Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat beragamnya jenis bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi satu ukuran untuk semua untuk perencana sumber daya online. Panduan ini bertujuan untuk membantu Anda menavigasi proses pemilihan dengan mengajukan pertanyaan penting yang akan memandu Anda menuju alat perencanaan sumber daya terbaik untuk tim Anda.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
Peran perangkat lunak perencanaan sumber daya dalam manajemen proyek.
Lima pertimbangan dan pertanyaan utama yang perlu diajukan saat mencari perencana sumber daya yang efektif.
Contoh perusahaan yang telah memilih Teamdeck.io sebagai perencana sumber daya utama mereka.
Strategi untuk mengelola perencanaan kapasitas, tugas proyek, dan proses bisnis secara efektif.
Perencana sumber daya, penjadwal sumber daya, perangkat lunak perencanaan sumber daya, kalender proyek, perencana kalender onlinedll. - adalah istilah-istilah yang secara umum menggambarkan hal yang sama. Alat bantu perencanaan sumber daya memungkinkan Anda mengelola sumber daya dan mengalokasikan anggota tim yang tepat untuk proyek/tugas/klien yang tepat.
Perencanaan sumber daya merupakan bagian integral dari manajemen sumber dayayaitu proses penggunaan sumber daya perusahaan dengan cara seefisien mungkin (sumber: Kamus Bisnis). Hal ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan tim Anda dengan lebih baik dan memastikan bahwa setiap orang mengerjakan sesuatu yang mereka miliki dengan baik. Sebagai hasil dari kapasitas sumber daya, proyek dan komitmen Anda akan lebih mungkin berhasil.
Pandangan menyeluruh mengenai anggota tim, tim proyek, proyek, dan tugas.
Perhatikan bahwa dalam artikel blog ini, kami hanya akan berfokus pada perangkat lunak manajemen online - aplikasi khusus untuk perencanaan sumber daya, penjadwalan sumber dayadan alat manajemen sumber daya lainnya. Anda dapat menggunakan spreadsheet (atau alat bantu lain yang sesuai untuk Anda) untuk mengalokasikan pekerjaan anggota tim Anda.
Namun, kami percaya bahwa perangkat lunak yang dirancang untuk tujuan tersebut pada akhirnya akan membuat proses manajemen portofolio proyek menjadi lebih efisien dan efektif. Ditambah lagi, Anda bisa menemukan perencana sumber daya dengan harga yang berbeda-beda (termasuk opsi gratis, terutama untuk tim kecil). Anda seharusnya bisa menemukan sesuatu yang tepat untuk anggaran dan kebutuhan Anda.
Alat bantu perencanaan sumber daya telah berevolusi secara signifikan selama bertahun-tahun, mulai dari alat bantu penjadwalan dasar hingga platform canggih yang menawarkan berbagai fungsi yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Mari kita pelajari lebih dalam tentang cara kerja alat bantu ini dan berbagai fitur yang mereka tawarkan.
Alat bantu perencanaan sumber daya modern menyediakan dasbor terpusat di mana manajer dapat melihat dan mengelola semua sumber daya. Tampilan yang komprehensif ini mencakup rincian tentang proyek yang sedang berjalan, alokasi sumber daya, dan tenggat waktu yang akan datang. Kemampuan untuk melihat semua informasi ini di satu tempat membantu dalam pengambilan keputusan dengan cepat.
Contoh: Agen pemasaran yang mengerjakan beberapa kampanye secara bersamaan dapat menggunakan dasbor terpusat untuk melacak anggota tim mana yang mengerjakan kampanye yang mana, beban kerja mereka saat ini, dan tenggat waktu yang akan datang. Visibilitas ini memastikan bahwa tidak ada proyek yang terlewatkan dan sumber daya dimanfaatkan secara optimal.
Alat bantu perencanaan sumber daya yang efektif memfasilitasi kolaborasi waktu nyata di antara anggota tim. Fitur-fitur seperti kalender bersama, pesan instan, dan pengeditan dokumen kolaboratif memastikan bahwa semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama, di mana pun lokasi mereka.
Skenario: Perusahaan rintisan teknologi dengan tim yang tersebar di berbagai zona waktu bisa menggunakan fitur-fitur ini untuk mengoordinasikan pekerjaan dengan lancar. Anggota tim dapat memperbarui ketersediaan mereka, mengomunikasikan perubahan, dan menyesuaikan jadwal secara real time, sehingga mengurangi penundaan dan kesalahpahaman.
Pelaporan dan analisis sangat penting untuk memahami bagaimana sumber daya digunakan dan di mana perbaikan dapat dilakukan. Banyak alat bantu perencanaan sumber daya yang menawarkan laporan terperinci mengenai alokasi sumber daya, kemajuan proyek, dan kinerja tim. Wawasan ini sangat berharga untuk perencanaan strategis dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Studi Kasus: Sebuah perusahaan konstruksi menggunakan analitik canggih untuk memantau penggunaan alat berat dan tenaga kerja di berbagai lokasi. Dengan menganalisis laporan ini, mereka dapat mengidentifikasi peralatan yang kurang digunakan atau staf yang terlalu banyak bekerja, sehingga memungkinkan distribusi sumber daya yang lebih baik dan penghematan biaya.
Perangkat lunak perencanaan sumber daya memainkan peran penting dalam manajemen proyek dengan memastikan bahwa sumber daya dialokasikan secara efektif dan proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Berikut ini adalah cara perangkat lunak ini berintegrasi dengan proses manajemen proyek:
Perencana sumber daya membantu manajer proyek membuat jadwal terperinci yang mempertimbangkan ketersediaan dan kemampuan anggota tim mereka. Penjadwalan ini lebih dari sekadar penugasan tugas sederhana, dengan memasukkan faktor-faktor seperti keahlian, pengalaman, dan keseimbangan beban kerja.
Wawasan: Dalam pengembangan perangkat lunak, menugaskan tugas kepada anggota tim dengan keahlian yang tepat sangat penting untuk efisiensi. Perencana sumber daya dapat membantu mencocokkan pengembang dengan tugas yang sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka, memastikan bahwa tantangan pengkodean yang kompleks ditangani oleh mereka yang paling siap untuk menyelesaikannya.
Menyeimbangkan beban kerja sangat penting untuk mencegah kelelahan dan memastikan bahwa semua anggota tim bekerja dengan kapasitas yang optimal. Alat bantu perencanaan sumber daya memberikan representasi visual dari distribusi beban kerja, sehingga mudah untuk mengidentifikasi ketika beberapa anggota tim kelebihan beban atau kekurangan beban.
Contoh: Dalam sebuah firma hukum, beberapa pengacara mungkin akan dibanjiri dengan kasus-kasus, sementara pengacara lainnya memiliki jadwal yang lebih ringan. Perencana sumber daya membantu mendistribusikan kasus secara lebih merata, memastikan bahwa semua pengacara memiliki beban kerja yang dapat dikelola dan klien menerima perhatian tepat waktu.
Proyek sering kali memiliki tugas-tugas yang saling bergantung, yang berarti satu tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lainnya selesai. Perangkat lunak perencanaan sumber daya dapat membantu mengidentifikasi ketergantungan dan potensi kemacetan ini sebelumnya, sehingga manajer dapat membuat perencanaan yang sesuai dan menjaga proyek tetap berada di jalurnya.
Skenario: Tim produksi film menggunakan perencana sumber daya untuk mengatur jadwal pengambilan gambar, memastikan bahwa aktor, set, dan peralatan tersedia pada waktu yang tepat. Dengan mengantisipasi ketergantungan, mereka dapat menghindari penundaan yang merugikan dan memastikan proses produksi yang lancar.
Sebelum Anda mencari perencana sumber daya baru untuk tim Anda, Anda harus memahami manfaat yang manajemen sumber daya (dan khususnya penjadwalan dan perencanaan sumber daya yang efektif) dapat disediakan. Perusahaan yang berbeda akan menghargai manfaat yang berbeda dari ketersediaan sumber daya dan, dengan demikian, memprioritaskan fitur tertentu ketika mencari penjadwal sumber daya atau alat manajemen proyek dengan fungsi tersebut.
Menghindari konflik penjadwalan - salah satu dari sekian banyak peran perencana sumber daya
Misalnya, ketika Anda berada dalam sebuah organisasi yang mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan, akan sangat penting bagi Anda untuk memiliki alat yang memungkinkan Anda mengoordinasikan portofolio proyek dan menyelaraskan beberapa jadwal untuk menyelesaikan proyek.
Jadi, apa keuntungan utama dari merencanakan sumber daya dengan bantuan aplikasi khusus?
Gambar di bawah ini menunjukkan antarmuka Teamdeckperangkat lunak perencanaan sumber daya yang kami buat. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang alat ini, beri tahu kami!
Tentu saja, sangat mudah untuk mengalokasikan sumber daya untuk tugas yang diberikan menggunakan aplikasi perencanaan jadwal, namun begitu juga dengan menuliskannya di selembar kertas atau di spreadsheet. Keuntungan nyata dari perencana sumber daya terletak pada kemampuannya untuk membantu Anda mengubah jadwal tim Anda. Perencanaan yang fleksibel jauh lebih mudah jika Anda tahu bahwa Anda dapat dengan cepat mengalokasikan ulang sumber daya Anda atau mencoba opsi penjadwalan yang berbeda. Banyak aplikasi manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda menyeret dan melepaskan berbagai tugas-akan lebih mudah ketika Anda harus memindahkan berbagai hal dengan cepat.
Aplikasi manajemen sumber daya membantu Anda memperbaiki konflik penjadwalan proyek dengan mengedit jadwal dengan cepat, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menghindarinya sejak awal. Hal ini dimungkinkan karena Anda dapat melihat ketersediaan karyawan Anda (termasuk pekerja paruh waktu atau pekerja lepas yang bekerja untuk perusahaan Anda). Wawasan ini memungkinkan Anda untuk merencanakan pekerjaan dengan lebih baik. Lagipula, Anda tidak akan terkejut dengan liburan yang tidak terduga atau komitmen lainnya.
Manajer sumber daya atau PM ingin memastikan bahwa anggota tim memiliki pekerjaan yang harus dilakukan, namun mereka tidak kewalahan dengan tugas. Alat penjadwalan sumber daya membantu Anda mencapai keseimbangan yang tepat di sini: Anda bisa memantau beban kerja karyawan dan mengalokasikan kembali karyawan ke proyek-proyek mendatang jika diperlukan.
Ketika Anda menerapkan alat manajemen sumber daya atau aplikasi di organisasi Anda, Anda memberikan pemahaman yang lebih baik kepada semua orang tentang apa yang sedang terjadi di perusahaan - semua berada di halaman yang sama. Manajer dapat menilai jadwal proyek yang berbeda, sementara karyawan dan setiap anggota tim melihat apa yang mereka miliki untuk hari-hari mendatang, fase proyek lainnya.
Pekerjaan yang lebih baik dan transparansi proyek terima kasih kepada perencana sumber daya. Pemesanan, manajemen beban kerjameninggalkan pelacakan.
Bahkan sebelum Anda mulai menganalisis perangkat lunak manajemen sumber daya yang berbeda alatAnda harus meluangkan waktu sejenak untuk memikirkan kebutuhan perusahaan Anda. Mengetahui apa yang Anda cari akan membuat proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah.
Anda dapat memulai dengan pertanyaan-pertanyaan berikut:
Sumber daya seperti apa yang ingin Anda jadwalkan (misalnya, orang, peralatan, ruang kantor)?
Apa yang ingin Anda rencanakan (misalnya, proyek, shift, acara)?
Apakah Anda menggunakan alat bantu lain?
Bagaimana struktur tim Anda?
Apa saja kebiasaan tim Anda?
Mari kita cermati masing-masing pertanyaan ini. Hal pertama yang harus Anda pikirkan adalah jenis sumber daya yang ingin Anda rencanakan. Anda mungkin telah memperhatikan bahwa kami lebih banyak merujuk pada alat penjadwalan orang yang mengelola sumber daya dan proses di seluruh artikel blog ini. Anda mungkin juga ingin membuat jadwal untuk sumber daya non-manusia. Katakanlah Anda hanya memiliki beberapa ruang konferensi yang perlu dialokasikan untuk orang yang berbeda setiap harinya. Atau Anda memiliki beberapa peralatan yang perlu dipesan terlebih dahulu.
Sebagian besar aplikasi manajemen sumber daya memungkinkan Anda memasukkan sumber daya manusia dan non-manusia ke dalam sistem, namun banyak alat yang dirancang khusus untuk perencanaan sumber daya manusia. Jika fokus perencanaan kapasitas utama Anda adalah pada sumber daya mati, jangan khawatir: mungkin ada perencana sumber daya khusus untuk tujuan tersebut (mis, manajer peralatan atau perencana ruang kantor)
Memang, secara umum dapat dikatakan bahwa setiap perusahaan mengerjakan beberapa jenis proyek. Namun, Anda perlu menggali lebih dalam tentang persyaratan pekerjaan Anda. Apakah Anda ingin merencanakan proyek jangka panjang (mis, pengembangan perangkat lunak)? Atau mungkin Anda perlu merencanakan shift kerja harian atau pertunjukan satu kali. Industri yang berbeda akan memiliki kebutuhan khusus di sini, dan Anda mungkin ingin mencari peran pekerjaan lain: misalnya, perencana shift untuk restoran.
Dua pertanyaan pertama seharusnya sudah mempersempit pencarian Anda ke segmen pasar tertentu. Sekarang saatnya untuk mengevaluasi fitur-fitur dari berbagai alat yang berbeda dalam segmen tersebut.
Sebagai permulaan, Anda perlu memastikan bahwa perencana sumber daya yang baru akan cocok dengan kotak peralatan tim Anda. Hal ini sangat penting terutama jika tim Anda menggunakan beberapa alat bantu online (seperti perangkat lunak manajemen proyek, chatting atau aplikasi pembuatan konten). Anda ingin perencana baru berintegrasi secara mulus dengan ekosistem Anda yang sudah ada. Tanyakan apakah aplikasi yang Anda evaluasi memiliki integrasi, ekstensi, atau opsi yang memadai untuk menyesuaikannya (dengan API, misalnya).
Kemudian, analisis struktur manajer proyek dan tim Anda (orang-orang yang akan menggunakan perencana). Kemungkinan Anda ingin memberikan berbagai jenis izin kepada anggota tim yang berbeda. Pastikan Anda dapat melakukannya di aplikasi.
Terakhir, pertimbangkan kebiasaan manajer sumber daya karyawan Anda. Misalnya, jika tim Anda menghabiskan banyak waktu kerja mereka saat bepergian, masuk akal untuk menggunakan alat dengan aplikasi seluler yang kuat.
Selalu berguna untuk membandingkan aplikasi yang sedang Anda pertimbangkan dengan alat perencanaan proyek lain yang populer namun terbaik. Banyak aplikasi yang menawarkan halaman perbandingan khusus (kami telah membuat situs semacam itu untuk orang-orang yang mencari alternatif untuk Resource Guru, Monday, dan Wrike).
Bahkan jika Anda berpikir bahwa aplikasi tertentu sudah memenuhi semua kriteria saat membaca deskripsi produk, Anda harus mencobanya. Dengan cara ini, Anda akan merasakan pengalaman pengguna dan menguji berbagai fitur sebelum meluncurkannya ke seluruh tim.
Salah satu pilihannya adalah memanfaatkan uji coba gratis yang ditawarkan oleh banyak produk. Daftar dan jelajahi aplikasinya sendiri sebelum memperkenalkan tim Anda. Atau, Anda bisa meminta demo produk-ini adalah kesempatan yang sangat baik untuk menilai dukungan pelanggan perusahaan.
Di Teamdeck, kami menawarkan dua opsi:
Daftar untuk Uji Coba GRATIS selama 30 hari. Anda akan mendapatkan akses penuh ke aplikasi ini dan dapat beralih ke keanggotaan premium ketika masa uji coba berakhir dengan mulus. Tips: jika Anda ingin melihat bagaimana rasanya menggunakan Teamdeck dalam skenario kehidupan nyata, Anda bisa mengimpor data sampel ke akun Anda dan bermain-main.
Jadwalkan panggilan dengan Aniela. Dia akan mendiskusikan kebutuhan Anda, menunjukkan kepada Anda berbagai kemampuan perencana sumber daya kami, laporan sumber daya, cara merencanakan sumber daya dan merencanakan proyek, dan membantu Anda memutuskan apakah itu cocok.
Dapatkan Uji Coba GRATIS selama 30 hari
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
