Saat menelusuri sumber daya untuk pemimpin tim dan manajer, Anda akan menemukan banyak bukti yang menentang manajemen mikro. "Berhentilah melakukan manajemen mikro terhadap anggota tim Anda!" "Karyawan membenci manajer yang melakukan manajemen mikro!" - apakah itu berarti manajemen mikro selalu buruk? Dalam artikel ini, kami akan mencoba menunjukkan bahwa manajemen mikro memang merupakan strategi yang berpotensi merugikan, namun ada beberapa situasi di mana hal ini bisa menjadi efektif.
Namun pertama-tama, mari kita definisikan apa sebenarnya manajemen mikro dalam pengaturan proyek.
Mengapa manajemen mikro dalam manajemen proyek?
Manajemen mikro adalah gaya manajemen di mana Anda mengendalikan tim Anda dan pekerjaan mereka dengan sangat dekat. Dalam manajemen proyek dan sumber dayaini melibatkan tim yang mencoba menyelesaikan sebuah proyek.
Meskipun banyak pemangku kepentingan proyek (internal dan eksternal) dapat mengontrol orang-orang yang bekerja pada sebuah proyek secara berlebihan, dalam posting blog ini, kami akan fokus pada manajer proyek yang mengelola secara mikro.
Sebelum kita membahas kekurangan dan kelebihan (ya, ada beberapa) manajemen mikro saat mengelola tim proyek, Anda mungkin ingin menganalisis perilaku Anda sendiri dan mungkin juga mengakui bahwa Anda adalah manajer proyek yang melakukan manajemen mikro.
Apakah Anda seorang PM yang mengelola secara mikro?
Sebagai manajer proyek, Anda harus mengawasi pekerjaan tim proyek Anda. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan proyek dengan sukses: tepat waktu dan sesuai anggaran. Tidak perlu banyak waktu untuk tanggung jawab pengawasan ini berubah menjadi kontrol yang berlebihan. Jika Anda mengenali beberapa perilaku ini dari pekerjaan Anda sendiri, Anda mungkin menunjukkan tanda-tanda PM yang melakukan micromanaging:
- Anda merencanakan setiap detail kecil tugas tim Anda untuk mereka.
- Anda cenderung menyelesaikan tugas-tugas untuk tim Anda karena "akan lebih cepat/lebih baik jika Anda yang melakukannya."
- Tim Anda sering berpartisipasi dalam rapat status dan/atau memberikan laporan status secara rutin.
- Anda tahu persis apa yang sedang dikerjakan oleh semua orang dalam tim Anda, namun Anda tidak tentu saja merasa bahwa Anda memahami kondisi proyek secara keseluruhan.
- Meskipun Anda sering mengorbankan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadiAnda tidak punya waktu untuk memikirkan strategi.
- Anda mencoba mengendalikan setiap aspek proyek: "Ini belum selesai sampai saya katakan selesai."
- Sebagian besar elemen proyek Anda akan melalui banyak pengeditan sebelum Anda puas dengan hasilnya.
Sekarang, Anda dapat mengatakan apakah manajemen mikro telah mengambil alih tugas manajemen proyek Anda. Mari kita bahas konsekuensi dari gaya kepemimpinan tersebut.[/vc_column_text]
Mengapa Anda harus menghindari manajemen mikro sebagai manajer proyek?
Kami akan mulai dengan kabar buruknya karena, dalam banyak kasus, manajemen mikro sangat tidak baik untuk anggota tim Anda dan proyek yang mereka kerjakan. Inilah alasannya.
Pertama-tama, hal ini dapat menghambat produktivitas. A belajar yang dilakukan oleh para peneliti di University of Louisville di Kentucky menemukan bahwa "tekanan dapat merusak kinerja jika tekanan tersebut membuat Anda memberikan perhatian dengan cara yang tidak sesuai dengan tugas yang sedang Anda kerjakan." Orang-orang yang berpartisipasi dalam penelitian ini, ketika mereka merasa sedang dikontrol, tidak akan fokus pada hasil tugas, tetapi pada tugas itu sendiri, yang menunjukkan bahwa pemantauan eksplisit dapat berdampak negatif pada kinerja.
Jika Anda cenderung mengontrol karyawan Anda secara berlebihan, Anda mungkin juga cenderung mengatur terlalu banyak rapat, terutama rapat status. Dalam panduan kami untuk manajemen rapat yang efektifkami menyarankan pembaruan status dibagikan dalam bentuk tulisan singkat daripada dalam pertemuan yang panjang.
Mengontrol setiap aspek pekerjaan anggota tim Anda secara berlebihan juga berdampak buruk bagi moral tim. Orang-orang menjadi frustrasi atau tidak bersemangat karena mereka tidak merasa memiliki otonomi untuk melakukan pekerjaan mereka. Pada akhirnya, hal ini dapat menyebabkan perputaran yang tinggi dalam tim proyek Anda atau konflik antara Anda dan tim. Tak perlu dikatakan lagi bahwa membangun kepercayaanyang sangat penting dalam pengaturan proyek, sangatlah sulit.
Kreativitas dan semangat menjadi terbatas. Anggota tim menjadi lebih ragu-ragu dan pasif: bagaimanapun juga, tidak masalah apa yang mereka lakukan-PM mereka akan menemukan sesuatu untuk dikoreksi. Seorang PM yang melakukan micromanaging mungkin merasa bahwa ini adalah pengalaman belajar bagi tim mereka, padahal sebenarnya tidak ada yang belajar apa pun.
Ini bukan gaya manajemen proyek yang terukur. Anda menghabiskan banyak waktu untuk mengedit/menyelesaikan/mengontrol tugas-tugas yang mungkin bisa diselesaikan oleh orang lain. Tidak mungkin untuk melakukan tugas manajemen proyek Anda dan mencoba meningkatkan tugas orang lain pada saat yang bersamaan. Seiring berjalannya waktu, karyawan Anda mungkin akan menjadi tergantung pada Anda, yang selanjutnya akan memperlambat kemajuan pekerjaan yang harus Anda selesaikan bersama.
Kapan manajemen mikro boleh dilakukan?
Mengelola anggota tim Anda secara mikro bisa menjadi pendekatan yang berhasil, tetapi hanya dalam beberapa kasus:
- A krisis (krisis yang nyata di seluruh proyek, bukan kesadaran di tengah hari bahwa "segala sesuatunya berjalan terlalu lambat"). Ketika jadwal proyek Anda terlihat beresiko karena perubahan prioritas yang tiba-tiba atau kekurangan sumber daya, Anda mungkin perlu membantu tim Anda dalam perencanaan dan pelaksanaan tugas.
- Kebutuhan untuk cepat membuat anggota tim lebih cepat. Sesekali, Anda mungkin melihat bahwa beberapa orang dalam tim Anda membutuhkan dorongan ekstra. Mungkin mereka baru dalam tim, dan mereka tidak sepenuhnya memahami tugas mereka atau kompleksitas proyek? Karyawan ini mungkin akan mendapat manfaat dari Anda yang secara aktif memantau pekerjaan mereka selama beberapa waktu.
Perlu diingat bahwa, agar bisa efektif, manajemen mikro harus menjadi solusi jangka pendek.
Berikut ini cara mencegah manajemen mikro dalam proyek Anda
Idealnya, Anda tidak ingin melakukan manajemen mikro terhadap tim Anda. Pada saat yang sama, sebagai manajer proyek, Anda ingin memastikan bahwa tugas-tugas dapat diselesaikan, dan proyek menuju ke arah yang benar. Menurut pendapat kami, Anda bisa mencapai kedua tujuan tersebut jika Anda memperhatikan dua elemen kunci dari tim proyek yang bahagia dan produktif: transparansi proyek dan visibilitas karyawan.
Transparansi tim dan proyek dapat menghilangkan kebutuhan Anda untuk mengontrol anggota tim Anda. Bagaimana caranya? Ketika Anda mendorong komunikasi yang terbuka dan memastikan orang-orang memahami tugas mereka, Anda tidak perlu memonitor mereka secara ketat. Jika ada masalah yang muncul, mereka akan memberi tahu Anda, dan Anda bisa menyelesaikannya bersama-sama.
Namun, mungkin saja karyawan Anda tidak menyadari bahwa beberapa tindakan perbaikan perlu dilakukan. Misalnya, mereka mungkin mengerjakan tugas-tugas mereka, tanpa menyadari bahwa waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut semakin lama semakin berbeda dari perkiraan mereka. Ini adalah sesuatu yang sulit dikenali dalam pekerjaan Anda sehari-hari, tetapi dapat dengan mudah dikenali ketika Anda melihat gambaran besarnya. Inilah mengapa akan sangat menguntungkan jika Anda memiliki visibilitas ke dalam beban kerja, absensi, dan ketersediaan tim Anda. Bagaimana cara mencapainya tanpa menuntut laporan status yang sering? Salah satu jawabannya adalah dengan memperkenalkan perangkat lunak manajemen sumber daya dalam organisasi Anda. Karyawan Anda dapat menggunakannya untuk melacak waktu mereka dan memeriksa proyek yang ditugaskan kepada mereka, dan Anda, sebagai manajer, dapat memantau kinerja tim tanpa memberikan terlalu banyak tekanan pada anggota tim Anda.
Perhatikan gambar ini: