Influenza del software di gestione delle risorse sul completamento di un progetto nei tempi previsti.
Come avviare un progetto perdendo meno.
Il calcio d'inizio di un progetto è un momento in cui si fanno ipotesi e si prendono decisioni che in ultima analisi possono renderlo o distruggerlo.
In questa fase è necessario prepararsi, raccogliere quante più informazioni possibili utilizzando un sistema di gestione dei documenti, valutare il carico di lavoro e assegnare le risorse in modo ponderato. E a volte potrebbe essere un'ottima idea utilizzare un software di gestione personale dei progetti.
D'altra parte, è anche il momento di dare il via al progetto e di stabilire una cultura efficace e positiva per il vostro team.
In Teamdeck - che ha creato il software di gestione delle risorse - ci impegniamo ad aiutare i project manager a stimare, pianificare, eseguire e monitorare meglio i progetti. Ecco perché abbiamo messo insieme un ebook gratuito sulle migliori pratiche di gestione delle risorse.
Questo articolo è un estratto del nostro ebook, in cui discutiamo i passi successivi cruciali, essenziali per garantire il successo del vostro progetto. Un'agenda strutturata per la riunione di avvio del progetto è fondamentale per mantenere la riunione snella ed efficiente, coinvolgendo attivamente il team e gli stakeholder e apportando modifiche per l'avvio di progetti agili.
Comprendere appieno il progetto significa conoscere le aspettative delle parti interessate in termini di prodotto finale e di ambito di lavoro del team. I criteri di successo devono essere definiti chiaramente. Alcuni potenziali e misurabili sono: consegna nei tempi previsti, rispetto del budget iniziale e raggiungimento degli obiettivi di vendita. Questi criteri non solo forniscono una direzione chiara, ma servono anche come parametri di riferimento per valutare i progressi e il successo del progetto.
I dettagli sul progetto, come gli obiettivi, la tempistica, il budget e i deliverable del progetto, dovrebbero essere già stati inclusi nel brief di progetto. Leggetelo con attenzione e riassumete i dettagli che siete riusciti a ricavare e quelli che mancano. È essenziale assicurarsi che il brief di progetto sia completo e affronti tutti gli aspetti critici del progetto. Un brief di progetto ben redatto pone le basi per una pianificazione e un'esecuzione efficaci del progetto.
Se qualcosa non è chiaro, non aspettate a fissare una telefonata con il cliente. È importante raccogliere quante più informazioni possibili sul progetto prima ancora di iniziare a pianificare il lavoro. Questo approccio proattivo aiuta a individuare tempestivamente i potenziali problemi e consente di risolverli in tempo, evitando così malintesi o ritardi nel corso del progetto.
Quando ritenete di avere abbastanza dettagli, invitate il cliente alla riunione di avvio del progetto. Potete farlo di persona, via Skype o anche organizzare una call conference più professionale. Il punto è che si tratta di una sala riunioni in cui si parla dell'ambito del progetto, delle aspettative del cliente, di ciò che si può consegnare e di come. Questa riunione stabilisce il tono del progetto e assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda gli obiettivi e i risultati del progetto.
Una volta compresi gli obiettivi comuni del progetto, è il momento di identificare chi è necessario per realizzarlo e chi è responsabile di cosa. Una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità dei membri del team di progetto aiuta a evitare la confusione e garantisce la responsabilità. Ogni membro del team deve sapere cosa ci si aspetta da lui e come il suo lavoro contribuisce agli obiettivi generali del progetto.
Significa che dovete individuare i ruoli all'interno del progetto: chi dovete coinvolgere esattamente? Oppure: quali sono i ruoli senza i quali il progetto non può essere completato? Ciò comporta l'identificazione delle competenze e delle abilità chiave necessarie per il progetto e la mappatura di queste con i membri del team. È inoltre fondamentale considerare la disponibilità e il carico di lavoro del team, per garantire che possa dedicare al progetto il tempo e l'impegno necessari.
A seconda del progetto e dei requisiti del cliente, potrebbero essere necessari sviluppatori frontend e/o backend, grafici, motion designer o specialisti di marketing e copywriter. Ogni ruolo deve essere chiaramente definito, con compiti e responsabilità specifiche assegnate a ciascun membro del team. Questo aiuta a garantire che tutti gli aspetti del progetto siano coperti e che nulla vada perso.
Quando sapete esattamente chi dovete coinvolgere nel progetto, cercate i dipendenti migliori per il lavoro. Per farlo, potete valutare le loro competenze e utilizzare una matrice delle competenze. Una matrice di competenze è una semplice tabella che include le competenze dei dipendenti e aiuta a valutarle e ad assegnare un punteggio per vedere se sono in grado di gestire i compiti o meno. Questo strumento è prezioso per identificare le persone giuste per i compiti giusti, assicurando così che il team di progetto sia ben equipaggiato per affrontare le sfide del progetto.
Una volta identificati i ruoli e le persone in grado di ricoprirli, verificate la disponibilità dei vostri dipendenti e assegnateli al progetto successivo. Questo comporta una pianificazione e una programmazione delle risorse per garantire che i membri del team non siano sovraccaricati e possano fornire le loro migliori prestazioni. Una gestione efficace delle risorse è fondamentale per garantire che il vostro progetto rimanga in linea con i tempi e venga completato nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Suggerimento utile: Se non si utilizza una matrice di competenze, si può usare un elenco di dipendenti, descrivendo le loro competenze ed esperienze. Questo aiuta a evitare il sottoutilizzo dei dipendenti e l'overbooking, poiché la visibilità delle risorse disponibili può garantire una migliore allocazione della forza lavoro.
Ci sono tutte le ragioni per pensare che la fase di pianificazione possa far fallire il vostro progetto. Stime imprecise, decisioni personali sbagliate e la mancata considerazione di potenziali rischi sono spesso causa di ritardi e modifiche del budget. Una pianificazione efficace comporta non solo la delineazione dei compiti e delle attività necessarie per completare il progetto, ma anche l'anticipazione delle potenziali sfide e lo sviluppo di strategie per mitigarle. Quando si pianifica un progetto esterno, è fondamentale definire il tono e la visione, stabilire obiettivi, compiti e tempistiche comuni e preparare il team di progetto alla riunione ufficiale di avvio con il cliente.
Secondo i dati del 2016, solo 49% dei progetti vengono completati in tempo. Inoltre, 53% di tutti i progetti rimangono all'interno del budget previsto. - PMI. Queste statistiche evidenziano l'importanza di un'efficace pianificazione del progetto e della gestione delle risorse per garantirne il successo.
La gestione delle risorse di progetto è uno degli ingredienti chiave della fase di pianificazione e avvio del progetto. Avete già identificato i ruoli necessari per il successo del progetto e le persone giuste, in grado di gestire gli incarichi. Ora è il momento di allocare le risorse in modo efficiente e garantire che vengano utilizzate in modo ottimale durante il progetto.
Per una migliore gestione dei dipendenti e dei progetti, una stima del tempo di cui avranno bisogno alcune persone coinvolte in quale delle seguenti attività aiuterà a dare il via a un progetto. Un calendario aggiornato delle risorse è essenziale e renderà il vostro lavoro molto più semplice. Questo calendario deve includere non solo la disponibilità dei membri del team, ma anche eventuali altri impegni, come altri progetti o ferie personali.
Sapendo chi e per quanto tempo sarà necessario per il progetto, stabilite un calendario del progetto. Dovrebbe includere aspetti quali la disponibilità di risorse, altri progetti a cui possono partecipare o impegni, i loro giorni liberi e le festività nazionali. Quando si lavora con membri di team remoti, bisogna tenere conto dei fusi orari. Questo livello di pianificazione dettagliata aiuta a garantire che la tempistica del progetto sia realistica e realizzabile.
In questo modo eviterete l'overbooking o il sottoutilizzo dei dipendenti e imposterete il giusto flusso del progetto fin dall'inizio. Teamdeck è uno strumento di gestione delle risorse e di tracciamento del tempo, con funzionalità di tracciamento del tempo dei dipendenti e di gestione dei permessi, che potete utilizzare per l'assegnazione e il monitoraggio dei dipendenti e delle risorse. Questi strumenti forniscono una visibilità in tempo reale sulla disponibilità e sull'utilizzo delle risorse, aiutando così a prendere decisioni informate e ad apportare le modifiche necessarie.
Per creare un piano d'azione di progetto completo, è necessario stimare il tempo necessario ai dipendenti per completare le attività. Le stime possono essere complicate perché, se fatte male, possono fare più male che bene al progetto. Una stima accurata richiede una profonda comprensione dei compiti da svolgere, delle competenze necessarie e delle capacità del vostro team. Questo include considerazioni specifiche per la stima delle risorse e dei compiti per i progetti interni, come la preparazione del team di progetto per la riunione ufficiale di avvio e l'organizzazione di una riunione interna di avvio del progetto.
Nel suo articolo "Perché facciamo le stime?", John Cutler ha sottolineato l'importanza del contesto quando si fanno le stime. Le stime devono basarsi su dati storici e sul contesto specifico del progetto in corso. Ciò contribuisce a garantire che le stime siano realistiche e realizzabili.
D'altra parte, stimare le attività in ore per molti equivale a leggere una foglia di tè. Ecco perché, in base alla nostra esperienza, è più sicuro misurare le storie utente in punti storia. I punti storia sono le unità di misura che consentono di valutare le dimensioni delle diverse storie utente. Sono relativi, il che significa che una storia a 4 punti è due volte più grande di una a 2 punti. Questa tecnica di stima relativa aiuta a garantire che le stime siano coerenti e comparabili tra i diversi compiti.
Una volta stabiliti i punti storia (la scala può essere da 1 a 10), bisogna inserirli nella velocità del team. Se il team è stato in grado di impiegare abbastanza tempo per completare 14 storie nella precedente iterazione, è probabile che riesca a completare la stessa quantità di lavoro. Questo aiuta a stabilire obiettivi realistici e raggiungibili per il progetto.
Quando si dispone delle stime dei punti storia per tutti gli elementi desiderati del progetto, si può dividere questo numero per la velocità del team e ottenere il numero di iterazioni necessarie per completare il progetto. Questo aiuta a garantire che la tempistica del progetto sia realistica e realizzabile.
Quando si assegna il tempo per gestire determinate persone, si deve tenere conto della loro capacità di risorse, sia in termini di quantità di lavoro che possono svolgere in base alla loro esperienza, sia in termini di "ore lavorabili" durante la giornata. Questo aiuta a garantire che i membri del team non siano sovraccaricati e possano fornire le loro migliori prestazioni.
Assicuratevi di capire la differenza tra tempo ideale e tempo trascorso. Il primo è il tempo effettivamente dedicato a un determinato compito, mentre il secondo comprende l'attesa, i disturbi, il cambio di contesto e i preparativi. Questa distinzione è fondamentale per garantire che le vostre stime siano realistiche e tengano conto dei vari fattori che possono influire sul tempo effettivo necessario per completare un compito.
Quando chiedete agli sviluppatori quanto tempo richiederà un determinato compito, vi forniranno una stima nel "tempo ideale", cioè in un periodo di lavoro ininterrotto. Questo aiuta a definire aspettative realistiche e a garantire che la tempistica del progetto sia realizzabile.
L'esecuzione è il momento in cui il piano viene tradotto in azione. Questa fase prevede che il project manager coordini persone e risorse, oltre a integrare ed eseguire le attività del progetto in conformità con il piano di gestione del progetto. Durante l'esecuzione, è fondamentale tenere d'occhio i progressi del progetto per assicurarsi che stia andando nella giusta direzione. Le riunioni periodiche sullo stato di avanzamento possono essere molto utili. Queste riunioni devono riguardare ciò che è stato fatto, ciò che è in corso e ciò che deve ancora essere fatto.
La comunicazione è fondamentale in questa fase. Utilizzate un software di gestione dei progetti per tenere tutti aggiornati e per monitorare i progressi del progetto. Strumenti come Teamdeck possono aiutare nella programmazione, nella gestione delle attività e nel monitoraggio dei tempi. Questi strumenti forniscono una visibilità in tempo reale sull'andamento del progetto e aiutano a individuare tempestivamente eventuali problemi, consentendo così una risoluzione tempestiva.
I processi di monitoraggio e controllo sono necessari per tracciare, rivedere e regolare i progressi e le prestazioni del progetto e identificare eventuali aree in cui è necessario apportare modifiche al piano. Questa fase garantisce il raggiungimento degli obiettivi del progetto attraverso la misurazione e il monitoraggio delle prestazioni.
Alcuni degli strumenti e delle tecniche che si possono utilizzare per questa fase sono le revisioni delle prestazioni, la gestione del valore guadagnato e il software di gestione del progetto. Le regolari sessioni di reporting e di revisione aiutano a mantenere il progetto in carreggiata. Queste sessioni offrono l'opportunità di rivedere i progressi del progetto, identificare eventuali problemi e apportare le modifiche necessarie per garantire che il progetto rimanga in linea.
La chiusura di un progetto comporta la finalizzazione di tutte le attività di tutti i gruppi di processi di gestione del progetto per completare formalmente il progetto o la fase. Ciò include l'approvazione del cliente, la consegna della documentazione del progetto, il rilascio delle risorse del progetto e l'esecuzione di una revisione post-progetto.
Una revisione post-progetto aiuta a capire cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato nei progetti futuri. Si tratta di un passo importante per il miglioramento continuo della gestione dei progetti. Gli approfondimenti ottenuti da queste revisioni possono essere preziosi per migliorare i processi di gestione dei progetti e garantire il successo dei progetti futuri.
L'inizio della creazione di un nuovo progetto non deve essere così stressante e scoraggiante come dicono alcuni. Se avete stabilito il giusto processo fin dall'inizio e lo avete seguito passo dopo passo, il vostro primo incontro al lavoro non solo sarà più facile, ma potrete anche evitare di commettere alcuni errori comuni.
Capire di cosa si tratta.
Prima di pianificare qualsiasi cosa, parlate con il vostro cliente e organizzate una riunione di avvio del progetto.
Comprendere i ruoli all'interno del progetto.
Trovate i dipendenti migliori per il lavoro e verificate la loro disponibilità.
Impostare il piano di progetto.
Stimare le risorse e i compiti.
In questo modo vi assicurerete di conoscere tutti i requisiti del progetto, la disponibilità delle vostre risorse, le aspettative e la tempistica prima dell'inizio del progetto.
Lasciate che il vostro team dia il meglio di sé con un efficace software di pianificazione delle risorse
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