Il collegamento tra la gestione del progetto e il monitoraggio del tempo (o gestione del tempo del progetto) per alcune persone non ha bisogno di spiegazioni. Ogni volta che pensano a un progetto, vedono "tempo" o "tracciamento del tempo". Questo articolo è diverso.
Dalla domanda "Perché dovrei farlo?" alla domanda "OK, come inizio?", questa guida al monitoraggio del tempo vi mostrerà i vantaggi di questo processo e il modo giusto per farlo. Quest'ultima parte è particolarmente importante, in quanto il monitoraggio del tempo, se non implementato correttamente, può lasciare i vostri dipendenti sopraffatti e, di fatto, nemmeno un po' più produttivi.
Cosa otterrete con questo articolo:
Ogni anno, in media, i team di sviluppo web e software perdono oltre $18.000 dollari se non utilizzano il time tracking. Inoltre, tutte le persone coinvolte nel processo di sviluppo del software possono trarre beneficio dalla rilevazione dei tempi:
Il tracciamento dei tempi consente di avere un maggiore controllo sull'efficienza dei team, che a sua volta aiuta a stimare il tasso di utilizzo e, di conseguenza, a prendere decisioni strategiche sui progetti da intraprendere.
Molti si concentrano sull'aspetto della produttività quando si chiede loro quale sia la ragione del monitoraggio del tempo nell'IT. Dopo tutto, il ticchettio dell'orologio costringe la maggior parte di noi a concentrarsi sul compito da svolgere. Tuttavia, la ragione principale per tracciare il tempo è quella di favorire lo sviluppo.
Tenere traccia del ritmo di esecuzione dei compiti aiuta a evidenziare se qualche abilità richiede un lavoro supplementare; di conseguenza, rende più facile affrontare eventuali carenze di abilità prima che diventino un problema reale e incidano seriamente sulla velocità del team. Inoltre, il time-tracking consente agli sviluppatori di confrontare le loro stime con il tempo di lavoro effettivo. Di conseguenza, diventano più bravi a valutare il loro carico di lavoro.
La tracciabilità temporale della revisione del codice aiuta a stabilire il tasso di ispezione e a rendere più accurate le proiezioni future.
Il time-tracking e il monitoraggio dell'avanzamento del progetto dimostrano al cliente che i suoi soldi sono stati spesi bene. Quando un progetto viene tracciato, i clienti possono vedere con i loro occhi quanto tempo è necessario per raggiungere l'obiettivo prefissato. pietre miliari del progetto- in questo modo, sanno esattamente cosa gli viene addebitato.
Infine, voi, Progetto e Gestori di risorse: l'utilizzo di time tracker per i progetti consente di tenere traccia dei tempi di realizzazione. prestazioni della squadra e facilita la stima delle iterazioni future, poiché fornisce dati storici sulle loro prestazioni passate.
Non tutte le ore di lavoro sono uguali- o almeno così potrebbe sembrare. Mentre il valore delle ore fatturabili (che coprono i compiti effettivi, le riunioni e le chiamate) è abbastanza chiaro, è molto più difficile contabilizzare le ore non fatturabili, che a volte possono costituire una parte sostanziale del lavoro.
Ad esempio, dovreste fatturare al cliente le ore che i vostri sviluppatori hanno impiegato per imparare una nuova tecnologia necessaria per il progetto?
Da un lato, era essenziale per quel progetto; dall'altro, è probabile che si tratti di un investimento che tornerà utile in futuro, quindi far pagare a chiunque 100% per far acquisire nuove competenze a uno sviluppatore potrebbe essere considerato semplicemente ingiusto.
Un altro caso è quello in cui il vostro team deve studiare una tecnologia completamente nuova prima di immergersi in un progetto. Ad esempio, il vostro team potrebbe dover studiare un'innovativa combinazione tecnologica che rappresenta il punto di svolta del progetto: non si sa se questa combinazione funzionerà, quindi il cliente deve decidere se è disposto a perseguire un'idea che potrebbe rivelarsi un flop totale.
Dovreste sempre discutere di questi problemi con il cliente in anticipo, sia per la tempistica che per i costi. Se la vostra azienda utilizza il monitoraggio del tempo, può monitorare il rapporto ore fatturabili/non fatturabili ed elaborare una tariffa media per i servizi.
È innegabile che il tracciamento del tempo richieda tempo e impegno sia per l'inserimento di nuovi utenti sia per assicurarsi che utilizzino effettivamente il software di tracciamento. Tuttavia, dato che oltre 38% di potenziali ricavi fatturabili vanno persi a causa del tempo non tracciato speso in e-mail e riunioni e dei ritardi nella compilazione dei timesheet, il gioco vale sicuramente la candela. Seguendo queste 6 regole per introdurre il team IT al time tracking, non solo si faciliterà l'implementazione, ma si favorirà anche un processo più efficace:
Assicuratevi che il time tracker che state utilizzando risponda alle esigenze della vostra azienda. I fattori più ovvi da considerare sono le dimensioni dell'azienda e gli strumenti già utilizzati. Se l'azienda sta crescendo rapidamente, è necessario uno strumento che possa scalare insieme ad essa. Allo stesso modo, se alcuni strumenti sono già implementati, è bene utilizzare un software che possa diventare parte integrante del sistema.
In alternativa, pensate se ha senso scegliere un software di tracciamento del tempo dei dipendenti che possa essere utilizzato per altri scopi legati ai dipendenti: programmazione delle risorse o della disponibilità / gestione dei congedi (ad Apptension, la software house presso cui lavoro, abbiamo ideato un'applicazione per occuparci di tutte le questioni gestione delle risorse del progetto-compiti orientati, compreso il monitoraggio del tempo).
In conclusione, assicuratevi che venga utilizzato correttamente e che non diventi l'ennesimo pezzo di "scaffale". Se avete bisogno di un argomento contro lo spreco di software, considerate che più di 4 su 5 aziende di piccole e medie dimensioni nel Regno Unito non utilizzano il software che pagano, per un totale di oltre 5,7 miliardi di sterline spesi nel corso di uno studio di 4 anni.
Non riunite un giorno i membri del vostro team in una stanza e dite: "D'ora in poi, useremo questo software di tracciamento del tempo IT per vedere come sta andando il vostro lavoro. Cliccate qui, ora cliccate là, perfetto, grazie, la riunione è finita", a meno che non vogliate imbattervi in un gruppo di pettegoli ogni volta che andate in cucina. Le persone vogliono essere trattate in modo equo: se introducete dei cambiamenti, spiegatene le motivazioni. (Altrimenti, se ne inventeranno una per conto loro, ed è probabile che la loro versione non vi piacerà).
Quando spiegate perché volete tracciare il tempo impiegato dai membri del vostro team per svolgere determinati compiti, concentratevi sull'autovalutazione e sullo sviluppo costante piuttosto che sui numeri. Dopo tutto, questa dovrebbe essere la ragione principale del monitoraggio del tempo: migliorare il proprio lavoro. Se promuovete una cultura dell'apprendimento, il miglioramento dell'efficienza sarà un bonus secondario.
Se siete un project manager, dovreste avere una visione dei tracker dei vostri sviluppatori. Tenere conto di ogni cinque minuti della giornata è una follia, ma se qualcuno lascia continuamente in funzione il proprio tracker su un'attività mentre è già passato a un'altra o tiene in funzione più tracker contemporaneamente, è sicuramente il caso di parlargli.
Il monitoraggio del tempo è un'abitudine e le abitudini non si creano facilmente; all'inizio dovrete ricordare alle persone di usare costantemente il tracker. Siate pazienti e comprensivi: nessuna abitudine può essere costruita in un giorno. Se i vostri sviluppatori non hanno mai monitorato il tempo prima, ci vorranno settimane o mesi per abituarsi. A lungo termine, però, ne varrà la pena.
Il monitoraggio del tempo fornisce dati sulle prestazioni dei team e sulle dinamiche tra i diversi membri; si spera di poterli utilizzare per migliorare le prestazioni di tutti. Un insieme di dati storici dovrebbe rispondere a una o più delle seguenti questioni:
Carenze di abilità. C'è qualche abilità necessaria che manca a un particolare membro del team? Questo rallenta le loro prestazioni o ostacola il completamento del compito? Potete fornire loro il tempo e le risorse per acquisire questa competenza?
Efficienza della squadra. Come si confronta la velocità stimata per un determinato team con le sue prestazioni effettive? Se stimate sempre le storie utente usando i punti storia, potete calcolare la velocità del vostro team?
Dinamiche di squadra. Una particolare configurazione di membri funziona bene per un determinato progetto? C'è qualcuno che fa ritardare il team o il flusso di lavoro è fluido?
Ecco una guida al time-tracking per la gestione dei progetti che dovrebbe mettervi sulla strada giusta.
Ricordate che il monitoraggio del tempo può portare una crescita delle competenze e un aumento dell'efficienza.solo per citarne alcuni. Anche se l'avvio del time track può essere un percorso accidentato, diventa molto più facile se ci si concentra sulla spiegazione delle motivazioni alla base dell'implementazione e si aiutano continuamente i membri del team ad abituarsi al nuovo strumento.
Attenzione agli scaffali: ricordate che lo strumento dovrebbe essere stato costruito pensando a un'azienda come la vostra. Forse è il caso di prendere in considerazione tracker dedicati, come ad esempio software di tracciamento del tempo per agenzie, software di gestione delle risorse di marketingo per altri settori.
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