Nesvarbu, ar dirbate programinės įrangos įmonėje, ar kūrybinėje agentūroje, tikriausiai puikiai žinote, kad projektai nesibaigia tada, kai kas nors į kodo bazę įkelia galutinį pakeitimą arba kai klientas į jūsų darbą atsako "atrodo gerai". Žinoma, projekto gyvavimo ciklo dalis, susijusi su pristatymu, gali būti baigta, tačiau dabar yra laikas tinkamai užbaigti projektą. Šiame tinklaraščio įraše parodysime keletą svarbiausių veiksmų, kuriuos turėtumėte įtraukti į savo įmonės projektų valdymo procesus pasibaigus projektui.

Pirmiausia aptarkime, kodėl jums apskritai turėtų rūpėti projekto užbaigimo procesas.

Kodėl svarbu įdiegti projekto užbaigimo procesą?

Projekto užbaigimo procesas yra naudingas siekiant užtikrinti, kad visi projekto dalyviai laikytųsi tos pačios nuomonės ir kad projektas būtų oficialiai užbaigtas. Kas atsitinka, kai projektas neužbaigiamas tinkamai? Pirmiausia, galite vis dar gauti pakeitimų prašymų iš kliento, kuris nežino, kad jau nebe laikas tokiems prašymams. Projekto uždarymas taip pat naudingas iš projekto išteklių valdymas perspektyva. Darbuotojai nebus be reikalo užimti jau užbaigtu projektu - jie galės dirbti su naujomis užduotimis. Galiausiai turėsite galimybę atsigręžti į projektą ir įvertinti, kas pavyko, o ką būtų galima patobulinti.

O kaip dėl jūsų darbuotojų? Dalyvavimas uždarymo procese po projekto, nesvarbu, ar jis sėkmingas, ar ne, suteiks jiems uždarumo jausmą ir pagerins komandos moralę.

Projekto užbaigimo kontrolinis sąrašas - hkaip pradėti rengti savo komandos projekto užbaigimo procedūrą?

Jei norite sukurti vieningą projekto užbaigimo procesą, galite pradėti nuo išsamios esamos padėties analizės. 

Susitikite su projekto valdymo komanda ir aptarkite jos veiklą projekto gyvavimo ciklo pabaigoje. Kartu galite išanalizuoti įvairių metodų privalumus ir trūkumus ir sukurti jūsų įmonės poreikius atitinkančią procedūrą.

Ką reikėtų įtraukti į projekto užbaigimo etapą?

Pirmiausia turėtumėte peržiūrėti reikalavimų sąrašą ir įsitikinti, kad projekto komanda parengė visus rezultatus. Projekto užbaigimo procesą galite pradėti, kai būsite pasirengę perduoti projektą.

Oficialiai perduokite rezultatus

Susisiekite su klientu, kad oficialiai perduotumėte visus rezultatus kartu su reikiamais dokumentais. Gali būti, kad jau anksčiau perdavėte skirtingus projekto elementus. Tai visiškai normalu. Tiesiog turite įsitikinti, kad klientas turi galimybę susipažinti su visu rezultatų rinkiniu. Nepamirškite ir apie dalijimąsi URL adresais, prisijungimo vardais, slaptažodžiais.

Kitas žingsnis - gauti oficialų kliento patvirtinimą. Geriausia būtų, jei turėtumėte raštišką pareiškimą - užtektų ir el. laiško, kad klientas jūsų projekto komandos darbą pripažino priimtinu. Jei nepavyks gauti patvirtinimo, vėliau galite sulaukti nemalonios staigmenos: jei yra kokių nors problemų, geriau jas spręsti dabar.

Tai taip pat puiki proga gauti grįžtamąjį ryšį iš kliento. Galite suplanuoti skambutį, kad retrospektyvinis susitikimas su klientu. Po tokio pokalbio greičiausiai turėsite keletą veiksmų, kaip ateityje patobulinti veiklą, ir, galbūt, gražų atsiliepimą, kurį galėsite patalpinti savo svetainėje.

Tvarkykite dokumentus

Per visą projekto gyvavimo ciklą projekto vadovui tenka tvarkyti daugybę projekto dokumentų. Baigiamasis etapas yra puikus metas juos visus sutvarkyti ir įsitikinti, kad nėra jokių nesutvarkytų dokumentų.

Prie projekto dirbantys žmonės gali jaustis taip, tarsi žinotų kiekvieną projekto detalę. Tikriausiai dabar taip ir yra, bet ką daryti po poros mėnesių, kai klientas norės paklausti apie kokią nors techninę detalę? Daug geriau turėti visus su projektu susijusius dokumentus tinkamai sutvarkytus.

Be to, turėtumėte oficialiai sudaryti projektų sutartis su įvairiais pardavėjais ar laisvai samdomais darbuotojais. Nepamirškite jiems sumokėti!

Projekto peržiūra

Kaip minėta anksčiau, projekto užbaigimas yra puikus momentas apmąstyti savo komandos veiklą. Pereikite prie savo projektų valdymo arba išteklių valdymo programinės įrangos ir išanalizuokite projekto ataskaitas. Štai keletas idėjų, ką galite atidžiai išnagrinėti:

  • Įverčiai ir aktualijos: palyginkite savo komandos apskaičiuotas valandas ir faktinį laiką, kurį ji praleido vykdydama projektą. Ar pastebite kokių nors dėsningumų? Pavyzdžiui, ar buvo tam tikras projekto etapas, kuris buvo nepakankamai įvertintas? Arba galbūt galite pastebėti, kad tam tikro komandos nario darbas iš pradžių buvo nepakankamai įvertintas ir jam prireikė daugiau laiko užduotims atlikti. Tokios įžvalgos labai vertingos planuojant kitus komandos projektus. 
Darbuotojų praleistos darbo valandos

Naudokite Teamdeck sukurti sąmatų ir faktinių duomenų ataskaitą.

  • Išteklių naudojimas:  ar visi jūsų komandos nariai buvo išnaudojami tolygiai? Galbūt vieni iš jų dirbo daug viršvalandžių, o kiti neturėjo tiek daug darbo? Abu atvejai nėra geri komandos moralei. Laimei, nustatę tobulintinas sritis, galėsite geriau planuoti komandas kitiems projektams.
komandos panaudojimo ataskaita

"Teamdeck" taip pat gali padėti apskaičiuoti išteklių panaudojimą..

Apskaičiuodami apmokamas valandas ir neapmokamą laiką, galite rasti papildomų idėjų, kaip pagerinti savo komandos produktyvumą.

Peržiūrėdami projektą taip pat turėtumėte surengti projekto komandos susitikimą, kad aptartumėte įgytą patirtį ir idėjas ateičiai.

Pripažinkite savo projekto komandos pastangas

Jei jūsų įmonė vienu metu dirba su keliais projektais, kaip yra daugelyje agentūrų ar programinės įrangos kūrimo įmonių, ne visiems gali būti akivaizdu, kad tam tikras projektas ką tik baigtas. Projekto vadovui vertėtų išsiųsti pranešimą visai įmonei, kuriame būtų paskelbta apie projekto pabaigą ir įvertintas sunkus komandos darbas. Jie turėtų pasistengti pabrėžti kiekvieno komandos nario pasiekimus ir įsitikinti, kad įtraukė visus. Toks gestas neabejotinai padės darbuotojui pasijusti įvertintam ir pastebėtam.

Nors dėl pandemijos negalėsite surengti šventinio renginio projekto komandai, vis tiek turėtumėte pasistengti su ja pasilinksminti. Net ir virtuali šventė gali būti smagi proga, skatinanti draugystę.

Dokumentavimas ir dalijimasis įgyta patirtimi

Iki šiol išsamiai aptarėte projektą su projekto komanda, gavote grįžtamąjį ryšį iš kliento ir peržiūrėjote duomenis. Labai tikėtina, kad turite vertingų, praktiškai pritaikomų įžvalgų, kurios galėtų būti naudingos jūsų įmonės būsimiems projektams. Labai svarbu, kad jas užfiksuotumėte ir pasidalytumėte jomis su kitais žmonėmis, atsakingais už jūsų įmonės projektų valdymą.

Be to, tai puiki proga sukelti rinkodaros šurmulį apie projektą: įtraukite jį į savo komandos internetinį portfelį, paskelbkite atvejo analizę. Tokius veiksmus naudinga suplanuoti, nes priešingu atveju, tarp kitų projektų ir užduočių, jie gali būti niekada neatlikti.

Pašalinkite savo komandos užsakymus

Net jei esate įsitikinę, kad jūsų komandos nariai žino, jog projektas yra parengtas, vis tiek turėtumėte juos oficialiai atleisti nuo šios užduoties. Žiūrėdami į savo įmonės išteklius ar internetinis kalendoriaus planuoklis, šie darbuotojai nebeturėtų būti įtraukiami į užbaigto projekto apskaitą.

Patikrinkite savo komandos užimtumą su "Teamdeck" - nuotolinių komandų nuoma

Įsitikinkite, kad jūsų komandos išteklių kalendorius yra atnaujintas. Taip kiti projektų vadovai galės juos užsakyti naujiems projektams. 

Ar esate pasirengę sukurti projekto užbaigimo procesą?

Skaitydami apie įvairius uždarymo proceso etapus, tikriausiai pastebėjote, kad šis etapas užtruks šiek tiek laiko. Tai dar viena priežastis, kodėl tokias procedūras reikia numatyti dar prieš pradedant projektą. Kai žinote, kiek valandų vidutiniškai užtrunka užbaigti projektą, galite į tai atsižvelgti apskaičiuodami projekto išlaidas.

Tikimės, kad šis tinklaraščio įrašas padės jums suplanuoti veiksmingus projekto užbaigimo veiksmus, atitinkančius jūsų įmonės poreikius. Tai neabejotinai bus naudinga jūsų komandos būsimiems projektams.

Ieškote programinės įrangos, kuri padėtų užbaigti projektą?

Išteklių planavimo programinė įranga, kurią pasirinko projektų vadovai iš "Hill-Knowlton" arba "Stormind Games".

Susiję pranešimai