Kai vienu metu dirbate su keliais projektais, normalu, kad viskas tampa šiek tiek chaotiška, tiesa?
Vis dėlto rinkoje yra daugybė sprendimų, kurie padės užtikrinti, kad jūsų projektai vyktų sklandžiai ir kad jūsų komandos darbas būtų gerai suplanuotas. Projektų vadovai dažnai naudoja išteklių planavimo programinė įranga, o kaip su išteklių valdymo programomis? Ar būtina investuoti į abiejų tipų sprendimus?
Šiame tinklaraščio įraše pasidalinsime keliais rodikliais, kurie jūsų įmonė turėtų rimtai apsvarstyti galimybę įdiegti išteklių valdymo programinę įrangą, kad galėtų geriau planuoti ir valdyti savo komandos darbą.
Kiekvieno toliau aptariamo požymio atveju taip pat parodysime, kaip jums galėtų padėti patikima išteklių valdymo programa.
Prieš aptardami konkrečias problemas, su kuriomis susiduria įmonės, trumpai priminsime, kas yra išteklių valdymo priemonės.
Išteklių valdymo programinė įranga padeda geriau planuoti komandos darbą ir vertinti rezultatus. Kaip matyti iš pavadinimo, daugiausia dėmesio čia skiriama jūsų komandai:
Daugumoje išteklių valdymo programų yra išteklių planavimo ir paskirstymo funkcijų. Taip pat galite rasti išsamesnių įrankių, pavyzdžiui, "Teamdeck", kuri sujungia išteklių planavimą, laiko stebėjimą ir atostogų valdymą. Jei norite ją išbandyti, galite užsiregistruokite nemokamam bandomajam naudojimui.
Dabar pakalbėkime apie iššūkius, su kuriais galite susidurti:
Projektų nesėkmės priežastys yra įvairios, tačiau išteklių valdymas gali labai padėti sėkmingai įgyvendinti projektus.
Pirmiausia reikia atkreipti dėmesį į išteklių paskirstymą ir užtikrinti, kad prie tinkamų projektų dirbtų tinkami žmonės.. Tai nelengva padaryti, kai turite didelę komandą ir didelį projektų portfelį. Kad užtikrintumėte, jog konkrečiam projektui parinksite geriausius darbuotojus, pravartu visoje įmonėje turėti išteklių kalendorius.
Toks kalendorius leidžia lengvai sužinoti, kurie darbuotojai gali prisijungti prie jūsų projekto. Be to, gera išteklių planavimo priemonė padės filtruoti komandos narius pagal įgūdžius, darbo stažą ar vietą. Remdamiesi tuo, turėtumėte galėti paskirti tinkamus žmones projektui.
Dar viena nesėkmingų projektų priežastis - nesugebėjimas stebėti jų eigos. Projektų valdymo programinė įranga dažnai leidžia kurti Gantto diagramas, kurios iliustruoja projekto tvarkaraštį. Tačiau komandos darbą taip pat turėtumėte stebėti naudodami darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Kodėl? Pavyzdžiui, jei matote, kad žmonės tam tikrai užduočiai atlikti sugaišta daug daugiau laiko nei planuota, tai gali būti ženklas, kad visas projektas gali vėluoti.
Kodėl išteklių naudojimas taip svarbu jūsų komandos gerovei ir jūsų projektų būklei? Viena vertus, kaip darbdavys nenorite, kad jūsų komandos būtų pervargusios. Išteklių planavimo programinė įranga, tokia kaip "Teamdeck", leidžia iš karto pastebėti viršvalandžiai darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose ir stebėkite jų darbo krūvis realiuoju laiku.
Subalansuotas išteklių naudojimas taip pat labai svarbus verslo požiūriu. Tiesiog negalite sau leisti, kad jūsų komandoje dirbtų žmonės, kurie neturi pakankamai darbo. Šie komandos nariai patys taip pat yra gali nusivilti. apie tai, kad jiems trūksta užduočių. Deja, kai neturite centralizuotos išteklių planavimo priemonės, galite lengvai praleisti kai kuriuos žmones. Norint, kad darbuotojai būtų patenkinti, o verslas pelningas, būtina reguliariai matuoti išteklių panaudojimą komandoje.
Kaip sužinote, ar jūsų projektams sekasi gerai? Viena iš galimybių - patikrinti komandos užduočių tvarkyklės skiltį "Atlikta", tačiau siūlome atkreipti dėmesį ir į laiką, kurį komanda praleidžia prie konkretaus projekto.
Pravartu palyginti numatomas projekto valandas su faktiniu laiku, kurį jūsų komanda stebi. Geriausia būtų stebėti, kaip vertės kinta laikui bėgant. Pažvelkite į šią diagramą, sukurtą "Teamdeck" projektų ataskaitų rinkinyje:
Tamsiai žali stulpeliai žymi jūsų komandos užsakymus - numatomas valandas. Šviesiai žali stulpeliai - tai faktinės valandos, užfiksuotos naudojant laiko stebėjimo programą. Matote, kad nuo pat projekto pradžios žmonės fiksavo šiek tiek daugiau valandų, nei buvo numatyta iš pradžių. Skirtumas tarp įverčių ir faktinių valandų buvo matomas, bet ne toks didelis. Tačiau sausio 17 d. komanda stebėjo dvigubai daugiau valandų, nei buvo apskaičiuota. Vadovams tai rodiklis, kad projekte kažkas negerai. Galbūt klientas pateikė netikėtą pakeitimo prašymą? O gal viena iš užduočių pasirodė daug sudėtingesnė, nei tikėtasi? Žinoma, kelios papildomos valandos neturėtų būti didelė problema, tačiau įsivaizduokite, kad tokia situacija tęsiasi kelias savaites ar mėnesius. Nenaudodami laiko stebėjimo ir nestebėdami išteklių valdymo programinės įrangos, galite nepastebėti, kad projekto eiga nėra teisinga.
Dauguma įmonių naudoja kokią nors projektų valdymo programėlę. Tai gali būti paprasta "Kanban" lenta arba išsamus sprendimas su išteklių planavimo galimybėmis. Tačiau jei jūsų PM priemonė orientuota tik į užduotis ir projekto etapus, jums reikės kitos programėlės, kuri vienodai gerai valdytų projektą ir komandą.
Laimei, išteklių valdymo įrankiai paprastai turi integruotas integracijas su projektų valdymo programomis, viešą API arba "Zapier" programėlės.
Taip gali būti dėl kelių priežasčių. Jau minėjome, kad išteklių paskirstymas yra didelis iššūkis projektų vadovams. Dar viena problema yra ta, kad daugelis įmonių vienu metu dirba su keliais projektais. Neturėdami išteklių planavimo priemonės, galite lengvai dvigubai užsakyti žmones arba sukelti projekto tvarkaraščio konfliktai. Galiausiai, projektų planavimas yra labai sudėtingas, jei neturite informacijos apie darbuotojų užimtumą ir planuojamas neatvykimo dienas. Įsivaizduokite, kad užsisakote programuotoją sparčiai vykdomam projektui ir sužinojote, kad viduryje projekto jis turi dviejų savaičių atostogas.
Kaip galite įsivaizduoti, išteklių valdymo programos gali padėti išvengti visų šių rūpesčių, jei be išteklių planavimo galimybių jos siūlo ir atostogų valdymo funkcijas.
Naudodamiesi "Teamdeck" galite rodyti visų darbuotojų tvarkaraščius, užimtumą ir atostogas. Taip galėsite patikimiau planuoti projektus. Ką daryti, jei reikia atlikti pakeitimus? "Teamdeck" turi vilkimo ir nuleidimo online kalendoriaus planuoklis, kad galėtumėte lengvai redaguoti tvarkaraštį ir grįžti prie komandos valdymo.
Jau žinote, kad kai kuriose išteklių planavimo priemonėse planavimas derinamas su laisvo laiko valdymu (atostogų valdymo sistema). Tai puiki proga pakelti įmonės žmogiškųjų išteklių procesus į kitą lygį.
Deja, daugelis komandų vis dar pasikliauja skaičiuoklėmis ir nestruktūrizuotu bendravimu, kad galėtų valdyti laisvą laiką. Tai nėra veiksminga visiems proceso dalyviams: darbuotojai mano, kad siųsti atostogų prašymą užima daug laiko, o vadovai gali lengvai pasiklysti chaose.
Todėl projektų vadovai gali turėti labai mažai informacijos apie išteklių prieinamumą ir planuojamą neatvykimą į darbą. Žinoma, tai gali lemti brangiai kainuojančias planavimo klaidas. Veiksmingas išteklių valdymas ir pajėgumų planavimas įmanomas tik tada, kai žinote, kas ir kada jūsų komandoje yra laisvas.
Naudodami "Teamdeck" darbuotojai gali prašyti laisvo laiko vos keliais spustelėjimais. Kiekvienas patvirtintas nedarbingumas matomas išteklių kalendoriuje, todėl projektų vadovai gali į jį atsižvelgti planuodami naujus projektus.
Norint sužinoti, kiek apmokamų ir neapmokamų valandų jūsų komandos apskaito, labai svarbu projekto pelningumo stebėsena. Kai pamatysite valandų pasiskirstymą, galite bandyti ieškoti optimizavimo būdų ir, pvz., sumažinti neapmokamų valandų skaičių, pvz. padidinti komandos susirinkimų efektyvumą.
Kaip apskaičiuoti apmokamas valandas? "Teamdeck" sistemoje darbuotojai, sekdami savo darbo laiką, gali priskirti tokias žymas kaip "neaktualu". Jums, kaip vadovui, tereikia sukurti paprastą ataskaitą, kad galėtumėte analizuoti pasirinktas komandas ar projektus. Dar daugiau, tą pačią ataskaitą galite naudoti darbuotojų darbo užmokesčiui arba pinigų sumai, kurią turėtumėte imti iš kliento, apskaičiuoti.
Tikimės, kad supratote, jog išteklių valdymo programinė įranga gali puikiai papildyti jūsų komandos įrankių rinkinį. Dabar turite rasti tinkamą įrankį savo komandai. Siūlome pradėti skaityti populiarių išteklių planavimo priemonių apžvalga. Naudodamiesi ja palyginkite rinkoje esančių įvairių debesijos įrankių funkcijas ir kainas.
Galbūt jums patiko tai, ką matėte šiame tinklaraščio įraše, ir norite sužinoti daugiau apie "Teamdeck"? Suplanuokite pokalbį su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas. Ji pristatys svarbiausias "Teamdeck" funkcijas ir paaiškins, kaip galite optimizuoti savo įmonės procesus taikydami išteklių valdymą.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...