pastebėti nerimą keliančius dėsningumus arba automatizuoti kai kurios jūsų projektų valdymo pareigos. Rezultatas? Efektyvus projektų valdymo procesas, kuris teigiamai veikia jūsų įmonės finansinius rezultatus ir jūsų komandos gerovę.
Norite tapti sėkmingu projektų vadovu? Išbandykite "Teamdeck"! Gaukite 30 dienų NEMOKAMĄ bandomąją versiją.
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...