Il concetto di ore fatturabili è sicuramente familiare alle aziende che fatturano ai clienti a ore. Le agenzie e le società di consulenza software lavorano spesso sulla base del cosiddetto "tempo e materiali". Ciò significa che devono tenere traccia del tempo che i membri del team dedicano al lavoro dei clienti ed emettere fatture in base alle ore rilevate.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
Tuttavia, non tutte le ore registrate dai dipendenti sono ore fatturabili. Lavorare su proposte per potenziali clienti, partecipare a sessioni di formazione, prendere parte a riunioni di tutti i collaboratori: tutto questo potrebbe essere considerato come ore non fatturabili. Naturalmente, il titolare di un'azienda vuole tenere traccia del lavoro del suo team e il calcolo delle ore fatturabili e non fatturabili presenta notevoli vantaggi.
Perché calcolare le ore fatturabili e quelle non fatturabili?
Innanzitutto, conoscendo l'esatta ripartizione delle ore lavorate, è possibile fatturare con precisione ai clienti. Un altro vantaggio del monitoraggio del tempo dedicato alle diverse attività è la possibilità di valutare la tariffa oraria e le tariffe della vostra azienda. La vostra tariffa è troppo bassa perché i vostri progetti siano redditizi?
Infine, sapere quanto tempo i vostri dipendenti dedicano a compiti fatturabili e non fatturabili vi aiuterà a trovare aree di miglioramento all'interno della vostra organizzazione. Se le persone trascorrono molte ore sedute in riunioni non fatturabili, forse dovreste concentrarvi sull'insegnamento di gestione efficace delle riunioni. Visibilità sulle attività del team fogli di presenza vi permette di ottimizzare i processi aziendali e di migliorare i vostri profitti.
Teamdeck è un Software di gestione delle risorse Saas che aiuta le aziende a pianificare e misurare il lavoro dei loro team. Decine di agenzie, software house e team di prodotto utilizzano Teamdeck per come software di pianificazione delle risorse, sistema di gestione dei congedi, o solo il miglior dipendente software di tracciamento del tempo.
Per calcolare le ore fatturabili e non fatturabili con Teamdeck, si utilizzano i dati raccolti dai fogli di presenza dei dipendenti.
Tracciamento delle ore e calcolo delle ore fatturabili con Teamdeck è facile e conveniente. I membri del team possono utilizzare un tracker del tempo mobile o inserire manualmente le loro voci di orario.
Come iniziare? Iscriviti per ottenere una prova gratuita di 30 giorni e testare l'applicazione. Il piano per i team con più di due persone costa $3,99 per membro del team al mese, con tutte le funzioni incluse. Il personale di Teamdeck vi aiuterà a integrare il vostro team senza problemi e l'account della vostra azienda sarà attivo e funzionante in un giorno.
Quando ci si iscrive a Teamdeck, si ottiene l'accesso a una robusta suite di reportistica, dove è possibile creare rapporti sullo stato del progetto, progetto modelli di relazione di bilancio, e Modelli di rapporti sulle retribuzioni dei dipendentie altro ancora. È anche il luogo in cui è possibile tenere traccia delle ore fatturabili del team.
Prima di entrare nei dettagli del rapporto sulle ore fatturabili, spieghiamo come Teamdeck può riconoscere le ore fatturabili e non fatturabili.
Ogni volta che una persona registra il proprio tempo, manualmente o tramite un tracker di tempo start-stop, può aggiungere etichette per fogli di presenza alla loro voce. Questi tag sono configurabili a livello di azienda e possono essere, ad esempio, i seguenti:
In sostanza, è necessario definire un tag per ogni categoria di ore di lavoro che si desidera analizzare in seguito.
I report di Teamdeck consentono di suddividere il tempo tracciato dal team in base a questi tag, compreso il tempo fatturabile e non fatturabile. Vediamo come funziona.
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Accedete a Teamdeck, andate su Rapporti e fate clic sull'icona più nell'angolo in basso a destra per creare un nuovo rapporto. Qui sarà possibile selezionare un modello di rapporto. In questo post vi mostreremo come creare un report sulle ore fatturabili partendo da zero, quindi cliccate su "crea personalizzato".
Verrà visualizzato un rapporto vuoto. Dategli un nome e selezionate l'intervallo di date che desiderate analizzare.
Ora facciamo clic su "Aggiungi una tabella" per caricare alcuni dati. Verrà visualizzata una tabella predefinita con tutti i progetti dell'azienda e alcune colonne predefinite. È possibile rimuovere tutte le colonne, ad eccezione di "timesheets". È anche possibile filtrare le informazioni visibili nella tabella per vedere, ad esempio, solo un particolare progetto. Per ora, però, lasciamo tutte le colonne:
Si noterà che accanto a ogni progetto c'è una piccola icona a forma di freccia. Facendo clic su di essa, è possibile eseguire un'analisi dettagliata dei dati del timesheet. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati i nomi delle persone che lavorano su un determinato progetto e i giorni. È possibile modificare queste impostazioni per visualizzare le ore fatturabili e non fatturabili.
Fare clic sull'icona "raggruppamento" nell'angolo superiore destro della tabella. Ora si dovrebbe essere in grado di trascinare e rilasciare diverse dimensioni di dati. Supponiamo di voler vedere le ore fatturabili per progetto e di volerle poi analizzare in base alle settimane. Trascinare "Cartellini" e "settimane" nella parte sinistra dell'editor di raggruppamento. Pronti? Fate clic su "Applica".
Ora, quando si fa clic sull'icona a forma di freccia accanto a ciascun progetto, viene visualizzata una ripartizione delle etichette dei fogli di presenza, comprese le ore non fatturabili e quelle fatturabili.
Una volta che avete un rapporto che mostra le ore fatturabili del vostro team in Teamdeck, potete facilmente calcolare l'importo da fatturare ai vostri clienti. Tutto ciò che dovete fare è aggiungere al report la tariffa oraria del vostro team.
Aggiungere due nuove colonne al report. Iniziate facendo clic su "Metriche" e poi scegliendo "Aggiungi personalizzato" e "Aggiungi colonna valori personalizzati". Assegnate un nome alla nuova colonna (ad esempio, tasso) e scegliete il tipo di dato valuta. Apparirà una nuova colonna in cui scrivere i dati come nelle celle di un foglio di calcolo.
È possibile inserire una tariffa oraria diversa per ogni progetto o anche per ogni membro del team che lavora all'interno di questi progetti. Nell'immagine, si può vedere una tariffa fissa impostata per l'intero progetto "Candy arcade app".
Ora è il momento di calcolare il valore della fattura in base al numero di ore fatturabili e alla tariffa per una singola ora di lavoro. Aggiungete un'altra colonna andando su "Metriche", ma questa volta scegliete "Aggiungi personalizzato" e "Aggiungi campo di calcolo personalizzato". Dare un nome alla colonna (ad esempio, costo), impostare il tipo di valuta e digitare la seguente formula:
(Timesheets: Time/60) * Valori personalizzati: Tariffa
Assicuratevi di dividere il foglio di presenza per 60, poiché i dati vengono memorizzati nel nostro sistema come minuti, non come ore.
Ecco fatto! La vostra tabella dovrebbe ora visualizzare il prezzo esatto dei servizi che potete inserire nella fattura:
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