Projektų vadovo vaidmuo verčia žmones susimąstyti: nėra darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros. Tiesiog "Google" ir pamatysite daugybę straipsnių ir temų, kuriuose nurodoma, kad PM dažnai būna pervargę ir įsitempę.
Visuotinai sutariama, kad, kai vadovaujate projekto komandai, gali būti sudėtinga užtikrinti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Kai kurie net mano, kad būti projektų vadovu ar išteklių valdytojas reikia teikti pirmenybę darbui, o ne asmeniniam gyvenimui. Nemanau, kad pastarasis teiginys yra teisingas. Nors PM dažnai susiduria su ilgomis darbo valandomis ir perpildytomis pašto dėžutėmis, yra būdų, kaip sumažinti šią naštą.
Prieš pereidami prie patarimų projektų vadovams, pirmiausia pabandykime išsiaiškinti pačią "darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros" reikšmę. Ši frazė tapo universalia ir beveik kiekvienas ją supranta skirtingai.
Nuo "niekada nepraleisti darbe ilgiau nei 8 valandas" iki "negalvoti apie darbą po darbo valandų" - čia gali skirtis jūsų nuvažiuotas atstumas. Yra ir tokių, kurie sako, kad tobulo darbo ir asmeninio gyvenimo balanso nėra.
Nepriklausomai nuo jūsų požiūrio, yra keletas bendrų dalykų, dėl kurių tikriausiai galime sutarti. Nėra gerai, kai norint pasivyti savo darbą tenka sugaišti daugybę viršvalandžių. Arba kai vienu metu bandote bendrauti su keliais žmonėmis, kurie visi reikalauja greitai išspręsti jų klausimą. Arba kai jūsų projektas išauga į monstrą, kurio realiai neįmanoma įgyvendinti laiku, ir jus apima baisus artėjančios pražūties jausmas. Arba kai... Esu įsitikinęs, kad supratote, kaip tai atrodo.
Šiame straipsnyje pateiksiu darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros patarimų sąrašą projektų vadovams, kurie nori pakeisti savo numatytąjį statusą iš "užimtas" į "efektyvus". Kaip ir daugelis dalykų šiame darbe, taip ir šis prasideda nuo tinkamo planavimo.
Efektyvumo planas
Trumpalaikis, o ne ilgalaikis
Nors projekto pobūdis gali lemti, kokio masto planus reikia parengti, teigčiau, kad pirmenybę reikia teikti trumpalaikiams planams. Daugeliu atvejų tikrai negalite suplanuoti kiekvienos metų trukmės plano detalės. Vietoj to sutelkite dėmesį į kitą darbo dalį: jei vadovaujatės "Scrum" sistema, tai būtų kitas sprintas. Įsitikinkite, kad tikrai galite įsipareigoti, kas numatyta kitame sprinte, ir laikytis plano. Tai suteiks jums daug daugiau lankstumo ir ramybės. Tiesa, tikriausiai turėsite suplanuoti keletą projekto etapai taip pat ir toliau., tarkime, visą projekto veiksmų planą. Skirtumas tas, kad veiksmų planas nėra iškaltas akmenyje, todėl jūs ir jūsų komanda turite daug realesnį tikslą, į kurį šiuo metu galite sutelkti dėmesį - trumpalaikį planą.
Automatizuokite savo darbą
Ką nors daryti daugiau nei du kartus? Automatizuokite tai! Nemažą dalį projektų vadovo darbo krūvio sudaro užduotys, kurios šiek tiek kartojasi. Tai nereiškia, kad jos yra mažiau svarbios, priešingai! Deja, jos taip pat gali pareikalauti daug laiko. Išanalizuokite savo kasdienes, savaitines, mėnesines pareigas ir pagalvokite, kaip jas būtų galima automatizuoti.
Ką turiu omenyje sakydamas "automatizuoti"? Šablono arba į kontrolinį sąrašą panašios procedūros sukūrimas galėtų būti puiki pradžia. Jei norite sukurti visą darbo eigą, galite naudoti "Zapier" arba IFTTT (nereikia jokių programavimo žinių!). Net ir nedidelės laiko taupymo priemonės sumažins jūsų užimtumą (ir padidins efektyvumą). Jei esate "Slack" naudotojas, turėtumėte perskaityti mūsų straipsnį apie geriausios "Slack" programos projektų vadovams, kur taip pat rasite keletą idėjų, kaip padidinti produktyvumą.
Koks jūsų TQ?
TQ - technologijų koeficientas - tai jūsų gebėjimas prisitaikyti prie technologijų, jas valdyti ir integruoti. PMTQ (Projektų valdymo technologijų koeficientas) buvo pripažintas Projektų valdymo institutas kaip naują pagrindinį projektų sėkmės elementą:
Skirta visiems, kuriems tenka įgyvendinti strategiją pasaulyje, kurį nuolat keičia technologijos,
PMTQ taps privalomu įgūdžių rinkiniu, kurį reikia turėti, kad būtų galima padaryti viską.
Pagalvokite apie savo santykius su technologijomis. Vienas dalykas - sugebėti valdyti projektą, kuris neatsiejamas nuo technologijų, pavyzdžiui, programinės įrangos kūrimo. Kitas dalykas - mokėti naudoti programinę įrangą savo ir projekto naudai. Sumaniai naudodamiesi internetinėmis priemonėmis sutaupysite daug laiko ir padidinsite projekto skaidrumą.
Saugokite savo laiką
Nustatykite savo užimtumą
Atrodo, kad projektų vadovai yra linkę pirmieji ateiti į biurą ir paskutiniai išeiti. Viena iš to priežasčių - ieškoma galimybių atlikti tikrą darbą (žr. kitą skyrių). Tačiau kita priežastis - poreikis prižiūrėti komandą ir gebėti bendrauti realiuoju laiku. Išskyrus neatidėliotinus atvejus, jūsų nuolatinis buvimas neturėtų būti būtinas. Primygtinai siūlyčiau nustatyti savo užimtumą ir jo laikytis.
Gilus darbas ir darbo valandos
Minėjau, kad kai kurie PM mėgsta ateiti į biurą anksti arba pasilikti vėlai, nes tada jie gali susitelkti į darbą be trukdžių. Žinoma, būnant projektų vadovu reikia nemažai bendrauti, tačiau nereikia būti komandos "Siri" ir visada būti pasiruošusiam atsakyti į "greitą klausimą". Konteksto perjunginėjimas trikdys jūsų susikaupimą. Kai didžiąją dienos dalį negalėsite susikaupti, užduočių neatliksite.
Pasistenkite suskirstyti savo dienos laiką ir nustatykite laiko tarpą, per kurį galite dirbti be pertraukų. Galite netgi nustatyti darbo valandas: laiką, per kurį komandos nariai raginami kreiptis į jus su klausimais. Skaidriame, gerai dokumentuotame projekte tai turėtų būti sėkminga strategija.
Be abejo, be improvizuoto bendravimo, galima ir planuotai bendrauti - rengti komandos susirinkimus. Čia kamuolys yra jūsų rankose. Būtent jūs, projekto vadovas, esate atsakingas už susirinkimų politikos nustatymą (ir rodote pavyzdį). Pirmoji taisyklė? Susitikimus planuokite tik tada, kai jie būtini, ir nustatykite aiškų jų tikslą. Antra, nepamirškite laikrodžio ir maksimaliai išnaudokite laiką. Susitikimą suplanavote tikslui pasiekti, pasistenkite sutelkti dėmesį į šį tikslą ir efektyviai išnaudoti laiką. Priežastis daugelis darbuotojų nekenčia susitikimų. kad tai "laiko švaistymas". Įsitikinkite, kad jūsų komanda ir jūsų laikas yra kitokie.
Dirbkite su savo mąstysena
Daugelis projektų vadovų stengiasi pateisinti tam tikrus lūkesčius. Jie nori viską kontroliuoti, visada būti šalia komandos ir nuolat būti pasiekiami klientui.
Problema ta, kad šie lūkesčiai yra visiškai nerealūs. Jei norite pradėti galvoti apie darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, turite pamiršti apie viskas, visada, nuolat. Tai nėra gera darbo etika ir tikrai nėra puikus pavyzdys jūsų komandai.
Galiausiai, net jei norite, kad klientas būtų laimingas, negalite būti "taip". Tai dažna dilema, tačiau apimties didėjimas gali sužlugdyti projektą ir sugriauti jūsų pastangas suderinti darbą ir asmeninį gyvenimą.
Vadovaudamiesi šiais patarimais neužtikrinsite, kad niekada neužsibūsite ilgiau biure, tačiau tai bus tvirtas pagrindas, kuriuo galėsite remtis. Laikui bėgant, kai įsisavinsite daugiau procesų, didinančių jūsų produktyvumą, turėtumėte pastebėti, kad jūsų užimtumas gerokai pasikeis.
Iš esmės šie patarimai, kaip suderinti darbą ir asmeninį gyvenimą, taip pat yra jūsų žingsniai siekiant didesnio efektyvumo darbe. Rasti tinkamą pusiausvyrą yra sunku, o gal net neįmanoma. Tol, kol jaučiate, kad jūsų darbo būdas atrodo labiau subalansuotas, neabejotinai darote pažangą. Laikykitės to ir toliau!
