Kaip įmonės ar komandos vadovas, neabejotinai žinote, kokį poveikį KPI gali turėti jūsų komandos moralei ir veiklos rezultatams. Kruopščiai parinkti veiklos rodikliai padės kiekvienam jūsų komandos nariui pamatyti, ar jis eina teisingu keliu. Be to, jie padeda visiems sutelkti dėmesį į svarbius rodiklius, kurie gerai atspindi projekto tikslus.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
- Pagrindinių veiklos rodiklių reikšmės, skirtumai, tipai
- Naudingi projektų valdymo procesų metodai, skirti apskaičiuoti KPI
- Vaidmuo išteklių valdymo programinė įranga veiklos valdyme
Įprasti žmogiškųjų išteklių rodikliai apima stebėseną, ar didelė darbuotojų kaita arba kiek laiko reikia laisvoms darbo vietoms užpildyti. Kita vertus, išteklių valdymo metrikos bus glaudžiai susijusios su poveikio vertinimu išteklių planavimas ir projektų valdymas..
Labai svarbu reguliariai stebėti pagrindinius rodiklius, nes tai leidžia iš karto spręsti problemas ir, galbūt, išgelbėti projektą nuo nesėkmės. Jūsų darbuotojai taip pat įvertins tai, kad į duomenis orientuotas požiūris išteklių valdymui, nes tikėtina, kad jų tvarkaraščiai bus labiau subalansuoti.
Pirmoje šio tinklaraščio įrašo dalyje išvardysime keletą svarbiausių rodiklių, susijusių su projekto išteklių valdymas. Sužinosite, kuo jos gali būti jums naudingos ir iš kur jų semtis. Vėliau šiek tiek papasakosime apie "Teamdeck", yra geriausias išteklių valdymo įrankis kuri leidžia lengvai stebėti visus šiuos rodiklius jūsų įmonėje.
Įverčiai ir aktualijos
Projekto planavimo etape apskaičiuotų verčių palyginimas su faktiniais rezultatais yra puikus būdas patikrinti, ar projektas vykdomas pagal planą. Rekomenduojame tikrinti ir laiką, kurį jūsų darbuotojai sugaišta tam tikram projektui, ir jo sukuriamas išlaidas. Tada palyginkite su savo sąmatomis.
Numatytos ir faktiškai dirbtos valandos vienam komandos nariui
Planuojant projektą ir išteklių paskirstymas, apskaičiuokite, kiek valandų tam skirs kiekvienas darbuotojas. Prasidėjus projektui, turėtumėte reguliariai lyginti šias sąmatas su faktinėmis valandomis, kurias stebi jūsų komandos nariai.
Kuo tai naudinga?
Tai puikus būdas pastebėti ankstyvus projekto vėlavimo požymius: jei kas nors tam tikrai užduočiai atlikti sugaišta daug daugiau laiko, nei tikėtasi, tai gali turėti didelės įtakos projekto terminams. Šiuos rodiklius taip pat galite naudoti strateginiam išteklių planavimui būsimuose projektuose. Kai žinote tipinį kiekvieno žmogaus tempą, lengviau įvertinti jo laiką.
Numatytos ir faktinės išlaidos vienam komandos nariui (išteklių išlaidų skirtumas)
Be abejo, taip pat norėtumėte įvertinti išlaidas, susijusias su jūsų komandos darbu. Tokie patikimi išteklių valdymo įrankiai kaip "Teamdeck" leidžia kiekvienam darbuotojui priskirti valandinius arba dienos įkainius ir sukurti projekto išlaidų stebėjimas praneša . remdamiesi jais ir savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščiais.
Kuo tai naudinga?
Norint, kad jūsų verslas būtų pelningas, labai svarbu suprasti dabartines projektų sąnaudas. Žinodami, kad tam tikras projektas gali būti brangesnis, galite veikti pagal šią informaciją. Pavyzdžiui, galite derėtis su klientu dėl biudžeto arba keisti projekto apimtis.
Išrašomų ir neišrašomų sąskaitų valandos
Kalbant apie pelningumą, taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į apmokamų ir neapmokamų valandų paskirstymą savo projektuose. Apskaičiuokite abu skaičius ir sužinokite, kiek laiko jūsų komanda skiria neapmokamai veiklai, pavyzdžiui, administracinėms užduotims, darbuotojų susirinkimams ar mokymams.
Kuo tai naudinga?
Jei žmonės fiksuoja daug neapmokamų valandų, tai gali būti ženklas, kad reikia optimizuoti kai kuriuos įmonės procesus. Galbūt galėtumėte organizuoti mažiau visos įmonės susirinkimų? Arba, jei matote, kad su projektu susijusių neaktualių valandų procentas yra didelis, tai gali būti priežastis iš naujo derėtis su klientu dėl kai kurių sutarties aspektų. Pavyzdžiui, galėtumėte susitarti, kad kai kurių tipų valandos bus laikomos apmokamomis, nors iki šiol už jas nemokėjote.
Išteklių naudojimas
Išteklių pajėgumų panaudojimas yra vienas svarbiausių rodiklių, kuriuos galite stebėti savo įmonėje. Juk nenorite, kad jūsų darbuotojai būtų pervargę, tačiau taip pat nenorite, kad kai kurie žmonės liktų be užduočių. Yra du skaičiavimo būdai išteklių naudojimas, ir juos galima naudoti dviem skirtingais projekto gyvavimo ciklo etapais.
Planuodami projektą, apskaičiuokite planuojamą panaudojimą
Planuojamo panaudojimo formulė yra paprasta. Atsižvelkite į numatomus darbuotojų užsakymus (pvz., 50 valandų vienam projektui per mėnesį) ir padalykite juos iš planuojamo žmonių pajėgumo (kiek laiko jie galės dirbti tam tikru laikotarpiu). Tiesa, atlikti šį skaičiavimą bus lengviau, kai turėsite išteklių valdymo programą, kurioje saugomi išteklių pajėgumai ir užsakymai. (Dar keletas žodžių apie išteklių pajėgumų planavimas).
Kuo tai naudinga?
Efektyvus išteklių valdymas neįmanomas, jei neskiriate dėmesio subalansuotiems komandos tvarkaraščiams sudaryti. Būtina tikrinti, kaip jūsų suplanuoti tvarkaraščiai atitinka jūsų išteklių pajėgumus. (Ir tai yra priežastis, dėl kurios esame laikomi pajėgumų planavimo priemonė taip pat). Projekto planavimo etape greičiausiai dar turite šiek tiek erdvės manevruoti. Galite perskirstyti kai kuriuos žmones arba paskirstyti užsakymą daugiau komandos narių.
Įgyvendinant projektą stebėkite faktinį panaudojimą
Šis KPI yra labai panašus į ankstesnįjį. Skirtumas tik tas, kad vietoj užsakymų atsižvelgiama į darbo laiko apskaitos žiniaraščius (faktines valandas). Todėl gausite procentinę savo komandos faktinio panaudojimo vertę.
Kuo tai naudinga?
Turėtumėte reguliariai stebėti išteklių naudojimą. Deja, dažnai pasitaiko, kad darbas nėra vienodai paskirstytas visiems. Kai kurie žmonės tiesiog turi daug daugiau darbo nei kiti. Tačiau gali paaiškėti, kad turite išteklių, kurie yra puikiai pasirengę atlikti tam tikrą darbą, tačiau, pavyzdžiui, į juos nebuvo atsižvelgta išteklių planavimo etape. Akivaizdu, kad žmonės, kuriems tenka dirbti per savo talpa gali nusivilti ir galiausiai net mesti darbą. Įdomu tai, kad nepakankamai išnaudojami žmonės taip pat nėra patenkinti.
Kaip vertinti išteklių valdymo KPI?
Tikriausiai įsivaizduojate, kad skaičiuoklėje apskaičiuoti visus šiuos veiklos rodiklius būtų nuobodu. Be to, išteklių valdymo rodiklių sekimo esmė - naudoti patikimus duomenis, o tokių duomenų neturite, jei, pavyzdžiui, jūsų įmonė nenaudoja darbo laiko stebėjimo ar atostogų valdymo sistemų.
Veiksmingiausias būdas stebėti minėtus KPI - stebėti juos įrankiu, kurį įmonė naudoja išteklių valdymui. Yra keletas išteklių valdymo įrankiai rinkoje, todėl turėtumėte rasti tinkamą savo verslui. Išskirtinai didžiuojamės programėle "Teamdeck", kurią sukūrėme supratę, kad nėra agentūroms pritaikytų sprendimų, kurie sujungtų projektų planavimo programinė įranga, darbuotojų darbo laiko stebėjimasir lantkapių valdymo sistema funkcijos.
Kaip "Teamdeck" gali padėti stebėti išteklių valdymo rodiklius? Visų pirma, tai programėlė, kurioje galite be vargo planuoti ir valdyti savo komandos darbą. Yra išteklių kalendorius - vienas tiesos šaltinis apie jūsų komandos narius:
- užsakymai
- darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- kasdienis prieinamumas
- atostogos.
Naudodamiesi "Teamdeck" išteklių kalendoriumi galite lengvai atsakyti į šiuos klausimus:
- Kas dirba su kokiu projektu?
- Ar turime pakankamai pajėgumų naujam projektui įgyvendinti?
- Kas gali prisijungti prie mano projekto (ir turi reikiamų įgūdžių)?
- Kas yra pervargęs ir kas turi laiko imtis daugiau užduočių?
Kadangi žmonių darbo laiko apskaitos žiniaraščius galite matyti išteklių kalendorius, turi būti būdas stebėti laiką. Naudodamiesi "Teamdeck" jie gali naudotis patogia mobiliąja darbo laiko stebėjimo programėle arba rankiniu būdu į kalendorių įvesti darbo laiko įrašus, pvz., kiekvienos darbo dienos pabaigoje.
Taip pat sukūrėme atostogų valdymo funkcijas, kad visiems dalyviams būtų kuo patogiau. Kiekvienas darbuotojas gali išsiųsti atostogų prašymą vos keliais spustelėjimais tiesiai iš išteklių kalendoriaus. Už išteklių valdymą atsakingi asmenys taip pat mato šį prašymą programėlėje ir gali iš karto į jį atsakyti. Visos priimtos atostogos iš karto rodomos kalendoriuje, kad būtų išvengta galimų planavimo konfliktų.
Kai reikia įvertinti įvairius KPI, jums tikrai patiks "Teamdeck" ataskaitų rinkinys. Jį sukūrėme taip, kad jis padėtų komandų vadovams, projektų vadovams ir žmogiškųjų išteklių specialistams kurti individualias projektų ir komandų ataskaitas.
Ataskaitą nustatote vieną kartą, o paskui galite ją reguliariai stebėti viso projekto metu. Duomenys bus atnaujinami automatiškai, kai žmonės įregistruos daugiau laiko įrašų, pasikeis užsakymai ir t. t.
Svarbu ir tai, kad į ataskaitas galite įvesti ne "Teamdeck" sistemoje esančias vertes, pavyzdžiui, išteklių valandinius įkainius arba projektų biudžetus. Lanksčios formulės leidžia atlikti dar sudėtingesnes analizes.
