Solo 1 persona su 5 (18%) ha un metodo utile di gestione del tempo. Strategie di gestione del tempo e strumenti di gestione del tempo del progetto vi aiutano a gestire il lavoro che vi è stato assegnato nel rispetto del tempo a disposizione. Lavorando come project manager, è possibile che vi venga assegnato un numero diverso di compiti a ogni iterazione.
Anche voi dovete pianificare, gestire e monitorare il lavoro del vostro team. Riunioni, stime, pianificazione, comunicazione con i clienti e il vostro team, e di riferire alla direzione. L'ideale sarebbe riuscire a fare tutto questo durante la giornata lavorativa dalle 9 alle 17. Sembra una cosa impossibile, ma un tracker può essere d'aiuto. Sembra una cosa impossibile, ma un time tracker può essere d'aiuto.
Questo articolo contiene:
Strategie efficaci di gestione del tempo del progetto
Effetto del Presidente degli Stati Uniti sui processi di gestione del tempo del progetto
Il ruolo e l'influenza dei giusti strumenti di gestione del tempo per completare le attività
L'influenza di software di gestione delle risorse su tracciamento del tempo
82% di persone non hanno un quadro di utilizzo del tempo. Utilizzano semplicemente un elenco, la casella di posta elettronica o niente del genere. (Ricerca dell'Accademia dello Sviluppo, 2021)
Gli specialisti più agguerriti non sono in genere i migliori gestori del tempo, ma questo non significa che dobbiate abbassare la cresta. Seguire metodologie valide per l'utilizzo del tempo significa consolidare le strategie nel vostro programma giornaliero, settimanale e mensile, in modo da aumentare le ore accessibili della giornata.
In che modo utilizzare il tempo in modo efficace può contribuire a sviluppare l'esecuzione? L'obiettivo principale è quello di controllare deliberatamente il modo in cui si investe energia in impegni ed esercizi significativi, sia al lavoro che nella propria vita quotidiana. Alcuni strumenti per la gestione del tempo offrono funzionalità come l'utilizzo di un numero illimitato di utenti, che li rende ideali per i team più numerosi.
Con una pianificazione e strumenti di gestione del tempo inadeguati, può essere difficile incastrare tutto entro scadenze ravvicinate. Ecco perché ho compilato questo elenco di strategie intelligenti per la gestione del tempo, in modo che possiate pianificare meglio il vostro lavoro e avere finalmente il tempo per tutto ciò che richiede la vostra attenzione.
Prima di capire a cosa si riferisce la gestione del tempo di un progetto e cosa si può dire delle strategie di gestione del tempo (o pianificazione della gestione del tempo, se preferite), diamo un'occhiata agli ostacoli e ad alcune cause per cui a volte un piano generale di gestione del progetto e la sua chiusura richiedono molto più impegno di quanto si pensi. Alcune informazioni sul monitoraggio del tempo e sugli strumenti di gestione del tempo che vi apriranno gli occhi e vi aiuteranno a capire l'importanza della pianificazione della gestione del tempo.
Solo 1 persona su 5 (18%) ha un metodo utile di gestione del tempo.
(Secondo una ricerca dell'Accademia dello Sviluppo)
I dipendenti trascorrono 44 minuti sui social media ogni giorno.
(Secondo Techjury, 2022)
Solo il 17% delle persone tiene traccia del proprio tempo.
In media, le aziende trascorrono 16 giorni all'anno alla ricerca di documenti cartacei.
(Fonte: DocuSign)
Almeno 23 ore alla settimana trascorse dai senior manager in riunioni.
(Fonte: DocuSign)
46% dello stress riferito tra i dipendenti degli Stati Uniti è causato da un carico di lavoro eccessivo.
Questi risultati e una sintesi della ricerca sono fonte di ispirazione per i manager per i quali la gestione del tempo e la gestione dei progetti sono considerate alla stessa stregua. Per quei manager che sono assolutamente convinti del ruolo dell'aspetto temporale in tutte le attività di progetto e che vogliono evitare qualsiasi ostacolo alla pianificazione.
Infine, diamo un'occhiata agli ostacoli più comuni alla gestione del tempo e al monitoraggio del tempo che non sono stati menzionati sopra: perfezionismo, procrastinazione, cattiva definizione delle priorità, troppo poco tempo, multitasking, overbooking, poco riposo, dimenticanza di delegare, mancanza di organizzazione, scarsa motivazione, distrattori, pianificazione rigida.
La connessione tra lo sviluppo del tempo e del progetto o la gestione del tempo e del progetto attraverso gli strumenti di gestione del tempo è così ovvia che molti non hanno bisogno di spiegazioni. Ma per coloro che hanno bisogno di essere convinti, questo capitolo dovrebbe risolvere i dubbi. Cominciamo quindi con alcuni fatti. Che cos'è il progetto?
Per progetto si intende quasi tutto ciò che viene realizzato da un essere umano. Un posto dove nascondersi o dormire, una trappola per topi, una casa, una missione di cambiamento del posto di lavoro. Ma, poiché siamo in ambito aziendale, la cosa diventa più complessa se si tiene conto di alcune cose assolutamente cruciali che leggerete nei prossimi paragrafi.
Esaminiamo più da vicino la definizione di project management introdotta dall'Association for Project Management e facciamo alcune osservazioni.
La gestione del progetto, nota anche come gestione dei compiti, è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere gli obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro i parametri concordati. La gestione del progetto ha un ruolo finale prodotti da consegnare che sono vincolati a tempi e budget limitati.
La proposizione di cui sopra potrebbe essere suddivisa in quarti e ogni termine potrebbe essere un capitolo o un paragrafo particolare, ma dobbiamo concentrarci su qualcosa che è fondamentale per il protagonista di questo articolo: il tempo, la gestione del tempo, la gestione del tempo, l'imbastitura del tempo e le strategie di gestione del tempo.
Dal punto di vista dell'APM - che può essere discusso - ciò che fa la differenza tra "gestione" e "gestione del progetto" sono proprio il tempo e il budget. Mentre la gestione è un processo continuo, la gestione dei progetti ha dei limiti. Ecco perché gli strumenti di gestione del tempo possono essere utili.
Dal punto di vista aziendale, un progetto è il risultato di una necessità aziendale. Viene commissionato per esigenze interne o esterne. Molti strumenti di gestione del tempo offrono la possibilità di gestire progetti illimitati, il che è fondamentale per gestire più attività e clienti. E poiché un progetto è anche una soluzione per alcune sfide, il progetto viene realizzato entro un tempo e un budget limitati. A questo punto la giustificazione e l'importanza delle strategie di gestione del tempo e del time tracking diventano più chiare per coloro che hanno qualche dubbio sull'argomento principale di questo articolo. Il tempo dedicato a un progetto non è come una gomma da masticare e non può essere allungato ogni volta che se ne presenta la necessità, quindi diventa ovvio pensare strategicamente in base al tempo.
La gestione dei progetti non può esistere senza un'efficiente pianificazione della gestione del tempo. O, al contrario, una conditio sine qua non per il successo dell'implementazione del progetto e dello sviluppo del business è una gestione efficace del tempo.(Teamdeck)
Quindi, utilizzando software di tracciamento del tempo abbiamo avuto una panoramica di ciò che i dipendenti a volte fanno e del collegamento tra la gestione dei progetti e la gestione del tempo. Ora è il momento della... gestione del tempo del progetto.
In generale, la gestione del tempo tramite un software di tracciamento del tempo è il modo in cui utilizziamo il tempo a nostra disposizione per raggiungere i nostri obiettivi o portare a termine i compiti che ci sono stati assegnati in modo efficiente.
Ecco una spiegazione concisa e diretta della gestione del tempo fornita da Wikipedia:
La gestione del tempo è il processo di pianificazione e di controllo consapevole del tempo dedicato a specifiche attività, soprattutto per aumentare l'efficacia, l'efficienza o la produttività.
Se utilizziamo la definizione usata dalla società dei project manager, scopriremo che la gestione del tempo di un progetto è:
(...)il processo di gestione del progetto che prevede l'analisi del lavoro e lo sviluppo di un piano di lavoro. modello di linea temporale per garantire il completamento di un progetto entro un determinato calendario. (Projectmanager.com)
Entrambe le definizioni sopra citate non dicono una parola su come ottenere buoni risultati in termini di gestione del tempo del progetto. Ma per chiunque abbia l'opportunità di implementare un piano di gestione del progetto, è ovvio che si tratta di analisi con l'uso di software, strumenti e tecniche. Tutto ciò che garantisce il completamento tempestivo di un progetto. E poi lo sviluppo di una pianificazione delle risorse con l'adeguamento dei compiti e l'assegnazione delle risorse per il completamento del progetto.
Se siete un project manager e utilizzate un software di tracciamento del tempo, il vostro compito è quello di pianificare e gestire efficacemente il vostro tempo di lavoro, ma anche quello dei team che supervisionate. È necessario rispettare il tempo dedicato al lavoro.
A seconda di come riuscite a destreggiarvi tra i diversi progetti e le diverse priorità utilizzando un software di tracciamento del tempo, sarete in grado di programmare meglio il lavoro per il vostro team. E quest'ultimo aspetto porta a progetti meglio gestiti, con maggiori possibilità di portarli a termine nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Alla fine, le strategie di gestione del tempo aumentano anche la vostra produttività ed efficacia.
Gli studi dimostrano che non è sempre così ovvio. Ad esempio, solo 37% dei team nel Regno Unito (The State of the Project Management, 2017), riescono sempre o per lo più a concludere i loro progetti in tempo, e la cattiva gestione è una delle ragioni.
Esistono diverse strategie di gestione del tempo che si possono utilizzare per programmare il proprio lavoro.
Programmare riunioni e dipendenti grazie alle più diffuse tecniche di gestione del tempo e di consigli per la gestione del tempo
Se la pianificazione e la gestione del tempo del team sono carenti, può essere difficile far rientrare tutto nei tempi stretti. Per questo motivo è necessario disporre di rapporti accurati di monitoraggio del tempo. Ecco perché ho compilato questo elenco di strategie intelligenti per la gestione del tempo, in modo che possiate pianificare meglio il vostro lavoro e avere finalmente il tempo per tutto ciò che richiede la vostra attenzione.
Sapere cosa si vuole realizzare in un determinato lasso di tempo è già un'ottima premessa per il successo, lo studio rivela che il tempo dedicato al lavoro è proficuo. Nel suo articolo "The Impact of Planning on Project Success" (L'impatto della pianificazione sul successo del progetto), Pedro Serrador dell'Università di Toronto evidenzia una correlazione tra la pianificazione e il successo del progetto. Sulla base dell'analisi della letteratura, Serrador ha scoperto che il successo del progetto è strettamente legato sia al progetto che all'efficienza dei costi. Ciò significa che una pianificazione di qualità può non solo aumentare la possibilità che il progetto venga completato con successo, ma anche che sia efficace dal punto di vista dei costi.
Quanto la pianificazione è "pianificazione di qualità"? Secondo Serrador, dopo il PMBOK® Guide, la pianificazione può occupare fino a 48% di tutti i processi eseguiti da un project manager durante un progetto.
La pianificazione delle attività quotidiane può essere semplice come la creazione di un elenco di cose da fare e da non fare - gli strumenti di monitoraggio del tempo con un'interfaccia facile da usare possono essere utili. Quando si pianificano diversi progetti, tuttavia, è necessario avere un piano di progetto di alto livello migliorerà la visibilità dei requisiti tra i diversi incarichi, ma aiuterà anche a stabilire obiettivi e requisiti per ogni progetto.
A volte un elenco di cose da fare può sembrare opprimente, quindi gli strumenti di tracciamento del tempo possono aiutare. Per renderlo gestibile, è meglio dividere l'elenco delle cose da fare in parti più piccole. Stabilire delle priorità chiare vi aiuterà a ordinare i compiti in base alla loro importanza, all'urgenza e all'impegno necessario per portarli a termine.
La matrice di Eisenhower è la tecnica di gestione del tempo di maggior successo.
(Secondo una ricerca dell'Accademia dello Sviluppo)
Per distinguere le attività importanti da quelle urgenti nella vostra lista di cose da fare, potete usare la Matrice di Eisenhower. Questa popolare tecnica di gestione del tempo (nota anche come "Matrice urgenza-importanza" o "Principio di Eisenhower"). Questa idea (o alcuni dicono struttura) si riferisce alle parole di questo presidente degli Stati Uniti:
"Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti".
L'insieme rappresenta un approccio all'organizzazione del carico di lavoro e delle priorità. È molto utile se si vuole implementare una strategia efficace di gestione del tempo, utilizzando strumenti di tracciamento del tempo. Aiuta a rimanere concentrati sull'organizzazione di tutti i compiti, soprattutto quelli più impegnativi. È suddiviso in quattro categorie:
Importante e urgente - Questi sono i compiti da svolgere per primi
Importante ma non urgente - compiti che si possono programmare per essere svolti in un secondo momento
Non è importante ma urgente - se possibile, potete delegare questi compiti
Non è importante e non urgente - è possibile saltare i compiti che rientrano in questa categoria
Il bello della Matrice di Eisenhower, strumento di tracciamento del tempo, è che si può creare in movimento con carta e penna, per velocizzare il lavoro. dare priorità ai compiti e incarichi. Con una matrice di questo tipo, sarà facile individuare i compiti che richiedono davvero la vostra attenzione, in modo da potersi concentrare su di essi per primi. La matrice si presenta così:
Preparazione della lista delle cose da fare, definizione delle priorità e risoluzione dei problemi legati al blocco del tempo con la Matrice di Eisenhower.
Sebbene alcuni lodino il multitasking, sembra che faccia più male che bene. Secondo l'articolo sui pericoli del multitasking pubblicato su Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017), svolgere più attività contemporaneamente è inefficace e inefficiente. Poiché il cervello umano ha bisogno di tempo per passare da un compito all'altro, cercare di fare troppe cose crea un tempo di ritardo in cui non siamo produttivi come vorremmo. Ecco perché progetto di tracciamento del tempo Le funzioni di gestione possono essere utili.
Cercate invece di concentrarvi su un compito alla volta e di portarlo a termine, per poi passare a un altro. In questo modo, soprattutto se ci si concede almeno qualche minuto di riposo tra un compito e l'altro, la transizione è fluida e il cervello è pronto ad affrontare un nuovo compito.
Una delle tecniche che si possono utilizzare per la gestione del tempo di lavoro è la Tecnica del Pomodoro e il monitoraggio del tempo. Si tratta di suddividere il lavoro in sessioni più brevi, della durata di 25 minuti, intervallate da pause di riposo. È un metodo comprovato per aumentare la produttività, in quanto è più facile costringersi a concentrarsi su un singolo compito. Inoltre, non ci si stanca e si rimane produttivi più a lungo.
Il nome, che deriva da una parola italiana che indica il pomodoro, è stato ispirato dal timer da cucina. Oggi esistono dispositivi progettati appositamente per questa tecnica, che contano i 25 minuti esatti da dedicare al lavoro.
Questo può essere complicato, perché secondo il PMI 90% del lavoro del PM è la comunicazione ("Art of communication in project management", 2010), ma a volte si svolgono compiti che richiedono una profonda concentrazione e la riduzione al minimo delle interruzioni. Può trattarsi di lavorare sulla documentazione del progetto, di usare un convertitore gratuito da word a pdf o creazione di un rapporto o utilizzare anche la gestione delle attivitàls.
Supponiamo di utilizzare la Tecnica del Pomodoro. Per utilizzarla in modo efficace, è necessario eliminare ogni possibile distrazione, in modo da rimanere profondamente concentrati su un compito per 25 minuti.
Le interruzioni durante il tempo dedicato al lavoro di cui dovete liberarvi possono provenire da e-mail, chiamate, colleghi o conversazioni in chat. Può essere allettante controllare ogni tanto la casella di posta, partecipare alle chiacchiere in ufficio o intrattenersi con il proprio team in chat. Ma la verità è che questo uccide la vostra produttività. Il monitoraggio del tempo può aiutare.
Ecco invece cosa potete fare:
Se temete di perdere un'e-mail importante, fissate un orario dedicato in cui controllare la posta in arrivo. Ogni altro momento è dedicato ai compiti assegnati.
Dite ai vostri compagni di squadra di non disturbarvi quando usate le cuffie. Allo stesso tempo, potete ascoltare la musica che vi aiuta a concentrarvi (o del rumore bianco, se preferite).
Snooze le notifiche e mettere il telefono fuori dalla vista per evitare di controllarlo compulsivamente.
Le distrazioni sono ciò che ci allontana dal lavoro. Riducetele al minimo e vedrete come sarà più facile concentrarvi sul completamento di un compito e le ore fatturabili saranno più efficaci.
Vi è mai capitato di pensare che più tempo avete a disposizione per un determinato compito, maggiore è la possibilità che procrastiniate invece di usare quel tempo per fare le cose prima? Questa tendenza ad accantonare il lavoro è chiamata, nell'ambiente sociale degli economisti, Legge di Parkinson ed è stata spiegata per la prima volta nell'articolo dell'Economist del 1955.
Parkinson ha affermato che "il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento". Pertanto, se per portare a termine un compito si ha a disposizione più tempo di quello effettivamente necessario, è probabile che non si riesca a farlo più velocemente.
Ciò che si può fare è fissare scadenze più brevi. Se ancora non riuscite a costringervi a terminare un compito più velocemente, chiedete a qualcuno del vostro team di rivedere il vostro lavoro a una certa data, in modo che dobbiate svolgere il lavoro per mostrare i risultati.
Nessun uomo è un'isola. È probabile che all'interno della vostra organizzazione ci siano persone con le competenze e il tempo per aiutarvi a svolgere alcuni dei compiti con cui avete difficoltà o per cui semplicemente non avete tempo.
Come si è già visto completando la Matrice di Eisenhower, è consigliabile individuare i compiti che si possono delegare, in modo da potersi concentrare su quelli più importanti e urgenti e curare le ore fatturabili in modo più efficace.
Per individuare i membri del team disponibili con le competenze necessarie per un'attività specifica, si può utilizzare il metodo strumento di gestione delle risorse o strumento di tracciamento del tempo. In Teamdeck, ad esempio, è possibile filtrare rapidamente tutti i dipendenti in base al loro ruolo e visualizzare le loro prenotazioni e disponibilità in un semplice calendario.
Delegando il lavoro potete dimostrare ai vostri dipendenti che apprezzate il loro contributo. Date loro la possibilità di prendere decisioni e, se necessario, limitatevi a supervisionarli. In questo modo non solo avrete meno impegni, ma potrete anche far crescere professionalmente i vostri subordinati".
Oltre a delegare i compiti tra i membri del team, si consiglia anche di esternalizzare alcune parti dei compiti, per esempio la ricerca, utilizzando qualcosa come un servizio carta di ricercaper liberare più tempo per altre attività importanti.
Conoscere i propri limiti per quanto riguarda la quantità di lavoro che si è in grado di portare a termine in un determinato lasso di tempo è molto importante non solo per rispettare gli impegni presi. Inoltre, aiuta a evitare lo stress da lavoro e, in ultima analisi, la sensazione di esaurimento. Tempo in pista è altrettanto importante.
Dire di no al proprio supervisore, manager o addirittura capo può intimorire, ma ci sono modi per farlo in modo educato e assertivo:
Fornite un motivo: spiegate quali altri compiti importanti state svolgendo al momento e come l'assunzione di nuovi compiti li influenzerà.
Lasciate che siano loro a stabilire le priorità: se avete già molte cose da fare e il vostro supervisore vi chiede di svolgerne un'altra, presentategli il vostro elenco di priorità. Lasciate che sia lui a decidere se il compito che vi sta chiedendo di svolgere ha una priorità maggiore o meno.
Non mentite: le scuse false non sono un buon modo di affrontare le richieste. Siate sinceri sul motivo per cui non siete in grado di fare qualcosa al momento.
Chiedete se il compito può essere rimandato: molte volte la data iniziale in cui qualcuno vi chiede di consegnare un compito non è la data di scadenza definitiva. Mostrate loro che, se è possibile programmare un nuovo compito per un secondo momento, è possibile accettarlo.
Dato che non volete essere visti come quelli che si rifiutano di lavorare, mostrare perché non potete accettare più compiti o negoziare le scadenze può aiutarvi a ridurre il numero di nuovi incarichi.
Tenere un riepilogo giornaliero del vostro lavoro vi aiuta a scoprire dove avete fatto bene e cosa resta da fare. Anche tenere traccia del tempo è importante.
Alla fine di ogni giornata, date un'occhiata alla vostra lista e controllate i compiti che avete portato a termine. Vedere ciò che si è riusciti a fare è un ottimo modo per motivarsi per il giorno successivo.
Se nella vostra lista ci sono ancora compiti irrisolti, chiedetevi perché non li avete portati a termine e trovate delle soluzioni. Forse il compito era troppo ampio e dividerlo in incarichi più piccoli vi aiuterà a organizzare meglio il lavoro?
Pianificare il lavoro e utilizzare un software di tracciamento del tempo è più facile grazie agli strumenti che consentono di accedere rapidamente alle attività che voi o i membri del vostro team dovete completare. Avere un programma di progetto e software di tracciamento del tempo dei dipendenti è utile anche perché è più facile tenere traccia delle proprie prestazioni.
Per la gestione delle attività su più progetti utilizziamo Jira. Ci permette di creare sottoattività per ogni compito, di assegnarle alle persone e di tenerne traccia nel flusso di lavoro costituito dalle attività da svolgere, da quelle in corso, da quelle in revisione e da quelle completate.
Teamdeck, d'altra parte, è una software di gestione delle risorse o strumento di pianificazione del progetto - se volete (sviluppato da noi, il software housee - all'inizio - per i nostri scopi). Ci serviamo di noi stessi per tenere traccia degli orari giornalieri, dei timesheet e delle prestazioni complessive dei nostri dipendenti, che possiamo poi riassumere usando rapporti personalizzabili (ad esempio, per confrontare le prenotazioni con i fogli di presenza).
Fogli di presenza in Teamdeck.io - il pianificazione delle risorse e strumento di gestione dei tempi di progetto
Ciononostante, lei rappresenta il gestione dei progetti di marketing o gestione delle risorse del progettoL'utilizzo di queste strategie di gestione del tempo, come il time tracking, vi aiuterà a organizzare meglio la vostra giornata lavorativa e a ottenere più risultati. Dopo pochi giorni noterete che:
Produttività migliorata
È più facile svolgere i compiti che vi sono stati assegnati con
Ci si sente come se si avesse improvvisamente più tempo a disposizione
Lo stress da lavoro è diminuito in modo significativo
E poiché queste tattiche possono funzionare per voi, potete anche provare a incorporarle nell'intero team di progetto che gestite, aumentandone la produttività. Se desiderate approfondire e conoscere meglioapp per la gestione del tempo dei dipendenti - leggete i nostri articoli.
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